采購控制程序文件

1、采購控制程序文件1. 目的對采購物資的全過程進行管理控制，以確保其符合公司采購流程及規(guī)定要求。2. 范圍適用于原材料、外購物料及服務等物資采購的控制。3職責3.1采購部負責組織對供應商的評價工作，并提供合格供應商一覽表，負責對各部門提出采購申請程序進行把控。3.2項目部或申請部門負責提供采購需求說明或技術性文件。3.3采購部收集匯總編制月采購計劃報表，于次月1日前提交月采購計劃，每月5日前（含5日）提交上月采購報表。以上表格分公司采購人員制作后、提交至集團采購部各區(qū)域負責人處進行審核，待審核通過后，方可采購。3.4收貨部門及使用部門負責采購物料的檢驗、驗證。3.5倉庫負責按公司要求對采購物資進

2、行管理（如配有倉庫此條有效）。4. 采購工作程序4.1采購需求文件及采購計劃4.1.1項目部負責編制采購需求文件，一般包括：名稱、數量、質量要求、標識方法、交貨方式及交貨期等；4.1.2采購申請文件分為三種：月度采購計劃申請、采購簽報申請、臨時物料采購申請。月度采購計劃：由需求部門申請后，發(fā)送至采購員處匯總，采購編制好月度采購計劃匯總表后，需由分公司財務、總經理簽字后，另發(fā)送至集團采購部進行申批，集團采購部審核通過后方可進行采購配送。簽報申請：即在公司內網OA系統由申請部門發(fā)起需求，經由部門負責人、集團采購、財務、總經理、集團辦公室、董事長批準后方可采購。簽報申請一般用于固定資產、臨時采購超過

3、2000元標準時使用。臨時采購申請：即在月度計劃外采購（如：臨時進場、開荒、特殊要求等），且采購金額未超過2000元的，需由申請或使用部門填寫臨時材料申請單，再由部門經理、分公司總經理簽字后方可執(zhí)行采購。具體操作請參考“采購流程圖”。4.2采購具體操作流程及要求4.2.1新進場采購操作流程4.2.1.1新項目成立，分公司采購人員到崗后首先按項目需求，確定申請文件模式，項目的作業(yè)車輛采購，如：灑水車、洗掃車等，這些車輛采購一般需要供貨周期，確定好需求可直接走公司內網OA簽報進行申請，部門領導審批，再發(fā)至集團車輛管理部相關人員、財務、集團辦公室、董事長依次批復后由集團車輛管理部人員負責車輛采購事宜

4、。4.2.1.2新項目辦公家具及小型設備采購人員需進行詢價比對，至少貨比三家，家具詢價內容需提供圖片及材質等信息；小型設備需提供相關參數；電腦、打印機等辦公設備需提供品牌及配置、保修條款等，京東采購是比對價格之一，以上詢價比對后，需走公司內網簽報進行申請，分公司采購在意見欄內需說明詢價情況、付款方式及采購意見，報請集團采購部審批，按流程審批完成后方可進行采購，付款方式需采用月結對公轉賬，除網購外，其它均需簽定采購合同。4.2.1.3新項目常規(guī)物料采購一般在當地進行采購配送，選擇供應商應按供應商管理程序文件進行操作，首次采購需在當地進行最少三家比對詢價（城市規(guī)模大最好五家），詢價內容包括：單價、

5、是否含稅（專票或是普票，專票需注明抵扣稅點）、支付方式等。詢價完成后需走內網進行簽報申請并報集團采購部進行審核，依次批復后方可進行合作，并與供應商簽定框架協議。4.2.1.4新項目費用支付如房屋租金、油卡充值費用等，均需走采購簽報申請。4.2.4.5采購人員根據采購計劃，應以合同訂貨、對公賬務往來為主，市場零星采購為輔原則，在合格供應商一覽表內選擇供應商進行采購。4.2.2常規(guī)采購、物控具體操作流程4.2.2.1訂單：采購人員收到物料申請單后（需有部門經理及分公司總經理簽字），首先進入ERP系統錄入訂單（具體操作參考采購ERP操作手冊），訂單打印后給直屬部門經理簽字，簽字后傳真或掃描給供應商(

