企業(yè)采購(gòu)流程優(yōu)化的定義

Quality&Satisfy深圳德信誠(chéng)經(jīng)濟(jì)咨詢有限公司采購(gòu)作業(yè)流程

★重點(diǎn)掌握●采購(gòu)流程的環(huán)節(jié)及步驟●采購(gòu)流程圖●采購(gòu)定單的制定過(guò)程●采購(gòu)流程的優(yōu)化方法★一般掌握●采購(gòu)流程的注意點(diǎn)●進(jìn)貨管理●進(jìn)貨評(píng)價(jià)一、采購(gòu)的基本流程采購(gòu)流程是采購(gòu)活動(dòng)的全部操作過(guò)程，是采購(gòu)人員從事采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，采購(gòu)人員必須遵照?qǐng)?zhí)行。有些企業(yè)會(huì)制定明確而單獨(dú)的采購(gòu)流程說(shuō)明書，有些企業(yè)則將有關(guān)流程,分散于各項(xiàng)采購(gòu)作業(yè)規(guī)范當(dāng)中。一般來(lái)講，企業(yè)規(guī)模越大,采購(gòu)金額越高,對(duì)流程設(shè)計(jì)越要重視而詳細(xì)。第一節(jié)采購(gòu)流程概述

采購(gòu)的幾個(gè)基本環(huán)節(jié)

（1）確認(rèn)需求（2）需求說(shuō)明（3）選擇供應(yīng)商（4）價(jià)格和采購(gòu)條件的確定（5）發(fā)出訂單（6）訂單追蹤與催貨（7）驗(yàn)收（8）核對(duì)發(fā)票（9）不符與退貨處理（10）結(jié)案（11）記錄與檔案維護(hù)請(qǐng)購(gòu)單請(qǐng)購(gòu)單申請(qǐng)部門

統(tǒng)一編號(hào)

請(qǐng)購(gòu)日期

需用日期

品名/規(guī)格/料號(hào)單位數(shù)量備注（用途、廠牌及參考單價(jià)等）預(yù)算額

遇有問(wèn)題時(shí)通知到

特殊發(fā)送說(shuō)明

申請(qǐng)人

說(shuō)明:一式兩份,原件送采購(gòu)部門,申請(qǐng)者保留文件副本。采購(gòu)作業(yè)流程的七大注意點(diǎn)采購(gòu)結(jié)構(gòu)應(yīng)與采購(gòu)數(shù)量、種類、區(qū)域想匹配先后順序及時(shí)效控制關(guān)鍵點(diǎn)設(shè)置權(quán)利、責(zé)任或者任務(wù)的劃分避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)、與混亂采購(gòu)流程應(yīng)反映集體決策的思想配合作業(yè)方式的改善第二節(jié)采購(gòu)訂單

采購(gòu)訂單的定義

采購(gòu)訂單有時(shí)也被稱為采購(gòu)合同，一股在選擇供應(yīng)商后訂立采購(gòu)訂單。采購(gòu)部門擬定采購(gòu)合同時(shí)必須特別注意用詞，因?yàn)樗蔷哂蟹尚ЯΦ奈募缀跛械牟少?gòu)訂單都包括與違約相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)法律條款。采購(gòu)訂單描述了采購(gòu)所需的重要細(xì)節(jié)信息：數(shù)量、物料規(guī)格、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨日期、交貨方式、送達(dá)地址、位于訂單的正面采購(gòu)訂單

