003 信息交流控制程序

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深圳市**展示道具制品有限公司SHENZHEN**DISPLAYOFPROPERTYPRODUCTSCO.,LTD文件編號版本/版次制訂日期頁次QP-003A/02023/09/011/4文件名稱信息交流控制程序制訂部門管理者代表文件分發(fā)明細(xì)副本

總經(jīng)理業(yè)務(wù)部管代購買部財務(wù)部行政部品管部生產(chǎn)部正本:文控中心副本編號:版本版次A/0修訂記錄摘要新版第一次發(fā)行生效日期2023/09/01制訂審核核準(zhǔn)日期日期日期2023/09/01☆☆☆☆☆☆☆☆**公司ISO9001:2023體系文件☆☆☆☆☆☆☆☆

深圳市**展示道具制品有限公司SHENZHEN**DISPLAYOFPROPERTYPRODUCTSCO.,LTD文件編號版本/版次制訂日期頁次QP-003A/02023/09/012/4文件名稱信息交流控制程序制訂部門管理者代表1目的

建立和保持有效的協(xié)商和溝通機(jī)制，確保本公司質(zhì)量管理體系對內(nèi)、外的有效溝通及質(zhì)量管理體系有效地運(yùn)行。2范圍

適用于本公司內(nèi)部及外部有關(guān)信息的交流與溝通工作。3定義

無4職責(zé)

4.1業(yè)務(wù)部：負(fù)責(zé)與客戶的信息交流與溝通。4.2購買：負(fù)責(zé)對供應(yīng)商的信息交流與溝通。

4.3相關(guān)部門：負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的協(xié)商和溝通及相關(guān)信息的接收、傳遞和處理工作。5作業(yè)內(nèi)容5.1流程圖：無

5.2信息交流與溝通的內(nèi)容

信息交流與溝通的內(nèi)容可分為內(nèi)部信息交流和外部信息交流。5.2.1內(nèi)部信息交流包括以下內(nèi)容：

5.2.1.1相關(guān)部門的質(zhì)量管理體系文件的執(zhí)行狀況；5.2.1.2質(zhì)量、工作環(huán)境及安全管理方面的實施狀況；5.2.1.3法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及其它要求的變化狀況；5.2.1.4檢查、考核結(jié)果及處理狀況；5.2.1.5事件和事故信息；

5.2.1.6內(nèi)審、外審、管理評審結(jié)果；5.2.1.7員工建議和看法；《合理化建議表》；5.2.1.8其它方面的信息。5.2.2外部信息交流包括以下內(nèi)容

5.2.2.1與產(chǎn)品有關(guān)的法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)的變化狀況；5.2.2.2與公司有關(guān)的法律、法規(guī)變化狀況；5.2.2.3ROHS的相關(guān)信息；

☆☆☆☆☆☆☆☆**公司ISO9001:2023體系文件☆☆☆☆☆☆☆☆

深圳市**展示道具制品有限公司SHENZHEN**DISPLAYOFPROPERTYPRODUCTSCO.,LTD文件編號版本/版次制訂日期頁次QP-003A/02023/09/013/4文件名稱信息交流控制程序制訂部門管理者代表5.2.2.4與客戶及供應(yīng)商的產(chǎn)品信息等狀況；5.2.2.5來自上級和政府部門的要求、規(guī)定等信息；5.2.2.6來自相關(guān)方的信息；

5.2.2.7需要向上級和政府部門傳遞的信息；5.2.2.8與相關(guān)方面協(xié)商處理工作中的相關(guān)問題；5.2.2.9顧客和相關(guān)方提出的看法或建議；5.2.2.10其它方面的信息。5.3信息交流的方式5.3.1內(nèi)部信息交流的方式

5.3.1.1建立例會制度。通過定期召開例會，及時了解工作動態(tài)、發(fā)現(xiàn)存在問題、制訂處理方案、安排

工作計劃等；

5.3.1.2日常工作檢查及其它的內(nèi)部審查。例如通過內(nèi)部質(zhì)量審核，檢查體系運(yùn)行動態(tài)，了解質(zhì)量管理

體系的有效性和改進(jìn)的需求；

5.3.1.3公司內(nèi)部的聯(lián)絡(luò)主要通過《聯(lián)絡(luò)單》的方式、輔助以通知、會議、公告、內(nèi)線電話、群號、內(nèi)