6、原件采購按月裝訂存檔備查)，供應商收到訂單后打印兩份，一份蓋章確認與當月送貨單一起送交我公司采購員，采購員登記采購合同臺賬，支付付款時需作為附件一并附在付款申請單中，另一份供應商存檔備查。4.2.2.2 送貨單：供應商需提供一式三聯的送貨單需蓋章（打印件最好），如果送貨直接到項目上，由項目接收人核實物料無誤后在送貨單上簽字，簽字后的送貨單一份留存項目，另一份隨訂單配送或郵寄給分公司物控或財務部會計處； 送貨到倉庫則倉管人員核對無誤后在送貨單上簽字，簽字后一份留存?zhèn)}管人員，另一份與訂單一起配送（或郵寄）到分公司物控或財務部會計處，送貨單是財務入庫及付款的依據，支付貨款時需作為附件一并附在付款申請

7、單中。4.2.2.3入庫單：物控或財務部會計到供應商提供我司項目或是倉管人員簽字后的送貨單后，需與訂單核對是否有誤，如果數量有誤需做訂單變更（后期訂單變更或因特殊情況可無需蓋章），也可以在訂單未關閉情況下找集團采購做反審核處理，特殊情況也可以手動制作入庫單（具體操作可參考采購ERP操作手冊）；如果訂單與送貨單核對無誤，物控或財務部會計在ERP系統將此張訂單下推成入庫單（具體操作參考采購ERP操作手冊），生成入庫單打印一式三份，物控（或采購）與倉管（如果有）與部門經理簽字后，財務留一聯（蘭色）用于核對應付入賬、物控（或倉管）一聯（白色）按月裝釘存檔，采購一聯（黃色）做為支付貨款附件附在付款申請單

8、中。4.2.2.4出庫單：材料入庫后，物控（或采購）將送到現場項目入庫材料出庫至各項目（出庫單可以用入庫單下推，也可手動制作出庫單，具體操作參考采購ERP操作手冊）；送貨到倉庫需要領用物料，則需打印出庫單一式三聯，領料人簽字后，物控留存一聯按月裝釘存檔備查，交財務一聯做成本核算，領料人一聯提交至倉管進行出庫。4.2.3分公司采購大型施工、大型設備超過100萬元需走招投標或竟爭性談判方式進行。首先填寫“招標需求申請表”，按表上所需內容進行審批，提供招標所需文件上報集團采購部按招標流程進行采購。如100萬元以下采購，則視具體情況在分公司當地進行招標采購或是邀標進行“競爭性談判”，采購人員需提供“招

9、標計劃表”“招標邀請函”“招標文件”等報備集團采購部審核，招標結果出來需上報集團采購部，意見達成一致后需走內網簽報審批進行采購實施。4.2.4采購合同簽定4.2.4.1采購合同是按采購控制程序對采購所有物料及服務進行管理，各公司采購設備、工衣、施工勞務和臨時采購金額超過五萬元或有質保金及售后服務條款的物品，必須簽訂采購合同。合同內容包括單價（專票抵扣點）、供貨周期、付款方式（是否有質保金）、售后條件等。4.2.4.2，經集團確認常規(guī)物料采購合格的供應商，分公司采購人員需與之簽定長期合作框架協議，協議內容需包含：服務承諾、付款條件、供貨要求等細節(jié)，具體可參考“集團公司框架協議模版”。4.2.4.

