企事業(yè)單位人事檔案編研工作與信息化建設(shè)-檔案管理論文

4/4企事業(yè)單位人事檔案編研工作與信息化建設(shè)-檔案管理論文

中圖分類號：F272.92文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

人事檔案主要記錄了員工的成長歷程，是企業(yè)事業(yè)單位對員工進(jìn)行工作安排以及人員管理的關(guān)鍵依據(jù)，同時也是加強(qiáng)干部團(tuán)隊建設(shè)以及選拔人才的基礎(chǔ)，對促進(jìn)黨政、監(jiān)察以及各項管理工作的有序開展具有積極意義。新時期，隨著我國科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，人事檔案編研工作也要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，為企事業(yè)單位的人員管理奠定基礎(chǔ)，為檔案管理提供更加快捷、準(zhǔn)確以及全方位的服務(wù)，實現(xiàn)單位人事管理的創(chuàng)新與改革，滿足單位以及社會的用人需求。

1.人事檔案編研工作的價值

1.1為科研生產(chǎn)以及機(jī)關(guān)管理提供科學(xué)信息

相關(guān)部門對人事檔案進(jìn)行綜合加工、去偽存真、去粗取精，可以將各種可靠、準(zhǔn)確的人事信息按照?Ｌ庖約耙?求進(jìn)行分類，匯編成具有較強(qiáng)系統(tǒng)性的材料，提供給科研生產(chǎn)以及機(jī)關(guān)部門等單位，各個部門根據(jù)需求進(jìn)行查閱，能夠有效節(jié)約精力和時間，同時還可以方便、隨時獲取可靠準(zhǔn)確以及完整全面的人事資料。

1.2有效利用和開發(fā)人事檔案

傳統(tǒng)對人事檔案的利用，主要是通過登門查閱以及調(diào)檔查閱的方式，上述方式雖然能夠保證使用者查看文件原件，可是卻受到時間以及地點等因素的制約，同時案卷較多，為使用者帶來一定的困難。編研工作能夠突破傳統(tǒng)查閱格局，以信息技術(shù)為支撐，使用者可以不受時間以及地點等因素限制，利用網(wǎng)絡(luò)就可以準(zhǔn)確以及快速地獲取想要的信息。

1.3為使用者提供具有價值的人事信息

在企事業(yè)單位中，人事檔案主要記錄了員工的成長經(jīng)歷，其中主要包括工作業(yè)績、過失錯誤、職務(wù)升遷以及工作調(diào)動等情況，通過有效的編研，可以將員工的業(yè)績成果進(jìn)行提煉，進(jìn)而為使用者提供具有價值的人事信息。

1.4為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)

檔案部門對人事檔案進(jìn)行有效的整合與分析，進(jìn)而撰寫出編研報告，附加對員工的簡短文字總結(jié)，可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高效服務(wù)，保證決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

1.5提高人事檔案管理水平

編研工作能夠檢驗檔案保管的安全性、檢索工作的完備性、鑒定組卷的合理性以及檔案歸檔的準(zhǔn)確性和完整性，通過編研工作能夠促使檔案管理人員及時發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問題，并且采取針對性措施進(jìn)行糾正，提高人事檔案管理水平。

2.人事檔案編研工作需要注意的幾點問題

2.1確保檔案原始資料的完整與齊全

對于人事檔案資料，在編研過程中，管理人員需要確保檔案原始資料的完整與齊全，積極收集第一手資料，做到不遺漏、不缺失。只有確保人事檔案資料的完整性以及齊全性，才能進(jìn)行去粗取精、去偽存真，進(jìn)而提高編研結(jié)果的價值。

2.2實現(xiàn)編、研的充分結(jié)合

在開展人事檔案編研工作中，不能簡單地將人事原始數(shù)據(jù)和原始資料羅列堆積，在注重“編”的同時，也要重視“研”，保證編研成果具有較高的查詢價值和利用價值。

2.3尊重歷史資料

在對員工過失以及業(yè)績進(jìn)行編研的過程中，要充分尊重歷史資料，同時要保證原始數(shù)據(jù)和歷史資料的完整性和準(zhǔn)確性，對引用的原件和史實不能隨意更改和修訂，在忠于原件和史實的基礎(chǔ)上，融入個人的理解和看法。

2.4保證編研成果的多樣性

管理人員要保證編研成果的多樣性，例如，編研成果既要有簡單的文字說明，同時還要有光盤、聲像、照片、手冊、影集、索引以及圖表等資料。通過多樣性的編研成果，可以方便使用者的利用和查閱，還避免了編研成果出現(xiàn)單一性。

2.5確保基礎(chǔ)信息的完整和齊全

在接收人事檔案的過程中，管理人員要對案卷進(jìn)行細(xì)致而認(rèn)真的檢查，并且按照上下級管理以及職責(zé)范圍進(jìn)行案卷的驗收和檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題要采取針對性措施進(jìn)行解決，檔案部門還要與各個部門開展有效合作，確保基礎(chǔ)信息的完整和齊全。

