現(xiàn)代辦公程序與規(guī)范

主講：方曉蓉Fangxrx@163.com現(xiàn)代辦公程序與規(guī)范文字處理中英文表格的制作

星期節(jié)次一二三四五1234文字處理Word操作的高級(jí)技巧樣式的應(yīng)用：格式—樣式自動(dòng)套用格式：格式—自動(dòng)套用語(yǔ)格式查找與替換:編輯—替換常用公文寫(xiě)作一、公文概述什么是公文

公文是公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱，它是一級(jí)機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書(shū)面材料。

公文是黨組織、國(guó)家機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團(tuán)體、學(xué)校等在黨務(wù)活動(dòng)、政務(wù)活動(dòng)、技術(shù)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等公務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物；公文還是宣布和傳達(dá)政策法令、指導(dǎo)工作、報(bào)告和商洽國(guó)家事務(wù)的一種工具。公文的種類國(guó)家行政機(jī)關(guān)12類13種：①命令(令)；②議案；③決定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通報(bào)；⑧報(bào)告；⑨請(qǐng)示；⑩批復(fù)；11函；12會(huì)議紀(jì)要。黨的機(jī)關(guān)公文有14種：①?zèng)Q議；②決定；③指示；④意見(jiàn)；⑤通知；⑥通報(bào)；⑦公報(bào)；⑧報(bào)告；⑨請(qǐng)示；⑩批復(fù)；11條例；12規(guī)定；13函；14會(huì)議紀(jì)要。

公文的格式要素發(fā)文機(jī)關(guān)（版頭）

公文份號(hào)

秘密等級(jí)

緊急程度發(fā)文字號(hào)簽發(fā)人標(biāo)題主送機(jī)關(guān)

正文

附件

印章

成文時(shí)間

附注

主題詞

抄送機(jī)關(guān)

印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間

草擬公文正文要求符合國(guó)家的法律、法規(guī)、規(guī)章，符合黨和國(guó)家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。公文中的數(shù)字，在堅(jiān)持同一公文中保持?jǐn)?shù)字使用前后一致的前提下，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，依次為“一”、“（一）”、“１”（１）”。公文中應(yīng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。引用公文，應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)，并加圓括號(hào)。用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。請(qǐng)示的公文應(yīng)一文一事，報(bào)告中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

行文的基本規(guī)則

按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文授權(quán)行文聯(lián)合行文一般情況不越級(jí)行文不越權(quán)行文“請(qǐng)示”不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的規(guī)則“請(qǐng)示”應(yīng)一文一事、只主送一個(gè)機(jī)關(guān)、不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)的規(guī)則“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則工作總結(jié)概念

：

總結(jié)是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等通過(guò)對(duì)過(guò)去一階段工作的回顧和分析評(píng)價(jià)，判明得失利弊，提高理性認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作的一種常用文書(shū)

總結(jié)的特點(diǎn)：內(nèi)容的自我性回顧的理論性

總結(jié)的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題。公文式標(biāo)題；如《××縣2000年普法工作總結(jié)》非公文式標(biāo)題;如《推動(dòng)人才交流，培植人才資源》正文?？偨Y(jié)正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體、結(jié)尾組成。

結(jié)尾。可以概述全文，可以說(shuō)明好經(jīng)驗(yàn)帶來(lái)的效果，可以提出今后努力方向或改進(jìn)意見(jiàn)。

2）通告概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。特征（一）用于宣布一般性事項(xiàng)，有別于公告宣布重大事項(xiàng)。（二）通告只在國(guó)內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國(guó)內(nèi)也向國(guó)外公布。（三）通告可以由各級(jí)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機(jī)關(guān)發(fā)布。（四）通告不寫(xiě)抬頭，無(wú)主送單位。

通告（格式）×××通告為×××。決定從××年×月×日×?xí)r起，在×××，實(shí)行×××。

一、×××。

二、×××。

特此通告。

××年×月×日3）通知概念：通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。種類：印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知指示性通知知照性通知事務(wù)性通知任免、聘用通知通知(格式)

關(guān)于×××的通知

(××年×月×日)

