4-第四章-財經商務文書寫作

第四章財經商務文書寫作導入新課標書是投標成敗與否的關鍵，因此在標書上容不得一點馬虎，但重新起草一份標書需要花費投標人大量的時間。因此，投標人經常是套用以前的標書，在WORD上修改，"復制"\"粘貼"幾個步驟下來，很快就起草好了一份標書。但在濫用現成標書的過程中，悲劇就產生了。事件一有次投標，我做完我的經濟標和商務標，因為做技術標的仁兄身體不適回家修養(yǎng)，老板派我上場。我以前就是搞技術的，二話沒講，把一個類似工程的技術標拿來改，投標并中標。在中標后我發(fā)現，由于時間倉促，我做的技術標中居然還有多處“玲瓏花園”沒有改成“曙光花園”，中間居然“玲瓏花園”業(yè)主的名字的還在，可正是一背的冷汗！后果：嚴重錯誤，開除！第四章財經商務文書寫作導入新課事件二有一個酒店工程，投標書中有這樣的語句：我公司一定認真組織施工……將本工程建設成XX市一流的污水處理廠……后果：嚴重投訴，開除！其實像這樣濫用現成標書而造成的悲劇還有很多，現實中也確實有這樣的事情發(fā)生。在商務活動中，招標書、理賠函、索賠函、經濟合同、商洽往來信函等一些像投標書一樣的商務文書的寫作我們經常會遇到，稍有差池，就會帶來不必要的糾紛，甚至是巨額的經濟損失。這一章，我們就來一起學習常用的商務文書的寫作。第四章財經商務文書寫作第一節(jié)招投標書的寫作招標書概念：招標書也稱招標通告、招標公告，業(yè)主在進行建設合作等項目時，按照規(guī)定條件將有關標準、條件等進行公布，通過投標方前來進行競爭，優(yōu)勝劣汰。作用：依據作用（招標書是投標者進行投標的依據，從事使投標者可以按照要求編制內容，制定方案，進行有效投標）競爭作用（招標單位可以擇優(yōu)選用投標單位，降低成本，保證項目質量，實現既定目標；投標者也可通過競爭，進一步挖掘潛力，提高綜合實力，促進自身發(fā)展）第四章財經商務文書寫作招標書第四章財經商務文書寫作招標書的作用（1）可靠性（2）競爭性（3）具體性（4）契約性（5）真實性（6）時限性（7）專用性（8）約束性（9）廣告性招標書招標書的分類（1）按時間劃分為長期招標書和短期招標書。（2）按內容和性質劃分為企業(yè)承包招標書、工程招標書、大宗商品交易招標書。（3）按招標范圍劃分為國際招標書和國內招標書。（4）按招標形式劃分為內部招標、有限招標、公開招標。第四章財經商務文書寫作招標書招標書的格式（1）標題標題寫在第一行中間。常見寫法有三種：由招標單位名稱，招標性質及內容，招標形式，文種四個元素組成；由招標單位加上文種組成，如《四川場道工程公司招標書》；直接由文種組成，如《招標書》。（2）前言前言亦稱導語、基本內容有招標的項目名稱、招標根據、招標目的和招標范圍。前言簡潔明了，提示性作用比較強。第四章財經商務文書寫作招標書（3）正文

