SAP產(chǎn)品構(gòu)成總體介紹

sap進階系列(1)：SAP產(chǎn)品構(gòu)成總體介紹SAP的產(chǎn)品構(gòu)成如圖1所示，其核心局部稱為mySAP商務(wù)套件，mySAP商務(wù)套件是跨行業(yè)的通用產(chǎn)品。對于某些行業(yè)特定的功能，mySAP商務(wù)套件的核心是mySAPERP。它還包含了mySAP供應(yīng)商關(guān)系治理〔SRM〕,mySAP客戶關(guān)系治理〔CRM〕,mySAP產(chǎn)品生命周期治理〔PLM〕,mySAP供應(yīng)鏈治理〔SCM〕。本篇主要介紹mySAPERP,NetWeaver是mySAP商務(wù)套件的集成技術(shù)平臺。將在技術(shù)篇和集成篇中介紹。如圖3所示，mySAPERP包含三個層面：戰(zhàn)略層面、運營層面和技術(shù)架構(gòu)。其中運營層面中分為以下幾大塊內(nèi)容：物流治理(LO)、財務(wù)治理(FI)、人力資源(HR)和跨模塊組件(CA).圖4是運營層面的模塊一覽。其中跨模塊組件是指在人財物三個模塊中公用的功能，比方工作流，鉆取報表，分類治理等。sap進階系列(2)：第一篇：財務(wù)總覽之SAP系統(tǒng)兩個主要的特點1.SAP財務(wù)總覽

1.1SAP系統(tǒng)兩個主要的特點：

SAP作為全球治理軟件的領(lǐng)導(dǎo)者,從其創(chuàng)業(yè)伊始就奠定了其治理軟件的兩個核心特點,而這兩個特點也是SAP財務(wù)的主要特點:SAP是一個“集成的系統(tǒng)〞,同時也是一個“標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)〞。

我們用兩個情景具體說明：1.1.1集成的系統(tǒng)假設(shè)某集團公司的財務(wù)部下設(shè)四個部門：方案部、資金治理部、投資部、會計部，而圖當(dāng)中的圓圈代表業(yè)務(wù)部門。某天，在業(yè)務(wù)部門〔比方說：倉庫〕發(fā)生了一個簡單的業(yè)務(wù)――收貨，讓我們來看看這筆業(yè)務(wù)對于財務(wù)部的一系列影響。

首先，這筆收貨可能不是一個單獨的動作，它是摘購訂單的一個執(zhí)行步驟。收貨完成后，我們會收到供應(yīng)商的發(fā)票，這時候會計部門會進行發(fā)票校驗。在SAP系統(tǒng)中這也不是一個單獨的輸入，而是作為收貨和摘購訂單的一個后續(xù)事務(wù)。SAP系統(tǒng)會自動進行“三單〞匹配的校驗?！叭龁唯暟ㄕ徲唵巍⑹肇泦魏桶l(fā)票。校驗的內(nèi)容包括：發(fā)票上的數(shù)量是否與收貨的數(shù)量相一致，發(fā)票的單價是否與摘購訂單的單價相一致，以及日期等等。另外，在系統(tǒng)里可以設(shè)定相應(yīng)的容差，容差的目的是使微小的差異不干擾總體業(yè)務(wù)的執(zhí)行。

這筆業(yè)務(wù)的影響還沒有結(jié)束。在發(fā)票校驗時，SAP系統(tǒng)會自動進行預(yù)算檢查，即檢查本次摘購支出是否有足夠的預(yù)算。但是如果一個供應(yīng)商和你簽訂了訂單，又準(zhǔn)時交了貨，貨物也驗收合格了，當(dāng)他遞交發(fā)票時，財務(wù)部通知說因為預(yù)算不夠這張發(fā)票將被凍結(jié)，顯然從流程的角度講是不合理的。所以在SAP中自動預(yù)算檢查的控制點不僅僅在發(fā)票校驗時，還可以提前到摘購訂單創(chuàng)立時，即在摘購訂單時就可以檢查是否有充足的預(yù)算。所以說SAP的財務(wù)控制是貫穿業(yè)務(wù)流程的，而不只是在會計入帳時同時，發(fā)票一旦校驗通過，一般將在中短期內(nèi)被支付，所以這筆業(yè)務(wù)對于資金部的資金安排是有影響的。而SAP也正是這樣設(shè)計的：發(fā)票校驗通過時，SAP的中短期資金預(yù)測得到了自動更新，SAP稱之為流動性預(yù)測。和預(yù)算檢查類似的道理，在發(fā)票校驗之前的摘購訂單也會自動更新流動性預(yù)測。

但是集成的影響還沒有結(jié)束。摘購訂單一般不是業(yè)務(wù)的起點，它可能是MRP〔物料需求方案〕的結(jié)果。這個情景中的摘購訂單來源于一個工程，如油井安裝工程或設(shè)備大修工程。