采購(gòu)訂單的內(nèi)容到底有哪些呢?采購(gòu)訂單的使用對(duì)于尚未使用電腦系統(tǒng)的公司，一份訂單通常有7-9份副本。而在計(jì)算機(jī)化的條件下，將一份采購(gòu)訂單的副本送到每個(gè)部門的電子郵箱就可以了。供應(yīng)商在原件上簽字后將其送回買方，這表明供應(yīng)商已收到訂單并同意訂單的內(nèi)容。用法律術(shù)語(yǔ)講，發(fā)送訂單的采購(gòu)部門構(gòu)成了合同提供者，而確認(rèn)訂單的供應(yīng)商構(gòu)成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個(gè)重要組成部分。綜合采購(gòu)購(gòu)訂單如果要重重復(fù)地從從一個(gè)供供應(yīng)商那那里訂購(gòu)購(gòu)一種或或一組商商品，采采購(gòu)部門門就可以以發(fā)出綜綜合采購(gòu)購(gòu)訂單。。這是一一種開放放式訂單單，有效效期為一一年，包包括了重重復(fù)采購(gòu)購(gòu)的一種種或一組組商品。。如圖5-2-2所示示。綜合合訂單方方便了客客戶，使使其不必必一有需需求就發(fā)發(fā)出采購(gòu)購(gòu)訂單。。在買方方同供應(yīng)應(yīng)商訂立立了綜合合訂單之之后，采采購(gòu)一種種商品只只需發(fā)送送常規(guī)訂訂單就可可以了。。買賣雙雙方已經(jīng)經(jīng)議定了了采購(gòu)合合同的條條件。綜綜合訂單單使物料料發(fā)送成成為買賣賣雙方之之間的常常規(guī)事件件。采購(gòu)訂單單操作規(guī)規(guī)范（一）訂單準(zhǔn)備（二）選擇供應(yīng)商（三）簽訂訂單（四）訂單跟蹤訂單準(zhǔn)備備過(guò)程示示意圖訂單計(jì)劃物料項(xiàng)目技術(shù)資料熟悉物料項(xiàng)目確認(rèn)價(jià)格確認(rèn)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)項(xiàng)目需求量制定訂單說(shuō)明書訂單說(shuō)明書估價(jià)單_________公司估價(jià)單號(hào)號(hào)碼第號(hào)號(hào)年年月月日日下列物品品希望符符合下列列條件，，請(qǐng)惠送送估價(jià)單單。1、估計(jì)計(jì)單提出出日期月月日日2、接受受地點(diǎn)公公司司3、訂購(gòu)購(gòu)后日日交貨貨4、品質(zhì)質(zhì)構(gòu)造5、估價(jià)價(jià)有效期期限采購(gòu)科印印選擇供應(yīng)應(yīng)商過(guò)程程示意圖圖查詢采購(gòu)環(huán)境計(jì)算供應(yīng)商容量與供應(yīng)商確認(rèn)訂單確認(rèn)意向供應(yīng)商發(fā)放訂單說(shuō)明書確認(rèn)物料供應(yīng)商簽定訂單單過(guò)程示示意圖制作訂單與供應(yīng)商簽訂合同執(zhí)行合同審批訂單第三節(jié)進(jìn)進(jìn)貨貨管理與與管理評(píng)評(píng)價(jià)進(jìn)貨方式式（一)自提進(jìn)貨(二)供應(yīng)商送貨(三)委托外包進(jìn)貨自提進(jìn)貨貨的步驟驟貨物清點(diǎn)環(huán)節(jié)管理包裝、裝卸、搬運(yùn)上車管理運(yùn)輸環(huán)節(jié)管理中轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)的管理供應(yīng)商送送貨對(duì)采購(gòu)商商來(lái)說(shuō)，，供應(yīng)商商送貨是是一種最最簡(jiǎn)單輕輕松的采采購(gòu)進(jìn)貨貨管理方方式。它它基本上上省去了了整個(gè)進(jìn)進(jìn)貨管理理環(huán)節(jié)，，把整個(gè)個(gè)進(jìn)貨管管理的任任務(wù)以及及進(jìn)貨途途中的風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移給了了供應(yīng)商商，只剩剩下一個(gè)個(gè)入庫(kù)驗(yàn)驗(yàn)收環(huán)節(jié)節(jié)。而入入庫(kù)驗(yàn)收收也主要要是供應(yīng)應(yīng)商和保保管員之之間的交交接，進(jìn)進(jìn)貨員最最多只提提供一個(gè)個(gè)簡(jiǎn)單的的協(xié)助而而已。委托外包包進(jìn)貨委托外包包，就是是把進(jìn)貨貨管理的的任務(wù)和和進(jìn)貨途途中的風(fēng)風(fēng)險(xiǎn)都轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移給第第三方物物流公司司。它有有利于發(fā)發(fā)揮第三三方物流流公司的的自主處處理、聯(lián)聯(lián)合處理理和系統(tǒng)統(tǒng)化處理理能力，，提高了了物流運(yùn)運(yùn)作效率率、降低低了物流流運(yùn)作成成本。