×××：

為了×××?，F(xiàn)通知如下：

一、×××。

二、×××。

特此通知。

(通知單位落款)4）報(bào)告含義：報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。報(bào)告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過(guò)程中。

種類：

綜合性報(bào)告。

專題性報(bào)告。

回復(fù)報(bào)告。報(bào)告（格式）

關(guān)于×××的情況報(bào)告

×××領(lǐng)導(dǎo)同志：

××年×月×日×?xí)r×分，×××。

以上情況報(bào)告，如有不當(dāng)，請(qǐng)指正。

(報(bào)告單位)

××年×月×日5）述職報(bào)告含義：述職報(bào)告是領(lǐng)導(dǎo)干部向所屬的干部和職工或向上級(jí)組織和領(lǐng)導(dǎo)陳述自己任職一定時(shí)期內(nèi)的工作情況的自我評(píng)述性報(bào)告結(jié)構(gòu)：標(biāo)題署名及日期正文5）請(qǐng)示（概念）請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示和批準(zhǔn)的公文文種。請(qǐng)示主要用于：1.在實(shí)際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級(jí)批準(zhǔn)才能辦理的事情；3.超出本部門(mén)職權(quán)之外，涉及多個(gè)部門(mén)和地區(qū)的事情，請(qǐng)示上級(jí)予以指示。

請(qǐng)示（寫(xiě)法）批準(zhǔn)性請(qǐng)示：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示內(nèi)容、請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)。

呈轉(zhuǎn)性請(qǐng)示：請(qǐng)示理由、請(qǐng)示內(nèi)容、請(qǐng)示結(jié)語(yǔ)

注意事項(xiàng)：要堅(jiān)持一文一事；請(qǐng)示事項(xiàng)必須明確、具體、可行；不要搞多頭請(qǐng)示；一般不得越級(jí)請(qǐng)示，不要把請(qǐng)示寫(xiě)成報(bào)告或請(qǐng)示報(bào)告；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，請(qǐng)示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人請(qǐng)示（格式）關(guān)于×××的請(qǐng)示

×××政府：

×××。

以上意見(jiàn)是否可行，請(qǐng)予批復(fù)。

(請(qǐng)示單位)(公章)

××年×月×日請(qǐng)示和報(bào)告的異同相同之處：兩個(gè)都是寫(xiě)給上級(jí)的上行文，公文里都有陳述意見(jiàn)，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：1.時(shí)間有別.請(qǐng)示跟報(bào)告相比，時(shí)間要求更緊迫。請(qǐng)示寫(xiě)的情況是未解決的，屬于將來(lái)時(shí)，報(bào)告寫(xiě)的情況是已做過(guò)的，屬于過(guò)去時(shí)；2.內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)有別.請(qǐng)示著重于請(qǐng)示批準(zhǔn)，報(bào)告著重于匯報(bào)工作；3.要求有別.請(qǐng)示要求上級(jí)必須回復(fù)，報(bào)告則不必，只供上級(jí)參考。

7）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議記錄和會(huì)議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會(huì)議基本情況和精神的紀(jì)實(shí)性公文，是會(huì)議議定事項(xiàng)和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會(huì)議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。寫(xiě)法

集中概述法

分項(xiàng)敘述法

發(fā)言提要法

6月14日下午，張曙光教授主持召開(kāi)了換屆后的第一次院務(wù)會(huì)議，陳敏華、汪寧、宋炳輝、任生名、糜佳樂(lè)、戴啟秀等7位同志參加。會(huì)議就以下問(wèn)題做出決定：

1．任職和分工

陳敏華副院長(zhǎng)主管人事、行政管理、財(cái)務(wù)等工作；汪寧副院長(zhǎng)負(fù)責(zé)全院科研及兩個(gè)刊物的管理和聯(lián)絡(luò)；宋炳輝副院長(zhǎng)負(fù)責(zé)研究生教學(xué)及管理工作；任生名教授擔(dān)任比較文學(xué)研究所所長(zhǎng)；戴啟秀副研究員在胡禮忠離職期間代理國(guó)際問(wèn)題研究所所長(zhǎng)職務(wù)。

2．成立院務(wù)管理委員會(huì)

