GJB文件控制程序

文獻(xiàn)控制程序公布日期：3月1日實(shí)施日期：6月1日審簽單序號職責(zé)簽名日期1編制.62審核3批準(zhǔn) 發(fā)放狀態(tài)統(tǒng)計序號持文部門份數(shù)分發(fā)號文檔格式備注1總經(jīng)理1/電子版2管代1/電子版3綜合管理部101紙制版4生產(chǎn)制造中心102紙制版5計劃財務(wù)部103紙制版6技術(shù)質(zhì)量部104紙制版7經(jīng)營發(fā)展部105紙制版修訂統(tǒng)計文獻(xiàn)名稱文獻(xiàn)控制工序文獻(xiàn)編號AW/QP-01序號更改章節(jié)更改日期更改單編號更改后標(biāo)記1.目的與范疇對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)進(jìn)行管控制，確保各有關(guān)場合使用文獻(xiàn)的有效和合用。本程序合用于公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)的控制管理，涉及電子媒介形式的文獻(xiàn)資料。2.術(shù)語和定義本程序采用GB/T19000-《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》、GJB9001C-《質(zhì)量管理體系規(guī)定》及GJB1405A-《裝備質(zhì)量管理術(shù)語》確立的術(shù)語和定義。3職責(zé)3.1內(nèi)部文獻(xiàn)（編制、審核、同意）權(quán)責(zé)表文獻(xiàn)層級文獻(xiàn)類別編制審核同意收發(fā)控制質(zhì)量方針、質(zhì)量目的管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理綜合管理部一級質(zhì)量手冊技術(shù)質(zhì)量部管理者代表總經(jīng)理二級程序文獻(xiàn)技質(zhì)部組織三級管理原則有關(guān)部門或科室部門最高領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理崗位闡明書部門或科室主管部門主管副總作業(yè)規(guī)范或指導(dǎo)書部門或科室主管部門主管副總各部門文獻(xiàn)管控人員技術(shù)資料/設(shè)計文獻(xiàn)部門最高領(lǐng)導(dǎo)管理者代表四級統(tǒng)計/表單隨對應(yīng)的二、三級文獻(xiàn)一同審批其它外來文獻(xiàn)有關(guān)部門及部門主管注：1.設(shè)計和工藝文獻(xiàn)為四級簽字，即經(jīng)審核后須由檢查部門（必要時還可增加其它有關(guān)部門）進(jìn)行會簽，以確保文獻(xiàn)的合用性和可實(shí)施性。2.程序文獻(xiàn)由各職能部門負(fù)責(zé)自行編寫，技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)檢查內(nèi)容的完整規(guī)范性，合格后上報管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理同意后生效。3.2綜合管理部重要負(fù)責(zé)對公司一二層級文獻(xiàn)、管理性文獻(xiàn)、內(nèi)外公文解決、外來法律法規(guī)類等文獻(xiàn)的管理、控制和銷毀工作。3.3按照“誰主管，誰負(fù)責(zé)”的原則，各部門主管負(fù)責(zé)組織對本部門有關(guān)業(yè)務(wù)信息的收集、分析整頓、編制、傳遞和妥善保護(hù)，并對所提供的成文信息進(jìn)行審核。3.4各部文獻(xiàn)管控人員負(fù)責(zé)對本部門或有關(guān)的成文信息的管理、控制和銷毀工作。4.