某集團(tuán)會議管理咨詢項(xiàng)目會議管理手冊

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越秀集團(tuán)會議管理咨詢項(xiàng)目

會議管理手冊

ABFYUEXIU

不斷超越更加優(yōu)秀

AMT

?舊福為修著■

20n年06月30日

目錄

1手冊概述...................................................................5

1.1目的...................................................................5

1.2適用范圍................................................................5

2會議體系規(guī)劃...............................................................6

2.1會議體系總覽............................................................6

2.1.1會議管理模式........................................................6

2.1.2會議分類............................................................7

2.1.3會議地圖............................................................9

2.2公司治理類會議.........................................................15

2.2.1公司治理類會議總覽.................................................15

2.2.2公司治理類會議全面說明.............................................16

2.2.2.1總經(jīng)理辦公會.............................................................16

2.2.2.2黨政聯(lián)席會...............................................................17

2.2.23董事會..................................................................18

2.2.2A董事會戰(zhàn)略委員會.........................................................19

2.2.2.5董事會薪酬與考核委員會...................................................20

2.2.2.6董事會預(yù)算委員會.........................................................21

2.2.2.1董事會審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)委員會...................................................22

2.3上市公司業(yè)績會議.......................................................23

2.3.1上市公司業(yè)績會議總覽..............................................23

2.3.1.1中報(bào)/年報(bào)工作啟動(dòng)會.....................................................24

2.3.1.2業(yè)績匯報(bào)會..............................................................25

2.3.1.3XX上市公司業(yè)績公布前審核委員會.........................................26

2.3.1.4XX上市業(yè)績公布前董事會..................................................27

2.3.1.5XX上市公司業(yè)績公布投資者見面會.........................................28

2.3.1.6XX上市公司業(yè)績公布新聞公布會...........................................29

2.3.1.7股東周年大會............................................................30

2.3.1.8重大資本運(yùn)作事項(xiàng)董事會...................................................31

2.3.1.9股東特別大會.............................................................31

2.4戰(zhàn)略構(gòu)建會議...........................................................33

2.4.1戰(zhàn)略構(gòu)建會議總覽..................................................33

2.4.2戰(zhàn)略構(gòu)建會議全面說明..............................................35

2.4.2.1戰(zhàn)略規(guī)劃溝通會..........................................................35

2.4.2.2戰(zhàn)略規(guī)劃質(zhì)詢會...........................................................36

2.4.2.3戰(zhàn)略規(guī)劃協(xié)調(diào)會...........................................................37

2.4.2.4戰(zhàn)略規(guī)劃專題匯報(bào)會.......................................................38

2.4.2.5戰(zhàn)略規(guī)劃研討會（與事業(yè)計(jì)劃及財(cái)務(wù)預(yù)算研討會一起開）.......................39

2.4.2.6董事會戰(zhàn)略委員會（戰(zhàn)略規(guī)劃）............................................40

2.4.2.7人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃溝通會...................................................41

2.4.2.8各部門職能編制計(jì)劃制定啟動(dòng)會............................................42

2.4.2.9產(chǎn)業(yè)板塊信息化規(guī)劃專題會................................................43

2.5戰(zhàn)略落實(shí)會議...........................................................44

2.5.1戰(zhàn)略落實(shí)會議總覽..................................................44

2.5.2戰(zhàn)略落實(shí)會議全面說明..............................................47

2.5.2.1事業(yè)計(jì)劃溝通會...........................................................47

2.5.2.2事業(yè)計(jì)劃質(zhì)詢會...........................................................48

2.5.2.3事業(yè)計(jì)劃協(xié)調(diào)會...........................................................49

2.5.2.4事業(yè)計(jì)劃專題匯報(bào)會.......................................................50

2.5.2.5事業(yè)計(jì)劃及財(cái)務(wù)預(yù)算研討會（與戰(zhàn)略研討會一起開）...........................51

2.5.2.6董事會戰(zhàn)略委員會（事業(yè)計(jì)劃）.............................................52