由院長(zhǎng)、3名副院長(zhǎng)、3名研究所所長(zhǎng)（翻譯研究所暫缺）、工會(huì)主席、辦公室主任共9人組成的院務(wù)管理委員會(huì)由院長(zhǎng)主持，討論決定科研、教學(xué)、行政等方面的工作。每人擁有一票表決權(quán)，決議由簡(jiǎn)單多數(shù)形成。有關(guān)學(xué)院重大決策將由全院職工大會(huì)討論，表決通過(guò)。

3．成立院學(xué)術(shù)委員會(huì)

由3名教授、2名副教授共5人組成，教授、副教授每年各輪換一人，主要負(fù)責(zé)制訂研究院學(xué)科建設(shè)發(fā)展規(guī)劃和職稱評(píng)定等工作。委員會(huì)實(shí)行召集人制，由主管副院長(zhǎng)根據(jù)工作性質(zhì)主持會(huì)議，形成意見(jiàn)后，提交院務(wù)會(huì)議討論決定。

4．創(chuàng)辦《社科院簡(jiǎn)報(bào)》，按照學(xué)?！霸簞?wù)公開(kāi)”的要求，學(xué)院將定期、不定期將院務(wù)工作、學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)、科研成果等向全院教職工通報(bào)。

會(huì)議記要自我評(píng)價(jià)：本人性格開(kāi)朗、穩(wěn)重、有活力，待人熱情、真誠(chéng)。工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)，能吃苦耐勞。有較強(qiáng)的組織能力、實(shí)際動(dòng)手能力和團(tuán)體協(xié)作精神，能迅速的適應(yīng)各種環(huán)境，并融合其中。在校期間任職情況：1999．9——2000．6在班級(jí)擔(dān)任班長(zhǎng)職務(wù)2000．9——2001．6擔(dān)任系學(xué)生會(huì)副主席2001．9——2002．6擔(dān)任學(xué)生會(huì)副主席、班級(jí)體育委員2002．9——至今擔(dān)任班級(jí)組織委員社會(huì)實(shí)踐和實(shí)習(xí)情況：1999．11——2000．6輔導(dǎo)某初三學(xué)生各門(mén)功課，在一段時(shí)間的輔導(dǎo)、合作中，該學(xué)生的各門(mén)功課成績(jī)均有提高，深受該生家長(zhǎng)的好評(píng)。2000．6——2000．9在xx市電影公司實(shí)習(xí)，負(fù)責(zé)辦公室的日常事務(wù)，從事人事和企業(yè)行政管理，在實(shí)習(xí)結(jié)束后，各領(lǐng)導(dǎo)給予我極高的評(píng)價(jià)并給予獎(jiǎng)勵(lì)。2001．6——2001．9在暑假期間，在當(dāng)?shù)氐氖姓块T(mén)里擔(dān)任辦公室助理職務(wù)、處理各項(xiàng)管理事務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作，受到領(lǐng)導(dǎo)們的一致好評(píng)和肯定。2002．4——2002．8在xx省工商行政管理局合同處實(shí)習(xí)。主辦“xx省重合同、守信用企業(yè)協(xié)會(huì)”的成立，運(yùn)用熟練的辦公自動(dòng)化設(shè)備，起草及審查各種辦公室文件；編排、打印檔案；打理辦公室日常事務(wù)，與其他各單位、部門(mén)做好協(xié)調(diào)，協(xié)助本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)做好管理工作等。通過(guò)自己的努力、認(rèn)真負(fù)責(zé)的完成任務(wù)，該協(xié)會(huì)被國(guó)家工商總局受予國(guó)家優(yōu)秀信用組織協(xié)會(huì)。對(duì)于實(shí)習(xí)期間的工作，處長(zhǎng)和科長(zhǎng)們給予我很高的評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)勵(lì)。個(gè)人簡(jiǎn)歷（范文）入黨志愿是入黨志愿書(shū)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，要根據(jù)自己的思想認(rèn)識(shí)及其演變過(guò)程，實(shí)事求是地把自己對(duì)黨的認(rèn)識(shí)、態(tài)度、入黨動(dòng)機(jī)、優(yōu)缺點(diǎn)及入黨后的決心等寫(xiě)清楚。

