內(nèi)控矩陣的編寫方法

1內(nèi)控矩陣的編寫方法與技巧

控制矩陣是什么？控制矩陣是對(duì)企業(yè)控制的整理，能夠系統(tǒng)化地展現(xiàn)企業(yè)所需要達(dá)到的控制狀態(tài)和企業(yè)的控制現(xiàn)狀，并可以直觀地顯示出兩者間的差距。同時(shí)，內(nèi)控矩陣也可以詳細(xì)地記錄企業(yè)控制活動(dòng)的關(guān)鍵屬性信息，幫助內(nèi)控的實(shí)施者、管理者、監(jiān)督者了解、執(zhí)行和檢查控制活動(dòng)。

控制矩陣有哪些組成分？控制目標(biāo)關(guān)鍵控制活動(dòng)責(zé)任部門和責(zé)任人相關(guān)文檔和相關(guān)制度控制活動(dòng)的屬性、方式和頻率何為內(nèi)控矩陣

內(nèi)控推廣自評(píng)問卷模板（現(xiàn)在必須填的是此表）怎樣填寫內(nèi)控推廣自評(píng)問卷該部分內(nèi)容與前期各試點(diǎn)單位內(nèi)控矩陣相一致，包括控制目標(biāo)、控制活動(dòng)及責(zé)任部門。供推廣自評(píng)單位問卷填寫人員參照。該部分內(nèi)容無需推廣自評(píng)問卷填寫人員填寫。怎樣填寫內(nèi)控推廣自評(píng)問卷若推廣單位的實(shí)際流程和控制責(zé)任部門與左欄“關(guān)鍵控制活動(dòng)描述”和“控制責(zé)任部門”相同，則請(qǐng)?zhí)顚憽笆恰?。不一致則填寫否。若推廣單位的實(shí)際流程與左欄“關(guān)鍵控制活動(dòng)描述”不一致，則在本欄中填寫本推廣單位實(shí)際的控制活動(dòng)。若推廣單位的控制活動(dòng)責(zé)任部門與左欄“控制責(zé)任部門”不一致，則在本欄中填寫本推廣單位實(shí)際的控制責(zé)任部門。怎樣填寫內(nèi)控推廣自評(píng)問卷6如果評(píng)估時(shí)發(fā)現(xiàn)控制設(shè)計(jì)存在缺陷或問題，請(qǐng)回答“否”，并需要在“附注[5]”列中對(duì)控制設(shè)計(jì)存在的問題進(jìn)行具體描述。自評(píng)人根據(jù)自己對(duì)相關(guān)控制活動(dòng)的檢查填寫“是”或“否”，填寫時(shí)自評(píng)人需要確保所有相關(guān)交易都已嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)控制活動(dòng)并如實(shí)填寫。當(dāng)“控制設(shè)計(jì)是否有效”欄為“否”時(shí)，請(qǐng)?jiān)凇翱刂茍?zhí)行是否有效”欄填寫“不適用”。當(dāng)“控制執(zhí)行是否有效”欄為“否”時(shí)，請(qǐng)?jiān)凇案阶5]”列中對(duì)控制執(zhí)行存在的問題進(jìn)行具體描述。對(duì)于存在內(nèi)控缺陷的情況，應(yīng)在此列中對(duì)內(nèi)控缺陷的問題進(jìn)行具體描述并填寫建議的控制活動(dòng)或詳細(xì)的整改方案，包括整改負(fù)責(zé)部門/人員和整改期限。怎樣填寫內(nèi)控推廣自評(píng)問卷填寫推廣自評(píng)問卷的部門、評(píng)估人及審核人。如果發(fā)現(xiàn)存在控制缺陷（設(shè)計(jì)缺陷和執(zhí)行缺陷），則在此處填寫缺陷編號(hào)和缺陷的具體描述。內(nèi)控推廣自評(píng)問卷填寫要求內(nèi)控推廣自評(píng)問卷1、內(nèi)控推廣自評(píng)問卷由總部下發(fā)后，由子公司內(nèi)控組指定流程負(fù)責(zé)人，由流程負(fù)責(zé)人分配控制責(zé)任人組織填寫，再匯總結(jié)果。2、對(duì)于內(nèi)控推廣自評(píng)問卷中的各個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)，由控制責(zé)任人進(jìn)行自評(píng)。3、控制責(zé)任人保存關(guān)鍵控制的相關(guān)文檔。4、公司領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)該公司的內(nèi)控推廣自評(píng)問卷進(jìn)行審核簽署。5、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽署的內(nèi)控推廣自評(píng)問卷上報(bào)到總部內(nèi)控推廣小組。6、新建子公司，以現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行相應(yīng)填寫，待銷售等新業(yè)務(wù)發(fā)生后，再及時(shí)進(jìn)行梳理和填寫。示例示例內(nèi)控缺陷清單整改計(jì)劃表發(fā)現(xiàn)編號(hào)對(duì)應(yīng)流程問題發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)描述建議整改責(zé)任部門整改完成時(shí)間GF-IA-01環(huán)境制度管理機(jī)制不全面在訪談和穿行測(cè)試中我們發(fā)現(xiàn)，部分制度下發(fā)后，沒有明確的跟進(jìn)要求和追蹤管理，未被轉(zhuǎn)化為子公司自身的制度；部分制度制定年份較早，已不能適應(yīng)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展需要。進(jìn)一步了解后我們發(fā)現(xiàn)，公司尚未制定系統(tǒng)的制度管理辦法，未能就各項(xiàng)管理制度的制定、下發(fā)、跟蹤與更新進(jìn)行規(guī)范。