2.5.2.7董事會薪酬與考核委員會..................................................53

2.5.2.8財(cái)務(wù)預(yù)算工作布置會議.....................................................54

2.5.2.9資產(chǎn)處置專題會議（不定期）...............................................55

2.5.2.10資產(chǎn)處置專家評審會（不定期）............................................56

2.5.2.11重大投資決策研討會（不定期）............................................57

2.5.2.12資本運(yùn)作融資專題會（不定期）............................................58

2.5.2.13資本運(yùn)作資金通道專題會（不定期）........................................59

2.5.2.14資本運(yùn)作重組專題會（不定期）............................................60

2.5.2.15資金專題會...............................................................61

2.6戰(zhàn)略1^4.................62

2.6.1戰(zhàn)略監(jiān)控會議總覽...................................................62

2.6.2戰(zhàn)略監(jiān)控會議全面說明...............................................63

2.6.2.1季度經(jīng)營分析會議（分板塊召開）..........................................63

2.6.2.241期審計(jì)工作會...........................................................64

2.6.2.3經(jīng)濟(jì)工作會議.............................................................65

2.6.2.5審計(jì)結(jié)果溝通會...........................................................67

2.7戰(zhàn)略評估會議..........................................................68

2.7.1戰(zhàn)略評估會議總覽...................................................68

2.7.2戰(zhàn)略評估會議全面說明...............................................69

2.7.2.1薪酬與績效核算報(bào)告溝通會（版塊高層）....................................69

2.7.2.2董事會薪酬與考核委員會（集團(tuán)高層、考核結(jié)果）.............................70

2.7.23人力資源薪酬檢視會.......................................................71

2.7.2.4貝:務(wù)，產(chǎn)工作［置會.......................................................72

2.7.2.6人力資源績效考核溝通會..................................................74

2.7.2.7人力資源人才進(jìn)展評估溝通會..............................................75

2.7.2.8人力資源晉升評審委員會會議..............................................76

2.7.2.9集團(tuán)品牌管理總結(jié)會.......................................................77

2.7.2.10資產(chǎn)處置總結(jié)會議........................................................78

2.8戰(zhàn)略支撐類會議........................................................79

2.8.1戰(zhàn)略支撐類會議總覽.................................................79

2.8.2戰(zhàn)略支撐類會議全面說明.............................................80

2.8.2.1招聘啟動(dòng)會...............................................................80

2.8.2.2培訓(xùn)有關(guān)會議或者論壇....................................................81

2.8.2.3人力資源系統(tǒng)工作會議.....................................................82

2.8.2.4品牌公關(guān)專題會...........................................................83

2.8.2.5紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)季度例會....................................................84

2.8.2.6紀(jì)委會...................................................................85

2.8.2.7民主生活會...............................................................86

2.8.2.9黨工系統(tǒng)工作例會.........................................................88

2.8.2.10紀(jì)律教育月有關(guān)會議......................................................89

2.8.2.11黨建工作會議.............................................................90

2.8.2.12工會全體委員會會議......................................................91

2.8.2.13工會工作例會............................................................92

2.8.2.14工會半年度（全年度）工作會議...............................................93

2.8.2.15職工代表大會............................................................94

2.8.2.16工會總部分會委員會會議..................................................95

2.8.2.17工會總部分會工作碰頭會或者工作例會......................................96

2.8.2.18專題法律分享（學(xué)習(xí)）會..................................................97

2.8.2.19信息化項(xiàng)目計(jì)劃啟動(dòng)及方案制定會..........................................98

2.8.2.20信息化項(xiàng)目上線匯報(bào)會....................................................99

2.8.2.21集團(tuán)安委會擴(kuò)大會以......................................................100

2.8.2.22安辦月度例會.........................................................101

2.8.2.23安全生產(chǎn)事故分析會......................................................102

2.8.2.24女全培訓(xùn)會議............................................................103

2.9其他部門層面會議......................................................104

2.9.1其他部門層面會議總覽..............................................104

2.9.2其他部門層面會議具體說明..........................................104

2.9.2.1優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目評選會（初評）..............................................105

2.9.2.2優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目評選會（復(fù)評）..............................................106