定義與分類公司環(huán)境和質(zhì)量文獻(xiàn)包含（但不僅限于）有：手冊、程序、作業(yè)規(guī)范/指導(dǎo)書、表單；技術(shù)類文獻(xiàn)、測試/實(shí)驗(yàn)/檢查數(shù)據(jù)報告、多個變更文獻(xiàn)及公司各類經(jīng)營管理原則、工作原則等。4.1按文獻(xiàn)性質(zhì)分類4.1.1一級文獻(xiàn)---手冊質(zhì)量手冊：是形成文獻(xiàn)的質(zhì)量方針、目的和管理方案，規(guī)定管理體系文獻(xiàn)的基本構(gòu)造及其互相之間的作用。管理手冊：是環(huán)境/職業(yè)健康安全管理的大綱性文獻(xiàn)（使用執(zhí)行Q/8DJH1001-中航西安制動下發(fā)的環(huán)境/職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)文獻(xiàn)原則）。4.1.2二級文獻(xiàn)---程序程序文獻(xiàn)：是手冊的支持性文獻(xiàn)，也是體系運(yùn)行的基本文獻(xiàn)，用于各項(xiàng)體系要素及所涉及的活動的目的、范疇、職責(zé)、控制規(guī)定等。4.1.3三級文獻(xiàn)---作業(yè)規(guī)范、原則作業(yè)文獻(xiàn)：分為管理類、技術(shù)類和行政類文獻(xiàn)。具體以下：a）管理類文獻(xiàn)：如質(zhì)量策劃形成的文獻(xiàn)涉及質(zhì)量計劃、崗位職責(zé)、規(guī)章制度等文獻(xiàn)，以及原則和顧客規(guī)定而形成的其它管理性文獻(xiàn)；b）技術(shù)類文獻(xiàn)：如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書、產(chǎn)品原則、檢查準(zhǔn)則、實(shí)驗(yàn)規(guī)程，以及其它有關(guān)產(chǎn)品生產(chǎn)過程中的技術(shù)文獻(xiàn)；c）行政性文獻(xiàn)：如與質(zhì)量管理體系有關(guān)的聘任書、獎罰通報等。4.1.4四級文獻(xiàn)---統(tǒng)計/表單統(tǒng)計/表單：應(yīng)使用固定格式，有表單編號及版本管控，用以質(zhì)量、環(huán)境及有關(guān)數(shù)據(jù)、資訊的收集和傳遞，以控制作業(yè)過程或證明作業(yè)符合規(guī)定的文獻(xiàn)統(tǒng)計。4.1.5其它---外來文獻(xiàn)各個單位因業(yè)務(wù)需求所使用的各類法律法規(guī)、行業(yè)原則、顧客提供的圖樣及知識產(chǎn)權(quán)類資料和第三方提供的有關(guān)資料或證明文獻(xiàn)等。4.2按文獻(xiàn)載體分類：a)紙介質(zhì)文獻(xiàn)；b)非紙介質(zhì)文獻(xiàn)。5工作程序5.1文獻(xiàn)的編制5.1.1書寫規(guī)定5.1.1.1二、三級程序和管理性文獻(xiàn)根據(jù)下列標(biāo)題模式編寫：（1）目的和范疇；（2）引用文獻(xiàn)；（3）權(quán)責(zé)；（4）定義（也可根據(jù)實(shí)際需求編寫標(biāo)題）；（5）工作程序；（6）有關(guān)文獻(xiàn)；（7）有關(guān)表單；（8）附錄。5.1.1.2文獻(xiàn)頁次格式：表單格式采用“第X頁共X頁”；文章頁碼：新版文獻(xiàn)的頁碼依次為：1、2、3…等，當(dāng)某頁的內(nèi)容發(fā)生更改,需要換頁時該頁碼標(biāo)注依次為：1A、1B；2A、2B…等。5.1.1.3標(biāo)題格式文章層次普通不超出四級，其標(biāo)題均在文章左側(cè)頂格書寫，“層級下列”標(biāo)題首字與上級標(biāo)題空兩格對其，字體規(guī)格以下所示：第一級---“1.”