建立制度管理辦法，明確在制度管理中各相關(guān)部室的權(quán)責(zé)與分工、制度的編制與發(fā)布、制度的下發(fā)與跟蹤、制度的更新與記錄、制度的歸檔與保存等管理要求，確保：

1.制度管理的權(quán)責(zé)分工明晰；

2.制度的編制經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徍伺c法定的表決程序；

3.制度下發(fā)過程中確保接收方了解應(yīng)對(duì)制度進(jìn)行何種處理；并對(duì)制度的落實(shí)和轉(zhuǎn)化情況進(jìn)行跟蹤；

4.制度能夠適時(shí)地得到更新，更新內(nèi)容可供單獨(dú)查詢，制度更新以標(biāo)準(zhǔn)版本號(hào)標(biāo)識(shí)；

5.制度得到妥善的歸檔與保管。審計(jì)室2011年3月31日示例復(fù)核內(nèi)控推廣自評(píng)問卷填寫完內(nèi)控推廣問卷后，要進(jìn)行自我復(fù)核，關(guān)注下列幾方面要點(diǎn)：1、是否參照同類型公司的推廣問卷填寫的？（基地公司參照銅陵海螺；粉磨站參照楊灣海螺；他業(yè)公司則綜合參照各試點(diǎn)單位）。2、對(duì)照控制配套指引，是否存在本單位有該項(xiàng)業(yè)務(wù)，而推廣問卷中沒有體現(xiàn)該項(xiàng)業(yè)務(wù)及相應(yīng)的控制目標(biāo)、關(guān)鍵控制活動(dòng)，如有，要在問卷中進(jìn)行補(bǔ)充，并標(biāo)注。3、對(duì)于推廣問卷中已經(jīng)體現(xiàn)了該項(xiàng)業(yè)務(wù)及相應(yīng)的控制目標(biāo)，是否存在該項(xiàng)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制活動(dòng)未能全部涵蓋，若未能涵蓋的，在問卷中找到對(duì)應(yīng)的控制目標(biāo)，進(jìn)行補(bǔ)充描述，并標(biāo)注。11如何實(shí)現(xiàn)內(nèi)控缺陷持續(xù)整改12對(duì)內(nèi)控推廣自評(píng)問卷填寫過程中發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控缺陷，各單位需及時(shí)進(jìn)行整改：1、總部內(nèi)控推廣小組組織對(duì)各子公司內(nèi)控推廣自評(píng)問卷的意見和建議進(jìn)行匯總；2、總部內(nèi)控推廣小組匯總各子公司整改方案；督促相關(guān)部門落實(shí)控制整改部門/責(zé)任人，確定整改方案和整改完成日期；3、各子公司及時(shí)對(duì)制度和控制矩陣進(jìn)行修訂和更新，以反映整改后的控制活動(dòng);4、整改是一個(gè)持續(xù)的過程。內(nèi)控矩陣模板13控制目的：根據(jù)《企業(yè)控制基本規(guī)范》配套指引，設(shè)計(jì)出應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制目的。此處可復(fù)制試點(diǎn)單位的填寫內(nèi)容，不需改動(dòng)?？刂苹顒?dòng)：經(jīng)過訪談?wù)页鰸M足控制目標(biāo)的關(guān)鍵控制活動(dòng)，參照試點(diǎn)單位填寫情況，結(jié)合本單位實(shí)際，對(duì)控制活動(dòng)進(jìn)行描述，并對(duì)控制活動(dòng)進(jìn)行編號(hào)。控制責(zé)任部門和責(zé)任崗位：負(fù)責(zé)實(shí)施或監(jiān)督控制活動(dòng)的部門和崗位，責(zé)任部門具體到業(yè)務(wù)部門、決策機(jī)構(gòu)；責(zé)任崗位具體到部門崗位或決策機(jī)構(gòu)成員。相關(guān)文檔和相關(guān)制度：相關(guān)文檔是控制活動(dòng)的記錄、即控制活動(dòng)的載體。相關(guān)制度即規(guī)定控制活動(dòng)并以書面方式予以呈現(xiàn)的文件?？刂苹顒?dòng)屬性信息：包括控制活動(dòng)屬性（預(yù)防性/檢查性）、控制方式（手工/系統(tǒng)）、執(zhí)行頻率（每天/每周/每月/…）控制目的和控制活動(dòng)是一對(duì)多，多對(duì)一的關(guān)系14繪制主要業(yè)務(wù)流程圖