2.9.2.3財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人例會..........................................................107

2.9.2.4人力資源系統(tǒng)工作會議.....................................................108

2.9.2.5人力資源咨詢項(xiàng)目.........................................................109

2.9.2.6品牌公關(guān)問題專題會.......................................................110

2.9.2.7制度建設(shè)專題會...........................................................111

3會議文化..................................................................112

3.1會議文化不容忽視......................................................112

3.2簡潔高效的會議文化....................................................112

4單個(gè)會議效率提升規(guī)則.....................................................113

4.1會議角色及自測表......................................................113

4.2會議規(guī)則..............................................................114

4.2.1會前有序組織.......................................................114

4.2.2會中有效操縱.......................................................114

4.2.3會后高效執(zhí)行.......................................................115

4.3影響會議效率的要素及在具體操作時(shí)的注意事項(xiàng)............................115

5會議保護(hù)機(jī)制.............................................................117

5.1會議安排原則..........................................................117

5.2會議體系運(yùn)行機(jī)制......................................................117

5.3會議管理流程..........................................................118

5.3.1流程圖常用符號使用說明：..........................................118

5.3.2會議有關(guān)流程......................................................119

5.3.2.1會議管理流程總圖.........................................................120

53.2.2會議發(fā)起流程............................................................121

5.3.2.3會刖材木斗傳下呈.........................................................124

5.3.2.4會議督辦處理流程.........................................................126

5.3.2.5會后材料歸檔流程........................................................128

5.3.2.6會議后補(bǔ)管理流程.........................................................130

5.3.2.7會議變更流程.............................................................132

5.3.2.8上市公司業(yè)績公布協(xié)作流程................................................134

5.4會議管理規(guī)范化模板....................................................136

5.4.1材"料"摘要..........136

5.4.2會議checklist.....................................................................................................................137

5.4.2.1內(nèi)部會議工作細(xì)節(jié)checklist表................................................137

5.4.2.2外部會議或者大型活動(dòng)工作細(xì)節(jié)checklist表...................................138

5.5不一致會議的資料歸檔要求..............................................140

5.5.1集團(tuán)內(nèi)部的常規(guī)重要會議歸檔要求....................................140

5.5.2全集團(tuán)范圍內(nèi)的大型會議歸檔要求....................................140

5.5.3接待上級領(lǐng)導(dǎo)的會議歸檔要求........................................140

5.5.4集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)出席的外部重要會議歸檔要求................................140

_555,「集巴,辦的個(gè)大道?歸檔要求.......................................140

6附錄.....................................................................142

6.1他山之石——八家知名外企如何開會？....................................142

6.1.13M公司：操縱會議人數(shù).............................................142

6.1.2荷蘭銀行：運(yùn)營、戰(zhàn)略議題分別討論..................................142

6.1.3吉百利：專注于決策而非討論.........................................143

6.1.4羅氏：先弄清晰議題的真正價(jià)值.......................................144

6.1.5卡地納健康公司：盡快將議題劃掉....................................144

6.1.6勞埃德TSB銀行：有3種不一致的備選方案..............................145

6.1.7巴克萊銀行：采取通用的流程與標(biāo)準(zhǔn)...................................145

6.1.8加拿大鋁業(yè)：將決策貫徹到底........................................146

6.2推薦讀物.1.4.7..........................................................