---“序號和標(biāo)題”內(nèi)容均為黑體“四號”字，字體左側(cè)頂格；第二級---“1.1”---“序號”為黑體“四號”字，“標(biāo)題”為宋體正文“小四”字；第三級---“1.1.1”---“序號”為黑體“小四”字，“標(biāo)題”為宋體正文“小四”字；第四級---“1.1.1.1”---“序號”為黑體“小四”字，“標(biāo)題”為宋體正文“小四”字；層級下列：普通先“a），b），c）……”，再“1），2），3）……”以這類推，字體為宋體“小四”號字。5.1.2文獻(xiàn)的制訂需經(jīng)“3.1權(quán)責(zé)表”有關(guān)權(quán)責(zé)主管核準(zhǔn)后方可實(shí)施，以確保文獻(xiàn)的必要、充足、完整性和適應(yīng)性。5.2文獻(xiàn)的編號5.2.1文獻(xiàn)類型代碼文獻(xiàn)類型質(zhì)量手冊程序文獻(xiàn)作業(yè)規(guī)范/指導(dǎo)書技術(shù)質(zhì)量文獻(xiàn)代碼QMQPSPSOP文獻(xiàn)類型外來文獻(xiàn)管理原則崗位闡明公司代碼用（XX）表達(dá)；文獻(xiàn)代碼WLMSJS5.2.2部門代碼部門管理者代表綜合管理部經(jīng)營管理部計劃財務(wù)部技術(shù)質(zhì)量部部門代號MCZHJYCWJZ部門研發(fā)中心生產(chǎn)制造中心21車間51車間保密辦部門代號YFZZ2151BM5.2.3編號規(guī)則a)編號字體使用規(guī)定：“3.1內(nèi)部文獻(xiàn)（編制、審核、同意）權(quán)責(zé)表”中“一、二級”編號使用黑體字，流水號用兩位阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)；“三、四級和外來文獻(xiàn)”編號使用宋體字，流水號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)。b)“一、二級”文獻(xiàn)初始版本號為A，升級版本后變更變更版本號按B、C……以這類推；文獻(xiàn)經(jīng)修訂次數(shù)號初始為“0”，后期經(jīng)修訂后“修訂次數(shù)號”按編號“1、2、3……”以這類推動行編制。c)頁碼的編制：新版文獻(xiàn)的頁碼依次為：1、2、3…等，當(dāng)某頁的內(nèi)容發(fā)生更改,需要換頁時該頁碼標(biāo)注依次為：1A、1B；2A、2B…等。`d)各類文獻(xiàn)編號：“三、四級和外來文獻(xiàn)”編號不加公司代碼，流水號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表達(dá)。示例：1）質(zhì)量手冊：2）程序文獻(xiàn)：程序文獻(xiàn)表單：3）作業(yè)文獻(xiàn)：原則上只更換原有單位或部門的代碼，各單位（部門）的編號規(guī)則辦法不變。4）統(tǒng)計/表單：統(tǒng)計編號在《統(tǒng)計控制程序》中規(guī)定。5）外來文獻(xiàn)：識別解決部門為外來文獻(xiàn)（除3.2條款中綜合管理部受理文獻(xiàn)以外）的受理、歸檔部門。5.2.4文獻(xiàn)的編制、審核、同意、發(fā)放（流程圖見附錄）a)質(zhì)量手冊由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)編制，管理者代表負(fù)責(zé)審核，經(jīng)總經(jīng)理同意后由綜合管理部負(fù)責(zé)登記備案、發(fā)放和管控。b)程序文獻(xiàn)由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門編制，管理者代表負(fù)責(zé)審核，經(jīng)總經(jīng)理同意后由綜合管理部負(fù)責(zé)登記備案、發(fā)放和管控。