招標書的內容核心。要明確招標項目、招標范圍、招標方式、招標程序、相關要求、注意事項等內容。僅招標工程一項，就要有項目名稱、立項根據、投資總量、工程類型、施工總量、招標單位資格要求、具體施工地址或區(qū)域等。至于具體的合同原則、權利與義務等，要求更為明細，不得有任何的疏漏。主體一般用橫式并列結構，也可以用表格加以逐項說明。（4）結尾結尾既有招標單位名稱(加蓋公章)、制定招標書的日期、招標單位的名稱地址、電話等內容。若兩個以上單位聯合招標，應依次寫明。第四章財經商務文書寫作招標書第四章財經商務文書寫作招標書的寫作要求（1）嚴謹周密（2）簡潔清晰（3）真誠合作投標書概念與作用：投標書是指投標單位按照招標書的條件和要求，向招標單位提交的報價并填具標單的文書。它是對招標書的回應與承諾，有具體相關指標、要求、事項等回應性內容。投標書與招標書相互依存、互補。特點：（1）求實性（2）競爭性（3）針對性（4）合約性第四章財經商務文書寫作投標書的分類（1）按內容不同分類有商業(yè)投標書、工程項目投標書、裝飾工程投標書、生產投標書、藥業(yè)投投標書、勞務投標書等。（2）按計價方式不同分類有固定總價項目投標書、單位不變項目投標書、成本加酬金項目投標書、特殊計價項目投標書等。（3）按方式不同分類有公開投標書、內部投標書、特邀投標書等。（4）按稱謂不同分類有投標通告、投標廣告、投標公告、投標文件匯總、投標函件等。第四章財經商務文書寫作投標書（5）按范圍不同分類有國際投標書、國內投標書書、地區(qū)(區(qū)域)投標書、系統(行業(yè))投標書、單位內部投標書等。（6）按性質不同分類有合資投標書、獨資投標書、股份制企業(yè)投標書、國有企業(yè)投標書、個體投標書招、集體投標書等。（7）按作用不同分類有投標申請書、投標履約保證書、投標方案、投標細則等。（8）按形式不同分類有表格形式投標書、文字形式投標書、表格、文字兼有的投標書等。第四章財經商務文書寫作投標書投標書的格式

投標書一般由標題、抬頭、前言、主體、結尾和附件部分構成。（1）標題

直接寫文種，如《投標申請書》、《投標書》等；由投標項目加文種組成，如《水電工程投標書》等；投標單位加文種組成，如《路達集團有限公司投標書》等；由投標單位、投標項目加上文種構成，如《中國水利水電七局××項目投標書》等（2）前言

主要寫明投標的態(tài)度、思路和看法。內容簡要、清晰明確，是主體的鋪墊部分。第四章財經商務文書寫作投標書（3）正文投標書的核心、為投標是否成功的關鍵所在?；緝热萦?投標的具體內容；相應的投標步驟或措施；說明自身的應標條件；補充說明應標的其他事宜；對投標作出必要的保證。（4）結尾即單位名稱、法定代表人姓名、投標人的署名、地址、電話、投標書制發(fā)日期等。（5）附件附件是對投標書內容的必要補充或說明。隨投標書附上有利于乙方中標的材料，如相關擔保書、相關證明材料、單位資質證明等。第四章財經商務文書寫作投標書第四章財經商務文書寫作招標書的寫作要求（1）真實完整（2）突出優(yōu)勢（3）注重時效投標書第二節(jié)商洽往來信函的寫作建立關系函

概念

建立關系函是指為了企業(yè)的生產與銷售，通過多種途徑了解客戶后，經論證值得與之建立商務、貿易、合資、合作等關系而使用的信函。

種類

根據建立關系函的內容，可以分為建立業(yè)務關系函、建立貿易關系函、建立商務關系函、建立合作關系函、建立全面關系函、建立戰(zhàn)略關系函、介紹商品函、提供資料函等等。第四章財經商務文書寫作建立關系函的格式（1）標題標題要精練、概括地點明去函的主旨內容，可以寫成事由+文種，即“建立業(yè)務關系函”。（2）稱呼語稱呼用全稱顯得禮貌。如“北京茶葉進出口有限公司”或者“xx經理/先生/女士臺鑒/雅鑒”。（3）正文建立關系函的正文包括開頭語、主體、結束語等三部分。開頭語：如果是初次聯系客戶的首發(fā)函，先簡要說明得到對方消息的途徑，或者直接進行簡單的自我介紹。同時表示我方有意與對方建立業(yè)務關系，進行交易，希望得到對方的合作。第四章財經商務文書寫作建立關系函主體:是函件的重點。先介紹本公司的主要業(yè)務范圍、經營狀況，推銷商品時要突出產品特色和優(yōu)點，包括價格優(yōu)勢等。而后說明發(fā)函意圖，表明合作的意愿。語言表達要具體、明確。結束語:用慣用語表示出對方回函的愿望。（4）祝頌語一般用“順致商安”、“順致商棋”等，要求書寫規(guī)范、禮貌得體。（5）落款置于信函的右下角，寫明發(fā)函公司的名稱(蓋章)或個人姓名和日期。第四章財經商務文書寫作建立關系函建立關系函的寫作要求（1）如果是初次聯系的客戶，開頭語要先做自我介紹，或先說明如何得知對方，再做自我介紹。（2）產品介紹要求文字生動、活潑，重點突出產品的特色。（3）給初次聯系客戶發(fā)送電子郵件時，最好不要主動附上附圖，以免被刪或被反垃圾郵件軟件攔截。（4）結尾語，要求能激發(fā)對方愿意合作、聯系的愿望。第四章財經商務文書寫作建立關系函詢價函

