《光谷奧源光纖公司工作分析和職位說明書培訓(xùn)教材》.ppt

1、光谷奧源科技公司工作分析和崗位說明書培訓(xùn),2013.11.4,培訓(xùn)的主要內(nèi)容,為什么要做工作分析 什么是工作分析 工作分析的過程和方法 職位說明書的撰寫（示例）,1. 為什么要做工作分析,培訓(xùn)的主要內(nèi)容,4,管理者經(jīng)常遇到的困惑,為什么招聘的員工，會(huì)常常不符合要求？,為什么不能完成客觀的績效考核，勤無獎(jiǎng)懶無罰？,為什么公司付出了巨大的薪資總額，而員工仍是抱怨工資太低、福利太少？,5,管理者經(jīng)常遇到的困惑,為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)？,為什么員工抱怨公司沒有提供足夠的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)？,為什么公司投入了培訓(xùn)卻沒有達(dá)到期望的效果？,為什么有的員工不知道自己該做些什么？,為什么主管難以

2、確切地評價(jià)下屬員工的工作成績是好是壞？,6,為什么會(huì)產(chǎn)生這些問題呢？,我們并不了解如何有效地考核員工的工作？,我們并不了解每個(gè)人的工作量是多少？,我們并不了解到底需要多少工作人員？,我們并不了解如何有效地發(fā)揮每個(gè)人的作用？,我們并不了解員工的職業(yè)生涯？,我們并不了解員工到底需要什么？,7,我們應(yīng)該這樣做,8,工作分析的概念,工作分析也稱職位分析或崗位分析， 它是對職位信息進(jìn)行收集、整理、分析與綜合， 以確定工作崗位的目的、職責(zé)、任務(wù)， 以及完成工作所需的技能、責(zé)任和知識(shí)的與方法； 其主要成果是為組織內(nèi)每項(xiàng)工作制定符合組織需要 的工作說明書和工作分析報(bào)告。,9,工作分析的內(nèi)容-6W1H,What

3、 ：做什么,Where：在哪里做,When：何時(shí)做,Why：為什么做,Who：誰來做,1,2,3,4,5,For Whom：為誰做,6,How：如何做,7,組織改進(jìn)、職責(zé)優(yōu)化,通過進(jìn)行系統(tǒng)的工作分析，來理清組織中繁多的交叉職責(zé)，特別是這其中的重疊部分 系統(tǒng)的工作分析還是一次很好的上下溝通的機(jī)會(huì)，使管理者有機(jī)會(huì)傾聽下屬的改進(jìn)意見,推動(dòng)對職位內(nèi)涵的理解,通過實(shí)施工作分析并推廣工作分析的成果，將有助于建立管理者和任職者對職位的共同理解,任職者的角度,管理者的角度,二者一致的認(rèn)可,有力地支持人力資源的其他方面工作,工作分析是人力資源管理所有重要工作的基礎(chǔ),2.什么是工作分析,培訓(xùn)的主要內(nèi)容,什么是工作

4、分析？,一個(gè)組織的建立最終會(huì)導(dǎo)致一批工作的出現(xiàn)，而這些工作需要由特定的人員來承擔(dān)。 工作分析就是與此相關(guān)的一道程序，通過對工作內(nèi)容與工作責(zé)任的資料匯集、研究和分析，可以確定該項(xiàng)工作的任務(wù)、性質(zhì)和相對價(jià)值，以及哪些類型的人適合從事這一工作。 工作分析的過程主要調(diào)研完成工作的要求、周期和范圍，并著眼于工作本身的特點(diǎn)，而不是工作者的狀況。主要分析： A 工作人員做何事（WHAT） B 如何做（HOW） 工作分析的直接結(jié)果是職位說明書。,工作分析基本術(shù)語,任務(wù)：指一項(xiàng)具體的工作。例：指派打印一份文件。 崗位：指某人須完成的一組任務(wù)。有多少崗位就有多少人員。 職位：是由許多相同的崗位所組成，這些崗位的性

5、質(zhì)，類別完全相同，完成工作所需條件也一樣。,工作分析主要內(nèi)容,該職位的基本資料： 包括職位名稱、職等職級、直接上級職位、直接下級職位 該職位的本職工作： 用一句話說明該職位工作的最終目的，20字以內(nèi)。 該職位的直接工作責(zé)任： 按照主次列出該職位各項(xiàng)直接責(zé)任，頻率，重要程度，所占總業(yè)務(wù)量的比率。 直接責(zé)任是指不管級別多高，都要自己親自完成的工作 最基層的工作人員也應(yīng)該列出8條左右,工作分析主要內(nèi)容,該職位的決策責(zé)任： 說明該職位需要做哪些決定，幾決定將產(chǎn)生的影響。 該職位的任職資格： 包括學(xué)歷、經(jīng)歷、專業(yè)程度、能力、體力、證照等等。 該職位的工作環(huán)境： 工作地點(diǎn)、光線、衛(wèi)生、危險(xiǎn)性等等。 其他內(nèi)