部郵件等方式進(jìn)行聯(lián)系；

5.3.1.4公司內(nèi)部關(guān)于質(zhì)量管理體系的各種信息，各相關(guān)部門通過《聯(lián)絡(luò)單》等形式的記錄、審核并發(fā)

放，使內(nèi)部交流信息文件化，以便追溯；

5.3.1.5《聯(lián)絡(luò)單》一般在生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)計劃或訂單等有所更改時使用，公司內(nèi)部的有關(guān)信息如相關(guān)

事宜等，也可以使用《聯(lián)絡(luò)單》；

5.3.1.6上、下級之間的溝通可以通過《聯(lián)絡(luò)單》進(jìn)行，原則上逐級上報，非特別狀況不得越級上報；5.3.1.7各級人員收到《聯(lián)絡(luò)單》后，最多兩個工作日內(nèi)需做出處理或回復(fù)相關(guān)事項，若在規(guī)定的時間

內(nèi)未回復(fù)處理，則原溝通人員可越級聯(lián)絡(luò)，直到問題解決為止；

5.3.1.8所有有關(guān)內(nèi)部信息的交流和溝通內(nèi)容需要作記錄的，均要記錄并保存，并及時得到審核、發(fā)放

與通知；

5.3.1.9培訓(xùn)：公司的培訓(xùn)事項由行政部統(tǒng)一規(guī)劃，各部門要全力協(xié)同并實施。5.3.2外部信息交流的方式

5.3.2.1公司對外部的交流與溝通一般采用傳真、電話、Ｅ－ｍａｉｌ、等方式進(jìn)行；5.3.2.2有關(guān)外部的溝通主要內(nèi)容，需要作記錄、保存，并及時審核發(fā)放與通知；

5.3.2.3對顧客的產(chǎn)品信息（包括產(chǎn)品的品質(zhì)與交貨等），營業(yè)部定期或不定期向顧客了解對產(chǎn)品的需求

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深圳市**展示道具制品有限公司SHENZHEN**DISPLAYOFPROPERTYPRODUCTSCO.,LTD文件編號版本/版次制訂日期頁次QP-003A/02023/09/014/4文件名稱信息交流控制程序制訂部門管理者代表或期望，以達(dá)到與顧客相互信任與溝通的效果，其中對顧客滿意度的調(diào)查參照《顧客滿意度評價程序》實行；

5.3.2.4對客戶要求的更改，可以以《合同更改通知單》或《聯(lián)絡(luò)單》的方式將相關(guān)信息傳達(dá)到相關(guān)部

門，其中有關(guān)產(chǎn)品的更改，業(yè)務(wù)部將相關(guān)信息反饋到工程部以得到進(jìn)一步的確認(rèn)，有關(guān)交期方面的事項，直接與PMC部溝通；

5.3.2.5有關(guān)客戶新產(chǎn)品的相關(guān)信息可直接由開發(fā)工程部聯(lián)絡(luò)與溝通；5.3.2.6與供應(yīng)商的相關(guān)信息由購買部負(fù)責(zé)溝通與聯(lián)系，按《購買程序》執(zhí)行；

5.3.2.7有關(guān)產(chǎn)品品質(zhì)問題由品管部主導(dǎo),通過業(yè)務(wù)部(客戶品質(zhì)問題)、購買部(供應(yīng)商品質(zhì)問題)解決相

關(guān)問題；品管部就品質(zhì)問題也可作為其次窗口與客戶和供應(yīng)商直接聯(lián)絡(luò)。

5.3.2.8所有有關(guān)外部信息的交流和溝通內(nèi)容需要作記錄的，均要做相應(yīng)的記錄并保存，并及時得到審

核、發(fā)放與通知。

6相關(guān)文件

6.1顧客滿意度評價程序QP-0186.2購買程序QP-010