c)作業(yè)文獻(xiàn)（如生產(chǎn)作業(yè)、設(shè)備維護(hù)維修類作業(yè)文獻(xiàn)）由有關(guān)部門人員編制，部門或科室主管負(fù)責(zé)人審核，報各部門主管副總經(jīng)理同意，由有關(guān)部門自行登記備案、發(fā)放和管控。d)設(shè)計文獻(xiàn)普通應(yīng)推行編制、審核、會簽（含標(biāo)檢）、同意手續(xù)，應(yīng)確保設(shè)計輸出的文獻(xiàn)符合技術(shù)合同、合同及顧客的規(guī)定。e)工藝文獻(xiàn)編制、審核、會簽、同意、發(fā)放恪守《工藝管理制度》的規(guī)定，應(yīng)確保工藝文獻(xiàn)符合設(shè)計文獻(xiàn)的規(guī)定，并協(xié)調(diào)一致。f)為確保文獻(xiàn)使用的各場合都得到有關(guān)文獻(xiàn)的合用版本，各部門都應(yīng)建立各自的“受控文獻(xiàn)目錄”對文獻(xiàn)進(jìn)行控制。5.3文獻(xiàn)的修訂的辦法和規(guī)定5.3.1文獻(xiàn)的修訂a)各部門對體系文獻(xiàn)（如質(zhì)量手冊、程序文獻(xiàn)、管理性文獻(xiàn)、作業(yè)指導(dǎo)書等）認(rèn)為需更改時，填寫《文獻(xiàn)更改審批表》并注明更改前后內(nèi)容和、更改因素、與否需要通過驗(yàn)證、驗(yàn)證成果等項(xiàng)目，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，按“3.1內(nèi)部文獻(xiàn)責(zé)權(quán)表”的規(guī)定進(jìn)行審批；審批合格后填寫下發(fā)《文獻(xiàn)更改單》，由原編制單位負(fù)責(zé)進(jìn)行修改；文獻(xiàn)經(jīng)換頁、換版更改后的審批手續(xù)與原文獻(xiàn)相似。b)文獻(xiàn)更改時應(yīng)將更改的修訂狀況、日期、頁次及版次等內(nèi)容統(tǒng)計于修訂頁的“修訂統(tǒng)計”欄，文獻(xiàn)更改的版本和版次按本程序“5.2.3編號規(guī)則”執(zhí)行。三階文獻(xiàn)修訂時可在“首頁的修訂欄”或“修訂統(tǒng)計”中反映修訂狀況、日期、頁次及版次。c)質(zhì)量手冊、程序文獻(xiàn)、管理性文獻(xiàn)編制或修訂完畢后，由綜合管理部負(fù)責(zé)對文獻(xiàn)編號、版本核對，確認(rèn)無誤后在《文獻(xiàn)總表》上統(tǒng)計并下發(fā)。d）新文獻(xiàn)同意出版后，全部被撤換的舊版文獻(xiàn)應(yīng)收回，以確?，F(xiàn)場使用文獻(xiàn)的有效性和唯一性。e）工藝文獻(xiàn)的修訂、更改按《工藝管理制度》執(zhí)行。f）統(tǒng)計表格的更改及作廢按《統(tǒng)計控制程序》執(zhí)行。5.3.2文獻(xiàn)的修訂辦法a）“一、二、三級文獻(xiàn)”的版次修訂次數(shù)為5次或一次修訂內(nèi)容超出文獻(xiàn)總量的30%時（含單頁），須升級換版（單頁換頁）。b）“一、二級文獻(xiàn)”只采用換頁修改，三級及下列可采用文獻(xiàn)中簽章修改，但達(dá)成修訂次數(shù)后需經(jīng)升級換版。c）手寫更改的辦法是：用單實(shí)線劃去更改前內(nèi)容，寫上更改后內(nèi)容，更改人簽字并進(jìn)行標(biāo)記，如（①,②,③，……），單頁更改超出五處，應(yīng)進(jìn)行換頁更改；d）勘誤性更改，普通采用手寫更改。5.3.3文獻(xiàn)修訂的條件5.3.3.1質(zhì)量手冊在以下狀況時應(yīng)予以對應(yīng)的修訂：a)根據(jù)的國標(biāo)或法律法規(guī)已修改；b)公司組織機(jī)構(gòu)已變化或質(zhì)量方針已變更；c)質(zhì)量管理體系有了改善；d)修訂次數(shù)為5次或一次修訂內(nèi)容超出文獻(xiàn)總量的30%時；e)手冊中存在多處不合用或其它必要時。