6、容 和工作分析相關(guān)的其他內(nèi)容，可根據(jù)實(shí)際情況填寫。,工作分析是什么？ 總而言之： 一個(gè)了解任職者應(yīng)該做什么工作、和為什么需要做的過程 一個(gè)收集讓別人對該職位做出 判斷的信息的過程,工作分析,工作分析的目的與作用？,確定/修正組織機(jī)構(gòu)及定編定崗：對工作崗位的設(shè)置進(jìn)行重新檢討，確定員工編制之合理度。 協(xié)助招聘與選拔：在招聘人員時(shí)可了解職位所需人員之資格。 績效考核：通過工作分析的大量信息的收集、分析，使績效考核 的結(jié)果更具客觀性和針對性。 錄用：幫助新員工進(jìn)入職業(yè)角色。 提供薪酬評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：可按工作職責(zé)繁簡核定其薪資高低。,提供有關(guān)培訓(xùn)與管理發(fā)展的資料：可按其工作要求培訓(xùn)所需知能 讓員工了解工作性質(zhì)

7、，明確職責(zé)和權(quán)利,工作分析的目的與作用？,那么工作分析在人力資源工作中是什么位置呢？,工作分析獲得信息之運(yùn)用,工作分析中應(yīng)注意的問題,分析職位而不是分析具體個(gè)人 澄清任職者與其主管的不同角色 防止分析對象夸大自己工作的重要性 任職者的參與-雙方同意 工作分析過程中不要使用非法手段獲取信息 工作分析內(nèi)容應(yīng)避免任何歧視性條款,工作分析絕對不是： 一次對個(gè)人的分析! 一次對人員任免、調(diào)整工資的分析! 一次績效評估!,工作分析中應(yīng)注意的問題,3.工作分析的過程和方法,培訓(xùn)的主要內(nèi)容,本次工作分析對象,本次工作分析對象： 公司所有人員 -由公司人力資源部組織進(jìn)行并監(jiān)督過程,工作分析的原則,工作分析及撰寫

8、職位說明書的原則： 客觀真實(shí)，堅(jiān)決實(shí)事求是； 語言精確，杜絕模棱兩可； 表達(dá)簡練，避免官話套話； 內(nèi)容全面，切勿以偏蓋全； 責(zé)任細(xì)化，不能泛泛籠統(tǒng)； 精心細(xì)致，保證工作質(zhì)量。,工作分析過程,建立項(xiàng)目小組,1、公司建立工作分析的項(xiàng)目小組 2、項(xiàng)目小組的組成及分工 (一人，由公司總經(jīng)理擔(dān)任) (一人，由人力資源部主管擔(dān)任) (若干人，各部門主管指定一人),項(xiàng)目組長,項(xiàng)目執(zhí)行組長,組 員,組 員,組 員,項(xiàng)目小組的職責(zé),執(zhí)行本小組工作分析計(jì)劃。 完成工作分析，撰寫職位說明書。 匯總職位說明書，編輯成冊。 接受公司人力資源部的指導(dǎo)與檢查。,項(xiàng)目小組的分工,組 長：負(fù)責(zé)本公司工作分析的各項(xiàng)支持。 執(zhí)行組

9、長：負(fù)責(zé)編寫并執(zhí)行本小組工作分析的工作計(jì)劃；督 導(dǎo)項(xiàng)目小組組員工作。 組 員：收集各項(xiàng)資料； 調(diào)查問卷的下發(fā)與回收； 和工作分析對象的聯(lián)絡(luò)及確認(rèn)工作； 資料回收后的匯總工作； 職位說明書的編寫工作。,組織學(xué)習(xí)確定計(jì)劃,各部門在接到通知后，須在2日內(nèi)組織部門成員填寫職位分析調(diào)查問卷并由執(zhí)行組長組織所有組員學(xué)習(xí)工作分析培訓(xùn)資料，結(jié)合本幻燈片。 注意：此期要求各部門 主管共同參加學(xué)習(xí)。 第3日上交職位分析調(diào)查問卷執(zhí)行組長提交到人力資源部,工作分析的方法,調(diào)查問卷法 使用公司人力資源部統(tǒng)一的問卷 由實(shí)際承擔(dān)工作的人員主管填寫 工作分析小組人員進(jìn)行總結(jié)分析。 本次工作分析以調(diào)查問卷為主。 好處：可以在較

