公司文件存檔與管理制度

公司文件存檔與管理制度1.前言為規(guī)范公司文件的存檔和管理工作，提高公司文件管理的效率和安全性，訂立本制度。本制度適用于公司內(nèi)部全部文件的存檔和管理。2.文件分類和編號(hào)2.1文件分類依據(jù)文件的性質(zhì)和用途，公司文件分為以下幾類：內(nèi)部文件：公司內(nèi)部溝通、決策和引導(dǎo)文件；外部文件：公司與外部合作伙伴的合同、協(xié)議、文件；人事文件：與員工相關(guān)的招聘、培訓(xùn)、福利等文件；財(cái)務(wù)文件：與公司財(cái)務(wù)相關(guān)的報(bào)表、憑證、賬務(wù)等文件；項(xiàng)目文件：與公司項(xiàng)目相關(guān)的計(jì)劃、進(jìn)度、報(bào)告等文件；其他文件：不屬于上述分類的文件。2.2文件編號(hào)為便于管理，對(duì)全部文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)規(guī)定如下：內(nèi)部文件：公司簡(jiǎn)稱+文種標(biāo)識(shí)+年份+次序號(hào)，例如：ABC—INT—2022—001；外部文件：公司簡(jiǎn)稱+文種標(biāo)識(shí)+年份+次序號(hào)，例如：ABC—EXT—2022—001；人事文件：公司簡(jiǎn)稱+文種標(biāo)識(shí)+年份+次序號(hào)，例如：ABC—HR—2022—001；財(cái)務(wù)文件：公司簡(jiǎn)稱+文種標(biāo)識(shí)+年份+次序號(hào)，例如：ABC—FIN—2022—001；項(xiàng)目文件：公司簡(jiǎn)稱+文種標(biāo)識(shí)+項(xiàng)目標(biāo)識(shí)+年份+次序號(hào)，例如：ABC—PROJ001—2022—001；其他文件：公司簡(jiǎn)稱+文種標(biāo)識(shí)+年份+次序號(hào)，例如：ABC—OTH—2022—001、3.文件存檔和管理流程3.1文件存檔全部文件必需以電子形式存檔，并保管在公司指定的文件服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)上；文件存檔前需確定文件分類和編號(hào)，填寫文件存檔登記表（包含文件名稱、編號(hào)、分類、存檔日期等信息）；文件必需依照分類和編號(hào)的規(guī)定進(jìn)行命名，命名規(guī)定統(tǒng)一，避開重復(fù)和混淆；文件應(yīng)以常用的文件格式保管，如PDF、Word、Excel等，在保管時(shí)應(yīng)注意文件的完整性和可讀性。3.2文件管理文件管理由特地的管理人員負(fù)責(zé)，確保文件存檔的準(zhǔn)確和完整；每類文件都應(yīng)設(shè)立特地的文件庫(kù)，對(duì)文件進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引和目錄；文件庫(kù)應(yīng)設(shè)有安全門禁系統(tǒng)，只有授權(quán)人員才略進(jìn)入文件庫(kù)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)保密和安全規(guī)定；文件庫(kù)應(yīng)設(shè)有防火、防潮、防塵等設(shè)施，確保文件的安全性和保管質(zhì)量；文件庫(kù)內(nèi)的文件應(yīng)定期檢查，確保其完整性和可讀性；文件檢索應(yīng)快速、準(zhǔn)確，可使用文件編號(hào)、文件名、關(guān)鍵詞等方式進(jìn)行檢索；文件應(yīng)有統(tǒng)一的借閱和歸還手續(xù)，使用人員需填寫借閱登記表，借閱期限不得超出一個(gè)月，到期后需及時(shí)歸還。3.3文件歸檔長(zhǎng)期不再需要使用的文件，應(yīng)依據(jù)文件保管期限進(jìn)行歸檔；文件歸檔前應(yīng)進(jìn)行整理和清理，確保文件的次序、完整性和可讀性；歸檔文件應(yīng)依照文件類型和保管期限進(jìn)行分類，以便后續(xù)管理；歸檔文件的保管位置和存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)符合相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件的安全性和可靠性；歸檔文件應(yīng)有明確的歸檔記錄，包含文件名稱、編號(hào)、歸檔日期、保管期限等信息。4.文件安全和備份4.1文件安全文件服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有授權(quán)人員才略訪問和修改文件；文件服務(wù)器或云存儲(chǔ)平臺(tái)應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修補(bǔ)，確保文件的安全性；全部文件在傳輸過程中應(yīng)加密處理，確保文件的機(jī)密性和完整性；禁止將公司文件復(fù)制到個(gè)人電腦、移動(dòng)電話等外部設(shè)備，以防止文件泄露。4.2文件備份對(duì)緊要的文件進(jìn)行定期備份，確保文件的安全性和可恢復(fù)性；文件備份應(yīng)分布在不同的地方或存儲(chǔ)介質(zhì)上，以防止意外事故導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失；文件備份的頻率和介質(zhì)選擇應(yīng)依據(jù)文件的緊要性和更新頻率來確定；文件備份應(yīng)有明確的備份記錄，包含備份日期、備份內(nèi)容等信息。5.文件銷毀5.1文件銷毀申請(qǐng)不再需要保存的文件，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)銷毀。銷毀前需填寫文件銷毀申請(qǐng)表，包含文件名稱、編號(hào)、銷毀原因等信息。5.2文件銷毀程序文件銷毀由特地的管理人員進(jìn)行，確保文件的安全和徹底銷毀；銷毀過程應(yīng)設(shè)有監(jiān)督和記錄，包含銷毀人員、銷毀時(shí)間等信息；銷毀的文件應(yīng)進(jìn)行碎紙?zhí)幚砘蚱渌行Х绞?，以確保文件的不行恢復(fù)性；銷毀記錄應(yīng)保管肯定期限，作為證明文件的銷毀情況。6.監(jiān)督和評(píng)估公司應(yīng)定期開展文件管理的監(jiān)督和評(píng)估工作，包含文件的存檔、管理、安全和備份情況的檢查和評(píng)估，并依據(jù)評(píng)估結(jié)果進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。7.附則本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，如有需要修改或增補(bǔ)，需經(jīng)