公文“請(qǐng)示”與“請(qǐng)批函”的比較

摘要：“請(qǐng)示”、“函”是各級(jí)單位、組織行政管理中經(jīng)常使用的兩種公文。兩個(gè)文種盡管適用范圍相同，但因行文關(guān)系不同，所以在處理事務(wù)、受理機(jī)關(guān)、行文語(yǔ)氣和行文格式等方面有明顯的區(qū)別。本文將以“請(qǐng)示”與“請(qǐng)批函”的關(guān)系為例，通過(guò)辨析二者使用上的差異，以便我們?cè)诠ぷ髦懈眠x用“批復(fù)”與“審批事項(xiàng)的函'、“報(bào)告”與“提出建議的函”提高行政公文的使用效率。關(guān)鍵詞:請(qǐng)示;請(qǐng)批函；比較“請(qǐng)示”與“函”是各級(jí)單位、組織行政管理中經(jīng)常使用的兩種公文。“請(qǐng)批函”是“函”的一種，它是以函的形式請(qǐng)求批準(zhǔn)和審批事項(xiàng)?！罢?qǐng)批函”又分請(qǐng)求批準(zhǔn)的函和批準(zhǔn)回復(fù)的函?！罢?qǐng)示”與“請(qǐng)批函”的聯(lián)系在于二者有相同的適用范圍。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（2000版）規(guī)定：“請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)”；“函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求審批和答復(fù)審批事項(xiàng)”?！罢?qǐng)示”與“請(qǐng)批函”在適用范圍的相同點(diǎn)就是：請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)；但不同的是:“請(qǐng)示”是向有隸屬關(guān)系的上級(jí)行文，在行文關(guān)系上屬上行文；“請(qǐng)批函”是向沒(méi)有隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門或職能單位行文，從行文關(guān)系上看多數(shù)為平行文。“請(qǐng)示”與“請(qǐng)批函”的關(guān)系在13種公文中具有代表性。由于行文關(guān)系不同，同樣是審批事項(xiàng)，有隸屬關(guān)系的單位，用“批復(fù)”；沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位，用“函”；同樣是反映情況、提出建議，有隸屬關(guān)系的單位，用“報(bào)告”，沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位，用“函”。與“請(qǐng)示”同“請(qǐng)批函”的關(guān)系一樣，“批復(fù)”與“審批事項(xiàng)的函V“報(bào)告”與“提出建議的函”之間，也由于行文關(guān)系不同，在處理事務(wù)、受理機(jī)關(guān)、行文語(yǔ)氣和行文格式等方面有明顯的區(qū)別。因此，本文將以“請(qǐng)示”與“請(qǐng)批函”的關(guān)系為例，辨析二者使用上的不同，以便我們?cè)谥瓢l(fā)公文的過(guò)程中，恰當(dāng)選用文種，正確使用格式。一、 處理事務(wù)比較根據(jù)行政管理中“誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，隸屬關(guān)系決定了公文的受理機(jī)關(guān)，所以，“請(qǐng)示”與“請(qǐng)批函”中處理事務(wù)的性質(zhì)是不同的。請(qǐng)示單位與受理機(jī)關(guān)具有隸屬關(guān)系，請(qǐng)示單位可就黨務(wù)、政務(wù)、人事、財(cái)務(wù)等方面的工作向具有行政管轄權(quán)的上級(jí)機(jī)關(guān)提出請(qǐng)求。如某高?？上蛟撌〗逃龔d就增設(shè)院系、增開(kāi)專業(yè)、增加編制、經(jīng)費(fèi)使用和分配制度改革等人、財(cái)、物方面的事項(xiàng)提出申請(qǐng)。而制發(fā)“請(qǐng)批函”的單位與受理機(jī)關(guān)沒(méi)有隸屬關(guān)系，意味著受理機(jī)關(guān)不具有行政管轄權(quán)，只是因政府授權(quán)，對(duì)某一專項(xiàng)工作具有管理審批的職權(quán)。請(qǐng)批單位會(huì)就本單位、本系統(tǒng)無(wú)權(quán)自行決定的事項(xiàng)，向受理機(jī)關(guān)報(bào)批。如某高校要新建圖書(shū)館，會(huì)因占用土地向土地管理部門去函申請(qǐng)使用權(quán)；也會(huì)就該建筑性質(zhì)、規(guī)模向城市規(guī)劃部門去函申請(qǐng)建設(shè)權(quán)；還會(huì)因增加用水、用電、取暖等設(shè)施向有關(guān)管理部門申請(qǐng)?jiān)黾邮褂昧康鹊取６?受理機(jī)關(guān)比較“請(qǐng)示”與“請(qǐng)批函”盡管都是用于請(qǐng)求審批事項(xiàng)的公文，但因處理事務(wù)的性質(zhì)不同，兩種公文的受理機(jī)關(guān)也有區(qū)別。，請(qǐng)示'是上行文，是單位或組織向有行政隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、請(qǐng)示批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文?！罢?qǐng)示”的受理機(jī)關(guān)，即主送機(jī)關(guān)，是與請(qǐng)示單位有行政隸屬關(guān)系或管轄關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)，如某省政府向國(guó)務(wù)院申請(qǐng)將某風(fēng)景名勝區(qū)列為國(guó)家級(jí)重點(diǎn)風(fēng)景區(qū)；某省教育廳向教育部申請(qǐng)某專科學(xué)校晉升為本科院校；某高校向省教育廳申請(qǐng)?jiān)鲈O(shè)某專業(yè)等等?！