10、短的時(shí)間內(nèi)收集到大量的信息 工作日記法 “工作分析人員”通過分析對象的上級收集或借用其工作日記，工作日記的內(nèi)容將是工作分析的重要參考。,工作日記法 由任職人員自己記錄下每天活動(dòng)的內(nèi)容 可作為工作分析的原始資料 “工作分析人員”在“工作分析匯總”時(shí)參考工作日記 關(guān)鍵事件法 收集盡可能多的關(guān)鍵事件 對關(guān)鍵事件進(jìn)行歸類，在“工作分析匯總”時(shí)作為參考。,工作分析的方法,工作分析的方法,觀察法 分析人員可通過實(shí)地的觀察或親身經(jīng)歷的方式 獲得第一手的資料，使信息更加準(zhǔn)確。 本次工作分析，工作人員應(yīng)少用或不用此方法。 缺點(diǎn)：消耗時(shí)間長，往往所得信息不夠全面。 面談（電話）法 分析人員在得到書面信息后可以 通

11、過面談或電話進(jìn)行確認(rèn)。,工作分析問卷,如何填寫工作分析問卷,1、收集與工作有關(guān)的背景資料：包括部門組織圖、各部門職責(zé)、工作流程圖及現(xiàn)有的職位說明書。 組織圖顯示 出了當(dāng)前工作與組織中的其他工作是一種什么樣的關(guān)系，以及它在整個(gè)組織中的地位。它不僅確定了每一職位的名稱，而且用相互聯(lián)結(jié)的直線明確表明了向誰匯報(bào)，以及同誰進(jìn)行合作。 流程圖可以說明現(xiàn)有的工作流程和在流程中的位置。 現(xiàn)有的職位說明書、部門職責(zé)，或者有關(guān)工作的描述性文件，可以作為工作分析的重要參考。,工作分析步驟,工作分析步驟,2、選擇并確定需要分析的職位名稱 當(dāng)需要分析的工作有很多但它們彼此又比較相似的時(shí)候，如果我們對他們所做的工作逐一進(jìn)

12、行分析，必然非常耗費(fèi)時(shí)間。在這種情況下，選擇典型的工作進(jìn)行分析是十分必要的。 同一個(gè)職位的多個(gè)崗位（擔(dān)任相同職務(wù)的多個(gè)人）使用同一份職位說明書。 例如，對相同工種的很多“生產(chǎn)工人”的工作分析，只需分析其中的一人或幾個(gè)人，并形成一份共同的職位說明書。,3、收集工作分析的信息 由分析對象填寫工作崗位分析調(diào)查問卷。 通過分析對象的上級收集或借用其工作日記。 必要的工作可以到現(xiàn)場觀察。 請分析對象寫出或介紹其工作中的關(guān)鍵事件。 面談或電話確認(rèn)相關(guān)信息。 （除工作崗位分析調(diào)查問卷外，其他方法視情況選擇使用） 4、匯總所有收集到的信息 按照工作分析問卷匯總表匯總所有信息。 匯總時(shí)如果有不能確定的項(xiàng)目，及時(shí)

13、和其相關(guān)專業(yè)部門聯(lián)系確認(rèn)。,工作分析步驟,工作分析步驟,5、同分析對象共同審查所收集到的工作信息 通過工作分析所得到的這些信息，只有與從事這些工作的人員，以及 他們的直接主管人員進(jìn)行核對，才能避免出現(xiàn)偏差。 核對工作有助于確定工作分析所獲得的信息是否正確、完整，同時(shí)也 有助于“工作分析人員”理解這些信息。 此外，這也是一個(gè)審查和修改工作描述的機(jī)會(huì)。 6、撰寫職位說明書,工作分析的直接結(jié)果： 職位說明書,工作分析的直接結(jié)果,一份完整的職位說明書應(yīng)該包括 :,該職位的基本情況：名稱、職等職級、所屬部門、編制等等。 該職位存在的價(jià)值和目的是什么? 對該職位的要求有哪些要素，如規(guī)劃、組織、審核、創(chuàng)新等

14、等？ 如何定義該任職者的責(zé)任和權(quán)力? 該職位需要和外部有什么樣的互動(dòng)關(guān)系? 該職位需要使用什么設(shè)備儀器，需要什么證照？ 該職位的工作環(huán)境和工作地點(diǎn)怎樣？ 該職位的上下級匯報(bào)關(guān)系如何、服務(wù)的相互關(guān)系怎樣? 這份工作需要什么樣的素質(zhì)、技能和經(jīng)驗(yàn)的人擔(dān)任?,職位說明書的作用,員工的操作指南，公司的管理工具 為以下活動(dòng)提供信息： 工作分析 員工招聘 績效管理 組織架構(gòu)調(diào)整 培訓(xùn)與發(fā)展,職位說明書的內(nèi)容,內(nèi)容包括： 基本情況：職位名稱、職等、直接上級、直接下級等等 本職工作 直接工作責(zé)任 決策責(zé)任 工作關(guān)系 任職資格 相關(guān)信息，如工作地點(diǎn)與環(huán)境，儀器工具設(shè)備,職位說明書格式,職位名稱的確定,參照本職位的

15、工作，進(jìn)行概括，或按照慣例。 參照公司以往的稱呼。 例如：總監(jiān)、經(jīng)理、主管。,本職工作,著重于職位所需的最終結(jié)果 它回答以下問題：為實(shí)現(xiàn)該職位責(zé)任，主要通過哪些領(lǐng)域獲得最終結(jié)果？ 要用一句話，20字以內(nèi)。,直接工作責(zé)任,是指無論職位多高都要自己親歷親為的工作或責(zé)任。,這個(gè)職位為公司整體目標(biāo)的完成承擔(dān)了什么？ 要求： 按照主次順序逐條填寫。 用詞要精確，不能模棱兩可，不要官話套話，不能有猜測性的語言。 每條工作或責(zé)任要說明發(fā)生頻率（次/日、周、月、季、年）、重要程度（%）和占全業(yè)務(wù)總量（%）。 最基層的工作也應(yīng)該有10條左右,直接工作責(zé)任,要求： 原則性的責(zé)任應(yīng)該包括關(guān)鍵動(dòng)詞、管理范圍、影響范圍

16、、在什么條件下進(jìn)行以及要達(dá)成的目標(biāo)。,直接工作責(zé)任（舉例）,1. 嚴(yán)格執(zhí)行庫存現(xiàn)金限額，超出部分必須及時(shí)送存銀行，不坐支現(xiàn)金，不得以白條抵庫或挪用。 2. 嚴(yán)格審核付款憑證和審批手續(xù)，及時(shí)準(zhǔn)確無誤地辦理各種應(yīng)付款項(xiàng)。 3. 認(rèn)真編制記賬憑證，正確運(yùn)用會(huì)計(jì)科目，要做到原始憑證齊全有效，記賬憑證與原始憑證事項(xiàng)一致準(zhǔn)確無誤。 4、.等等。,出納員：,決策責(zé)任,該職位要做哪些決定。 要對下屬的哪些工作或活動(dòng)負(fù)責(zé)。 所做的決定產(chǎn)生什么影響。 注意： 只有主管填寫決策責(zé)任，非主管不用填寫。 也就是說沒有下級的職位不用填寫。,最終結(jié)果主要活動(dòng) 提高下屬的工作技能通過提供相應(yīng)的培訓(xùn)與指導(dǎo) 激勵(lì)下屬達(dá)到高績效通

17、過主持績效輔導(dǎo)會(huì)議，為下屬清 楚地指明職業(yè)發(fā)展方向 確保部門內(nèi)高標(biāo)準(zhǔn)的工作通過監(jiān)督工作進(jìn)展，恰當(dāng)?shù)鬲?jiǎng)懲下 屬 實(shí)現(xiàn)部門的工作目標(biāo)通過制訂良好的部門計(jì)劃以符合公 司的總體目標(biāo)，并就部門與員 工進(jìn)行溝通,部門主管的決策責(zé)任（舉例）,職位說明書必須全面,部門預(yù)算 與相關(guān)政府主管部門的關(guān)系 人力規(guī)劃 招聘 培訓(xùn)和發(fā)展 人事管理,舉例： 人力資源部經(jīng)理,部門主管的直接工作責(zé)任舉例,制訂部門的政策和程序，通過有效的計(jì)劃和控制以求效益的最大化。 草擬、協(xié)調(diào)各相關(guān)計(jì)劃和預(yù)算，確保本部門可以為公司的生產(chǎn)目標(biāo)做出最大的貢獻(xiàn)。 審核、確定公司下達(dá)的任務(wù)安排，使本部門有效地執(zhí)行議定的計(jì)劃，并確保其運(yùn)作的效率。 招聘、激勵(lì)本部門員工，并發(fā)展員工的能力，確保部門的工作目標(biāo)順利