我國(guó)公共危機(jī)管理過(guò)程中電子文件管理工作研究,檔案管理論文

我們國(guó)家公共危機(jī)管理過(guò)程中電子文件管理工作研究,檔案管理論文美國(guó)著名學(xué)者羅森塔爾(Rosenthal)定義危機(jī)為對(duì)一個(gè)社會(huì)系統(tǒng)的基本價(jià)值和行為準(zhǔn)則構(gòu)架產(chǎn)生嚴(yán)重威脅,并在時(shí)間壓力和不確定性極高的情況下必須對(duì)其做出關(guān)鍵決策的事件[1].對(duì)發(fā)生在公共組織中的危機(jī)事件一般稱為公共危機(jī),或者危機(jī)[2].危機(jī)管理是一種有組織、有計(jì)劃、持續(xù)動(dòng)態(tài)的管理經(jīng)過(guò),針對(duì)潛在的或者當(dāng)下的危機(jī),在危機(jī)發(fā)展的不同階段采取一系列的控制行動(dòng),以期有效地預(yù)防、處理和消弭危機(jī)[3].根據(jù)危機(jī)管理理論,危機(jī)管理的核心是傳播[4].在危機(jī)管理的諸多介入者中,機(jī)構(gòu)是危機(jī)管理的主體.能否與公眾和媒體實(shí)現(xiàn)良好的信息溝通決定著危機(jī)管理的成敗.機(jī)構(gòu)內(nèi)部之間以及同外部的信息溝通與分享必然會(huì)產(chǎn)生諸多的、各種載體的文件材料,比方現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查所得的照片,專家討論的語(yǔ)音、視頻文件以及各機(jī)構(gòu)往來(lái)的各種載體的電子郵件、電子文件,信息發(fā)布的文件等,這些文件都是直接反映危機(jī)管理經(jīng)過(guò),呈現(xiàn)事件發(fā)生、發(fā)展、消除的原貌以及各介入者詳細(xì)表現(xiàn)的重要證據(jù)材料,尤其是聲像、照片等電子文件更能形象、直觀地予以展現(xiàn).公共危機(jī)事件具有這樣的特點(diǎn):發(fā)生的突發(fā)性和不確定性;對(duì)社會(huì)的危害性和毀壞性;公共性和影響范圍的廣大性;連鎖反響和擴(kuò)散性.因而,公共危機(jī)管理中的決策有很強(qiáng)的時(shí)間性要求,公共危機(jī)管理中的互相溝通對(duì)信息的快、準(zhǔn)、全都有十分嚴(yán)格的要求.并且在當(dāng)代交通和通訊技術(shù)高速發(fā)展的條件下,互聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)終端以及紙質(zhì)文件上所承載的信息傳播速度非常迅速,尤其是電子文件,有的能夠講是轉(zhuǎn)瞬即逝,要完好地反映危機(jī)管理全經(jīng)過(guò),及時(shí)、完好地收集和妥善管理這些檔案材料,就顯得尤為重要.公共危機(jī)管理檔案的及時(shí)、完好的收集,能夠?qū)Ξ?dāng)下的危機(jī)決策提供根據(jù),更重要的是能夠以此構(gòu)建危機(jī)檔案信息庫(kù),對(duì)以后的危機(jī)管理提供重要的決策參考.電子文件能夠?yàn)榻⒐步ǚ窒淼奈C(jī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)提供重要的素材.同時(shí),在事后的的賞罰工作中,全面的檔案記錄能夠明確各相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任,能夠杜絕類似情況的發(fā)生,同時(shí)對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)異的人員或組織進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì),有利于建立透明有效的鼓勵(lì)約束機(jī)制.在電子化辦公日漸普及的情況下,電子化的信息溝通以其特有的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越得到廣泛應(yīng)用.在與公共危機(jī)事件受害者、新聞媒體、本單位工作人員以及其他機(jī)構(gòu)的溝通溝通經(jīng)過(guò)中,電子文件最能知足快的要求,并且能很好地通過(guò)其快速傳播,傳達(dá)意愿,穩(wěn)定人心,也便于決策者盡快獲得第一手的資料,更全面、形象、真實(shí)地反映事件的情況.總之,電子文件已經(jīng)在當(dāng)代危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中擁有了不可替代的位置,必須利用好、管理好這些電子文件,才能確保危機(jī)的圓滿解決,并方便為將來(lái)提供指導(dǎo).2.危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中對(duì)電子文件管理的特殊要求公共危機(jī)事件的特點(diǎn)對(duì)檔案工作,尤其是電子文件管理工作提出了特殊的要求:2.1及時(shí)性要求危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中,信息的溝通、不同對(duì)象之間的溝通往往是分秒必爭(zhēng),很可能早一步了解情況,早一步頒布信息就能夠避免更大的損失.