第二章-秘書的基本條件

第二章秘書的基本條件第一節(jié)從事秘書工作的職業(yè)準備一、成熟的白領(lǐng)1、職業(yè)要求

作為秘書，她(他)必須首先是一個成熟的白領(lǐng)，這一點是由秘書工作的性質(zhì)決定的。秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置如下圖：“中樞神經(jīng)”的作用2、白領(lǐng)成熟的標志白領(lǐng)成熟的主要標志是精神上的自立。

所謂精神自立，就是當他面對自己工作與生活中的問題時，他會用自己的頭腦作出判斷，想出解決問題的辦法，并且自己動手去解決問題。一個成熟的秘書，要具備相當?shù)纳鐣ＷR，了解公司的規(guī)章制度(各種潛規(guī)則)；其次她做事沉著而又靈活，工作踏實，具備相當?shù)呢熑胃袕?，富于團隊精神，能自覺進行自我管理。二、自我管理由于秘書處于一個關(guān)鍵而又敏感的位置，所以，秘書必須在工作中隨時約束自己的行為，自覺地進行自我管理。1、學習管理——隨時“充電”2、時間管理——做好計劃3、健康管理——身心健康4、感情管理——不感情用事；避免辦公室戀情5、金錢管理——成本管理；個人“理財計劃”一、認清秘書新人工作的特點第二節(jié)從事秘書工作的思想準備特點一：特點二工作繁重：時間長；任務(wù)重特點四工作“清閑”：無聊；上網(wǎng)特點三待遇較“低”二、注重自我提升1、充分發(fā)揮主觀能動性【實用案例】參見課本第8頁【小貼士】（1）需要充分發(fā)揮主觀能動性，自己找事做；（2）必須有強烈的上進心；（3）必須注意自己是否越位。2、提高工作的“含金量”實用案例：參見課本第9頁【小貼士】工作中要精益求精的態(tài)度，給自己每一份工作增加“附加值”，提高工作中的“含金量”3、充分發(fā)揮職務(wù)優(yōu)勢實用案例：參見課本第10頁【小建議】學會利用職位優(yōu)勢，突破本職工作的束縛，逐步開闊視野，從整個公司運營的角度來觀察問題，模仿上司的思路思考問題。秘書如何利用優(yōu)勢：第一，仔細閱讀和琢磨自己經(jīng)手的各種文件和資料。第二，留意上司的電話和上司與各部門經(jīng)理的談話。第三，留意網(wǎng)上和報紙上有關(guān)本行業(yè)的新聞和動向，遇到不懂得問題就向同事請教。4、在“打雜”中創(chuàng)造機會【實用案例】

小萌是東北通用機械股份有限公司總裁辦的秘書。小萌是英語專業(yè)的碩士畢業(yè)生，半年前來到總裁辦，平時也只是打雜，如接電話，取文件，寫通知等。但是，她并不覺得自己是大材小用從而感到委屈，她認為如果自己連“雜”都打不好，領(lǐng)導是不會把更重要的工作交給自己。

上個月的一天，總裁讓她到四樓的研發(fā)部取份材料，他說自己剛給技術(shù)總監(jiān)打過電話。技術(shù)總監(jiān)給她的是一份公司開發(fā)納米產(chǎn)品的可行性報告。由于機加工行業(yè)的利潤率越來越低，所以，公司決定開發(fā)系列納米產(chǎn)品，以形成新的利潤增長點。她習慣性地仔細閱讀了自己經(jīng)手的材料，看完可行性報告之后，她預感到公司有可能要進行這方面的投資，于是，她開始注意收集有關(guān)“納米”的材料。過去她對“納米”也沒什么了解，現(xiàn)在她不僅注意收集信息，而且還充分利用自己工作上的便利條件，在與研發(fā)部打交道時，注意跟有關(guān)人員“套磁”，如經(jīng)常開開玩笑說說笑話，向他們請教關(guān)納米方面的一些問題；見總裁辦秘書向自己討教，工程師們自然誨人不倦；久而久之，小萌不僅積累了豐富的納米知識，而且還與從事納米產(chǎn)品前期研發(fā)的工程師們建立了良好的關(guān)系。

這天公司召開臨時董事會，討論投資納米產(chǎn)品項目的問題。由于大多數(shù)董事過去都是從事機械加工的，對“納米”沒什么了解，所以，盡技術(shù)總監(jiān)用原子、電子負荷等理論解釋了半天，大家仍然感到有些云里霧里。眼看會議陷入僵局，總裁有些坐不住了，這時，坐在他身后負責擔任會議記錄的小萌悄聲問總裁是否可以讓自己解釋一下什么是納米。總裁馬上點頭，于是，小萌用非常通俗的語言解析了什么叫納米和納米產(chǎn)品的功效……會議達到了預期的目的，結(jié)束時總裁宣布讓小萌負責公司整個納米項目的協(xié)調(diào)工作。這樣，當總裁讓她負責協(xié)調(diào)整個項目時，她早己胸有成竹了。提問：案例中，秘書小萌如何利用“打雜”的優(yōu)勢，不斷創(chuàng)造機會，追求發(fā)展?！拘≠N士】不僅要有主動積極的精神，也要有勇氣，不斷創(chuàng)造機會第三節(jié)秘書必備的品質(zhì)有上進心縝密風趣幽默寬厚合群謙遜誠實認真秘書必備的品質(zhì)