3.優(yōu)化人事檔案信息化建設(shè)的具體措施

3.1建立以及完善管理系統(tǒng)

建立以及完善管理系統(tǒng)是保證人事檔案實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵基礎(chǔ)和重要保證，管理系統(tǒng)包括：信息開發(fā)系統(tǒng)、信息查詢系統(tǒng)以及檔案檢索系統(tǒng)等。信息開發(fā)系統(tǒng)要具有預(yù)測功能、分析功能以及統(tǒng)計功能；信息查詢系統(tǒng)要保證查詢的高效性以及便捷性；檔案檢索系統(tǒng)要為使用者檢索提供便利，突破時間和地點的制約。

3.2建立數(shù)據(jù)庫

為了充分滿足使用者對人事檔案的利用和查詢，保證使用者可以方便、隨時地通過查詢系統(tǒng)獲取想要的人員信息，企事業(yè)單位一定要建立數(shù)據(jù)庫，并且根據(jù)使用者的各種需求，快速生成表格和名冊，為使用者提供員工的考核材料、組織鑒定、政治經(jīng)歷以及個人簡歷等內(nèi)容。

3.3對人事檔案進(jìn)行動態(tài)化管理

檔案部門在日常對系統(tǒng)的維護(hù)和管理中，要保證使用者可以準(zhǔn)確、有效、快捷以及方便地找到人事資料，并且充分利用系統(tǒng)生成干部名冊、調(diào)動審批表以及干部任免等功能，對干部的退休年齡、年度考核、獎勵情況、工作調(diào)動、人事變動以及基本情況在系統(tǒng)中進(jìn)行實時更新，保證數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性和完整性，并且對人員信息進(jìn)行科學(xué)化以及動態(tài)化管理，保證信息數(shù)據(jù)達(dá)到工作標(biāo)準(zhǔn)，為企事業(yè)單位的日常管理、人員發(fā)展規(guī)劃以及干部任免決策提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.4實現(xiàn)人事資源共享

實現(xiàn)人事資源共享需要建立現(xiàn)代化的信息管理平臺，首先，要建立信息化管理系統(tǒng)，對人事檔案開展科學(xué)化以及網(wǎng)絡(luò)化管理；其次，建立人事信息數(shù)據(jù)庫，由于人事管理對人事信息具有較強(qiáng)的依賴性，而人事信息具有信息交流面廣、動態(tài)變化、信息準(zhǔn)確度高、構(gòu)成多維以及信息量大等特點，因此，確保數(shù)據(jù)庫的合理性和科學(xué)性是保證人事管理工作有序開展的前提；再次，要嚴(yán)格規(guī)范管理權(quán)限，并且建立人事檔案管理局域網(wǎng)，確保局域網(wǎng)的層級化建設(shè)；最后，各個局域網(wǎng)之間要相互連接，提高檔案管理工作效率，保證分級管理的科學(xué)性和高效性。3.5確保檔案信息的利用安全和儲存安全

在系統(tǒng)管理中，檔案外部網(wǎng)絡(luò)與局域網(wǎng)要進(jìn)行物理隔絕，進(jìn)而保證人事檔案的儲存安全。在訪問文件過程中，要利用先進(jìn)的控制技術(shù)，對檔案資源進(jìn)行安全管理，通過身份認(rèn)證等方式，防止出現(xiàn)非法訪問的情況。加密技術(shù)是當(dāng)前應(yīng)用系統(tǒng)和通信系統(tǒng)采用的重要安全管理方式，同時也可以利用防火墻技術(shù)對訪問者進(jìn)行有效控制。

3.6開展管理人員培訓(xùn)工作

想要充分實現(xiàn)人事檔案信息化，需要管理人員具有較強(qiáng)的操作技能和理論知識，因此，企事業(yè)單位需要重視對人才的培訓(xùn)和引進(jìn)，管理人員在精通計算機(jī)各項知識和技能的同時，還要熟知檔案管理工作。企事業(yè)單位要進(jìn)一步加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)，提高管理團(tuán)隊的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力，挖掘管理人員的學(xué)習(xí)潛能，確保管理人員既懂信息知識又懂檔案管理，進(jìn)而適應(yīng)信息化以及現(xiàn)代化的管理需求。

3.7加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

建立以及完善人事檔案信息化管理制度，是確保各項管理工作有序以及順利開展的基礎(chǔ)和前提，例如，企事業(yè)單位需要制定?W絡(luò)維護(hù)、設(shè)備管理、信息維護(hù)以及信息輸入等管理規(guī)定和辦法，進(jìn)而保證管理系統(tǒng)的可控性、可靠性以及安全性。通過嚴(yán)密、規(guī)范以及科學(xué)的制度促進(jìn)各項工作的安全開展。

4.結(jié)束語

總而言之，在新時期，隨