這樣一個工程包含很多項作業(yè)〔或活動，Activity〕，其中有些作業(yè)可能被外包出去，那外包合同即是一種類型的摘購訂單。還有些作業(yè)可能由企業(yè)自己完成，但是需要摘購一些原材料或效勞，那這些摘購也是由摘購訂單來執(zhí)行的。所以摘購訂單在集成的系統(tǒng)里成為了一個工程中某項作業(yè)的執(zhí)行手段，在工程里進行治理。同樣，收貨和收發(fā)票這些摘購訂單的后續(xù)步驟也會出現(xiàn)在這個工程治理的全貌中。但是工程治理也并不是治理的起始點，在這個情景中如果是一個新油井的設(shè)計施工和安裝工程，那這個工程來源于整個公司總部的投資治理。投資部根據(jù)整個公司總部的投資規(guī)劃和資金情況，綜合考慮各種工程和撥款請求，通過一系列的方案、分析和審批，最終確定投資落實到哪些具體工程中去，并在工程治理模塊中進行處理。因此投資部的投資治理模塊和工程治理模塊也是實時集成的。

最后，收貨這個動作在會計部的總帳上會進行自動記帳，也就是自動生成一筆分錄。而發(fā)票校驗也會自動形成一筆分錄。

從這個簡單的情景我們可以看到SAP系統(tǒng)的集成具有無可比擬的深度和廣度。而只有這樣的深度和廣度才能夠支撐一個大型企業(yè)公司總部靈敏的業(yè)務(wù)流程和全過程的有效治理。

1.1.2標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)

我們再來看下面這個情景。

假設(shè)某集團公司未來要與美國的公司合資成為合資企業(yè),如果美國會計制度(USGAAP)和中國會計制度要求的折舊方式不同，SAP系統(tǒng)能否合理而高效地進行核算，同時是否可以很容易地進行系統(tǒng)的實施和部署。

SAP提供的是一個標(biāo)準(zhǔn)化的軟件，它的原理是Note要讓軟件在按ISO和CMM標(biāo)準(zhǔn)組織治理的軟件工廠中開發(fā)出來，而不是讓各行各業(yè)的客戶在自己的辦公室里做開發(fā)要按這個思路來滿足各個行業(yè)各種客戶的需求，必須依靠兩個原那么：首先，這必須是一個可配置的系統(tǒng)，可以通過靈活的配置實現(xiàn)各種業(yè)務(wù)需求。其次，這個系統(tǒng)必須立足于最正確業(yè)務(wù)實踐。把各種先進的思想和最正確的處理方法兼收并蓄到系統(tǒng)中來。

這個情景我們在財務(wù)中固定資產(chǎn)模塊中治理。圖2是SAP財務(wù)在運營層面的模塊總覽圖，可以看到固定資產(chǎn)屬于財務(wù)會計下的一個模塊。

在介紹方案之前，我們首先介紹一下SAP固定資產(chǎn)的組織結(jié)構(gòu)。如圖3所示，一個大型的公司總部公司，其各家子公司可以分別使用不同的科目表和折舊表。折舊表中又可以并行處理不同的折舊區(qū)域。不同的折舊區(qū)域?qū)?yīng)不同的折舊方式。比方在很多國家財務(wù)和稅務(wù)在對固定資產(chǎn)折舊計算的規(guī)定會有所不同。就可以分別設(shè)置財務(wù)折舊區(qū)域和稅務(wù)折舊區(qū)域來并行核算。而系統(tǒng)中還可以規(guī)定每個折舊區(qū)域是否需要更新總帳。而具體的一項資產(chǎn)，因為它屬于某一個公司，而公司已分配了各自的科目表和折舊表，這項資產(chǎn)也就按相應(yīng)的多套折舊方法來核算和記帳了。資產(chǎn)治理的另一個組織結(jié)構(gòu)就是資產(chǎn)分類，比方我們可以按廠房和建筑物，機器設(shè)備，車輛等定義資產(chǎn)分類。根據(jù)不同折舊表的折舊區(qū)域，我們可以定義資產(chǎn)分類的各種默認(rèn)折舊方法，包括使用年限，殘值率，開始和結(jié)束期間確定，直線法或其他方法等等。每個資產(chǎn)既可以繼承資產(chǎn)分類中的默認(rèn)折舊方法，也可以保護自己的折舊方法。這就是固定資產(chǎn)在SAP中的組織結(jié)構(gòu)和可配置的一些內(nèi)容。我們提出的情景在SAP中就會有一個很簡單的解決方案，這其實就是一種最正確業(yè)務(wù)實踐。具體解決方案如圖5：在整個公司總部中分配給一個單獨的折舊表，因為它面臨本公司具體的會計報表環(huán)境，所以可能與總公司折舊表不同。在這個表中有三個平行的折舊區(qū)域，一是符合中國會計準(zhǔn)那么的折舊方式〔PRCGAAP〕，二是符合美國會計準(zhǔn)那么的折舊方式〔USGAAP〕，三是兩者之間的差異(USGAAP調(diào)整)。其金額為USGAAP折舊減解決方案:分配給一個單獨的折舊表,這個折舊表有三個平行的折舊區(qū)域:在與總帳的集成方面，PRCGAAP的折舊區(qū)域與USGAAP調(diào)整的折舊區(qū)域直接更新總帳。而USGAAP的折舊區(qū)域不更新總帳?；谶@樣一種設(shè)置，并行的折舊的計提以及總帳的過帳在系統(tǒng)中得以順暢地運行。圖6是系統(tǒng)中平行折舊方法的帳務(wù)處理。在科目表設(shè)計時，主體局部是按中國會計制度設(shè)計的〔圖中上方框中的科目〕。同時設(shè)置USGAAP的調(diào)整科目〔圖中下方的科目〕。業(yè)務(wù)流程從固定資產(chǎn)的原值入帳開始〔來源于在建工程的轉(zhuǎn)入或摘購訂單的收貨或者是手工的固定資產(chǎn)入帳〕。在所有后續(xù)的業(yè)務(wù)中，無論是計提折舊，本年利潤結(jié)轉(zhuǎn)，未分配利潤結(jié)轉(zhuǎn)，固定資產(chǎn)報廢，SAP系統(tǒng)都會根據(jù)三套折舊區(qū)域中的折舊方法來進行計算，并自動在兩類科目中記帳。當(dāng)出具報表時，圖6中左邊方框中的科目屬于中國的資產(chǎn)負(fù)債表，中間方框中的科目應(yīng)用于中國的損益表，右邊方框中的科目應(yīng)用于中國的利潤分配表。在出具符合美國會計準(zhǔn)那么的報表時，只要將兩類科目相加即可。通過這個情景我們可以理解SAP實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的兩種手段：一是可配置。如可以配置不同的折舊表和折舊區(qū)域〔最多達99種〕，資產(chǎn)類別，折舊方式，折舊年限，殘值等。二是最正確業(yè)務(wù)實踐，SAP積存了大量的行業(yè)中企業(yè)的體會，對于類似問題有標(biāo)準(zhǔn)的解法?？傊甋AP通過高度可配置和最正確業(yè)務(wù)實踐兩種手段，不只是降低了企業(yè)的二次開發(fā)量，更重要的是將先進的治理思想傳達給企業(yè)，也提高了治理平臺的穩(wěn)定性和可拓展性。自動記帳和并行帳