入黨志愿的主要內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：

1．對(duì)入黨的態(tài)度。2．對(duì)黨的認(rèn)識(shí)。3．入黨動(dòng)機(jī)、目的。4．自己的優(yōu)缺點(diǎn)。5.入黨的決心。入黨申請(qǐng)書(shū)（寫(xiě)法）寫(xiě)入黨志愿應(yīng)注意的問(wèn)題

1.在發(fā)展黨員常用文書(shū)中，入黨志愿書(shū)是唯一的黨組織印發(fā)、申請(qǐng)入黨人填寫(xiě)的材料。入黨志愿有規(guī)定的篇幅，不能象其他材料可以不受字?jǐn)?shù)限制地填寫(xiě)。為此，首先要注意字?jǐn)?shù)。

2.入黨志愿要在“入黨申請(qǐng)書(shū)”、“思想?yún)R報(bào)”、“自傳”等基礎(chǔ)上進(jìn)一步加工、提煉，字斟句酌，把自己最想向黨組織表達(dá)的思想寫(xiě)出來(lái)。

3．入黨志愿要寫(xiě)的鄭重、莊嚴(yán)、真誠(chéng)。

講話稿定義：

屬會(huì)議主要領(lǐng)導(dǎo)者使用的文種。領(lǐng)導(dǎo)者為實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)，在各種會(huì)議上所作的指示性發(fā)言，即領(lǐng)導(dǎo)講話。講話一般專門(mén)就某一方面的問(wèn)題發(fā)表意見(jiàn)，內(nèi)容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會(huì)議的主要文件，有些會(huì)議不安排會(huì)議報(bào)告，講話稿起到報(bào)告的作用，成為反映會(huì)議精神的最主要的文件。

特點(diǎn)：權(quán)威性思想性鼓動(dòng)性

起草領(lǐng)導(dǎo)講話要處理好三個(gè)關(guān)系權(quán)威與平易的關(guān)系。莊重與幽默的關(guān)系。

深入與淺出的關(guān)系。

起草領(lǐng)導(dǎo)講話應(yīng)注意三個(gè)問(wèn)題

避免雷同。

獨(dú)樹(shù)風(fēng)格。適當(dāng)調(diào)劑。會(huì)議和接待工作會(huì)議及其種類會(huì)議工作職責(zé)會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議文件會(huì)議規(guī)則接待工作會(huì)議及其種類按功能分：談判會(huì)議

報(bào)告會(huì)議解決問(wèn)題會(huì)議制定決策會(huì)議

收集和交換意見(jiàn)會(huì)議按周期分：董事會(huì)委員會(huì)按周期分：年會(huì)、非常會(huì)與會(huì)人員的角色主持人的角色會(huì)前—確定會(huì)議的目的、議事日程、與會(huì)人員、召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、會(huì)議應(yīng)散發(fā)的文字材料會(huì)間—?jiǎng)?chuàng)造和諧的會(huì)議氣氛，宣布開(kāi)會(huì)、控制議程、鼓勵(lì)討論、總結(jié)發(fā)言、控制人員發(fā)言，作出決議，確認(rèn)行動(dòng)和責(zé)任、閉會(huì)。會(huì)后—回顧會(huì)議情形，評(píng)價(jià)會(huì)議進(jìn)展和結(jié)果，確信會(huì)體會(huì)議成員對(duì)會(huì)議內(nèi)容的理解與會(huì)人員的角色會(huì)議成員的角色會(huì)前—根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問(wèn)題，依據(jù)所提供的資料分析論證材料，準(zhǔn)備在會(huì)議期間盡力發(fā)揮自己的角色作用。會(huì)間—傾聽(tīng)他人的觀點(diǎn)，積極發(fā)表自己的見(jiàn)解，關(guān)注正在討論的事項(xiàng)，與主持人密切配合。會(huì)后—努力完成會(huì)上所分派的任務(wù)。會(huì)議的成本