電子文件能夠在各個(gè)系統(tǒng)中迅速傳播,對(duì)于危機(jī)管理者來(lái)講應(yīng)該快速收集,快速分析,及時(shí)頒布,及時(shí)處理.檔案部門(mén)必須積極介入到危機(jī)管理中來(lái),緊跟危機(jī)管理的步伐,對(duì)電子文件及時(shí)收集,及時(shí)分析,為決策提供支持,并及時(shí)歸檔,以便日后查考.2.2確保真實(shí)性在信息不對(duì)稱的條件下,公共危機(jī)事件很可能爆發(fā)各種猜疑和謠言,進(jìn)而在民眾中制造恐慌和混亂,部門(mén)必須主動(dòng)提供真實(shí)和可信的信息,否則,將處于被動(dòng)境地[5].因而,電子文件的內(nèi)容,無(wú)論是反映事件詳細(xì)情況的,還是反映處理措施及效果的都必須具備真實(shí)性的要求.不僅在制發(fā)時(shí)要確保電子文件內(nèi)容的真實(shí)性,直到歸檔都應(yīng)確保其內(nèi)容不被篡改,否則,不僅影響危機(jī)管理的效果,還會(huì)使以后的查考利用因信息虛假而造成誤導(dǎo).檔案部門(mén)必須介入到電子文件處理流程中,以確保電子文件的真實(shí)性.2.3確保完好性首先,一份完好的電子文件應(yīng)該是由文件內(nèi)容和元數(shù)據(jù)構(gòu)成的,十分是在文檔處理系統(tǒng)中,元數(shù)據(jù)能夠顯示出文件制發(fā)、處理、變化的經(jīng)過(guò),對(duì)于明確責(zé)任、了解處理流程至關(guān)重要.其次,反映危機(jī)事件某一環(huán)節(jié)的相關(guān)電子文件必須收集完好,才能了解該環(huán)節(jié)的真實(shí)狀況,才能為正確的決策提供參考.最后,反映整個(gè)事件的電子文件的完好性,決定著能否復(fù)原危機(jī)事件的原貌,影響著這部分電子文件的價(jià)值.2.4確保有用性和可用性收集電子文件、分析電子文件內(nèi)容是為了現(xiàn)時(shí)和今后的利用,必須保證所收集的電子文件對(duì)危機(jī)事件決策是有用的,所保存的電子文件是有查考利用價(jià)值的,同時(shí)還要確保所收集和保存的電子文件是可被識(shí)讀和利用的,否則,收集和管理工作將會(huì)徒勞無(wú)功.這就要求檔案部門(mén)在收集和管理經(jīng)過(guò)中做好鑒定工作.3.當(dāng)前我們國(guó)家公共危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中電子文件管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策3.1存在的問(wèn)題3.1.1電子文件收集缺乏,缺乏有效鑒定.由于危機(jī)管理的時(shí)間緊迫性,相關(guān)部門(mén)必須在第一時(shí)間快速反響,并做出決策,這一系列活動(dòng)所構(gòu)成的電子文件往往是在壓力較大和特別緊張的環(huán)境下構(gòu)成并傳播的,這部分電子文件的內(nèi)容以及其構(gòu)成經(jīng)過(guò)極具參考價(jià)值.當(dāng)前普遍存在的情況是:很多此類文件有的一經(jīng)利用就無(wú)人管理,有的固然可見(jiàn)可用,但是對(duì)文件的背景信息一無(wú)所知,只剩孤立的文本信息,已經(jīng)無(wú)法追溯此份文件是怎樣構(gòu)成的,其參考利用價(jià)值自然大打折扣.另一種情況是,危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中產(chǎn)生的電子文件,不管其內(nèi)容重要性和完好性,一律收集入庫(kù),并且缺乏有效分類整理,導(dǎo)致利用時(shí)無(wú)從入手,分類整理和鑒定工作嚴(yán)重缺位.3.1.2危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中檔案部門(mén)電子文件收集與管理的優(yōu)勢(shì)沒(méi)有發(fā)揮出來(lái).就當(dāng)前實(shí)際而言,在危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中,很少看到檔案部門(mén)的身影,其他部門(mén)占據(jù)著檔案部門(mén)在危機(jī)管理中的位置.在危機(jī)管理結(jié)束后,檔案部門(mén)才開(kāi)場(chǎng)接觸危機(jī)管理,才著手收集和整理危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中所構(gòu)成的檔案.這一現(xiàn)象直接導(dǎo)致檔案部門(mén)對(duì)所接收的檔案的完好性、真實(shí)性無(wú)法判定.