在上文中我們從一個場景來看集成，也包括了自動記帳。在圖7中是全景式的自動記帳。我們可以看到物流中的各項業(yè)務(wù)，如銷售開票，銷售發(fā)貨，摘購收貨，發(fā)票校驗，盤點等等，只要是和財務(wù)治理相關(guān)的都會自動記帳。而SAP的帳務(wù)處理摘用的是平行帳的概念。

不同的帳套滿足不同的功能。比方財務(wù)會計、治理會計、資金治理、合并報表帳、特殊目的分類帳等等。而不同的組織結(jié)構(gòu)〔如公司代碼〕可以共用一個帳套。從集成的角度來說，物流和人力資源的業(yè)務(wù)會自動更新與財務(wù)相關(guān)的不同的帳套。對于一個的公司總部，無論有多少分子公司，信息可以集中統(tǒng)一治理〔如以下圖〕。而通過嚴(yán)密的權(quán)限治理功能，又能保證信息的平安。財務(wù)的模塊一覽

mySAP財務(wù)的內(nèi)容包括在mySAPERP中。如上圖所示，mySAPERP包含三個層面：戰(zhàn)略層面、運營層面和技術(shù)架構(gòu)。

以下圖是運營層面的模塊一覽。如果把財務(wù)治理進一步展開，就可以看到以下圖所示的財務(wù)的模塊一覽。比方可以分為以下模塊：財務(wù)會計、治理會計、資金治理、投資治理、工程治理、不動產(chǎn)治理等。在財務(wù)會

計中包含了總帳、應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、固定資產(chǎn)、銀行會計、特殊目的分類帳、基金治理和差旅治理。當(dāng)然在mySAPERP的戰(zhàn)略層面，也是財務(wù)治理整體的一局部，包括平衡計分卡，價值動因樹，治理駕駛艙等等。我們將在下文做專題介紹。sap進階系列(3)：第一篇：財務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付(1〕2.2

總賬、應(yīng)收和應(yīng)付

本章我們介紹財務(wù)會計中根底的三個模塊：總帳，應(yīng)收帳款和應(yīng)付帳款。

在介紹這三個模塊之前，我們先從自動付款的情景出發(fā)，說明SAP的另一個重要特點。2.2.1

自動付款和內(nèi)部控制點

A集團企業(yè)的付款業(yè)務(wù)數(shù)量龐大，包括原料供應(yīng)商，設(shè)備供應(yīng)商，備品備件供應(yīng)商，易耗品供應(yīng)商，雜費，內(nèi)部員工報銷等等。一般建議使用排隊自動付款的功能，來標(biāo)準(zhǔn)付款流程和加速業(yè)務(wù)處理。但是付款作為一個敏銳的流程，應(yīng)當(dāng)在實施中安排哪些內(nèi)部控制點。

首先我們介紹一下自動付款的流程。自動付款是SAP應(yīng)付帳款里的一個根本功能。整體流程如以下圖2所示：

首先，在自動付款執(zhí)行的時候，系統(tǒng)根據(jù)操作員〔如：應(yīng)付帳會計〕輸入的選擇性條件，比方會計員，供應(yīng)商種類，日期，付款方式等，從系統(tǒng)中摘集供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中的相關(guān)信

息，信息包括付款條款〔如30天到期2％現(xiàn)金折扣；60天凈到期等等〕、付款方式〔如支票、匯票等〕、開戶銀行〔供應(yīng)商和本公司的開戶銀行〕，是否凍結(jié)付款等。另外還會摘集