會(huì)議成本=2×

A×B×C

A→每小時(shí)全公司職工平均工資的3倍；B→參加會(huì)議的人數(shù)C→召開(kāi)會(huì)議的時(shí)間（小時(shí)）。會(huì)議工作職責(zé)會(huì)前的組織籌備確定會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)確定會(huì)議的參加人選草擬會(huì)議日程表起草會(huì)議通知需準(zhǔn)備會(huì)議資料和各種會(huì)議用具安排坐位迎接開(kāi)會(huì)的客人安排與會(huì)人員在會(huì)議期間的生活安排坐位………………………………………………與會(huì)者主席團(tuán)大小方形坐次安排法適于大型的會(huì)議安排坐位圓形坐次安排法適合中小型會(huì)議安排坐位半月形坐次安排法主席入口○○○○○○○○○○中心發(fā)言人適于中小型會(huì)議安排與會(huì)人員在會(huì)議期間的生活與會(huì)人員的住宿安排會(huì)議的交通保障會(huì)議的文化活動(dòng)與會(huì)人員的醫(yī)療保健等會(huì)中的任務(wù)職責(zé)提前到會(huì)，帶好會(huì)議所需物品將會(huì)議坐位安排就緒負(fù)責(zé)與會(huì)者在出席登記簿上簽名分發(fā)文件做好會(huì)議記錄協(xié)助拍攝集體照管理會(huì)議財(cái)務(wù)會(huì)后的收尾工作清理會(huì)議室歸還視聽(tīng)設(shè)備整理會(huì)議記錄將會(huì)議記錄定稿并歸檔保存會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議場(chǎng)所的選擇大小要適中地點(diǎn)要合理附屬設(shè)施要齊全布置會(huì)議室

用品供應(yīng)完備會(huì)議所需設(shè)備會(huì)前布置好

會(huì)議場(chǎng)所的安全措施會(huì)議的安全保衛(wèi)工作檢查會(huì)場(chǎng)安全會(huì)議文件會(huì)議通知會(huì)議日程會(huì)議記錄組織和校對(duì)文件會(huì)議記錄會(huì)議記錄的要求完整、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確會(huì)議記錄的方法及內(nèi)容記下每項(xiàng)通過(guò)的決議的準(zhǔn)確提議者記下贊成和反對(duì)決定的全部論據(jù)會(huì)下將記錄整理、寫(xiě)完，敘述以第三人稱及過(guò)去寫(xiě)會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：

（一）會(huì)議的組織情況：

1．會(huì)議的名稱。2．開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)。3．出席人數(shù)，如果人數(shù)不多，可一一寫(xiě)明姓名。4．列席人數(shù)，也可寫(xiě)出姓名或只寫(xiě)列席人員范圍。5．缺席人數(shù)，也可一一寫(xiě)出姓名，注明缺席原因。6．主持人。7．記錄人。（二）會(huì)議內(nèi)容：是會(huì)議記錄的主要部分。記錄方法有兩種：1．摘要記錄。只記會(huì)上報(bào)告了什么事情，討論了什么問(wèn)題，通過(guò)了什么決議。2．詳細(xì)記錄?！胍衙恳粋€(gè)人的發(fā)言都記下來(lái)。會(huì)議結(jié)束，記錄完了，另起一行寫(xiě)“散會(huì)”兩字。最后，要由主席或主持人和記錄人簽名。為了提高記錄速度，可以適當(dāng)使用一些自己熟悉的簡(jiǎn)稱、代號(hào)、符號(hào)，待會(huì)議間歇或會(huì)后整理時(shí)再補(bǔ)上全稱或原稱。必要時(shí)，可以學(xué)習(xí)速記法。