5.3.3.2程序文獻(xiàn)在質(zhì)量手冊更改后或在軍品質(zhì)量管理體系運(yùn)行中需進(jìn)行修改時。5.3.3.3三層文獻(xiàn)的更改由編制部門根據(jù)需求提出并更改。5.4文獻(xiàn)的會審5.4.1文獻(xiàn)新制或修訂后，由文獻(xiàn)編制部門將文獻(xiàn)連同《文稿會審意見表》送有關(guān)部門進(jìn)行會審，以確保文獻(xiàn)的合用性、有效性。5.4.2各部門將會審意見填寫在《文稿會審意見表》內(nèi)，并連同文獻(xiàn)一并返還給文獻(xiàn)編制部門，方便進(jìn)一步修改完善。5.5文獻(xiàn)的評審當(dāng)公司的組織架構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程等內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時，有關(guān)部門應(yīng)對有關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行評審。管理代表應(yīng)每年對質(zhì)量手冊、程序文獻(xiàn)和管理性作業(yè)指導(dǎo)書評審一次，擬定文獻(xiàn)與否需要更改。5.6文獻(xiàn)發(fā)放、回收、作廢和管理5.6.1文獻(xiàn)的發(fā)放與回收5.6.1.1手冊、程序文獻(xiàn)和行政管理性文獻(xiàn)的文本文獻(xiàn)由綜合管理部負(fù)責(zé)分發(fā)到經(jīng)營發(fā)展部、技術(shù)質(zhì)量部、計劃財務(wù)部、生產(chǎn)制造中心、研發(fā)中心、21車間與51車間各一份。各類作業(yè)指導(dǎo)書、規(guī)范、規(guī)定、制度、方法以及技術(shù)圖紙等三層級文獻(xiàn)由各部門負(fù)責(zé)只將文本文獻(xiàn)分發(fā)給需要使用的有關(guān)部門。5.6.1.2由綜合管理部和各部門文控人員負(fù)責(zé)對應(yīng)各層級文獻(xiàn)的復(fù)印、發(fā)放和管理，受控文獻(xiàn)需要在復(fù)印件的正面右上角位置加蓋紅色“受控”印章并編出分發(fā)號；文獻(xiàn)接受人在《文獻(xiàn)資料發(fā)放/回收記錄表》中簽收（還需標(biāo)明簽收時間和份數(shù)）；文獻(xiàn)分發(fā)或回收后應(yīng)及時登記并更新“文獻(xiàn)總表”（或臺帳）。5.6.1.3電子版文獻(xiàn)資料下發(fā)時，由文控人員負(fù)責(zé)將審批后的最新版本受控文獻(xiàn)轉(zhuǎn)換成PDF格式文檔，寄存于公司公共盤中，再由各部門人員拷貝后參考使用。5.6.1.4文獻(xiàn)原件由文控人員在文獻(xiàn)的背面加蓋紅色“文獻(xiàn)原稿”印章后歸檔保存。5.6.1.5臨時文獻(xiàn)需注明使用期限，并下發(fā)前需加蓋“臨時”印章；臨時文獻(xiàn)使用期普通不得超出3個月。5.6.1.6各部門收到新版文獻(xiàn)后應(yīng)在一種工作日內(nèi)將舊版文獻(xiàn)交回文控人員，文控人員應(yīng)在需要回收的舊版文獻(xiàn)原稿背面加蓋“文獻(xiàn)回收統(tǒng)計”印章并對回收到的文獻(xiàn)進(jìn)行簽收；對無法正常回收舊版文獻(xiàn)的部門，按5.11“文獻(xiàn)/資料管控處分條例”執(zhí)行處分。涉及涉密文獻(xiàn)的必須按保密程序規(guī)定，及時上報保密辦進(jìn)行解決。5.6.1.7綜合管理部每年定時更新文獻(xiàn)（匯）總表，并根據(jù)文獻(xiàn)總表核對檢查各部文獻(xiàn)管控狀況。