供應(yīng)商的未清項，如未清的發(fā)票，發(fā)票中也包含了付款條款、付款方式、開戶銀行等信息，一般發(fā)票中的付款信息優(yōu)先級高于供應(yīng)商主記錄中的。

圖2：排隊自動付款然后SAP系統(tǒng)會跟據(jù)供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)和未清發(fā)票生成一個付款建議。在付款建議中包含了與付款有關(guān)的所有信息，如供應(yīng)商、付款方式、開戶銀行、對方開戶行、幣別、金額等。

操作員根據(jù)付款建議進行編輯，在編輯付款清單時，可以根據(jù)資金情況或其他特殊情況，更改某些付款條件。編輯完成后開始運行自動付款程序。自動付款程序一方面自動更新財務(wù)帳，生成相應(yīng)的會計分錄〔借：應(yīng)付帳款，貸：銀行存款－未達〕。另一方面付款數(shù)據(jù)被送入付款媒介程序，實際付款。傳統(tǒng)方式是打印付款單

據(jù)，比方說套打電匯通知單或支票；有些企業(yè)打印出付款清單，由出納人員直接填寫付款單據(jù)。還可以將SAP中的付款程序與電子銀行的客戶端直接相連，通過系統(tǒng)接口將SAP的付款指令直接發(fā)給電子銀行的客戶端，客戶端收到指令后連接到銀行的主機進行付款。例如廈門翔鷺石化就是摘用SAP與電子銀行接口的方式來進行付款的。

在企業(yè)實際運營中，付款流程涉及企業(yè)資金的向外支付，屬于一個較敏銳的流程。在這樣一個流程中的風(fēng)險控制顯得尤為重要。那當(dāng)中的控制點究竟在哪里呢？

我們首先會想到的風(fēng)險控制點是支付憑證〔圖2中黃色的箭頭1〕，支票等支付憑證有專人治理，如果是套打的，打印機應(yīng)安放在專門的房間。最后還要經(jīng)過審批，蓋章。另一個控制點放在付款清單上面〔圖2中黃色的箭頭2〕，應(yīng)付帳會計編輯完付款建議后，也需要經(jīng)過審核。但是想象一個每次成百上千項的自動付款情景，在這兩個控制點審核的作用是很有限的，原因在于大量的業(yè)務(wù)都自動化了。假設(shè)有這樣一種情況：如果一個財務(wù)人員既能更新供應(yīng)商的主記錄又能輸入發(fā)票，那他只要創(chuàng)立一個供應(yīng)商并手工輸入發(fā)票，那么很有可能在后續(xù)的自動化的流程中，在成百上千的付款項中，這筆款項未被覺察就被輕易地支付出去了。為了防止這種情況的發(fā)生，應(yīng)該將風(fēng)險控制點提前〔圖2黃色的箭頭3〕，對這個風(fēng)險

點的控制就是保護供應(yīng)商主記錄的權(quán)限與輸入供應(yīng)商發(fā)票的權(quán)限分開，屬于兩個不同的角色。

圖3：再考慮另一種情況：如果保護供應(yīng)商記錄的人更改了供應(yīng)商的一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)，比方對方開戶銀行、帳戶和戶名等。那么供應(yīng)商的款項就有可能被支付到其他銀行帳戶里面。因此風(fēng)險控制點應(yīng)該被進一步提前〔圖2黃色的箭頭4〕。對這個風(fēng)險的控制手段在SAP中稱為“敏銳字段的控制〞。指供應(yīng)商主數(shù)據(jù)中的敏銳字段如供應(yīng)商的帳號、開戶銀行等如需更改，必須經(jīng)過其他系統(tǒng)用戶確實認(rèn)，更改才能在系統(tǒng)中正式成立。

圖3是SAP系統(tǒng)后臺配置的界面，在供應(yīng)商主記錄目錄下，光標(biāo)的位置，就有一項“為雙重控制定義敏銳字段〞的配置。在這個配置中我們可以定義哪些字段是我們認(rèn)為的敏銳字段。

從上述情景中，我們可以看出和一般的事務(wù)處理系統(tǒng)不同，SAP在提高效率的同時，還有效地控制了風(fēng)險。sap進階系列(4)：第一篇：財務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付(2〕2.2.2

總帳

SAP總帳的功能強大而豐富，圖4是其中主要功能的匯總。我們選擇局部代表性的內(nèi)容加以介紹。

圖4總帳功能總匯2.2.2.1

組織結(jié)構(gòu)

總帳中的組織結(jié)構(gòu)如圖5所示。一個公司總部可以擁有多套不同的會計科目表，不同的科目表可以給不同的公司代碼來使用。公司代碼在SAP中指具有獨立會計核算的會計主體，可以是控股公司，可以是有法人地位的子公司，也可以是獨立核算的分公司。比方A集團企業(yè)和基地公司中的渤海公司可以分別設(shè)置為兩個公司代碼，每一個公司代碼有一個會計科目表。但不同的公司代碼可以共享一個科目表。

圖5總帳中的組織結(jié)構(gòu)