組織和校對(duì)文件普通的和專門(mén)的會(huì)議材料核對(duì)資料校對(duì)方法對(duì)校法折校法讀校法會(huì)議規(guī)則會(huì)議規(guī)則的內(nèi)容（按以下十個(gè)方面對(duì)會(huì)議作出明確規(guī)定）會(huì)議的性質(zhì)與職能會(huì)議的組成人員會(huì)議的權(quán)利與義務(wù)會(huì)議主持人的產(chǎn)生辦法會(huì)議主持人的權(quán)利與義務(wù)確定會(huì)議形式和內(nèi)容的方式會(huì)議的法定人數(shù)會(huì)議議事和作出決定的程序會(huì)議決定（決議）生效辦法會(huì)議在遇到特殊情況時(shí)的應(yīng)變措施等制定會(huì)議規(guī)則的建議召集會(huì)議的人應(yīng)該是有關(guān)人員中資歷最深者或者是有財(cái)權(quán)的人會(huì)議召集人自己決定開(kāi)會(huì)的地點(diǎn)和時(shí)間，常與其他人商討，以示公平、平等。介紹會(huì)議的目的和時(shí)間，并使會(huì)議盡可能簡(jiǎn)短、高效。與會(huì)者都應(yīng)事先過(guò)目相關(guān)會(huì)議材料并提前五分鐘到場(chǎng)。很好地采納建設(shè)性意見(jiàn)并弄清反對(duì)意見(jiàn)。按多數(shù)人的意見(jiàn)作出決議，并當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)。有人將會(huì)議決定和要點(diǎn)記錄下來(lái)。共同遵守散會(huì)時(shí)間。接待工作布置接待室使來(lái)訪者感覺(jué)良好招待客人要及時(shí)熱情請(qǐng)來(lái)客坐會(huì)客室的上坐交談時(shí)要適當(dāng)?shù)刈⒁晫?duì)方的眼睛、招待飲料接待工作弄清來(lái)訪者的目的對(duì)待已經(jīng)預(yù)約的來(lái)訪者對(duì)待不速之客對(duì)待不受歡迎的客人向上司引見(jiàn)客人宴請(qǐng)客人送客人離去制作來(lái)訪者卡片時(shí)間安排和規(guī)劃

一、日程安排二、日志系統(tǒng)三、約會(huì)安排日程安排日程安排須知順序的先后與時(shí)間的分配進(jìn)行預(yù)約合理的安排日程，時(shí)間上留有充分的余地內(nèi)外兼顧提高效率適當(dāng)保密事先同意日程安排日程安排的形式

年計(jì)劃表月計(jì)劃表周計(jì)劃表日程表日程安排日程計(jì)劃表的編制步驟本周的前幾天，在工作預(yù)定表上將自己下一內(nèi)的預(yù)定事項(xiàng)寫(xiě)清楚。周末根據(jù)變化調(diào)整計(jì)劃表，打印成正副本。一天的安排，按時(shí)間先后記載，分清主次，將重要的事安排在一天中最佳的時(shí)間。日程安排日程計(jì)劃表的編制

注意事項(xiàng)不論年、月和轅的計(jì)劃表，都須歸納為一頁(yè)，以便查閱。畫(huà)出表示時(shí)間的線段，一見(jiàn)便可發(fā)掌握時(shí)間、所需的時(shí)間等。計(jì)劃表設(shè)：日期、時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)定事項(xiàng)、備注等幾項(xiàng)內(nèi)容。對(duì)于處理完畢的事項(xiàng)，從計(jì)劃表上刪除，可清楚計(jì)劃落實(shí)完成情況。謹(jǐn)慎處理計(jì)劃表中的變更事項(xiàng)，避免引起有關(guān)有員的誤解。周計(jì)劃表和日志卡片用畢后歸檔商務(wù)旅行日程表的編制商務(wù)旅行計(jì)劃表的內(nèi)容1日期：指某月、某日、星期幾。2時(shí)間：①旅行出發(fā)、返回時(shí)間②旅行過(guò)程中各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間③旅行期間就餐、休息時(shí)間3地點(diǎn)：①旅行抵達(dá)的目的地②旅行過(guò)程中開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)的地點(diǎn)③食宿地點(diǎn)4交通工具：出發(fā)、返回及商務(wù)活動(dòng)的交通工具5具體事項(xiàng)：商務(wù)活動(dòng)內(nèi)容私人事務(wù)活動(dòng)6備注旅行行程工作表的編制注意事項(xiàng)明確旅行的意圖，目的地，旅行時(shí)間，到達(dá)目的地后商務(wù)活動(dòng)計(jì)劃，熟悉單位對(duì)出差的有關(guān)規(guī)定排計(jì)劃時(shí)，在時(shí)間一欄必須考慮時(shí)差的變化旅行行程工作計(jì)劃表一式三份，單位、自己一份，存檔一份。檔案管理計(jì)算機(jī)存檔系統(tǒng)檔案的分類文件的歸檔存檔設(shè)備檔案的檢索檔案信息安全檔案保留政策(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)58頁(yè)58