5.6.1.8員工在離職、退休或工作調(diào)動時，必須將所保管的文獻(xiàn)資料和賬冊做完整交接，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。5.6.2受控文獻(xiàn)的發(fā)放和管理5.6.2.1文獻(xiàn)受控管理的辦法a)加蓋受控印章；b）鮮（紅色或藍(lán)色）章有效，復(fù)印無效；c）發(fā)放/借閱/回收均需登記；d）發(fā)放采用編號管理；e）原件歸檔保存，發(fā)放時復(fù)印加蓋受控印章。5.6.2.2印章的授權(quán)、建檔管理a）印章的授權(quán)、建檔管理由綜合管理部負(fù)責(zé)，印章授權(quán)的同意由總經(jīng)理負(fù)責(zé)。b）專人注冊領(lǐng)取使用，其別人員無權(quán)使用。c）印章管理者因故需轉(zhuǎn)交使用權(quán)時，必須由總經(jīng)理書面同意授權(quán)。d）印章應(yīng)有編號，若遺失后應(yīng)及時報告，由綜合管理部負(fù)責(zé)補(bǔ)發(fā)新印章，并將原印章及編號作廢。e）印章的使用、文獻(xiàn)發(fā)放/回收均需建檔登記并保持統(tǒng)計。5.6.2.3受控文獻(xiàn)的發(fā)放和回收a)文獻(xiàn)的編制或發(fā)放部門持訂立完整的文獻(xiàn)原件和復(fù)印件，交對應(yīng)的文控人員管理。b)文控人員保存原件，在復(fù)印件的正面右上角位置加蓋紅色“受控”印章，并編制填寫受控分發(fā)號；文獻(xiàn)按冊發(fā)放時，可只在封皮上蓋“受控”文獻(xiàn)印章填寫使用部門編號。c)受控文獻(xiàn)發(fā)放按3.1權(quán)責(zé)表由有關(guān)部門負(fù)責(zé)，發(fā)放時登記填寫《文獻(xiàn)資料發(fā)放/回收記錄表》，使用單位必須在記錄表上簽收。d)當(dāng)文獻(xiàn)因修訂、作廢等因素回收時，需核對回收文獻(xiàn)的編號與否與下發(fā)時編號相對應(yīng)一致，編號核對無誤后在回收文獻(xiàn)上加蓋“作廢”印章，并在“文獻(xiàn)資料發(fā)放/回收記錄表”對應(yīng)編號的回收欄中簽注回收人和日期。e)因文獻(xiàn)丟失、缺頁、破（污）損、私圖亂改等狀況影響使用的，可申請重新制作補(bǔ)發(fā)的新文獻(xiàn)，但有關(guān)下發(fā)部門應(yīng)重新編制登記分發(fā)號，并在“文獻(xiàn)資料發(fā)放/回收記錄表”和補(bǔ)發(fā)文獻(xiàn)上注明已丟失文獻(xiàn)的分發(fā)號失效及失效因素。f）涉密文獻(xiàn)借閱、發(fā)放都必須需單獨(dú)建賬登記，方便保密核查和管理。g）因文獻(xiàn)丟失、缺頁、破（污）損、私圖亂改等狀況，按“文獻(xiàn)/資料管控處分條例”進(jìn)行解決；涉及涉密文獻(xiàn)的必須按保密程序規(guī)定，及時上報保密辦進(jìn)行解決。h）各部門文控人員每月應(yīng)核對下方資料的有效性，達(dá)成使用壽命的文獻(xiàn)資料需按規(guī)定時效時間進(jìn)行回收，避免無效使用。5.6.2.4對承載媒體不是紙張的文獻(xiàn)（如磁盤）的控制，也應(yīng)參考上述規(guī)定執(zhí)行。5.6.2.5非受控文獻(xiàn)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，由部門文控人員負(fù)責(zé)登記分發(fā)或張貼公布。必要時可在文獻(xiàn)封面加蓋“非受控文獻(xiàn)”章以示區(qū)別。非受控文獻(xiàn)在文獻(xiàn)變更時不予更換和回收。