同時，總帳中還有另一種組織結(jié)構(gòu)－業(yè)務(wù)范圍。業(yè)務(wù)范圍與公司代碼形成交叉的矩陣式的治理。公司代碼偏重的是對外的會計核算，如A集團企業(yè)就是一個完整的會計主體，但其公司可能經(jīng)營兩局部的業(yè)務(wù)：尿素和甲醇。這兩局部業(yè)務(wù)在核算上如果具有相對的獨立性，就是說如果尿素業(yè)務(wù)和甲醇業(yè)務(wù)會編制自己的資產(chǎn)負(fù)債表和損益表，那我們就可以設(shè)置尿素和甲醇兩個業(yè)務(wù)范圍。而業(yè)務(wù)范圍是跨公司的，如果除了A集團企業(yè)，在其他公司也存在同樣的業(yè)務(wù)，也可以用這兩個業(yè)務(wù)范圍來核算。業(yè)務(wù)范圍通常在企業(yè)中也被稱為事業(yè)部的核算方式。這樣我們在進行公司總部財務(wù)治理時，可以按照公司代碼和業(yè)務(wù)范圍形成的治理矩陣來分析報表。由此也可以看出SAP的公司總部治理，不只是表達在專門的模塊上，更重要的是它表達在所有模塊和功能的設(shè)計上，都滲透了公司總部治理的思想。2.2.2.2

會計科目表

根據(jù)上文組織結(jié)構(gòu)的介紹，我們知道，在A集團企業(yè)的會計科目表要實現(xiàn)全公司統(tǒng)一的會計科目表結(jié)構(gòu)。

在SAP中，會計科目的控制信息分了兩個層次來進行治理－會計科目表層和公司代碼層。第一個是會計科目表層，所有使用這個科目的公司都共用的信息，如短文本、長文本、帳戶組〔比方按資產(chǎn)，負(fù)債，權(quán)益，本錢和損益科目的分類〕、合并科目號〔指對應(yīng)到合并

科目表中的科目號〕等信息。而各公司專用信息在第二層－公司代碼層中保護。公司代碼層的控制信息還包括了科目貨幣、未清工程治理、排序碼、權(quán)限組等等，這里不一一介紹了。

總之，SAP通過分層的會計科目治理，既統(tǒng)一了公司總部的會計科目表，又使得每個公司可以定義適合自身業(yè)務(wù)需要的科目信息。2.2.2.3

會計憑證

圖9是超級權(quán)限用戶可以看到的SAP標(biāo)準(zhǔn)前臺操作菜單，我們看到在總分類帳中憑證輸入和憑證的保護是其中的重要內(nèi)容。圖10是SAP標(biāo)準(zhǔn)的總帳憑證輸入的界面。我們可以看到其中包含了憑證抬頭、憑證行工程和簡化操作輔助功能等局部。憑證抬頭包括憑證日期、記帳日期、短文本、公司代碼、憑證類型等信息。憑證行工程是指每一個分錄行，比方一借一貸、一借多貸或者多借多貸形成的各行分錄。在簡化操作的輔助功能中，憑證可以暫存，屏幕的格式可以調(diào)整并保存為預(yù)定義的屏幕變式供操作人員調(diào)用，還可以設(shè)置憑證輸入的模板。例如每月發(fā)放工資的憑證，由于科目與本錢中心都是類似的，可以做成模板，每次做憑證時直接調(diào)用，并根據(jù)當(dāng)月情況填入金額即可。當(dāng)然輔助功能的屏幕區(qū)域可以翻開，也可以關(guān)閉。

圖9SAP的標(biāo)準(zhǔn)菜單

圖10SAP總帳憑證

對于SAP憑證輸入和憑證治理來說，有一個根本概念需要解釋，那就是“清帳〞。在財務(wù)治理中，有些科目只需要有“借貸余〞的治理就可以了，比方銀行科目和損益科目等。

圖11科目余額表

但是也有些科目不止需要“借貸余〞，還需要治理到每一個分錄行的狀態(tài)，比方銀行未達科目，客戶和供應(yīng)商的明細(xì)科目等等。系統(tǒng)中需要記錄供應(yīng)商的每張發(fā)票是否已經(jīng)付款了，客戶的每張發(fā)票是否已經(jīng)收款了，各種未達的資金項是否已經(jīng)到帳了等等。也就是說這些科目中的行工程是逐筆逐清的。

如圖12是某供應(yīng)商帳戶的行工程顯示。已經(jīng)付款的發(fā)票和付款行本身用綠燈顯示，我們稱為“已清項〞，還未付款的發(fā)票用紅燈顯示，我們稱為“未清項〞。類似付款，收款這樣的業(yè)務(wù)，在帳務(wù)處理時同時將憑證行的狀態(tài)改變了，我們稱這些動作為“清帳〞。清帳既可以是手工的，也可以是系統(tǒng)自動的。當(dāng)系統(tǒng)自動清帳時，我們需要提供應(yīng)系統(tǒng)“自動清帳規(guī)那么〞，比方“用支票等支付憑證號碼〞來清銀行未達帳，就是一種自動清帳規(guī)那么。而一個總帳科目是否需要逐筆逐清的治理由會計科目公司代碼層的一個控制字段－“未清工程治理〞來控制。

作為比擬，我們看到圖13中不按未清工程治理的科目，它的行工程顯示只反映了過帳與否，而不反映清帳與否的。

圖13“非未清項治理〞的總帳科目的行工程顯示

對有些科目來說，未清項治理的好處是顯而易見的。比方帳務(wù)的治理很清晰，是對帳和核對的強有力的工具。同時它也是帳齡分析，催款，自動付款，對帳函，往來帳核對等功能的根底。總之清帳治理是SAP帳務(wù)治理的一個重要而普遍使用的工具