概念

詢價函是指由買方向賣方詢問有關商品的交易條件或具體價格而使用的函。它是經貿磋商交易的第一個程序即“詢盤”階段而使用的信函。詢價的目的是請對方報價，詢價對交易雙方都沒有法律上的約東力。第四章財經商務文書寫作

詢價函的格式詢價函的格式主要包括標題、稱呼語、正文、結束語、落款等五部分。(1)標題一般直接寫上“詢價函”三字，也可直接寫“咨詢函”。(2)稱呼語頂格寫上收函公司的名稱或個人姓名+先生/女士。(3)正文寫明向收函人索要主要商品目錄本、價目單、商品樣品、樣本等，也可以用發(fā)詢價單或訂單的方式詢問某項商品的具體情況。(4)結束語希望得到對方的回復。(5)落款寫明發(fā)函公司的名稱和具體日期。第四章財經商務文書寫作詢價函詢價函的寫作要求

詢價函寫作時要就事論事，寫法上直截了當，想知道什么就問什么，突出最主要的未知事項。語言要求簡潔明了、結構簡單。第四章財經商務文書寫作詢價函報價函

概念

報價函是指由賣方向買方提供某項商品的有關交易條件或具體價格所寫的信函。它是經貿磋商交易的第二個程序即在“發(fā)盤”或“報盤”階段而使用的信函。適用于對詢價函所提出的問題進行答復。第四章財經商務文書寫作

詢價函的格式

包括標題、稱呼語、正文、結束語、落款等五部分。（1）標題

直接寫上“報價函”或“關于××的報價”。（2）稱呼語

頂格寫上收函公司的名稱或個人姓名+先生/女士。（3）正文

正文有兩種情況:主動報價，一般寫上產品價格、規(guī)格、發(fā)貨期、可供數量、結算方式、包裝運輸等內容。如果是回復對方的報價，首句應先說明接收到對方的函，一般用“悉”或“收悉”。接著可表示感謝對方對我方產品的關注。然然后再針對來函的內容做出具體回復，還可提出要求。（4）結束語

希望對方能能訂購。一般用“恭候佳音”、“期盼合作成功”等語。（5）落款

應寫明發(fā)函公司的全稱并蓋章或者署個人姓名，同時寫上“××年×月×日”。第四章財經商務文書寫作報價函報價函的寫作要求寫報價函的目的是為了爭取最終與客戶成交，而要能最終實現成交目的，就必須抓住產品規(guī)格相符、報價這兩個重點。所報的價必須是與當前的市場行情相吻合的實價。報價太高會嚇跑客戶，而報價太低，客戶會認為你不是內行，也不會理你。因此，切勿亂報價，應了解清楚行情，多方比較后再報價，這對新公司和新產品尤其重要。第四章財經商務文書寫作報價函還價函

概念

還價函是指收到報價的一方就對方報價中某些條款感到不能接受，按照自己的能力提出修改意見供對方考慮的一種商業(yè)信函。還價函可以是買方就賣方的報價還價，也可以是賣方就買方的還價再進行還價。它是經貿磋商交易的第三個程序即“還盤”階段而使用的信函。第四章財經商務文書寫作

還價函的格式包括標題、稱呼語、正文、落款等四部分。(1)標題直接寫上“還價函”或“降低原報價函”。(2)稱呼語頂格寫上收函公司的名稱或個人姓名+先生/女士。(3)正文主要內容包括還價措施、與原報價函變動情況、還價原因及建議等。(4)落款寫明單位名稱(公章)或個人姓名以及發(fā)文日期。第四章財經商務文書寫作還價函還價函的寫作要求還價函的目的在于磋商報價，以獲取更豐厚的利潤。還價時要根據市場實際及對方所能承受的范圍，不能還得過低，以免使對方誤認為你沒有誠意。說明還價原因應有理有據。表明接受對方報價與否，態(tài)度要明朗。言語措辭應禮貌得體。第四章財經商務文書寫作還價函接受函與訂購函