1手冊概述

L1目的

本文檔描述越秀集團(tuán)內(nèi)部運(yùn)營的會議體系規(guī)劃、會議規(guī)則、會議文化與會議管理機(jī)制,

旨在提高會議效率，建立高效企業(yè)、高效會議、高效個(gè)人。

1.2適用范圍

本會議手冊適用于越秀集團(tuán)總部。

2會議體系規(guī)劃

2.1會議體系總覽

從會議產(chǎn)生的動(dòng)因來看：決策規(guī)律的不一致，引發(fā)不一致的管理會議類型，如圖2—1

所示：

<=>月度/季度/年度

管理例會

口戰(zhàn)略會議

運(yùn)營會議

項(xiàng)目管理會議

非常規(guī)會議

圖2—1按決策分類的會議類型

決策類型分為按時(shí)間觸發(fā)的管理決策、按流程觸發(fā)的管理決策與按事件觸發(fā)的決策。

按時(shí)間觸發(fā)的管理決策引發(fā)周期性、固定議題的會議，比如：月度/季度/年度管理例

會。

按流程觸發(fā)的管理決策引發(fā)各類會議，如戰(zhàn)略會議、運(yùn)營會議、項(xiàng)目管理會議等。

按事件觸發(fā)型決策引發(fā)非常規(guī)會議。

2.1.1會議管理模式

針對越秀集團(tuán)此次的會議體系梳理，我們引入了“3+2+1會議管理模式”，如圖2-2

三個(gè)先梳理后固化再優(yōu)化提升提點(diǎn)

步驟、

加

倡導(dǎo)

理

■梳理總部各級會議，結(jié)合■分析IT需求，通過信息系■根據(jù)會議體系運(yùn)行情況，

茶

包

開

事業(yè)計(jì)劃可預(yù)見的會議，統(tǒng)建設(shè)固化會議體系、內(nèi)進(jìn)一步優(yōu)化相關(guān)內(nèi)容要素點(diǎn)

議

徐

高

固化年度會議容要素■優(yōu)化信息系統(tǒng)功能效

現(xiàn)

實(shí)

文

3化

化

平

信

+息

化

和

2劑

效

+高層一部門聯(lián)動(dòng)越秀一外部聯(lián)動(dòng)稔一港聯(lián)動(dòng)暴

1

■有效協(xié)調(diào)

會

高層時(shí)間資

議

計(jì)劃性標(biāo)準(zhǔn)化知識和資源共享源

管

理■合理分配

■梳理總部各級會議，結(jié)合■梳理及標(biāo)準(zhǔn)化會議的內(nèi)容■通過信息系統(tǒng)建設(shè)固化會

模中層決策支

事業(yè)計(jì)劃可預(yù)見的會議，要素（模板、流程、人員議體系內(nèi)容要素，達(dá)到知

持與工作指

式固化年度會議等）識積累和共享的目標(biāo)

導(dǎo)的時(shí)間資

■臨時(shí)會議依據(jù)維護(hù)原則進(jìn)■形成重要會議的checklist■硬件資源共享源

行鋪排

■為員工提

供學(xué)習(xí)成長

平臺，提升

會議參與度

圖2-23+2+1會議管理模式

所謂的“3”是指會議體系優(yōu)化的三個(gè)步驟，“先梳理，后固化，再優(yōu)化提升”。所

謂的“2”是指兩個(gè)強(qiáng)調(diào)：1、強(qiáng)調(diào)上下聯(lián)動(dòng)、內(nèi)外聯(lián)動(dòng)與穗港聯(lián)動(dòng)；2、強(qiáng)調(diào)會議體系的

計(jì)劃性、標(biāo)準(zhǔn)化與會議知識與資源共享。所謂的"1”是指實(shí)現(xiàn)一套與集團(tuán)戰(zhàn)略及事業(yè)計(jì)

劃實(shí)施節(jié)拍相吻合的會議管理體系。

2.1.2會議分類

越秀集團(tuán)的會議體系涵蓋了內(nèi)外、穗港、上下等三大層面，如圖2-3。本次項(xiàng)目重點(diǎn)

關(guān)注與董事長、總經(jīng)理有關(guān)的與兩個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)或者以上參與的跨條線會議（辦公室管理），

其它單職能線條匯報(bào)、部門內(nèi)部會議納入會議體系，由部門自行管理。

外部會議內(nèi)部會議

集團(tuán)層面會議集團(tuán)公司治理上市公司治理

上級領(lǐng)導(dǎo)及單位來------戰(zhàn)略構(gòu)建-------1

訪、調(diào)研會議

戰(zhàn)略評價(jià)以集團(tuán)戰(zhàn)戰(zhàn)略落實(shí)

上級單位主持召開略為中心

的會議

集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)出席的各--------戰(zhàn)略監(jiān)控-------