2.2.2.4

簡化操作

簡化操作是SAP中簡化憑證輸入或科目保護的一些功能，舉例來說包括：

比擬公司代碼：是用來簡化科目表保護的。可以把一個公司代碼的科目表信息復(fù)制到另一個公司代碼上去，供另一個公司代碼使用。復(fù)制可以在一臺效勞器上，也支持跨效勞器。

如果不同的公司使用各自的SAP系統(tǒng)，也就是分布式的環(huán)境下，可以使用這個功能來實現(xiàn)科目的治理。

樣本科目：是用來簡化科目保護的?？梢詤⒖紭颖究颇縼斫⒄降目颇浚亲鳛榭颇恐卫淼哪０?。

科目分配模型：是用來簡化憑證輸入的。比方每月發(fā)放工資的憑證，由于科目與本錢中心都是類似的，可以做成模板，每月做憑證時直接調(diào)用，填入金額就可以了。周期性憑證：是用來簡化憑證輸入的。比方一筆待攤費用在6個月內(nèi)攤銷，每個月末的攤銷分錄都是相同的，這時我們可以使用周期性憑證來簡化操作。周期性憑證除了包含正常的憑證信息外，還需要保護憑證錄入的頻率和時間跨度。這樣系統(tǒng)在做定期處理時，如月結(jié)時就會自動生成相關(guān)的憑證。

樣本憑證：是用來簡化憑證輸入的。樣本憑證是一張完整的憑證，但它有專門的編號而且不過帳，我們通過復(fù)制這張憑證并做修改來簡化憑證的輸入。實際上，你也可以復(fù)制任何一張正式的憑證，來簡化輸入。但樣本憑證可以將簡化操作組織得更有條理。

暫存憑證：在編制一個大憑證時，如果工作被中途打斷，可以暫時保存。暫存憑證使用的是暫時號。暫存憑證不同于憑證的預(yù)制和審批。2.2.2.5

定期處理

有些事務(wù)是定期處理的，主要是指日結(jié)，月結(jié)和年結(jié)相關(guān)的處理，比方包括自動清帳、匯率評估和匯兌損益的計算、周期性憑證過帳、預(yù)提費用、利息計算、重分類調(diào)整、方案、打印、歸檔、關(guān)帳、余額結(jié)轉(zhuǎn)等。

圖15定期處理方案治理者

在做月結(jié)和年結(jié)的時候有很多項這樣的事務(wù)需要處理，其中有些還有先后次序。SAP提供了如圖15中的“定期處理方案治理者〞工具，來安排這些工作。圖15中右上方是日歷，左方是任務(wù)清單。任務(wù)清單會分配到日歷中的每一天，每一個時間段，如圖右下方。有些任務(wù)被交給系統(tǒng)自動執(zhí)行，有些是人工的。在右下方我們還可以看到這些任務(wù)的狀態(tài)。

借助定期處理工具，月結(jié)或年結(jié)時財務(wù)的工作就可以有條不紊的快速完成了。

當(dāng)然SAP的快速結(jié)帳，除了這些工具外，最主要還是源自于它的集成特性。2.2.2.6

保護

某些重要的經(jīng)濟信息需要定期保護。主要包括:

利率保護：用于利息自動計算，應(yīng)定期保護利率表。

匯率保護：用于自動折算本位幣金額和計算匯兌損益，應(yīng)定期保護匯率表。2.2.2.7

操作和保護

指對于科目或憑證的多種操作方法。

預(yù)制：一張憑證完成以后，可以先預(yù)制，由另一個系統(tǒng)用戶審核過帳。

暫存：憑證編制過程中的暫時保存。

顯示更改：SAP系統(tǒng)對于任何一個主數(shù)據(jù)或者憑證的更改都會有記錄，通過顯示更改可以看到什么時候，被什么人更改了哪些信息。

沖銷：包括單張憑證的沖銷和批量的沖銷。當(dāng)一張憑證過帳之后，其中的關(guān)鍵信息如科目、金額是不能隨意更改的。當(dāng)出現(xiàn)輸入錯誤后，應(yīng)先沖銷再重新輸入正確的憑證。

重置：對于已經(jīng)清帳的憑證，如已經(jīng)支付的發(fā)票，如果發(fā)現(xiàn)錯誤，必須先把發(fā)票與付款之間的關(guān)系取消，沖銷后重新錄入。2.2.2.8

信息和查詢

包括了靈活和多樣的報表和功能，如帳戶余額顯示，帳戶行工程顯示，審計線索，資產(chǎn)負(fù)債表，損益表，現(xiàn)金流量表，試算平衡表，納稅申報表，總帳信息系統(tǒng)等等。SAP的信息系統(tǒng)具有一些特點，比方“鉆取〞的方式或稱為“穿透〞的方式，即可以進行多維的分析和不斷深入的挖掘，直至進入原始憑證，這在“獲利能力分析〞章節(jié)中會有介紹。再比方，標(biāo)準(zhǔn)報表往往包含非常多的選擇條件，而選擇條件往往不是單項選擇的，可以使用多區(qū)間法，排除法等來進行選擇。比方如果你要看任意多個組合的公司代碼和業(yè)務(wù)范圍的資產(chǎn)負(fù)債表，只需在標(biāo)準(zhǔn)報表的公司代碼和業(yè)務(wù)范圍選擇條件中進行多項選擇就可以了。