5.6.3文獻(xiàn)的申請5.6.3.1如所使用的文獻(xiàn)不慎丟失、破損而影響使用時，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人員以《文獻(xiàn)/資料借閱申請表》提出，并闡明因素與用途，經(jīng)對應(yīng)權(quán)責(zé)部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)，發(fā)放時也應(yīng)參考5.6的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6.3.2需向公司以外的組織提供體系文獻(xiàn)時,應(yīng)填寫《文獻(xiàn)/資料借閱申請表》經(jīng)管理代表審后交綜合管理部編號登記后發(fā)放，發(fā)放文獻(xiàn)時須按5.6有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管控。涉密信息或資料必須經(jīng)保密辦審核同意。5.7文獻(xiàn)的保存、作廢與銷毀5.7.1文獻(xiàn)的保存對所保存的證據(jù)性、技術(shù)性的文獻(xiàn)資料應(yīng)予識別編號和保護(hù)，避免非預(yù)期的更改和使用。a)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)都必須分類寄存在干燥通風(fēng)，安全的地方；b)各部門文獻(xiàn)由各部門保管,技術(shù)質(zhì)量部每年對各部門文獻(xiàn)保管狀況進(jìn)行檢查；c)任何人不得在受控文獻(xiàn)上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文獻(xiàn)的清晰可辨、易檢索。5.7.2非紙介質(zhì)的技術(shù)、設(shè)備、電腦程序等文獻(xiàn)由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)管理并備份，貯存在適宜的環(huán)境條件下，如防潮、防塵、防陽光直射、防壓、防消磁等。5.7.3對通過紙介質(zhì)同意而存入電腦中的文獻(xiàn)要進(jìn)行加密控制使用，使用人應(yīng)只能“閱讀”，不得進(jìn)行修改和復(fù)制。5.7.4對產(chǎn)品質(zhì)量形成過程中需要保存的文獻(xiàn)，設(shè)計、工藝文獻(xiàn)由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)進(jìn)行建檔管理；質(zhì)量文獻(xiàn)及統(tǒng)計由檢查室負(fù)責(zé)進(jìn)行建檔管理。5.7.5文獻(xiàn)的作廢與銷毀a)各部門因需決定取消或廢止某文獻(xiàn)時，由部門負(fù)責(zé)人提請?zhí)顚憽段墨I(xiàn)/資料借閱申請表》，經(jīng)核、同意（按內(nèi)部文獻(xiàn)權(quán)責(zé)表3.1）后，告知對應(yīng)部門回收和銷毀失效文獻(xiàn)；涉密文獻(xiàn)必須由保密辦審批并負(fù)責(zé)銷毀解決。b)全部失效文獻(xiàn)由對應(yīng)部門文控人員負(fù)責(zé)及時回收解決，并在失效作廢文獻(xiàn)上加蓋“作廢”印章，避免作廢文獻(xiàn)的二次使用。c)設(shè)計、工藝、技術(shù)、設(shè)備、首件鑒定資料（含試制、實(shí)驗(yàn)、檢查報告）及其它需要保存的檔案性已失效或作廢的文獻(xiàn)，只銷毀復(fù)印件，原件必須保存，并建檔登記和標(biāo)記。涉及軍品項(xiàng)目的檢查報告等過程統(tǒng)計保存時間與產(chǎn)品同壽。d）銷毀失效或作廢文獻(xiàn)前，由有關(guān)部門文控人員負(fù)責(zé)填寫“文獻(xiàn)資料銷毀清單”，經(jīng)各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核，管理者代表同意后，由綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督統(tǒng)計，由有關(guān)部門文控人員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀。e）文獻(xiàn)資料的銷毀必須采用粉碎機(jī)粉碎或焚燒的方式，確保其不可恢復(fù)。5.7.6文獻(xiàn)的借閱、復(fù)制a)借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文獻(xiàn)，應(yīng)填寫“文獻(xiàn)/資料借閱申請表”，由借閱者的部門負(fù)責(zé)人審批后借閱、復(fù)制；文獻(xiàn)的復(fù)制必須由文控人員編號、登記后下發(fā)；涉密文獻(xiàn)資料的借閱還需經(jīng)保密辦審批、登記后下發(fā)。b)全部受控文獻(xiàn)不允許帶“受控章”復(fù)印。受控文獻(xiàn)不允許私自借別人或復(fù)印給別人，一旦發(fā)現(xiàn)按5.11條款給以處分，造成技術(shù)泄密、經(jīng)濟(jì)或其它重大損失的將追究其法律責(zé)任。5.8外來文獻(xiàn)的控制5.8.1技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)識別公司合用的法律法規(guī)文獻(xiàn)，采用的國家（際）原則、國家軍用原則及行業(yè)原則、地方原則和有關(guān)的其它原則、規(guī)定以及顧客的規(guī)范、圖樣等，建立公司“法律法規(guī)與原則一覽表”，定時公布目錄并提供有關(guān)文獻(xiàn)、原則。5.8.2顧客提供的技術(shù)文獻(xiàn)、圖紙資料及其更改告知，由技術(shù)質(zhì)量部在2～5個工作日內(nèi)完畢評審，填寫在“外來文獻(xiàn)記錄表”后分發(fā)、實(shí)施，并統(tǒng)計顧客更改告知在生產(chǎn)中實(shí)施的日期、時間。5.8.3經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)收集顧客的資料和供方提供的有關(guān)憑證資料。5.8.4為確保外來文獻(xiàn)現(xiàn)行有效，技術(shù)質(zhì)量部應(yīng)每六個月要對外來文獻(xiàn)進(jìn)行檢索，確保外來文獻(xiàn)合用、有效并處在受控狀態(tài)。5.10統(tǒng)計規(guī)定5.10.1統(tǒng)計是一種特殊文獻(xiàn)，各部門在編制程序文獻(xiàn)和三級文獻(xiàn)時應(yīng)根據(jù)質(zhì)量活動過程所需提供的證據(jù)的記載，設(shè)計編制對應(yīng)地統(tǒng)計表樣，統(tǒng)計表樣應(yīng)符合過程的程序規(guī)定和管理的控制規(guī)定。5.10.2統(tǒng)計表格設(shè)計后，由部門負(fù)責(zé)人審核，技術(shù)質(zhì)量部同意后給出表格標(biāo)記號，具體內(nèi)容見《統(tǒng)計控制程序》，沒有標(biāo)記號的統(tǒng)計表格不能使用。5.10.3技術(shù)質(zhì)量部定時公布“統(tǒng)計/表格清單”，明確統(tǒng)計名稱、標(biāo)記、責(zé)任部門和保存期限，并作為受控文獻(xiàn)管理。必要時“統(tǒng)計/表格清單”后附有表樣。只有被同意并標(biāo)記的表樣才是受控文獻(xiàn)，方可在公司質(zhì)量管理體系各過程中使用。5.11文獻(xiàn)/資料管控處分條例a）對未按規(guī)定規(guī)定發(fā)放、登記、回收、銷毀文獻(xiàn)資料的，對直接負(fù)責(zé)人和其上一級主管領(lǐng)導(dǎo)按50元/次處分，造成經(jīng)濟(jì)損失、生產(chǎn)停滯或重大影響的按200元/次處分。b）對文獻(xiàn)資料丟失的直接負(fù)責(zé)人，按30元/次處分；缺頁的按5元/頁進(jìn)行處分，但最高