概念接受函是指買方或賣方接受對方提出的交易條件而使用的信函。它是經貿磋商交易的第四個程序即“接受”階段而使用的信函。訂購函是指經過反復磋商，彼此均接受了交易條件后，由買方向賣方訂購貨物而使用的函件。它是經貿磋商交易的最后一個程序即“簽下合同”階段而使用的信函。第四章財經商務文書寫作接受函與訂購函的格式包括標題、稱呼語、正文、落款四部分。(1)標題直接寫“接受函”或者“訂購函”。(2)稱呼語收函公司的名稱或個人姓名+先生/女士。(3)正文接受函要寫明接受對方的具體報價條件，包括商品名稱、規(guī)格、單價，以及結算方式、交貨日期、地點等。訂購函一般制成訂單式，以表格形式列明各項交易條件。內容包含商品名稱、牌號、規(guī)格、數量、價格、結算方式、包裝、交貨日期、交貨地點、運輸方式、運輸保險等。(4)落款寫明發(fā)函單位的全稱(蓋章)或個人姓名以及具體發(fā)文日期。第四章財經商務文書寫作接受函與訂購函接受函、訂購函的寫作要求接受函、訂購函是雙方均已接受交易條件，達成交易意向，將產品的訂單用書面函件的形式發(fā)給對方。因此，接受函、訂購函兼有合同的功用，寫作函時要求考慮周詳，表述應精確嚴密，以免日后發(fā)生糾紛。第四章財經商務文書寫作接受函與訂購函催款函

概念

催款函用于催交款項，是賣方在買方未按約定期限繳交款項而使用的函，意在提醒買方付款結賬。商務貿易中，常會出現買方超過規(guī)定期限尚未將貨款付給賣方的情況，此時賣方就應致函提醒買方付款結賬。第四章財經商務文書寫作催款函包括標題、稱呼語、正文、落款四個部分。(1)標題可直接表明“催款函”，也可在標題前寫上“緊急”二字，以示催收的是緊急款項。標題一般需注明編號，便于查詢和聯系。(2)稱呼語頂格寫上收函公司的名稱或個人姓名+先生/女士。(3)正文催款單位和欠款單位的全稱和賬號，必要時寫上催款單位的地址和電話以及經辦人的姓名等；雙方交易往來的原因、日期、發(fā)票號碼、欠款金額、拖欠貨款情況等。處理意見，可從這幾方面予以說明:一是要求對方說明拖欠的原因；二是重新確定一個付款的期期限，希望對方按時如數交付欠款；三是如再次逾期拖欠，將采取罰金或其他措施。(4)落款寫明催款單位的全稱，并加蓋公章，最后注明發(fā)文日期。第四章財經商務文書寫作催款函催款函的寫作要求催款函目的在于催收欠款，既要觸動對方，達到收回欠款的目的，又要顧及對方的臉面，維持原來的良好合作關系。因此，寫作催款函時語言要得體，不必虛禮客套，只需簡潔地表達清楚催款的主題即可；注意避免使用威脅口氣和過激的言語，才能達到收回欠款的目的，并能促使對方今后繼續(xù)合作。第四章財經商務文書寫作催款函第三節(jié)經濟合同的寫作經濟合同的概念與作用概念：經濟合同是合同的一種，是民事主體之間為實現定的經濟目的，明確相互權利義務關系的協議。依法簽訂的各種經濟合同，都會受到國家法律的保護，合同各方都必須嚴格遵守。作用：1.保障作用(合同的訂立，使當事人的權益以法律的形式得到了保護。)2.約束作用(依法訂立的合同一經簽署就具有法律約束力，當事人既可以充分享受合同規(guī)定的權利，又必須全面履行合同所規(guī)定的義務。)第四章財經商務文書寫作經濟合同的特點與分類第四章財經商務文書寫作經濟合同的特點1.合法性2.平等互利性3.公平性4.誠信性5.規(guī)范性招標書的分類根據涉及的不同時間分類分為長期經濟合同、中期經濟合同、短期經濟合同；按表達方式分類分為書面經濟合同、電子文本合同等。其中書面形式合同又可以細化為合同書、信件新建、電報、電傳、電子郵件等形式；按表達格式不同分類分為條款式合同、表格式合同、條款和表格組合式經濟合同等；按業(yè)務性質和內容的不同分類分為購銷合同、供電（水、氣、熱力）合同、贈與合同、借款合同、租賃合同、建設工程合同、運輸合同、委托合同等。第四章財經商務文書寫作經濟合同的特點與分類經濟合同的格式與寫作要求一份完整的經濟合同一般分為以下幾個部分：1.標題