種社會活動(dòng)類會議

戰(zhàn)略支持

部門層面會議

圖2-3越秀集團(tuán)會議體系

關(guān)于越秀集團(tuán)的內(nèi)部會議，我們圍繞戰(zhàn)略管理的主線進(jìn)行了梳理與優(yōu)化，總共分為7

大類：集團(tuán)公司治理、上市公司治理、戰(zhàn)略構(gòu)建、戰(zhàn)略落實(shí)、戰(zhàn)略監(jiān)控、戰(zhàn)略評估與戰(zhàn)略

支撐。如圖2-4所示：

I公司治理香港上市公司治理

?董事會?中報(bào)/年報(bào)工作會

?董事會各專業(yè)孌員會?it編匯報(bào)會

?黨政聯(lián)席會（黨委會）?it績發(fā)布前審核婁員會

?總經(jīng)理辦公會?it績發(fā)布前董事會

1?業(yè)績發(fā)布會（投資者見

?集團(tuán)哉略城劃啟動(dòng)會、溝通會、面會，新間發(fā)布會）

質(zhì)詢會、匯報(bào)會、研討會等會議

2?股東周年大會

?人力資源、品牌、資本運(yùn)作、信

?重大奧本運(yùn)作事頊董事

息化等職能戰(zhàn)略以及產(chǎn)北板塊業(yè)務(wù)會及股東特別大會

戰(zhàn)略編制專題會

?集團(tuán)及下屬板塊高管三年任期考

核指標(biāo)制定專題會

?戰(zhàn)略實(shí)施情況評估會，年度事?年度事業(yè)計(jì)劃及年度財(cái)務(wù)

?其他

業(yè)計(jì)劃執(zhí)行情況評估會算編制啟動(dòng)會、溝通會、

?財(cái)務(wù)決算情況專題會，各專項(xiàng)

估質(zhì)詢會、匯報(bào)會、研討會

職能工作年度總結(jié)會議等會議

?人力資源績效考核、員工勝任?重大奏本運(yùn)作項(xiàng)目、投資

度評估及晉升專題會議以集團(tuán)戰(zhàn)略為巾心項(xiàng)目、資產(chǎn)處貴、資產(chǎn)重

?品牌知名度、客戶滿意度、員組、結(jié)構(gòu)調(diào)整、資金工作

工敬業(yè)度調(diào)研及評估等專題會議等專題會議

?集團(tuán)彘屬板塊高管年度

?集團(tuán)及下屬板塊高管績效考核

結(jié)果溝通會、評定會、通報(bào)會等績效考核指標(biāo)制定專題會

專題會議?季度經(jīng)營分析會、半年度?其他

?其他及年度經(jīng)濟(jì)工作會議

?戰(zhàn)略及事業(yè)計(jì)劃中期調(diào)整

工作會議

?中期及年度審計(jì)工作會議、

專項(xiàng)審計(jì)頊目工作會議

?全面風(fēng)險(xiǎn)管控類專題會議

戰(zhàn)略支持?其他

人力資源培訓(xùn)、品牌推廣、形象管理及信息化、法律事務(wù)、

黨、工、團(tuán)、紀(jì)檢等專題會

招聘等專題會議公關(guān)維護(hù)類專題會議安全監(jiān)督類專題會議

圖2-4會議分類

基于對國內(nèi)外標(biāo)桿企業(yè)的會議體系的研究與分析，并結(jié)合越秀集團(tuán)的實(shí)際情況，我們

找到了一條符合越秀集團(tuán)進(jìn)展需要的，以戰(zhàn)略的PDCA閉環(huán)為主線的，會議體系規(guī)劃道路。

并基于此對現(xiàn)有的會議進(jìn)行了梳理與優(yōu)化，如圖2-5

▲小△能理參加

越秀集團(tuán)戰(zhàn)略PDCA閉環(huán)，及其涉及到的會議

——?會議召開順序

P月p月|3月"月］5月］6月9月?10月11月12月

A.干汪弓，

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接員會敬陪L

訃而縣..，

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