項目檔案資料管理制度[詳細]

1、項目檔案資料管理制度項目檔案資料管理制度項目文件的收集標準第一條:項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設(shè)全過程.其形成、積累和管理應(yīng)列入項目建設(shè)計劃和有關(guān)部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制.并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施.第二條、項目建設(shè)各階段文件的收集及其責任1、項目準備階段建設(shè)單位各機構(gòu)負責收集、積累和整理項目前期文件以及設(shè)備,工藝和涉外文件:勘查、設(shè)計單位負責收集、積累勘查、設(shè)計文件,并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件.2、項目施工階段項目實行總承包的.由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理,并提交總承包單位匯總;由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)

2、包的.由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件;項目監(jiān)理單位負責收集,積累項目監(jiān)理文件.建設(shè)單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核,簽認竣工文件.并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件.3、項目試運行階段試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)準備試運行中形成的文件:項目器材供應(yīng)、財務(wù)管理單位或部門應(yīng)負責收集、積累所承擔項目的器材供應(yīng)和財務(wù)管理中形成的文件.第三條、收集范圍1、反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全,規(guī)入建設(shè)項目檔案.2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1第四條、收集時間各類文件

3、應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用.第五條、項目文件質(zhì)量要求1、字跡清楚,圖樣清晰.圖表整潔、簽字手續(xù)完備.2、需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制.3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合設(shè)計標定質(zhì)量的要求.4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性.5、長期存儲的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤.項目文件的整理與歸檔標準第一條、項目文件的整理1、建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的

4、要求,由文件形成單位進行整理.2、建設(shè)單位各機構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件,應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理3、勘查、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件,應(yīng)按項目或?qū)I(yè)整理.4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項工程的專業(yè),階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理.5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護中形成的文件,工程事故處理文件由施工單位整理.第二條、項目文件的組卷1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的

5、有機聯(lián)系;分類科學,組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備,符合檔案管理要求.2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷.3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件.該卷保管期限從長.第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列.2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列.3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安

6、裝調(diào)試和運行維修等順序排列.4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列.5、卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后.第四條、卷內(nèi)編目,裝訂必須符合規(guī)定要求,詳見綜合科檔案管理制度第五條、聲像材料整理聲像材料整理時應(yīng)附文字說明.對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄.第六條、項目文件的歸檔1、建設(shè)單位各機構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后,將經(jīng)整理,編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求,向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)歸檔.2、根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行,也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸

7、檔.3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng).應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反應(yīng)項目建設(shè)過程和竣工的實際情況,圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項目文件質(zhì)量要求的規(guī)定.4、勘查、設(shè)計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件,應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔.5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔.第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集,編制和整理后,應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審,經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手

8、續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機構(gòu).第八條、項目文件的歸檔時間1、除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔.即:在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔.2、外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱設(shè)備驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔(任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交).3、電子文件的邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致.4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔(一周內(nèi)).5、下列文件材料應(yīng)隨時歸檔:5.1、變更、修改、補

9、充的文件材料;5.2、礦內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料;5.4、其他臨時活動形成的文件材料.項目檔案的整理與移交標準第一條、項目檔案的整理全部項目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負責進行或組織,其內(nèi)容包括:1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況,設(shè)計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系.小型項目直接按項目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項目按工程或?qū)I(yè)分類,下設(shè)屬類.2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的,建設(shè)單位(并責成設(shè)計、施工及建立單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號.3、對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明.4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格第二條、項目檔案的移交1、項目檔案驗收合格后,建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求,在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi),向生產(chǎn)使用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交.凡是分期或分機組的項目,應(yīng)在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交.2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它