罢?qǐng)批函”是平行文，是單位、組織向沒(méi)有隸屬關(guān)系的職能單位或部門，請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的公文?！罢?qǐng)批函”的受理機(jī)關(guān)是對(duì)函中的請(qǐng)示事項(xiàng)有審批權(quán)限的主管單位或職能部門，如某省文化廳向某省教育廳申請(qǐng)舉辦某專業(yè)證書(shū)班;某企業(yè)向某工商管理部門申請(qǐng)營(yíng)業(yè)執(zhí)照；某高校向某城市建設(shè)規(guī)劃部門申請(qǐng)興建圖書(shū)館等等。“請(qǐng)示”的受理機(jī)關(guān)與請(qǐng)示單位通常同屬于一個(gè)系統(tǒng)，如教育系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)、公安系統(tǒng)等，或一個(gè)系列，如政府系列、黨委系列等。因局限在系統(tǒng)內(nèi)，所以受理機(jī)關(guān)的范圍窄；“請(qǐng)批函”的受理機(jī)關(guān)與發(fā)文單位一般不同屬于一個(gè)系統(tǒng)或一個(gè)系列，處理事務(wù)繁雜，所以其受理機(jī)關(guān)范圍廣。三、 行文語(yǔ)氣比較行政公文具有政策性、執(zhí)行性，對(duì)公文語(yǔ)言要求很高，不僅要比一般事務(wù)文書(shū)的語(yǔ)言更規(guī)范、簡(jiǎn)練，而且還要等得體、恰當(dāng)，所以“請(qǐng)示”與“請(qǐng)批函”行文關(guān)系不同，受理機(jī)關(guān)不同，行文語(yǔ)氣也不相同。作為上行文，“請(qǐng)示”行文語(yǔ)氣的特點(diǎn)是謙恭、征詢的，具體表現(xiàn)在行文中的用詞和結(jié)束用語(yǔ)兩個(gè)方面：（一） 行文中的用詞。“請(qǐng)示”是事前行文，請(qǐng)示單位就自己沒(méi)有決定權(quán)的事項(xiàng)向上級(jí)陳述，得到上級(jí)批準(zhǔn)后才能實(shí)施，所以行文中的用詞，即要注意時(shí)態(tài)，又要注意權(quán)限，不能直接用“要求”、“決定”、“計(jì)劃”等詞，而應(yīng)選用“請(qǐng)求”、“擬定”、“打算”等詞。（二） 結(jié)束用語(yǔ)?！罢?qǐng)示”的結(jié)束用語(yǔ)中常用“妥否”、“當(dāng)否”“可否”等詞，從征詢、恭請(qǐng)上級(jí)意見(jiàn)的角度結(jié)束全文。作為平行文，因受理單位是不相隸屬的職能部門，其行政級(jí)別可能與來(lái)函單位平級(jí)，或高于、低于自己，因此無(wú)論是去函，還是復(fù)函，“請(qǐng)批函”的行文語(yǔ)氣比上行文、下行文的語(yǔ)氣都平易、客氣得多。去函中多用商請(qǐng)的語(yǔ)氣，表現(xiàn)在結(jié)束用語(yǔ)上，如“當(dāng)否，請(qǐng)予批準(zhǔn)”或“請(qǐng)予批準(zhǔn)為荷”等等；而受理單位在回復(fù)中，也與下行文“批復(fù)”的行文語(yǔ)氣不同，引述來(lái)文時(shí)，“批復(fù)”用“你單位《關(guān)于……請(qǐng)示》收悉”；批準(zhǔn)回復(fù)的函用“貴單位《關(guān)于……的函》收悉”。回復(fù)意見(jiàn)時(shí)，“批復(fù)”中常用“經(jīng)研究，同意你單位……”或“現(xiàn)將意見(jiàn)批復(fù)如下……”，之后還可能交待批復(fù)的依據(jù)和執(zhí)行要求，明確地表現(xiàn)出上下級(jí)關(guān)系。而復(fù)函中，則常用“函復(fù)如下……”或“經(jīng)審核，確認(rèn)符合……，準(zhǔn)予……”等，只需就問(wèn)作答，明確回復(fù)的意見(jiàn)即可。四、 行文格式比較“請(qǐng)示”與“請(qǐng)批函”雖然都是常用的公文，但因行文關(guān)系不同，選用的行文格式不同?！罢?qǐng)示”只采用公文格式類型中的基本格式一一文件式，常用的格式項(xiàng)目有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)等；“請(qǐng)批函”多采用公文格式類型中的特定格式一一信函式，常用的格式項(xiàng)目有發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、武文線、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送機(jī)關(guān)等。兩種行文格式，不僅項(xiàng)目組成不同，而且標(biāo)注的順序、位置要求也不一樣。作為上行文，請(qǐng)示使用的“文件式”格式，有以下幾個(gè)特殊要求：其一，眉首部分除了“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”和“發(fā)文字號(hào)”，還有“簽發(fā)人”，并且因多此一項(xiàng)，“發(fā)文字號(hào)”的位置，由“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”的下方，變?yōu)槠渥笙路?，而其右下方?biāo)注“簽發(fā)人”。其二，眉首部分“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)”的位置要標(biāo)注在距版心上邊緣80mm處，留出空白，便于領(lǐng)導(dǎo)閱后批示。與“文件式”比較，“信函式”的各式有自己的特點(diǎn)：一是“信函式”眉首部分只有一項(xiàng)，即“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)，且只需注明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，不寫“文件”二字，其權(quán)威性和執(zhí)行性與“文件式”有了程度上的差異。二