電子文件管理辦法

CJRDC華電新疆發(fā)電有限公司昌吉熱電廠企業(yè)標準 QW/01.03.00.0402－2012_________________________________________________________________________________________電子文件管理辦法2012—03—發(fā)布2012—03—實施————————————————————————————————華電新疆發(fā)電有限公司昌吉熱電廠發(fā)布前言為了規(guī)范華電新疆發(fā)電有限公司昌吉熱電廠具有保存價值的電子文件的管理工作，特制定《電子文件管理辦法》。本辦法由華電新疆發(fā)電有限公司昌吉熱電廠標準化管理委員會提出。本辦法由華電新疆發(fā)電有限公司昌吉熱電廠廠長辦公室歸口管理并負責解釋。本辦法由華電新疆發(fā)電有限公司昌吉熱電廠廠長辦公室負責起草。本辦法主要起草人：黃玲審核：彌惠萍審定：鄧紅周審批：水海波本辦法首次發(fā)布于2012年3月。最新可編輯word文檔最新可編輯word文檔最新可編輯word文檔電子文件管理辦法1范圍本辦法規(guī)定了華電新疆發(fā)電有限公司昌吉熱電廠(以下簡稱為我廠)電子文件的管理職能、管理內(nèi)容與要求，檢查與考核。本辦法適用于我廠電子文件的歸檔與管理。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本辦法的引用而成為本辦法的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本辦法，然而，鼓勵根據(jù)本辦法達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本辦法。DA/T22-2008《電子文件歸檔與管理規(guī)范》DA/T31-2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《中國華電集團公司電子文件管理辦法》3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標準：3.1電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。3.2歸檔電子文件指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。4管理內(nèi)容與要求4.1總則4.1.1制定本辦法的目的是加強對公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的管理。4.1.2電子文件形成部門時應有嚴格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。4.1.3電子文件形成部門應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。4.1.4具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，電子文件形成部門必須制成紙質(zhì)文件。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本。4.1.5我廠電子文件管理應在執(zhí)行《中國華電集團公司電子文件管理辦法》的基礎(chǔ)上，嚴格執(zhí)行我廠的《電子文件管理辦法》。4.2電子文件的真實性、完整性和有效性保證4.2.1電子文件形成部門應建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應的技術(shù)措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范4.2.1.1登記處理過程中相互銜接的各類責任者（如審核者、簽發(fā)者等）。4.2.1.2登記處理過程中的各類操作者（收文者、存儲管理者等）。4.2.1.3登記處理過程中產(chǎn)生的責任憑證信息（批示、簽名等）。4.2.2應采取可靠的安全防護技術(shù)措施，保證電子文件的真實性4.2.2.1建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。4.2.2.2設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等。4.2.2.3對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標記。4.2.2.4對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。4.2.3電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。4.3電子文件的收集與積累4.3.1收集積累要求4.3.1.1記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。4.3.1.2當公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，電子文件形成部門應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。4.3.1.3對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責任的電子文件，電子文件形成部門應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。4.3.1.4對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，電子文件形成部門收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。4.3.1.5對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，電子文件形成部門收集時應將其轉(zhuǎn)換成通用格式。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。4.3.1.6對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，電子文件形成部門收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。4.3.1.7對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，電子文件形成部門應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。4.3.1.8對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，電子文件形成部門應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。4.3.1.9對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，電子文件形成部門應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應連同專用軟件一并收集。4.3.1.10計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。4.3.1.11電子文件形成部門應制作電子文件的備份。4.3.2電子文件的登記4.3.2.1電子文件稿本代碼：M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件。4.3.2.2電子文件類別代碼：Ｔ—文本文件；Ｉ—圖像文件；Ｇ—圖形文件；Ｖ—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈結(jié)文件;Ｐ—程序文件；Ｄ—數(shù)據(jù)文件。4.4電子文件的歸檔4.4.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。4.4.2鑒定4.4.2.1電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。4.4.2.2歸檔前應由文件形成單位按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附件1所示）。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。4.4.2.3電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的背景信息和元數(shù)據(jù)。4.4.2.4電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應當與內(nèi)容信息的保管期限一致。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識。4.4.3歸檔時間邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。4.4.4檢測在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。4.4.5歸檔電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔4.4.5.1邏輯歸檔將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。4.4.5.2物理歸檔4.4.5.2.1凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔。4.4.5.2.2把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。4.4.5.2.3本標準推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。4.4.5.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、類別號、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。4.4.5.2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。4.5歸檔電子文件的整理4.5.1歸檔電子文件的整理按DA/T22-2008《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定的要求進行。4.5.2歸檔電子文件以件為單位整理。4.5.3同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度—機構(gòu)(問題)或保管期限—機構(gòu)(問題)等分類方案進行分類。4.5.4將著錄結(jié)果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄。4.6歸檔電子文件的移交、接收與保管4.6.1移交、接收與保管要求對歸檔電子文件，應按有關(guān)規(guī)定進行認真檢驗。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進行，但仍需履行相應的手續(xù)。4.6.2移交、接收檢驗4.6.2.1文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接。4.6.2.2檢驗項目如下：——載體有無劃痕，是否清潔；——有無病毒；——核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；——對特殊格式的電子文件，應核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。4.6.2.3檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作，并再次對其進行檢驗。4.6.3移交手續(xù)檔案保管部門驗收合格，完成登記環(huán)節(jié)。電子文件登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。電子文件登記表詳見附件2所示。4.6.4保管要求歸檔電子文件的保管除應符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應符合下列條件:a)歸檔載體應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；c)存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；d)環(huán)境溫度選定范圍：17℃～20℃；相對濕度選定范圍：35%～45%。歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件。4.6.5有效性保證 4.6.5.1歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門均應對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進行檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內(nèi)容的載體應按保密要求進行處置。4.6.5.2對光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。4.6.5.3對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。4.6.6利用4.6.6.1歸檔電子文件的封存載體不應外借。未經(jīng)批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件。4.6.6.2利用時應使用拷貝件。4.6.6.3利用時應遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。4.6.6.4利用者對歸檔電子文件的使用應在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。4.6.7歸檔電子文件的鑒定銷毀4.6.7.1歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)后實施。4.6.7.2屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。4.6.8統(tǒng)計檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。4.7附件4.7.1附件1：歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表。4.7.2附件2：電子文件登記表。5檢查與考核5.1廠長辦公室對全廠電子文件的管理工作實施日常監(jiān)督和不定期檢查。5.2對違反規(guī)定的部門根據(jù)具體情