15定義：使用特定符號(hào)和圖形來表示實(shí)體單位的業(yè)務(wù)處理程序，顯示文件憑證在組織機(jī)構(gòu)的產(chǎn)生、傳遞、檢查和保持及其相互關(guān)系。流程圖的特點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)：直觀顯示控制的特征，同時(shí)便于修改。因此，流程圖便于公司管理層形象地了解控制是如何運(yùn)行的，有助于發(fā)現(xiàn)控制中的不足之處。缺點(diǎn)：需要較為嫻熟的技術(shù)，對(duì)控制的某些弱點(diǎn)有時(shí)很難在圖上準(zhǔn)確地表達(dá)出來。流程圖繪制工具：MicrosoftVisio2010（安裝）流程圖定義流程圖繪制思路與步驟根據(jù)文字工作流程描述，整理出子流程業(yè)務(wù)流主線，包括子流程中所涉及的部門和關(guān)鍵步驟；初步排定涉及的部門；逐條閱讀流程描述，將其轉(zhuǎn)化為流程圖的形式；將流程圖草稿中的部門條和圖形錄入到Visio系統(tǒng)中（建議先不要連線）；進(jìn)行文字、排版上的復(fù)核與修改；進(jìn)行圖形間連線，同時(shí)進(jìn)行微調(diào)；放入控制活動(dòng)編號(hào)，確保所有控制活動(dòng)都得到顯示；最終復(fù)核定稿。16

17繪圖具體步驟：a、打開Visio；b、選擇新建“基本流程圖”；c、選中菜單“文件”/“形狀”/“流程圖”/“水平跨職能流程圖形狀”，選擇所需內(nèi)容；d、選中菜單“文件”/“形狀”/“流程圖”/“基本流程圖”，從窗口左側(cè)的形狀窗口中，將所需形狀拖放至繪圖頁中；e、排定涉及的部門；

流程圖繪制思路與步驟

18繪圖具體步驟：f、雙擊形狀，輸入文字信息，輸入完成后，只需點(diǎn)擊形狀外部即可；g、如果需要改變字體、形狀的邊框與填充色，只需右鍵選中形狀即可調(diào)整形狀的各項(xiàng)屬性；h、組織結(jié)構(gòu)圖各層之間的連接是通過拖放下層形狀到上一層形狀自動(dòng)完成。例如，首先將鼠標(biāo)移至開始點(diǎn)，光標(biāo)顯示十字型，然后按下鼠標(biāo)左鍵并保持，拖動(dòng)到下一個(gè)形狀，系統(tǒng)將自動(dòng)完成開始框和下一個(gè)形狀的連接。