頁(yè)

1文件的歸檔存儲(chǔ)媒體

紙媒體

磁性媒體光盤(pán)媒體

存檔目的將失去現(xiàn)時(shí)效用但對(duì)日后工作具有參考價(jià)值的文件歸存為檔案，按一定的順序排列交進(jìn)行妥善保管，以備利用查考(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)59頁(yè)2存檔設(shè)備卡片式儲(chǔ)存柜開(kāi)架儲(chǔ)存直式及模式文件柜備忘錄資料顯露式文件柜(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)60頁(yè)3檔案的分類按字母排列的分類法按主題分類按地區(qū)分類按數(shù)字分類按十進(jìn)位制數(shù)碼編排分類按日期排列分類(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)61頁(yè)字母法和數(shù)字法的綜合運(yùn)用在字母順利排列法中套編上數(shù)字索引，用數(shù)字分別表示每一個(gè)字母或字母的一部分，在立卷時(shí)，每個(gè)案卷再分別編號(hào)。案卷按字母順利分組排列，而在分組內(nèi)部按數(shù)字排列。(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)62頁(yè)3檔案的檢索編制索引的基本規(guī)則——一致性編索引的常用方法按個(gè)人姓名編制索引按企事業(yè)單位名稱編制索引按政府和政治名稱編制索引(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)63頁(yè)4計(jì)算機(jī)存檔系統(tǒng)電子檔案的優(yōu)點(diǎn)操作方便傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享存儲(chǔ)空間小具有多種表現(xiàn)形式復(fù)制時(shí)不容易丟失信息電子檔案命名(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)64頁(yè)5檔案信息安全控制紙質(zhì)檔案的使用控制縮微品檔案的使用控制電子檔案的使用采取各種措施控制電子檔案的使用安全保管電子檔案(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)65頁(yè)6檔案保留政策制定保留計(jì)劃

⑴公務(wù)文件指南需要永久保留的檔案，包括公司文件、刊物、賬簿和會(huì)議記錄等;需要保留5年—10年的檔案，包括過(guò)期的合同、托收記錄和保險(xiǎn)索賠證據(jù)等;需要保留5年的檔案，包括會(huì)議代表、客戶貸款分類和普通信件等；

需要保留大約1年的檔案，包括通知、通函、復(fù)印件和銀行存款憑據(jù)等。

(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)66頁(yè)檔案保留政策(2)個(gè)人資料指南(3)準(zhǔn)備一份存放計(jì)劃包括：存放盒上的檔案號(hào)存放地點(diǎn)準(zhǔn)備銷毀的日期銷毀日期批準(zhǔn)銷毀者保護(hù)檔案和重要文件(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)67頁(yè)檔案保留政策檔案的轉(zhuǎn)移集中和分散系統(tǒng)

（1）集中式將所有類型的一切檔案資料都保存在一個(gè)中心貯存。

（2）分散式

規(guī)定所有的文件都由單位各個(gè)部門(mén)分別保管，從而方便查閱。

(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)68頁(yè)信息的含義信息是事物存在方式或運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的直接或間接的反映。信息是一種普遍存在的社會(huì)現(xiàn)象，客觀世界的一切事物及其運(yùn)動(dòng)都是信息之源。信息的特征客觀性共享性開(kāi)發(fā)性傳遞性時(shí)效性存儲(chǔ)性可塑性無(wú)限性信息管理(海量營(yíng)銷管理培訓(xùn)資料下載)69頁(yè)辦公室常備信息資料的篩選辦公室常備的信息資料有：

（1）參考書(shū)①工作用參考書(shū)②手冊(cè)③百科全書(shū)④字典（2）報(bào)紙、期刊（8）有關(guān)政府出版（3）統(tǒng)計(jì)資料