更重要的是,在危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中,檔案部門(mén)所擁有的信息收集、分析和整理能力以及有關(guān)危機(jī)管理的檔案信息資源正是危機(jī)決策部門(mén)所缺少的.很多問(wèn)題的解決對(duì)策能夠從已有的檔案文件信息中獲得借鑒.比方,此次馬航MH370客機(jī)失聯(lián)事件能夠從2018年法航客機(jī)失聯(lián)事件的處理中汲取經(jīng)歷體驗(yàn)和教訓(xùn).缺少檔案部門(mén)所擁有的這部分信息,有可能導(dǎo)致決策部門(mén)無(wú)法及時(shí)做出決策甚至出現(xiàn)決策失誤.檔案部門(mén)很少介入危機(jī)管理,也導(dǎo)致部門(mén)內(nèi)部的危機(jī)管理人才缺少實(shí)戰(zhàn)經(jīng)歷體驗(yàn).3.1.3危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中缺乏信息分享.在危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中,信息不對(duì)稱、信息缺乏分享的現(xiàn)象普遍存在,部門(mén)與民眾之間、各部門(mén)之間、部門(mén)與檔案部門(mén)之間都存在信息分享的問(wèn)題.部門(mén)與民眾之間假如缺乏有效溝通,將會(huì)促使產(chǎn)生各種猜疑和謠言,釀成不良后果,比方SARS危機(jī)起初因疫情信息分享的問(wèn)題,導(dǎo)致民眾哄搶商品,并且導(dǎo)致疫情擴(kuò)散,嚴(yán)重影響危機(jī)處理進(jìn)程和社會(huì)穩(wěn)定.對(duì)于同一問(wèn)題,各決策部門(mén)之間由于缺乏相應(yīng)的信息溝通與分享,所做出的決策各不一樣,甚至?xí)嗷_突,這會(huì)嚴(yán)重影響危機(jī)處理效果.另外,危機(jī)決策部門(mén)與檔案部門(mén)缺乏信息分享,會(huì)導(dǎo)致其獲取歷史上類似危機(jī)事件的處理經(jīng)歷體驗(yàn)與教訓(xùn)信息就特別困難.這些都是延緩決策反響時(shí)間、降低決策效率的重要原因.3.2解決措施3.2.1針對(duì)電子文件收集與鑒定的問(wèn)題,應(yīng)該貫徹全程管理的思想.電子文件的收集與管理,不僅要注意保衛(wèi)電子文件的有用性和可用性,還要保證其真實(shí)性和完好性.這就要求檔案工作者把注意力從電子文件本身轉(zhuǎn)向它的構(gòu)成經(jīng)過(guò).不能只在危機(jī)管理結(jié)束后進(jìn)行收集與管理工作,而應(yīng)貫穿于電子文件的整個(gè)生命周期.在電子文件產(chǎn)生之前就應(yīng)該預(yù)先制定電子文件構(gòu)成、流通和使用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度,確保電子文件制發(fā)時(shí)的內(nèi)容和形式符合規(guī)范,處理以及保存歸檔符合要求.在危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中,全程介入電子文件的收集與整理,才能發(fā)現(xiàn)管理的問(wèn)題,才能監(jiān)督電子文件能否規(guī)范,才能保證電子文件收集完好并有利于及時(shí)對(duì)電子文件的真實(shí)性和價(jià)值做出鑒定.3.2.2針對(duì)檔案部門(mén)未發(fā)揮危機(jī)管理優(yōu)勢(shì),檔案部門(mén)應(yīng)該積極介入危機(jī)管理.危機(jī)管理要求各部門(mén)迅速反響,快速?zèng)Q斷,要求信息快速聚合,快速分析,電子文件的產(chǎn)生與處理速度特別迅速.要做到在整個(gè)經(jīng)過(guò)中,及時(shí)地收集管理電子文件,檔案部門(mén)就必須積極介入到整個(gè)危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中來(lái),以及時(shí)的收集處理應(yīng)對(duì)危機(jī)管理中電子文件信息的轉(zhuǎn)瞬即逝,確保電子文件的完好性.檔案部門(mén)首先應(yīng)該建立必要的應(yīng)急機(jī)制,確保能夠及時(shí)介入社會(huì)危機(jī)管理,包括確立介入公共危機(jī)管理的戰(zhàn)略目的、制定施行規(guī)劃、確定專門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作,建立預(yù)警機(jī)制、快速反響機(jī)制和內(nèi)部、外部協(xié)調(diào)機(jī)制,做到有備無(wú)患其次檔案部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)與外界相關(guān)部門(mén)的互動(dòng)性及全員介入意識(shí);另外,還應(yīng)加強(qiáng)培養(yǎng)相關(guān)的危機(jī)管理人才和信息技術(shù)人員,并完善技術(shù)設(shè)施,為檔案部門(mén)介入公共危機(jī)管理提供智力支持與技術(shù)保障[6].