流程圖繪制思路與步驟流程圖繪制工具注解項(xiàng)目使用圖形模板介紹—通用圖形總模板19項(xiàng)目使用圖形模板介紹20縱列列示了本流程所有涉及的部門?？刂苹顒?dòng)編號(hào)與自評(píng)工作底稿中的控制活動(dòng)編號(hào)對(duì)應(yīng)一致，且無遺漏。繪制流程圖繪制流程圖21通常每個(gè)流程圖均以以上2種圖形表示流程唯一的“開始”和“結(jié)束”，“開始”位于流程圖左上角，“結(jié)束”位于流程圖右下角，圖形流向基本從遵循左至右，自上而下的原則。<開始框><結(jié)束框><子流程框>繪制流程圖22需要在圖形內(nèi)標(biāo)注系統(tǒng)工作步驟<流程框><判斷框>使用判斷選擇框時(shí)需引出至少2個(gè)箭頭，箭頭中間可標(biāo)注“是”/“否”，也可標(biāo)注具體的選擇/判斷內(nèi)容。繪制流程圖23有以下3種表現(xiàn)形式：（前無連線）文檔框→動(dòng)作框/判斷框：表示該工作步驟需要參考其他子流程中產(chǎn)生的文檔或第三方出具的文檔。動(dòng)作框/判斷框→文檔框→動(dòng)作框/判斷框：表示某一個(gè)工作步驟產(chǎn)生的文檔在下一步工作步驟中需要使用。動(dòng)作框/判斷框→文檔框（后無連線）：表示某一個(gè)工作步驟產(chǎn)生的文檔僅用作參考或資料保存，與下一步工作步驟沒有直接聯(lián)系。<普通文檔框>繪制流程圖24<流程框><控制缺陷編號(hào)><控制活動(dòng)編號(hào)>繪制流程圖舉例示例繪制流程圖舉例示例繪制業(yè)務(wù)流程圖的范圍（供參照）序號(hào)流程名稱子流程編制及涉及部門對(duì)應(yīng)內(nèi)控指引1銷售和收款銷售定價(jià)管理銷售處/財(cái)務(wù)處企業(yè)控制應(yīng)用指引第9號(hào)——銷售業(yè)務(wù)企業(yè)控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理合同及訂單的管理銷售處/財(cái)務(wù)處發(fā)票的開具及銷售收入的確定銷售處/財(cái)務(wù)處應(yīng)收賬款的調(diào)整和管理銷售處/財(cái)務(wù)處收款管理銷售處/財(cái)務(wù)處客戶主檔案的維護(hù)銷售處/財(cái)務(wù)處2資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)的取得財(cái)務(wù)處/設(shè)備保全處/生產(chǎn)技術(shù)處企業(yè)控制應(yīng)用指引第8號(hào)——資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)折舊財(cái)務(wù)處/設(shè)備保全處/生產(chǎn)技術(shù)處固定資產(chǎn)的日常管理財(cái)務(wù)處/設(shè)備保全處/生產(chǎn)技術(shù)處固定資產(chǎn)的處置財(cái)務(wù)處/設(shè)備保全處/生產(chǎn)技術(shù)處固定資產(chǎn)清單主檔案的維護(hù)財(cái)務(wù)處/設(shè)備保全處/生產(chǎn)技術(shù)處無形資產(chǎn)的管理財(cái)務(wù)處/設(shè)備保全處/生產(chǎn)技術(shù)處/品質(zhì)處3工程項(xiàng)目工程詢價(jià)比價(jià)供應(yīng)處/設(shè)備保全處/生技處

工程合同供應(yīng)處/設(shè)備保全處/生技處/財(cái)務(wù)處工程建設(shè)供應(yīng)處/設(shè)備保全處/生技處/工程處工程決算審價(jià)財(cái)務(wù)處/工程處工程驗(yàn)收工程處4采購與付款供應(yīng)商選擇與評(píng)估供應(yīng)處/財(cái)務(wù)處/品質(zhì)處/生產(chǎn)技術(shù)處企業(yè)控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購業(yè)務(wù)企業(yè)控制應(yīng)用指引第13號(hào)——業(yè)務(wù)外包企業(yè)控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理采購合同及訂單的訂立供應(yīng)處/財(cái)務(wù)處/品質(zhì)處/生產(chǎn)技術(shù)處應(yīng)付賬款的管理供應(yīng)處/財(cái)務(wù)處/品質(zhì)處/生產(chǎn)技術(shù)處付款管理供應(yīng)處/財(cái)務(wù)處/品質(zhì)處/生產(chǎn)技術(shù)處外包業(yè)務(wù)供應(yīng)處/財(cái)務(wù)處/品質(zhì)處/生產(chǎn)技術(shù)處費(fèi)用支出管理財(cái)務(wù)處序號(hào)流程名稱子流程編制及涉及部門對(duì)應(yīng)內(nèi)控指引5存貨管理原材料入庫供應(yīng)處/質(zhì)控處/生產(chǎn)技術(shù)處企業(yè)控制應(yīng)用指引第8號(hào)——資產(chǎn)管理原材料領(lǐng)用供應(yīng)處/生產(chǎn)技術(shù)處產(chǎn)成品入庫質(zhì)控處/生產(chǎn)技術(shù)處產(chǎn)成品出庫質(zhì)控處/生產(chǎn)技術(shù)處產(chǎn)成品完工成本核算財(cái)務(wù)處/生產(chǎn)技術(shù)處產(chǎn)成品完工成本結(jié)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)處/生產(chǎn)技術(shù)處存貨日常管理生產(chǎn)技術(shù)處存貨主文檔的管理生產(chǎn)技術(shù)處6財(cái)務(wù)報(bào)告