2.2.2.9

配置

由于SAP的配置功能非常強大和靈活，所以本章只是舉例說明，而不是所有的配置可能性的介紹。

憑證類型和憑證編號

傳統(tǒng)的會計憑證分為五種類型：現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付和轉(zhuǎn)帳憑證。SAP中根據(jù)不同的業(yè)務(wù)將憑證類型更加細(xì)化了。比方總帳轉(zhuǎn)帳憑證、折舊憑證、客戶發(fā)票、客戶付款、供應(yīng)商發(fā)票、供應(yīng)商付款、發(fā)貨的自動記帳、收貨的自動記帳等。企業(yè)也可以根據(jù)自己的業(yè)務(wù)需要自定義憑證類型。

圖16憑證類型與憑證編號如圖16所示，各種不同的自動記帳業(yè)務(wù)，如收貨，發(fā)貨，銷售開票等在自動記帳時會自動確定相應(yīng)的憑證類型。而這種自動確定也是可以配置的，也就是說系統(tǒng)定義了標(biāo)準(zhǔn)的，但是企業(yè)可以根據(jù)自己的需要直接在配置中更改。如果是手工憑證的錄入，系統(tǒng)也會提供默認(rèn)的憑證類型，操作員可以在輸入時更改。

而各憑證類型又自動確定不同的憑證編號區(qū)間，從而順序編號。每家公司代碼可以決定是所有的憑證類型共用一個大流水號，還是每個憑證類型有自己的流水號。對于會計年度來說，即可以是每年重新編號，也可以是跨年度的大流水號，也就是2023年的憑證跟在2023年的憑證后編號。會計期間

在我們國家，會計年度和會計期間是固定的。就是按自然年度到12月31日為一個會計年度，而會計期間就是12個自然月。而在大多數(shù)其他國家，會計年度和會計期間是不做硬性規(guī)定的，企業(yè)可以根據(jù)自己的需要定義。SAP中會計年度和期間的定義在“會計年度變式〞的配置中定義。各公司可以共用一個會計年度變式，也可以有自己特殊的會計年度變式。

圖17會計期間設(shè)定

如圖17所示，國內(nèi)的公司可以使用12個自然月加4個特殊期間的會計期間定義。4個特殊期間是用于年結(jié)時不同性質(zhì)的調(diào)整分錄的。對于國外的分支，可以定義其他會計年度變式，比方每年3月31日為會計年度的終結(jié)，按自然月定義期間，也就是說4月1日到4月30日是期間1，3月1日到3月31日是期間12。這種會計年度變式是與年度無關(guān)的，也就是說2023年和2023年的期間1都是4月1日到4月30日，這是不會隨會計年度變化而改變的。

還有些公司的會計期間定義更復(fù)雜，比方按周定義期間，也稱為445方式，就是期間1是每年的第1－4周，期間2是5－8周，期間3是9－13周。分別是4周，4周和5周。而每年仍然是12月31日年結(jié)。這是在系統(tǒng)中可以用“與年度相關(guān)的會計年度變式〞來配置的，也就是說我們在系統(tǒng)配置中定義2023年期間1是從1月1日－1月24日，而2023年期間1是從1月1日－1月29日。這樣只要通過配置就可以很方便地實現(xiàn)了這種會計期間的設(shè)定，而對于標(biāo)準(zhǔn)功能不能支持而要依靠二次開發(fā)的軟件來說，像會計期間的定義屬于很底層的定義，開發(fā)和修改的量將相當(dāng)大。

多幣種處理功能：

對于公司總部，未來可能擁有很多國際性投資和分支機構(gòu)。假設(shè)A集團企業(yè)在泰國有一個子公司,按照當(dāng)?shù)匾?guī)定需要用泰株作為本位幣,但是它的報表需要以人民幣和美元上報到公司

總部公司進行報表合并和治理。

對于貨幣處理，SAP中有兩種不同的選擇：

1、平時按照本位幣〔泰株〕來記帳，到了月末時進行報表的折算，折算成其他貨幣〔如人民幣或美元〕。比方銀行帳戶按照月末時的匯率，資產(chǎn)按照歷史匯率，損益表科目按照平均匯率。這種方法可以稱為報表級的折算。

2、設(shè)立平行本位幣。SAP中可設(shè)立多達三種并行貨幣：比方，第一本位幣〔泰株〕，第二本位幣〔人民幣〕〔公司總部貨幣〕，第三本位幣〔美元〕〔硬通貨〕。在每張憑證中會同時折算成三中平行的本位幣。這種方法可以稱為憑證級的折算。sap進階系列(5)：第一篇：財務(wù)總覽之總賬、應(yīng)收和應(yīng)付(3〕2.2.3

應(yīng)收帳款

2.2.3.1

客戶主記錄

如圖18，與會計科目類似，應(yīng)收帳款中客戶的主記錄也是分層保護的。對于客戶信息，從公司總部層面上來說，每一個客戶有唯一的編碼、名稱、地址、納稅登記號等，是共用信息。對每個公司代碼來說，他可以保護該客戶一些特殊的信息。同樣的道理，客戶的利息計算控制，催款控制，對帳控制等控制信息也是在公司代碼層次保護的。