最重要的是,檔案部門(mén)在危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中能夠及時(shí)地將有價(jià)值的檔案信息資源提供應(yīng)決策部門(mén),并且發(fā)揮信息工作優(yōu)勢(shì),及時(shí)收集危機(jī)管理所需的信息,做出科學(xué)有效的分析,為決策部門(mén)作參考.3.2.3針對(duì)危機(jī)管理的信息分享問(wèn)題,應(yīng)該建立危機(jī)信息中心,分享信息資源.危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中,信息分享困難的原因除部分人為因素之外,主要有信息來(lái)源復(fù)雜多樣并缺乏分析整合、信息發(fā)布不統(tǒng)一、信息傳播渠道不暢等.針對(duì)這些情況,建立危機(jī)信息中心及相關(guān)網(wǎng)絡(luò)是最有效的解決措施.危機(jī)信息中心提供多信息入口廣泛收集信息,下設(shè)專門(mén)機(jī)構(gòu)分析整合信息,統(tǒng)一渠道發(fā)布信息,擁有互動(dòng)與反應(yīng)功能,并負(fù)責(zé)危機(jī)管理檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與調(diào)用.危機(jī)信息中心是危機(jī)事件權(quán)威信息的發(fā)布者,通過(guò)互聯(lián)的網(wǎng)絡(luò)即時(shí)與各部門(mén)進(jìn)行溝通,及時(shí)發(fā)布信息,開(kāi)展面向社會(huì)各界的信息咨詢工作,杜絕謠言和猜疑.危機(jī)信息中心是決策部門(mén)、受害者、受影響部門(mén)、社會(huì)公眾、新聞媒體獲得事故信息的主要渠道[7].建立危機(jī)信息中心,需要打破條塊分割的管理形式,建立各部門(mén)之間、不同社會(huì)機(jī)構(gòu)之間集中、統(tǒng)一、高效的橫向信息溝通渠道和信息溝通機(jī)制[8].當(dāng)然,其建立還需要強(qiáng)大的技術(shù)支持,必須應(yīng)用先進(jìn)的通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),構(gòu)成一個(gè)跨學(xué)科、跨專業(yè)的綜合信息中心.這一中心以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ),以數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)為核心,集成和應(yīng)用各種信息獲取、處理、傳輸和發(fā)布等技術(shù),將危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中產(chǎn)生的電子文件信息以規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)集中管理,建立知識(shí)庫(kù),一旦有危機(jī)管理需要,危機(jī)信息中心將會(huì)從龐大的信息庫(kù)中調(diào)出有用的信息,組織分析后向特定對(duì)象(決策者或者公眾)發(fā)布,對(duì)決策進(jìn)行支持或者讓民眾了解相關(guān)情況.信息分析系統(tǒng)對(duì)相關(guān)危機(jī)管理信息進(jìn)行分析,總結(jié)危機(jī)事件的誘發(fā)因素及其征兆,構(gòu)成各種量化指標(biāo),并衡量社會(huì)實(shí)際情況,做出公共危機(jī)爆發(fā)的可能性警示,做好指標(biāo)預(yù)警.構(gòu)成國(guó)家層面的、覆蓋各地區(qū)的公共危機(jī)信息中心,將會(huì)極大地提高公共危機(jī)管理的整體反響能力.4.結(jié)束語(yǔ)當(dāng)代危機(jī)管理必然牽涉電子文件的產(chǎn)生與利用,怎樣使電子文件在危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中發(fā)揮最大作用,并讓其在危機(jī)過(guò)后仍然發(fā)揮價(jià)值,需要加強(qiáng)收集與鑒定工作.檔案部門(mén)應(yīng)努力提升本身危機(jī)管理能力,積極介入危機(jī)管理,發(fā)揮本身的資源和人員優(yōu)勢(shì),否則,在危機(jī)管理經(jīng)過(guò)中會(huì)越來(lái)越被邊緣化.以下為參考文獻(xiàn)[1]常春圃.公共危機(jī)管理中的公共關(guān)系[J].商場(chǎng)當(dāng)代化,2018(10):25-27.[2][7]強(qiáng)恩芳.危機(jī)、公共危機(jī)和公共危