標(biāo)準(zhǔn)解讀

《GB/T 29194-2012 電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》是一項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，旨在為電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用提供指導(dǎo)。該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備的基本功能，以確保電子文件從創(chuàng)建到銷毀整個(gè)生命周期內(nèi)的有效管理和利用。

根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，電子文件管理系統(tǒng)需支持的功能包括但不限于：

  • 文件收集：能夠自動(dòng)或手動(dòng)地將各類格式的電子文件導(dǎo)入系統(tǒng)中。
  • 元數(shù)據(jù)管理：對(duì)每份電子文件附加必要的描述信息（即元數(shù)據(jù)），以便于檢索和管理。
  • 分類存儲(chǔ)：按照一定的規(guī)則對(duì)電子文件進(jìn)行分類，并妥善保存于指定位置。
  • 權(quán)限控制：根據(jù)不同用戶的需求設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，保證信息安全的同時(shí)也便于共享。
  • 版本控制：記錄并管理電子文件的不同版本，便于追蹤修改歷史。
  • 檢索查詢：提供強(qiáng)大的搜索功能，讓用戶可以快速準(zhǔn)確地找到所需文件。
  • 在線瀏覽：允許用戶直接通過(guò)系統(tǒng)界面查看各種類型的電子文檔，而無(wú)需下載至本地。
  • 安全保護(hù)：采取加密等技術(shù)手段保護(hù)電子文件免受非法訪問(wèn)、篡改或破壞。
  • 長(zhǎng)期保存：確保重要電子文件能夠在長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)保持可讀性及完整性。
  • 歸檔與遷移：對(duì)于不再頻繁使用的老文件實(shí)施歸檔處理；當(dāng)系統(tǒng)升級(jí)時(shí)，能夠順利將現(xiàn)有數(shù)據(jù)遷移到新環(huán)境中。


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....

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  • 現(xiàn)行
  • 正在執(zhí)行有效
  • 2012-12-31 頒布
  • 2013-06-01 實(shí)施
?正版授權(quán)
GB/T 29194-2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求_第1頁(yè)
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文檔簡(jiǎn)介

ICS35040

A14.

中華人民共和國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)

GB/T29194—2012

電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

Generalfunctionalrequirementsforelectronicrecordsmanagementsystem

2012-12-31發(fā)布2013-06-01實(shí)施

中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局發(fā)布

中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)

GB/T29194—2012

目次

前言…………………………

Ⅲ

引言…………………………

Ⅳ

范圍………………………

11

規(guī)范性引用文件…………………………

21

術(shù)語(yǔ)和定義………………

31

總則………………………

44

系統(tǒng)定位……………

4.14

功能架構(gòu)……………

4.24

文件聚合模型………………………

4.35

文件信息模型………………………

4.45

法律法規(guī)遵從………………………

4.57

基本功能要求……………

57

文件管理配置………………………

5.17

文件管理業(yè)務(wù)………………………

5.211

安全管理……………

5.327

系統(tǒng)管理……………

5.430

可選功能要求……………

631

數(shù)字化文件的管理…………………

6.131

多載體文件管理……………………

6.232

離線利用……………

6.333

接口管理……………

6.434

工作流………………

6.534

性能要求……………

6.635

參考文獻(xiàn)……………………

36

Ⅰ

GB/T29194—2012

前言

本標(biāo)準(zhǔn)按照給出的規(guī)則起草

GB/T1.1—2009。

本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家密碼管理局提出并歸口

。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議辦公室中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

:、。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人任守信錢毅劉越男梁凱李澤鋒

:、、、、。

Ⅲ

GB/T29194—2012

引言

電子文件是指機(jī)關(guān)團(tuán)體企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中通過(guò)計(jì)

(Electronicrecords)、、,

算機(jī)等電子設(shè)備形成辦理傳輸和存儲(chǔ)的文字圖表圖像音頻視頻等不同形式的信息記錄電子文

、、、、、、。

件記錄了各種公務(wù)活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果其真實(shí)性完整性可用性和安全性必須得到維護(hù)和保障電子

,、、。

文件生命周期中的任何管理行為均應(yīng)以維護(hù)文件與業(yè)務(wù)活動(dòng)文件之間以及文件組成部分之間的聯(lián)系

、

為基本原則這些管理行為最終都要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)電子文件管理系統(tǒng)

,。(Electronicrecords

是應(yīng)用于電子文件形成單位的旨在捕獲電子文件并實(shí)施維護(hù)利用和處

managementsystem,ERMS),、

置的專業(yè)系統(tǒng)

。

為指導(dǎo)電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)和使用提升系統(tǒng)環(huán)境下文件管理的規(guī)范化水平現(xiàn)借鑒國(guó)際上同

,,

類標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合我國(guó)電子文件管理實(shí)際制定本標(biāo)準(zhǔn)

,,。

Ⅳ

GB/T29194—2012

電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

1范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了電子文件管理系統(tǒng)通用的功能性

(Electronicrecordsmanagementsystem,ERMS)

要求不包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施的具體要求不規(guī)定實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)功能的平臺(tái)和具體技術(shù)不規(guī)定詳細(xì)的實(shí)施

,,,

細(xì)則也不規(guī)定系統(tǒng)測(cè)試相關(guān)事項(xiàng)

,。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于機(jī)關(guān)團(tuán)體企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的建設(shè)使用和評(píng)估

、、、,

適用于相關(guān)企業(yè)和科研院所開展相關(guān)的科研和教學(xué)活動(dòng)

。

2規(guī)范性引用文件

下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的凡是注日期的引用文件僅注日期的版本適用于本文

。,

件凡是不注日期的引用文件其最新版本包括所有的修改單適用于本文件

。,()。

電子文件歸檔與管理規(guī)范

GB/T18894

檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

DA/T1—2000

歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22—2000

紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范

DA/T31—2005

公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則

DA/T32—2005

電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

DA/T38—2008

文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案

DA/T46—2009

版式電子文件長(zhǎng)期保存格式需求

DA/T47—2009

基于的電子文件封裝規(guī)范

DA/T48—2009XML

信息安全等級(jí)保護(hù)管理辦法公通字號(hào)

(〔2007〕43)

信息與文獻(xiàn)文件管理第部分通則

ISO15489-1:20011:(Informa

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