進(jìn)貨管理理的四大大基本原原則(一)進(jìn)貨方式選擇原則(二)安全第一原則(三)成本效益統(tǒng)一原則(四)總成本最低的原則進(jìn)貨管理理評(píng)價(jià)物料的采采購(gòu)可以以從四個(gè)個(gè)方面進(jìn)進(jìn)行評(píng)價(jià)價(jià)（一）質(zhì)質(zhì)量指標(biāo)標(biāo)（二）成成本指標(biāo)標(biāo)（三）供供應(yīng)指標(biāo)標(biāo)（四）服服務(wù)指標(biāo)標(biāo)（一）質(zhì)質(zhì)量指標(biāo)標(biāo)（1）來(lái)來(lái)料合格格批次率率＝（合合格來(lái)料料批次÷÷來(lái)料總總批次））×100%（（最常用用）；（2）來(lái)來(lái)料抽檢檢缺陷率率＝（抽抽檢缺陷陷總數(shù)÷÷抽檢樣樣品總數(shù)數(shù)）×100%；（3）來(lái)來(lái)料在線線報(bào)廢率率＝［來(lái)來(lái)料總報(bào)報(bào)廢數(shù)（（含在線線生產(chǎn)時(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)的的）÷來(lái)來(lái)料總數(shù)數(shù)］×100%；（4）來(lái)來(lái)料免檢檢率＝（（來(lái)料免免檢的種種類數(shù)÷÷該供應(yīng)應(yīng)商供應(yīng)應(yīng)的產(chǎn)品品總種類類數(shù)）××100%。（二）成成本指標(biāo)標(biāo)（1）價(jià)價(jià)格水平平：往往往同本公公司掌握握的市場(chǎng)場(chǎng)行情比比較或者者根據(jù)供供應(yīng)商的的實(shí)際成成本結(jié)構(gòu)構(gòu)及利潤(rùn)潤(rùn)率進(jìn)行行判斷；；（2）報(bào)報(bào)價(jià)是否否及時(shí)，，報(bào)價(jià)單單是否客客觀、具具體、透透明（分分解成原原材料費(fèi)費(fèi)用、加加工費(fèi)用用、包裝裝費(fèi)用、、運(yùn)輸費(fèi)費(fèi)用、稅稅金、利利潤(rùn)等以以及相對(duì)對(duì)應(yīng)的交交貨與付付款條件件）；（3）降降低成本本的態(tài)度度及行動(dòng)動(dòng)：是否否真誠(chéng)地地配合本本公司或或主動(dòng)地地開展降降低成本本活動(dòng)，，制訂改改進(jìn)計(jì)劃劃、實(shí)施施改進(jìn)行行動(dòng)等；；（4）分分享降價(jià)價(jià)成果：：是否將將降低成成本的好好處也讓讓利給顧顧客（本本公司））；（5）付付款：是是否積極極配合響響應(yīng)本公公司提出出的付款款條件要要求與辦辦法，開開出付款款發(fā)票是是否準(zhǔn)確確、及時(shí)時(shí)、符合合有關(guān)財(cái)財(cái)稅要求求。（三）供應(yīng)指指標(biāo)（1）準(zhǔn)時(shí)交交貨率＝（按按時(shí)按量交貨貨的實(shí)際批次次÷訂單確認(rèn)認(rèn)的交貨總批批次）×100%；（2）交貨周周期：自訂單單開出之日到到收貨之時(shí)的的時(shí)間長(zhǎng)度，，常以天為單單位；（3）訂單變變化接受率：：是衡量供應(yīng)應(yīng)商對(duì)訂單變變化靈活性反反應(yīng)的一個(gè)指指標(biāo)，指在雙雙方確認(rèn)的交交貨周期中供供應(yīng)商可接受受的訂單增加加或減少的比比率。訂單變化接受受率＝（訂單單增加或減少少的交貨數(shù)量量÷訂單原定定的交貨數(shù)量量）×100%。（四）服務(wù)指指標(biāo)（1）反應(yīng)表表現(xiàn)（2）溝通手手段（3）合作態(tài)態(tài)度（4）共同改改進(jìn)（5）售后服服務(wù)（6）參與開開發(fā)（7）其它支支持第四節(jié)采采購(gòu)流程優(yōu)化化影響采購(gòu)流程程的因素供應(yīng)商和品牌規(guī)格選擇供應(yīng)商簽定合同重視價(jià)格管理機(jī)構(gòu)采購(gòu)流程的優(yōu)優(yōu)化方法方法特征適用范圍從使用者至采購(gòu)部門的在線查詢系統(tǒng)加快信息傳輸速度，方便使用者適用于低價(jià)值的采購(gòu)需求面對(duì)使用者的采購(gòu)卡為采購(gòu)雙方提供方便適用于低價(jià)值的采購(gòu)需求通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的電子采購(gòu)商務(wù)方便、簡(jiǎn)潔，但同時(shí)也產(chǎn)生訂貨的安全及控制問(wèn)題采購(gòu)周期長(zhǎng)或合作時(shí)間較長(zhǎng)的采購(gòu)綜合采購(gòu)訂單合同使采購(gòu)過(guò)程更為簡(jiǎn)潔、更為迅速采購(gòu)周期長(zhǎng)或合作時(shí)間較長(zhǎng)的采購(gòu)長(zhǎng)期采購(gòu)合同采購(gòu)期限較長(zhǎng)，采購(gòu)較為穩(wěn)定采購(gòu)周期長(zhǎng)或合作時(shí)間較長(zhǎng)的采購(gòu)、低價(jià)值的采購(gòu)需求采購(gòu)流程重新設(shè)計(jì)可以節(jié)約成本、涉及范圍較廣采購(gòu)機(jī)構(gòu)臃腫需要重新設(shè)計(jì)的采購(gòu)電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)支持企業(yè)間常用的商業(yè)單證和信息的電子交換數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)良好的采購(gòu)允許客戶向供應(yīng)商直接訂貨方便客戶客戶滿意度要求較高的采購(gòu)，客戶聯(lián)系供應(yīng)商較為方便面對(duì)供應(yīng)商的使用者在線訂貨系統(tǒng)方便客戶有較好的在線訂