10、3 采購合同審批程序按規(guī)定需簽定采購合同的隨采購簽報一起將合同提交審批。采購簽報之后簽訂合同的要在蓋章前將合同提交至集團采購和法務審核。4.2.5采購物資的驗收及檢驗4.2.5.1采購物資、服務等驗收及檢驗，應實行與采購職責相分離的原則。既采購人員不允許單獨驗收，應由使用部門或倉管員進行驗收或檢驗。4.2.5.2當物資檢驗合格后，由項目部或倉庫保管員在送貨單上簽收，據此單清點入庫；4.2.5.3經驗收及或檢驗不合格的物料，項目部或是倉管應做好標識，由采購部負責與供應商聯絡辦理退、換貨等相關手續(xù)。4.2.5.4大型機器設備及施工服務驗收，需項目需用部門、采購人員聯合驗收，驗收合格，各部門在接收單

11、上確認簽字；如有問題需及時要求供應商整改，至使驗收合格確認。4.2.6采購價格穩(wěn)定性及變動的相關說明4.2.6.1各分、子公司應與選定合作供應商簽定合同，合同一年一簽，合同中應規(guī)定供應商報價在合同有效期內、價格不予變動。4.2.6.2對通過招標、競爭性談判、單一來源及詢價采購方式確定的供應商，通過雙方最終談判后，價格方面不予變動（采購部參與的議價過程應該有相關記錄文件）。4.2.6.3對于市場上受整體行業(yè)影響因素而導致物品或物料在一定時期價格波動不穩(wěn)定，且價格起落較大的（如：電瓶、輪胎等）、價格不應進行鎖死，采購部應依據市場行情及時了解掌握與收集市場信息并對價格進行復核，以確保所需采購的物品或

12、物料價格在特殊情況下不高于市場供應價格。4.2.6.4雙方供需合作期間，供應商單方提出的調價申請、供應商需要向采購方提出書面申請函并加蓋公章。采購部在接到供應商的調價申請函后，應在當地市場進行價格復核并形成書面報告呈報上級領導逐級審批意見。待最終審批通過后，方可回復供應商調價事宜（供應商申請調價函及采購部市場核價調查意見及建議報告需存檔備案）。4.2.6.5價格遇市場階段性波動時，經采購部核價后，浮動后的價格不應高于當時市場的供應價格。采購部需定期進行市場價格情行調查，以保障物品或物料價格始終處于平穩(wěn)，以充分保障公司利益。4.3供應商的評定4.3.1供應商評價內容4.3.1.1評價供應商的生產

13、能力、技術水平、服務能力；4.3.1.2對供應商定期進行評估（一年二次），對其過往產品質量、交貨準時度、價格、服務態(tài)度等幾個方面來評估打分，并填寫供應商業(yè)績評價表，80分以下為不合格供應商。4.3.1.3定期審核供應商提供的材料是否過期、變更等，需及時更新。 4.3.2供應商的選擇4.3.2.1采購部負責供應商的提名，摸底、調查初選工作，對供應商的組織狀況、經營范圍、生產狀況等進行審查，并填寫供應商評鑒表；供應商能力考察評價表；4.3.2.2聯合管理部、品管部或項目部對其質保能力進行現場查看評審。4.3.3初選供應商的檢驗評定。4.3.3.1采購部對批量產品采購物料按采購技術要求，初選供應商采

14、購樣品；并填寫供應商審查表；4.3.3.2采購部對采購的樣品，按管理部及品質部申請需求，做出結論并將結論作為評價依據，經鑒定合格方可納入初選名單； 4.3.3.3若需要樣品試制，樣品試制工作由采購部牽頭管理部確認，樣品的數量視具體情況確定。4.3.34批量產品與零星產品常規(guī)物資采購以供應商提供質保書與合格證為準；4.3.4供應商的確定4.3.4.1評價后符合要求的供應商經管理部認可，總經理批準，集團采購部審核后，確定為合格供應商；4.3.4.2采購部建立合格供應商一覽表存檔，并且錄入供應鏈系統；4.3.4.3采購部負責對供應商評價過程質量記錄、資料的整理、保存，并建立合格供應商檔案。4.3.5對供應商的動態(tài)質量控制。4.3.5.1為確保供應商能長期，穩(wěn)定地提供合格產品，采購部應組織相關部門每年對其進行一次復審；4.3.5.2對供貨質量下降的供應商，采購部要求限期整改。對不重視質量或質量問題無明顯改進的供應商，采購部以內網郵件形式報備集團采購部，經過審批后取消其合格供應商資格，從合格供應商一覽表中去除，并通知相關職能部門。4.4對于同種采購物資盡可能選擇兩家或兩家以