實用案例之：縝密參見書本第18頁【小貼士】

對于秘書來說，那種認為以前沒有發(fā)生過、以后也決不會發(fā)生的想法是不負責任的，秘書必須辦事縝密，留有余地，事事考慮在先。第四節(jié)秘書必備的能力一個優(yōu)秀的秘書，要圓滿完成上司交代的工作，她還必須具備高度的判斷能力和執(zhí)行能力、理解能力和洞察能力、信息收集能力和寫作能力、交流溝通能力OA操作能力。一、判斷能力與執(zhí)行能力1、能分析問題實用案例：參見書本第14頁冷靜分析，唯一標準是怎么對上司有利就怎么做；2、具備解決問題的常識和經(jīng)驗3、能迅速采取行動二、理解能力與洞察能力實用案例：參見書本第21頁作為秘書需要有這樣準確的判斷能力，對自己上司的工作及整個公司的情況有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看問題，那么，你不僅能理解上司對你各項工作的要求，而且能主動提前做好相應(yīng)的準備工作。三、信息收集能力和寫作能力對于秘書來說，你首先要知道“什么是信息”，只有這樣你才能知道哪些是上司現(xiàn)在需要的信息。秘書收集到信息后要把它們寫成專題報告，另外還經(jīng)常要起草一些公司內(nèi)外的商業(yè)文書，比要代替上司起草講話稿等，所以，寫作能力對于秘書來說是不可欠缺的。四、交流溝通能力處于企業(yè)管理神經(jīng)樞紐中的秘書，在協(xié)助上司與各方面進行交流溝通的作用非常重要。一般來說，上司在公司內(nèi)外都有廣泛的人際關(guān)系，作為秘書必須了解上司的這些人脈關(guān)系，并在這個基礎(chǔ)上協(xié)助上司與方方面面進行交流溝通。一、打扮的基本原則1、保持大眾化2、切忌標新立異3、保持蓬勃朝氣第五節(jié)秘書的儀表二、基本的儀表1、發(fā)型：留短發(fā)；

長發(fā)應(yīng)將盤起或扎起2、化妝：化淡妝3、飾品：最好不要戴首飾4、手表：必備品5、鞋：中跟；穩(wěn)重的顏色（黑色、茶色）6、

服裝：端莊；方便四、舉止優(yōu)雅避免出現(xiàn)的舉止：1、坐著時蹺起二郎腿。2、說話時盤著胳膊。3、說話時做些摸頭發(fā)等讓對方覺得不專心的動作。4、用一根手指或用下巴指示人或物。5、有意地不回答對方，無視對方的存在。五、健康的生活方式1、保持有規(guī)律的生活節(jié)奏，做到睡眠充足。2、飲食均衡。3、堅持適當?shù)倪\動。4、定期做健康體檢。5、保持良好的工作姿勢。6、保持清潔。7、精神愉快。8、勞逸結(jié)合。第六節(jié)、秘書的自我調(diào)節(jié)1、心情舒暢：心平如鏡，從容不迫2、釋放壓力：細心，有業(yè)余愛好3、情緒管理：學會忍耐，開朗，朝氣蓬勃第七節(jié)秘書的從業(yè)要求——保密一、保密的重要性在這個競爭激烈的商業(yè)社會里，一些企業(yè)和個人會不擇手段地從單位收集情報。秘書在日常工作中會經(jīng)常看到、聽到甚至直接參與處理這類機密，因此，他們往往是一些別有用心的人的重點“公關(guān)”對象。在另一方面，現(xiàn)在的秘書大多年輕，社會經(jīng)驗不足，很容易被一些人利用，所以，秘書一定要有一種職業(yè)性的警惕性。在公司的所有機密里，人事問題永遠是秘中之秘。二、日常保密秘書在日常工作中應(yīng)注意以下幾點：1、對于一些機密的事情，不管自己知道不知道，當別人問起你時，你都要回答“不知道”。2、不管是在公共場合還是在家里，都不談?wù)摴ぷ魃系氖虑椤?、在談?wù)撘恍C密事情時，要根據(jù)對方的具體情況來考慮談話內(nèi)容的深淺。4、對于那些特別重要的文件，不僅在保管時要注意，而且在銷毀時更要注意。三、電子信息保密1、秘書的計算機應(yīng)該獨自使用，打印機密材料時要人不離機，不經(jīng)本人或上司批準，別人不得使用。2、凡是涉及重要機密內(nèi)容的計算機，一律不得上網(wǎng)。3、郵箱密碼的設(shè)置要絕對保密，最好是設(shè)置不易被破譯的“數(shù)字+字母”的密碼。4、對輸入計算機內(nèi)的機密信息采取隱藏措施，不要安裝借來的程序。5、安裝防病毒反“黑客”的“防火墻”，并注意升級換代。6、對裝有機密信息軟盤的盒子或箱子采取加鎖等安全措施。7、攜帶筆記本電腦外出時，務(wù)必做到包不離身。四、保密不是封閉作為職業(yè)秘書，必須有一種職業(yè)警惕性，但也不能草木皆兵。比如，當客人起身告辭時，隨便問了一句：“請問你們