檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計

檔案管理系統(tǒng)的分析與設(shè)計近年來，隨著企業(yè)彼此間的競爭日趨激烈，信息技術(shù)在企業(yè)的發(fā)展中占據(jù)著越來越重要的地位。在企業(yè)的運輸生產(chǎn)中，檔案已成為企業(yè)運輸經(jīng)營中不可或缺的一部分，為管理者進行管理決策和進行各種經(jīng)營活動提供了重要的依據(jù)，在運輸生產(chǎn)中發(fā)揮了越來越重要的作用。檔案管理系統(tǒng)是一個企業(yè)單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對于企業(yè)的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。用VisualBasic構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)，能實現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計、查詢、預(yù)覽、編輯、打印、打印預(yù)覽、取消、刷新、視圖、系統(tǒng)維護、幫助等功能，此外，在程序中還設(shè)計了用戶登陸，并設(shè)定了密碼，以確保本系統(tǒng)應(yīng)用的安全性。本管理系統(tǒng)設(shè)計合理、界面美觀、操作方便、運行穩(wěn)定、功能完備，為進行現(xiàn)代化的檔案管理工作起到了重要作用，具有較高的實用價值。目標分析和方案確定檔案管理系統(tǒng)是一個企業(yè)單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對于企業(yè)的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠為用戶提供充足的信息和快捷的查詢手段。但一直以來人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，這種管理方式存在著許多缺點，如:效率低、保密性差，另外時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，計算機科學(xué)日漸成熟，其強大的功能已為人們深刻認識，它已進入人類社會的各個領(lǐng)域并發(fā)揮著越來越重要的作用。今天，計算機的價格已經(jīng)十分低廉，性能卻有了長足的進步。它已經(jīng)被應(yīng)用于許多領(lǐng)域，計算機之所以如此流行的原因主要有以下幾個方面：首先，計算機可以代替人工進行許多繁雜的勞動；其次，計算機可以節(jié)省許多資源；第三，計算機可以大大的提高人們的工作效率；第四，計算機可以使敏感文檔更加安全，等等。

在企業(yè)中用計算機管理檔案的意義：現(xiàn)在，有很多企業(yè)的檔案管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機制已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計算機為基礎(chǔ)的信息管理所取代。作為計算機應(yīng)用的一部分，使用計算機對檔案信息進行管理，具有著手工管理所無法比擬的優(yōu)點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高學(xué)生檔案管理的效率，也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理，與世界接軌的重要條件。

VisualBasic簡單易學(xué)且功能豐富，是廣泛應(yīng)用的變成語言之一，它的發(fā)展為編程人員提供了更廣泛的空間。為能夠迎合轉(zhuǎn)變快速的信息技術(shù)，越來越多的企業(yè)傾向于分布式的管理需求，提供分布式主從結(jié)構(gòu)環(huán)境的MicrosoftSQLServer便成為相當重要的核心角色，這個數(shù)據(jù)庫服務(wù)器運用了關(guān)系數(shù)據(jù)庫的技術(shù)，同時考慮到高效率數(shù)據(jù)庫管理的需求，借助標準化的訪問環(huán)境，提高了和前端應(yīng)用環(huán)境輕松集成的能力，以適應(yīng)各種企業(yè)組織在不同環(huán)境下的操作需求。作為前端應(yīng)用程序開發(fā)環(huán)境的VisualBasic6.0，在數(shù)據(jù)來源的維護、數(shù)據(jù)訪問技術(shù)、國際網(wǎng)絡(luò)和企業(yè)內(nèi)部Intranet應(yīng)用程序等功能方面都有其獨到、先進之處。