標題寫在第一行中間，一般有三種形式：直接由合同種類充當標題，如《綠化工程承包合同》；由標題加文種構成，如《格力空調購銷合同》；由當事人名稱、標的再加上文種構成，如《金源公司購房合同》。2.當事人名稱

在標題左下文上下分兩行，或左右平行分行寫明簽訂合同當事人的全稱，并用括號標明甲方、乙方，如“以下簡稱甲方”或“以下簡稱乙方”有些合同不寫甲方乙方，而寫“供方”“需方”。訂立合同的上方單位名稱要用全稱，不能用容易引起混淆的簡稱，以免引起糾紛。第四章財經商務文書寫作經濟合同的格式與寫作要求3.正文

開頭又稱緣由，一般寫明簽訂合同的目的、依據或簡單經過。主體即合同的具體內容和相關條款，為合同核心所在。一般是按照合同法規(guī)定的主要條款以及簽訂合同的主次關系順序進行表達。經濟合同的主要條款包括標的、數量和質量、價款或酬金、履行的期限、地點和方式和違約責任。標的指勞務、貨物、工程項目等，是當事人各方權利與義務指向的對象。標的是簽訂經濟合同的前提，沒有這樣的前提，合同不能成立。數量是指標的數目。標的質量是指產品(商品)的內在質地和外表形態(tài)的統一，標的質量可以憑借國家規(guī)定的相應標準進行參照，制定合同各方經協商認可的標準。第四章財經商務文書寫作經濟合同的格式與寫作要求價款之稱用于以貨物或工程為標的經濟合同中。酬金用于以勞務為標的經濟合同中。貨幣應寫明幣種、單價、總金額、結算方式等。履行期限是指提交貨(款)或完成勞務的日期，即合同中規(guī)定的實現權利和義務的限定時間。期限有明確的年、月、日等時限要求。履行地點是指交貨或完成勞務的地方，會影響到履行合同的費用和時間。履行方式是指當事人采用怎樣的方法來完成交貨或勞務。標的不同其履行方式亦有所不同。違約責任指合同當事人一方不履行合同，或不適當履行合同，出現違反共同確認的權利與義務時應當承當經濟和法律責任。違約責任主要以罰違約賠償金形式體現，其具體處第四章財經商務文書寫作經濟合同的格式與寫作要求理方式由各方當事人根據法律規(guī)定協商約定。違約責任是經濟合同中非常重要的條款，應當予以充分重視。4.附則

附則主要說明合同的有效期、條款未盡事宜的處理、合同份數、保存方式等內容；隨合同如有附件、標的樣品、圖表等，則要寫明數量或相關情況，并與合同具有等同效用。5.落款

寫清簽訂合同當事人單位全稱、法定代表人姓名、代表人姓名(簽字)、相關證件，并加蓋公章或合同專用章，寫明簽訂合同的時間、地點、電話號碼、銀號賬號等。對一些比較特殊的經濟合同還可以進行公證，加蓋鑒定機關公章及寫明鑒定時間。第四章財經商務文書寫作第四章財經商務文書寫作經濟合同的寫作要求1.經濟合同的內容必須合法2.經濟合同的格式必須規(guī)范3.經濟合同的條款必須完備4.經濟合同的語言必須準確經濟合同的格式與寫作要求第四節(jié)索賠函與理賠函的寫作索賠函概念：索賠函是指在貿易過程中產生合同爭議或發(fā)生經濟糾紛后，受損一方依據有關協議或規(guī)定向違約一方提出賠償要求的信函。

索賠函的產生，與多種因素相相關，主要有質量問題、數量問題(如短缺等)、包裝問題、時間問題(如未及時運送)，以及其他違反合同規(guī)定等問題。第四章財經商務文書寫作索賠函索賠函的格式主要包括標題、稱呼語、正文、附件、落款等五部分。（1）標題直接寫上“索賠函”，也可注明索賠的原因，如《質量不符索賠函》（2）稱呼語