和會計科目不同的是，客戶信息的保護還有一個層次－銷售區(qū)域?qū)?。對于客戶的訂單幣別，交貨方式等和銷售相關(guān)的信息是保護在各銷售區(qū)域?qū)哟蔚?。銷售區(qū)域是指銷售組織、分銷渠道和產(chǎn)品組的一個組合。

圖19客戶發(fā)票手工輸入2.2.3.2

總帳和明細(xì)帳

客戶的編碼就是客戶的明細(xì)帳號。圖19是客戶發(fā)票手工錄入的標(biāo)準(zhǔn)屏幕。如果集成銷售模塊，發(fā)票一般不是這樣輸入的，而是從銷售開票清單自動生成的。這里展示這個屏幕是說明在SAP中直接用客戶的編碼進行帳務(wù)的處理，也就是說如果一個分錄是借：應(yīng)收帳款－客戶明細(xì)貸：銷售收入，客戶明細(xì)這條分錄行是直接用客戶編碼錄入的，也就是圖19中紅色箭頭所指的地方。那SAP如何自動記錄總帳科目。

圖20總帳與明細(xì)帳

圖20顯示的是明細(xì)帳與總帳的關(guān)系，假設(shè)A集團企業(yè)公司有一個客戶－XX高速公路工程公司。對它的應(yīng)收帳款、預(yù)收帳款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收款請求、擔(dān)保都是直接記錄到客戶明細(xì)帳下的，如圖中左邊。但是這些業(yè)務(wù)對應(yīng)總帳的不同科目。首先，在SAP中把該客戶最經(jīng)常的業(yè)務(wù)對應(yīng)的總帳科目稱為統(tǒng)馭科目，在該客戶主記錄的公司代碼層中保護，比方該XX高速公路工程公司的統(tǒng)馭科目是“應(yīng)收帳款〞總帳科目，如非特別說明該科目的業(yè)務(wù)都會自動計入“應(yīng)收帳款〞總帳科目。而一旦一個總帳科目作為“統(tǒng)馭科目〞，它就只能接收來自明細(xì)帳的分錄，而它本身不能直接錄入會計分錄。而對于其他的業(yè)務(wù)，比方預(yù)收帳款，應(yīng)收票據(jù)我們定義“特別總帳標(biāo)志〞，比方“A〞指預(yù)收帳款業(yè)務(wù)，“B〞指應(yīng)收票據(jù)業(yè)務(wù)，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)輸入時的“特別總帳標(biāo)志〞直接記錄到相關(guān)的總帳中。如圖20中的黑色箭頭。特別總帳標(biāo)志還可以用來核算表外業(yè)務(wù)，比方“預(yù)收款請求〞是要求該客戶預(yù)付帳款的請求單，不是復(fù)式記帳的分錄，是一筆單邊的憑證，它會在客戶預(yù)付貨款時被清帳。再比方“擔(dān)保〞等表外業(yè)務(wù)也可以用特殊總帳標(biāo)志來核算?？傊甋AP總帳和明細(xì)帳的關(guān)系，保證了最少的輸入量和兩者的高度一致。

客戶信用控制

SAP應(yīng)用“信用控制范圍〞來進行客戶信用控制。在公司總部內(nèi)，有些公司它們在會計核算上是分開的，但是對于客戶的信用有可能是統(tǒng)一治理的。因此在SAP中不同的公司代碼可以分配給相同或不同的信用控制范圍。對于業(yè)務(wù)和客戶相似的公司信用可以統(tǒng)一治理。

例如：某一客戶在信用范圍“公司總部信用控制范圍〞中，信用限額為400,000，已使用的信用限額為29％，風(fēng)險類別低，信用代表組001〔指信用控制員的分組〕，DSO〔應(yīng)收帳款回收帳期〕為8天。同樣一個客戶在其他信用控制范圍〔如“中下游信用范圍〞、“基地公司信用范圍〞〕中相關(guān)的信息的信用控制是不同的。

如圖21在SAP中有下述這些信用限額：1.總信用限額，同一個客戶在所有信用控制范圍里的信用限額加總不能超過“總信用限額〞,如圖中1,000,000。2.單個信用范圍最高限額,同一個客戶在單個信用控制范圍中的信用限額的上限,如圖中500,000。3.已分配限額,同一個客戶在所有信用控制范圍中信用限額的總額,(是不能超過總信用限額的)。

如圖中900,000(=400,000+250,000+250,000)。4.本范圍信用限額,一個客戶在某個信用控制范圍里的信用限額(是不能超過單個信用范圍最高限額的)。如圖中400,000,250,000和250,000。5.已使用限額，是一個客戶在一個信用控制范圍中未清的發(fā)票，銷售訂單等的信用占用額。

圖22靜態(tài)信用額度檢查

結(jié)合銷售和分銷模塊，SAP系統(tǒng)可以實現(xiàn)各種各樣的靜態(tài)和動態(tài)的信用檢查。這里我們舉兩個例子。如圖22闡述了靜態(tài)信用額度檢查。假設(shè)A集團企業(yè)的客戶XX公司的信貸限額為100,000RMB。但該客戶已經(jīng)有兩張未清訂單227〔35,000RMB〕和253〔64,900RMB〕，如果銷售人員要追加一張75