與稅務(wù)管理定義財(cái)務(wù)結(jié)賬和報(bào)告財(cái)務(wù)處企業(yè)控制應(yīng)用指引第14號(hào)——財(cái)務(wù)報(bào)告會(huì)計(jì)交易及總賬記錄財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)期結(jié)賬財(cái)務(wù)處財(cái)務(wù)報(bào)告編制及披露財(cái)務(wù)處稅務(wù)管理財(cái)務(wù)處7全面預(yù)算管理預(yù)算編制財(cái)務(wù)處/銷售處/供應(yīng)處企業(yè)控制應(yīng)用指引第15號(hào)——全面預(yù)算預(yù)算執(zhí)行及調(diào)整財(cái)務(wù)處/銷售處/供應(yīng)處預(yù)算考核及獎(jiǎng)懲財(cái)務(wù)處/辦公室8資金業(yè)務(wù)銀行借款財(cái)務(wù)處企業(yè)控制應(yīng)用指引第6號(hào)——資金活動(dòng)

企業(yè)控制應(yīng)用指引第12號(hào)——擔(dān)保業(yè)務(wù)資本市場(chǎng)融資財(cái)務(wù)處銀行與現(xiàn)金管理財(cái)務(wù)處票據(jù)與印章管理財(cái)務(wù)處擔(dān)保業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)處9人力資源

與薪酬管理招聘與離職辦公室企業(yè)控制應(yīng)用指引第3號(hào)——人力資源員工的培訓(xùn)辦公室員工的考核辦公室工資計(jì)算與發(fā)放辦公室/財(cái)務(wù)處工資主檔案的維護(hù)辦公室繪制業(yè)務(wù)流程圖的范圍（供參照）編制內(nèi)控手冊(cè)29

30編制的目的：滿足發(fā)展和外部監(jiān)管的需要。需要外部需要以公司戰(zhàn)略目標(biāo)和愿景規(guī)劃為基礎(chǔ)，幫助企業(yè)制定統(tǒng)一化、系統(tǒng)化、規(guī)范化、書面化的控制體系設(shè)計(jì)和執(zhí)行有效的內(nèi)控流程和制度文件，是貫徹落實(shí)財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)等五部委聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)控制基本規(guī)范》、上交所《上海證券交易所上市公司控制指引》，以及法律、法規(guī)和行業(yè)政策等外部監(jiān)管要求的必需要求促進(jìn)公司全體員工明確職責(zé)分工、正確行使職權(quán)，并加強(qiáng)對(duì)權(quán)責(zé)履行的監(jiān)督，合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整、提高經(jīng)營效率和效果、促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略作為各個(gè)業(yè)務(wù)部門開展內(nèi)控自我評(píng)估和內(nèi)審部門進(jìn)行內(nèi)控有效性測(cè)試的基礎(chǔ)適應(yīng)資本市場(chǎng)監(jiān)管的客觀需要，促進(jìn)各項(xiàng)經(jīng)營管理規(guī)章制度的協(xié)調(diào)和完善，體現(xiàn)現(xiàn)代經(jīng)營管理理念，管理和規(guī)避企業(yè)的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)企業(yè)健康高效發(fā)展，完善公司戰(zhàn)略、運(yùn)營、文化和組織職能的管理體系對(duì)評(píng)估和測(cè)試過程中發(fā)現(xiàn)的控制薄弱環(huán)節(jié)與控制缺陷，總結(jié)出具缺陷報(bào)告，并提出具有可操作性的整改建議編制內(nèi)控手冊(cè)的目的內(nèi)控手冊(cè)的定義

控制手冊(cè)是什么？控制手冊(cè)是一種體系文件，從控制的角度、按監(jiān)管要求所規(guī)定的內(nèi)控框架，記錄企業(yè)的關(guān)鍵控制活動(dòng)。