我作為一個計算機應(yīng)用專業(yè)的專科生，希望在這方面有所貢獻。我希望能用我所學(xué)的VisualBasic6.0編制出一個實用的程序來對企業(yè)的檔案進行更有效、快捷、方便的管理，因此，我充分運用VisualBasic進行了這套檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)。二、開發(fā)檔案管理系統(tǒng)的基本思路1、編程環(huán)境的選擇微軟公司的VisualBasic6.0是Windows應(yīng)用程序開發(fā)工具，使目前最為廣泛的、易學(xué)易用的面向?qū)ο蟮拈_發(fā)工具。VisualBasic提供了大量的控件，這些控件可用于設(shè)計界面和實現(xiàn)各種功能，減少了編程人員的工作量，也簡化了界面設(shè)計過程，從而有效的提高了應(yīng)用程序的運行效率和可靠性。故而，實現(xiàn)本系統(tǒng)VB是一個相對較好的選擇。2、關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的實現(xiàn)Access2000就是關(guān)系數(shù)據(jù)庫開發(fā)工具，數(shù)據(jù)庫能匯集各種信息以供查詢、存儲和檢索。Access的優(yōu)點在于它能使用數(shù)據(jù)表示圖或自定義窗體收集信息。數(shù)據(jù)表示圖提供了一種類似于Excel的電子表格，可以使數(shù)據(jù)庫一目了然。另外，Access允許創(chuàng)建自定義報表用于打印或輸出數(shù)據(jù)庫中的信息。Access也提供了數(shù)據(jù)存儲庫，可以使用桌面數(shù)據(jù)庫文件把數(shù)據(jù)庫文件置于網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器，與其他網(wǎng)絡(luò)用戶共享數(shù)據(jù)庫。Access是一種關(guān)系數(shù)據(jù)庫工具，關(guān)系數(shù)據(jù)庫是已開發(fā)的最通用的數(shù)據(jù)庫之一。如上所述，Access作為關(guān)系數(shù)據(jù)庫開發(fā)具備了許多優(yōu)點，可以在一個數(shù)據(jù)包中同時擁有桌面數(shù)據(jù)庫的便利和關(guān)系數(shù)據(jù)庫的強大功能。3、二者的結(jié)合（DBA）微軟的JET數(shù)據(jù)庫引擎提供了與數(shù)據(jù)庫打交道的途徑，我們是通過它以及VisualBasic來訪問數(shù)據(jù)庫并對其進行各種操作。VisualBasic、Access以及其他微軟的軟件產(chǎn)品都是通過共用JET數(shù)據(jù)庫引擎，從而給用戶提供了豐富的數(shù)據(jù)類型。DATA控件在數(shù)據(jù)庫中的信息與將信息顯示給用戶看的VisualBasic程序之間架起了一座橋梁。我們可以設(shè)置DATA控件的各個屬性，告訴它要調(diào)用那個數(shù)據(jù)庫的哪個部分。缺省情況下，DATA控件根據(jù)數(shù)據(jù)庫中的一個或多個數(shù)據(jù)表建立一個dynaset-type（動態(tài)集合）類型的記錄集合。一個記錄集合是動態(tài)的也就意味著，當原來的數(shù)據(jù)表中的容改變了以后，該記錄集合中的記錄也會隨之改變。DATA控件還提供了用來瀏覽不同記錄的各種跳轉(zhuǎn)按鈕。將DATA控件放置在窗體中之后，我們還必須在該控件與要處理的數(shù)據(jù)庫之間建立聯(lián)系。三、使用Access2000實現(xiàn)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫1、數(shù)據(jù)庫的概念數(shù)據(jù)庫是一種存儲數(shù)據(jù)并對數(shù)據(jù)進行操作的工具。數(shù)據(jù)庫的作用在于組織和表達信息，簡而言之，數(shù)據(jù)庫就是信息集合。計算機的數(shù)據(jù)庫可以分為兩類：非關(guān)系數(shù)據(jù)庫（flat-file）和關(guān)系數(shù)據(jù)庫（relational）。關(guān)系數(shù)據(jù)庫中包含了多個數(shù)據(jù)表的信息，數(shù)據(jù)庫含有各個不同部分的術(shù)語，象記錄、域等。2、新建一個數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建任何一個數(shù)據(jù)庫的第一步是仔細的規(guī)劃數(shù)據(jù)庫，設(shè)計必須是靈活的、有邏輯的。創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的過程被認為是數(shù)據(jù)模型設(shè)計。1）標識需要的數(shù)據(jù)；2）收集被標識的字段到表中；3）標識主關(guān)鍵字字段；4）繪制一個簡單的數(shù)據(jù)圖表；5）規(guī)范數(shù)據(jù)；6）標識指定字段的信息；7）創(chuàng)建物理表。3、修改已建的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫的修改分為：添加、編輯和刪除記錄。這三種操作均可由VisualBasic創(chuàng)建的程序來完成，下面的章節(jié)將詳細描述實現(xiàn)的具體方法。四、系統(tǒng)總體設(shè)計根據(jù)設(shè)計方案，本系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)框圖為（如下所示）：本系統(tǒng)所實現(xiàn)的主要功能為：可以進行文本操作；錄入一個數(shù)據(jù)庫項目；修改一個數(shù)據(jù)庫項目；查找一個數(shù)據(jù)庫信息；刪除一個數(shù)據(jù)庫信息；統(tǒng)計一個數(shù)據(jù)庫信息；查詢一個數(shù)據(jù)庫信息；預(yù)覽一個數(shù)據(jù)庫信息；編輯一個數(shù)據(jù)庫信息；打印一個數(shù)據(jù)庫信息；打印預(yù)覽一個數(shù)據(jù)庫信息；刷新一個數(shù)據(jù)庫信息；取消一個數(shù)據(jù)庫信息。數(shù)據(jù)打印根據(jù)實際數(shù)據(jù)操作流程，本城西數(shù)據(jù)的ER圖為（根據(jù)數(shù)據(jù)流程勾畫，下圖為示意圖）：數(shù)據(jù)打印檔案數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)修改、查詢用戶登錄→檔案的錄入→檔案的修改和查詢檔案數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)修改、查詢本系統(tǒng)所采用的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)：數(shù)據(jù)表：檔案表、用戶表。根據(jù)系統(tǒng)的需要，檔案表采用字段結(jié)構(gòu)為：編號標題發(fā)文部門發(fā)文號內(nèi)容發(fā)文日期字段類型自動編號字符字符字符備注日期是否索引是否否否否否登錄表結(jié)構(gòu)為：編號用戶名密碼五、分模塊設(shè)計7.1、檔案的系統(tǒng)維護：為提高系統(tǒng)的安全性，防止非法用戶進入本系統(tǒng)，本系統(tǒng)設(shè)有用戶登陸界面，并設(shè)立密碼，合法用戶可以在系統(tǒng)維護里面的用戶修改里面自行設(shè)立用戶名和密碼，系統(tǒng)默認用戶名為“admin”，密碼為“1234”。系統(tǒng)的用戶密碼更改界面如下：Edit.frmDimdbAsConnectionDimrsAsRecordsetPrivateSubCommand1_Click()OnErrorGoToerIfrs.State=adStateOpenThenrs.Closers.Open"登錄",db,1,3rs("用戶名")=Text1.Textrs("密碼")=Text2.Textrs.Update'rs.CloseMsgBox"修改成功！",vbOKOnly+vbExclamationUnloadMeExitSuber:MsgBox"有錯誤產(chǎn)生！",vbOKOnly+vbExclamationEndSubPrivateSubCommand2_Click()UnloadMeEndSubPrivateSubForm_Load()Text1.Text=login.userText2.Text=login.passwordSetdb=NewConnectiondb.CursorLocation=adUseClientdb.Open"PROVIDER=Microsof