管理學(xué)課件-商務(wù)秘書(shū)工作概述

商務(wù)秘書(shū)工作概述

1、商務(wù)秘書(shū)涵義、職業(yè)特征2、商務(wù)秘書(shū)職能3、商務(wù)秘書(shū)工作內(nèi)容、性質(zhì)第一節(jié)商務(wù)秘書(shū)的涵義秘書(shū)是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主）實(shí)施管理的人員。商務(wù)秘書(shū)則指在工商企業(yè)擔(dān)任秘書(shū)職務(wù)的人員?？蓮娜齻€(gè)角度來(lái)理解:秘書(shū)服務(wù)的根本對(duì)象是領(lǐng)導(dǎo)者（或雇主）秘書(shū)活動(dòng)的基本方式是處理信息和事務(wù)秘書(shū)活動(dòng)的根本性質(zhì)是輔助性商務(wù)秘書(shū)各種稱謂打字員、文秘、文書(shū)、文員、辦公室主任等。XX主管（行政主管、培訓(xùn)主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）

服務(wù)的直接性和穩(wěn)定性知識(shí)化和專(zhuān)業(yè)化年輕化和女性化商務(wù)秘書(shū)的職業(yè)特征1、輔助決策2、協(xié)調(diào)關(guān)系3、處理信息4、辦理事務(wù)第二節(jié)商務(wù)秘書(shū)的職能1、輔助決策（1）輔助決策：在決策過(guò)程中，在知識(shí)（包括理論）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和時(shí)效性。（2）輔助決策的特征內(nèi)容的綜合性時(shí)間的經(jīng)常性環(huán)節(jié)的全過(guò)程性（3）輔助決策的原則超前原則定位原則信息原則諫諍原則（4）輔助決策的過(guò)程協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)確定目標(biāo)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)方案協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)評(píng)優(yōu)選優(yōu)協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施反饋

2、協(xié)調(diào)關(guān)系（1）協(xié)調(diào)：秘書(shū)人員在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺(jué)地調(diào)整各類(lèi)組織、各項(xiàng)工作、各個(gè)人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)趨向同步化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的行為過(guò)程。（2）協(xié)調(diào)關(guān)系的特征從屬性廣泛性間接性（3）協(xié)調(diào)關(guān)系的原則政策指導(dǎo)客觀公正平等協(xié)商注重整體靈活適度（4）協(xié)調(diào)關(guān)系的過(guò)程摸清情況找出癥結(jié)恰當(dāng)協(xié)調(diào)督促落實(shí)檢查反饋3、處理信息

（1）處理信息的含義信息是指客觀存在的一切事物通過(guò)物質(zhì)載體發(fā)出信號(hào)、消息、情報(bào)、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價(jià)值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號(hào)中的內(nèi)容。（2）處理信息的原則及時(shí)性、保真性、適用性、預(yù)測(cè)性原則（3）處理信息的內(nèi)容歷史、上級(jí)、內(nèi)部、公眾、社會(huì)信息（4）處理信息的過(guò)程信息收集、加工、傳遞、反饋、儲(chǔ)存

4、辦理事務(wù)（1）事務(wù)：一切同領(lǐng)導(dǎo)工作有關(guān)的日常具體工作（2）辦理事務(wù)的特征綜合性服務(wù)性繁瑣性突擊性（3）辦理事務(wù)的原則被動(dòng)中求主動(dòng)原則中求靈活繁雜中求規(guī)范（4）辦理事務(wù)的程序自然程序理論程序指令程序法定程序技術(shù)程序習(xí)慣程序

日常事務(wù)管理（辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理）

接待事務(wù)（來(lái)訪接待、安排服務(wù)等）

會(huì)議事務(wù)（會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議文件的處理等）信訪事務(wù)（群眾的來(lái)信來(lái)訪或顧客的投訴處理等）

調(diào)查研究事務(wù)（搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇）文書(shū)檔案事務(wù)（文書(shū)撰寫(xiě)、制作、處理和檔案管理）

寫(xiě)作事務(wù)（各種文體的寫(xiě)作）

協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門(mén)、人際關(guān)系等)

督察工作（督促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況）

其他任務(wù)

第三節(jié)商務(wù)秘書(shū)的工作內(nèi)容新時(shí)期的商務(wù)秘書(shū)工作四個(gè)轉(zhuǎn)變四項(xiàng)工作四項(xiàng)技能四種水平四個(gè)轉(zhuǎn)變

1.從單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)；4.從憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。四項(xiàng)工作辦商：策劃、執(zhí)行辦文：寫(xiě)文、收文、發(fā)文辦會(huì)：會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后辦事：常規(guī)、臨時(shí)四項(xiàng)技能輔助決策技能處理事務(wù)技能協(xié)調(diào)關(guān)系技能檢查督辦技能四種水平認(rèn)識(shí)水平表達(dá)水平公關(guān)水平禮儀水平商務(wù)秘書(shū)工作的性質(zhì)根本性質(zhì)：輔助性輔助性是秘書(shū)部門(mén)天生的屬性輔助性是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)秘書(shū)工作的必然要求輔助性是由秘書(shū)部門(mén)在管理體系中的地位所決定的秘書(shū)工作的特征

1.中介性

“紐帶”和“橋梁”，也決定了秘書(shū)工作輔助性工作。

2.直接性在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上。

3.全面性體現(xiàn)在職能輔助的全面性上體現(xiàn)在過(guò)程輔助的全面性上4.服務(wù)性“上管天文地理，下管雞毛蒜皮?！薄皼](méi)大沒(méi)小，沒(méi)完沒(méi)了。"5.被動(dòng)性秘書(shū)人員一定要不越權(quán)、不越職。秘書(shū)應(yīng)在輔助性被動(dòng)性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性。6.潛隱性活動(dòng)名義的假借性活動(dòng)過(guò)程的幕后性勞動(dòng)成果的潛在性7.機(jī)密性附1：秘書(shū)職業(yè)資格申報(bào)條件

初級(jí)：(1)從事秘書(shū)職業(yè)一年以上；(2)經(jīng)兩年以上秘書(shū)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。中級(jí)：(1)具有本職業(yè)初級(jí)資格一年以上；(2)從事秘書(shū)職業(yè)三年以上；(3)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)大專(zhuān)畢業(yè)并從事秘書(shū)工作一年以上。高級(jí)：(1)具有本職業(yè)中級(jí)資格并從事秘書(shū)職業(yè)五年以上；(2)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)大學(xué)畢業(yè)并從事秘書(shū)工作兩年以上。

附2：秘書(shū)職業(yè)資格鑒定內(nèi)容

知識(shí)部分: