第5章報表系統(tǒng).ppt

第五章會計報表管理系統(tǒng) 會計報表子系統(tǒng)并非對經營交易或事項的直接處理 會計報表子系統(tǒng)側重于系統(tǒng)輸出或信息生成 即加工和報告其他子系統(tǒng)處理產生的資料和信息在手工操作方式下 填制憑證 登記賬簿 編制會計報表是一個完整的財務處理系統(tǒng) 而在計算機會計信息系統(tǒng)中 將會計報表獨立出來 目的是要發(fā)揮計算機軟件開發(fā)工具的制表功能 使會計報表的編制和分析更加靈活 方便 一 報表管理系統(tǒng)概述 會計報表子系統(tǒng)的主要職能是 定期編制外部會計報表和企業(yè)內部管理所需的各種報表 并利用會計報表數據 對經濟活動與財務收支情況進行全面 系統(tǒng)的分析 報表管理系統(tǒng)的任務是 設計報表的格式和編制公式 從總賬系統(tǒng)或其它業(yè)務系統(tǒng)中取得有關會計信息自動編制各種會計報表 對該報表進行審核 匯總 生成各種分析圖 并按預定格式輸出各種會計報表 一 報表管理系統(tǒng)的任務 二 報表管理系統(tǒng)的特點 1 輸入數據量少 會計報表的編制不需要輸入數據 使用的是賬務處理子系統(tǒng)的賬簿文件數據 2 不設置報表數據直接修改功能 會計核算軟件基本功能規(guī)范 規(guī)定 對根據機內會計憑證和據以登賬的相應賬簿生成的各種機內會計報表數據 會計核算軟件不能提供直接修改功能 3 輸出信息規(guī)定性強 會計報表的格式和內容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定 4 通用性更強 適用面更廣 會計報表子系統(tǒng)完全采用自定義的方法編制會計報表和進行報表分析 5 圖 表并用進行報表分析 利用圖形對報表中的數據進行分析和控制 三 數據處理流程 1 手工會計會計報表的數據來源在手工會計中 書面記載的會計賬簿數據是編制個別會計報表的依據 會計賬簿中的余額和發(fā)生額是個別會計報表的直接數據來源 手工系統(tǒng)會計報表子系統(tǒng)數據來源 三 數據處理流程 2 報表編制數據處理流程圖 三 數據處理流程 綜上所述 可將計算機會計信息系統(tǒng)會計報表的數據來源歸納為 1 來源于計算機會計信息系統(tǒng)的賬務處理子系統(tǒng) 2 來源干計算機會計信息系統(tǒng)會計報表子系統(tǒng)本身 如報表項目間的運算結果和報表間報表項目的運算結果 3 計算機會計信息系統(tǒng)外部數據輸入 四 基本功能結構 用友UFO報表管理系統(tǒng)具有 文件管理功能 格式管理功能 數據處理功能 圖形功能 打印功能和二次開發(fā)功能 五 基本工作過程 報表管理的工作過程基本可以分為報表的格式和公式設置 報表的數據處理 報表輸出 六 報表結構與基本術語 1 報表結構 簡單表的格式一般由四個基本要素組成 標題 表頭 表體和表尾 2 基本概念 1 格式狀態(tài)和數據狀態(tài) 格式狀態(tài) 在格式狀態(tài)下設計報表的格式 如表尺寸 行高列寬 單元屬性 單元風格 組合單元 關鍵字 可變區(qū)等 報表的三類公式 單元公式 計算公式 審核公式 舍位平衡公式也在格式狀態(tài)下定義 在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用 但不能進行數據的錄入 計算等操作 數據狀態(tài) 在數據狀態(tài)下管理報表的數據 如輸入數據 增加或刪除表頁 審核 舍位平衡 做圖形 匯總 合并報表等 在數據狀態(tài)下不能修改報表的格式 在數據狀態(tài)下時 看到的是報表的全部內容 包括格式和數據 2 基本概念 2 單元及單元屬性 報表中由表行和表列確定的方格稱為單元 單元是組成報表的最小單位 單元名稱由所在行 列標識 行號用數字1 9999表示 列標用字母A IU表示 單元屬性包括 單元類型 對齊方式 字體顏色等 單元類型有數值型 字符型和表樣型 2 基本概念 2 單元及單元屬性 數值單元 是報表的數據 在數據狀態(tài)下輸入 數字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成 建立一個新表時 所有單元的類型缺省為數值 字符單元 是報表的數據 在數據狀態(tài)下輸入 字符單元的內容可以是漢字 字母 數字及各種鍵盤可輸入的符號組成的一串字符 一個單元中最多可輸入63個字符或31個漢字 字符單元的內容也可由單元公式生成 表樣單元 是報表的格式 是定義一個沒有數據的空表所需的所有文字 符號或數字 一旦單元被定義為表樣 那么在其中輸入的內容對所有表頁都有效 表樣在格式狀態(tài)下輸入和修改 在數據狀態(tài)下不允許修改 2 基本概念 3 區(qū)域與組合單元 區(qū)域也叫塊 由一組相鄰的單元組成的矩形塊 在UFO中 區(qū)域是二維的 最大的區(qū)域是一個二維表的所有單元 整個表頁 最小的區(qū)域是一個單元 組合單元由同行 或同列 相鄰的兩個或兩個以上的單元組成的區(qū)域 這些單元必須是同一種單元類型 表樣 數值 字符 UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元 組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來表示 例如把B2到B3定義為一個組合單元 這個組合單元可以用 B2 B3 或 B2 B3 表示 2 基本概念 4 關鍵字 關鍵字是游離于單元之外的特殊數據單元 可以唯一標識一個表頁 用于在大量表頁中快速選擇表頁 UFO共提供了以下六種關鍵字 關鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設置 關鍵字的值則在數據狀態(tài)下錄入 每個報表可以定義多個關鍵字 單位名稱 字符 最大30個字符 為該報表表頁編制單位的名稱單位編號 字符型 最大10個字符 為該報表表頁編制單位的編號年 數字型 1904 2100 該報表表頁反映的年度季 數字型 1 4 該報表表頁反映的季度月 數字型 1 12 該報表表頁反映的月份日 數字型 1 31 該報表表頁反映的日期 二 會計報表系統(tǒng)基礎設置 一 創(chuàng)建新表 啟動報表管理系統(tǒng) 創(chuàng)建一個新的會計報表文件 有些軟件建立的是一個報表簿 可容納多張報表 也有些軟件只建立一張報表 甚至還需要規(guī)定其屬性 二 報表格式設計 1 設置表尺寸 2 定義行高和列寬 3 畫表格線 4 定義組合單元 5 輸入項目內容 6 設置單元屬性 7 定義關鍵字 二 報表格式設計 1 單元公式 單元公式是指為報表數據單元進行賦值的公式 單元公式一般由目標單元 運算符 函數和運算符序列組成 三 報表公式設計 算術運算符 平方 乘 除 加 減比較運算符 等于 大于 不等于 大于或等于邏輯運算連接符 AND與 并且 OR或 或者 NOT非 小于或等于 1 單元公式 運算符 1 賬務取數公式 即業(yè)務函數公式 函數名 科目編碼 會計期間 方向 賬套號 會計年度 編碼1 編碼2 業(yè)務函數是依附于一定子系統(tǒng)的業(yè)務語義的 離開了該業(yè)務語義 業(yè)務函數就變得沒有意義 但這并不等于說 能使用某業(yè)務函數的前提是要安裝某子系統(tǒng) 因為業(yè)務函數是在 應用服務 而不是在子系統(tǒng)當中實現的 2 本表頁內部統(tǒng)計公式 表頁內部的計算公式 是指數據存放位置和數據來源位置 都沒有超出本表本頁范圍的計算公式 3 表頁與表頁間的計算公式 有些報表數據是從以前的歷史記錄中取得的 如 本表其他表頁 當然 這類數據可以通過查詢歷史資料而取得 然而 類似數據可能會繁多而復雜 查詢起來既不方便 又會由于抄寫錯誤而引起數據的失真 而如果在計算公式中進行取數設定 既減少工作量 又節(jié)約時間 同時數據的準確性也得到了保障 這就需要用到表頁與表頁間的計算公式 當所取數據所在的表頁頁號已知時 用以下格式可以方便的取得本表他頁的數據 如 下面單元公式令各頁B2單元均取當前表第一頁C5單元的值 B2 C5 1下面單元公式令 年 關鍵字為 1992 的各頁C列取第1頁D列值與第5頁E列值的商乘以169 4 C D 1 E 5 169 4FOR年 1992 3 表頁與表頁間的計算公式 表頁已知 函數說明 本表他頁取數函數 函數格式 SELECT 參數說明 區(qū)域 絕對地址表示的數據來源區(qū)域 不含頁號和表名 范例 若當前表頁中關鍵字 年 為1994 如下命令表示本頁B列取本表關鍵字 年 為1993的表頁中B列的數值 B SELECT B 年 年 1 如下命令表示本頁B1 C4取關鍵字 單位編號 為1011的表頁中B1 C4的數值 B1 C4 SELECT B1 C4 單位編號 1011 3 表頁與表頁間的計算公式 表頁未知 演示材料 損益表 部分 4 取他表確定頁號表頁的數據 報表間的計算公式與同一報表內各表頁間的計算公式很相近 主要區(qū)別就是把本表表名換為他表表名 用以下格式可以方便地取得已知頁號的他表表頁數據 當缺省時為本表各頁分別取他表各頁數據 下面就該格式舉一些例子 取他表數據 令當前表頁D5的值等于表 Y 第4頁D5的值 D5 Y rep D5 4 5 用關聯條件從他表取數 當我們從他表取數時 已知條件并不是頁號 而是希望按照年 月 日等關鍵字的對應關系來取他表數據 就必須用到關聯條件表頁關聯條件的意義是建立本表與他表之間以關鍵字或某個單元為聯系的默契關系 從他表取數的關聯條件的格式為 RELATIONWITH 具體用法我們以例子說明 A1 FYB A1FORALLRELATION月WITH FYB 月取FYB表的 與當前表頁月相同的月的A1單元的值 如果當前表頁為9月 則取FYB表9月表頁A1的值 2 審核公式 在經常使用的各類財經報表中的每個數據都有明確的經濟含義 并且各個數據之間一般地都有一定的勾稽關系 如在一個報表中 小計等于各分項之和 而合計又等于各個小計之和等等 在實際工作中 為了確保報表數據的準確性 我們經常用這種報表之間或報表之內的勾稽關系對報表進行勾稽關系檢查 一般地來講 我們稱這種檢查為數據的審核 由驗證關系公式和提示信息組成 審核公式格式 MESS 說明信息 如 C9 C5 C6 C7 C8MESSAGE 一季度小計不等 C5 as021 rep F5MESSAGE 一季度部門一數據與表 as02 rep 數據不符 3 舍位平衡公式 報表數據在進行進位時 如以 元 為單位的報表在上報時可能會轉換為以 千元 或 萬元 為單位的報表 原來滿足的數據平衡關系可能被破壞 因此需要進行調整 使之符合指定的平衡公式 如 原始報表數據平衡關系為50 23 5 24 55 47若舍掉一位數 即除以10后數據平衡關系成為5 02 0 52 5 55原來的平衡關系被破壞 應調整為5 02 0 53 5 55報表經舍位之后 重新調整平衡關系的公式稱為舍位平衡公式 其中 進行進位的操作叫做舍位 舍位后調整平衡關系的操作叫做平衡調整公式 定義舍位平衡公式需要指明要舍位的表名 舍位范圍 以及舍位位數 并且必須輸入平衡公式 在報表格式設計狀態(tài)下 用點取菜單 數據 編輯公式 舍位公式 調出 舍位平衡公式 對話框 在各編輯框中輸入如下各項 1 舍位表名 和當前文件名不能相同 默認在當前目錄下 2 舍位范圍 舍位數據的范圍 要把所有要舍位的數據包括在內 3 舍位位數 1 8位 舍位位數為1 區(qū)域中的數據除10 舍位位數為2 區(qū)域中的數據除100 以此類推 4 平衡公式 1 倒順序寫 首先寫最終運算結果 然后一步一步向前推 2 每個公式一行 各公式之間用逗號 隔開 最后一條公式不用寫逗號 3 公式中只能使用 符號 不能使用其他運算符及函數 4 等號左邊只能為一個單元 不帶頁號和表名 5 一個單元只允許在等號右邊出現一次 3 舍位平衡公式 定義舍位平衡公式 4 定制報表模板 在會計報表系統(tǒng)中 一般都提供了多種常用的會計報表格式及公式 稱為報表模板 在每個模板中詳細設計了該報表的格式與公式以及修飾UFO提供的報表模板包括了19個行業(yè)的70多張標準財務報表 包括現金流量表 也可以包含用戶自定義的模板 用戶可以根據所在行業(yè)挑選相應的報表套用其格式及計算公式 操作步驟 1 點取 格式 數據 按鈕 進入格式狀態(tài) 2 點取 格式 菜單 在下拉菜單中點取 報表模板 將彈出 報表模板 對話框 在其中選取行業(yè)和財務報表名 確認后 生成一張空的標準財務報表 三 會計報表數據處理 一 生成報表 生成報表的過程是在人工控制下由計算機自動完成的 利用已經設置好的報表結構文件 運用其中的運算公式從相應的數據源中采集數據 填入相應的單元中 從而得到報表數據 三 會計報表數據處