(最新整理)人事檔案管理制度

1、(完整)人事檔案管理制度(完整)人事檔案管理制度 編輯整理：尊敬的讀者朋友們：這里是精品文檔編輯中心，本文檔內容是由我和我的同事精心編輯整理后發(fā)布的，發(fā)布之前我們對文中內容進行仔細校對，但是難免會有疏漏的地方，但是任然希望（(完整)人事檔案管理制度）的內容能夠給您的工作和學習帶來便利。同時也真誠的希望收到您的建議和反饋，這將是我們進步的源泉，前進的動力。本文可編輯可修改，如果覺得對您有幫助請收藏以便隨時查閱，最后祝您生活愉快 業(yè)績進步，以下為(完整)人事檔案管理制度的全部內容。公司人事檔案管理制度集團公司人事檔案管理制度第一條 為了規(guī)范人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據

2、,特制訂本制度。第二條 集團公司員工檔案實行分級管理由集團公司人力資源中心引進的員工的檔案一律由集團人力資源中心統(tǒng)一管理.（一）原始檔案：員工入司時隨轉的人事檔案材料，員工轉正后調入公司管理。(二）新建檔案：員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。（三）電子檔案：員工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶籍所在地、畢業(yè)學校、學歷、專業(yè)、職稱、工作經歷、崗位、職務、合同期限等情況通過電子信息系統(tǒng)的形式所形成的記錄.經集團人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司引進的員工的檔案由各分（子）公司人資科管理。第三條 人事檔案由各公

3、司、部門總經理分管或指導，該公司、部門人事負責人具體負責操作和管理，并對檔案的完整性、真實性和準確性負責.集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門人事檔案的監(jiān)督考核。二、人事檔案的建立第四條 新建人事檔案收集范圍由人力資源部門直接形成的材料：（一)各種履歷表、登記表、面試評價表、個人經歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單（要求員工在進公司之前須到公司指定的醫(yī)院進行體檢，且出具的體檢證明須真實有效)等材料.(二）職務任免申請表、行政職務任免材料、晉升技術職稱（學位等)審批材料。（三）工資調整審批表.(四)鑒定書

4、、鑒定表以及其它各種鑒定材料。(五）考核、考勤或其它類材料。(六）有關培訓學習經歷及成績、學歷情況等材料。（七）各種處分、處罰材料和通報批評等材料。(八）有關接收、調配、解聘等情況記錄材料。(九）各種重要的個人申請、承諾、聘用合同（協議）、保險等材料。（十)各種崗位責任書、競聘、施政方案等.通過其它渠道形成的材料：(一)各類組織成員或代表以及各種先進模范或受獎勵材料.（二）參加各級人大或各類協會代表大會材料。（三)業(yè)務考績材料、技術方面的貢獻材料及各項論文著作篇目等。(四）出國審批表及在外期間鑒定材料.(五)參加公司組織的各類體檢材料、工傷證明材料.（六）在原工作單位形成的有關檔案材料。(七)

5、在部隊或學校等機關單位形成的有關檔案材料。(八）重要的社會關系、親屬關系的記錄材料。（九）對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。第五條 人事檔案歸檔材料要求歸檔材料應具備的條件：（一）必須是已經處理完畢，而不是懸而未決或沒有最后審定和處理意見的文件.（二）材料必須以個人為對象.對反映多人有關情況的材料，應當分別制成以個人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個人檔案。(三）凡歸檔材料必須具有憑證性標記，如個人簽字或加蓋個人印章、單位公章等;對屬于歸檔范圍但手續(xù)不完備的材料，應先將手續(xù)補齊，并在辦理完備后再行歸檔。（四)檔案內容必須實事求是，不能帶有虛構、想象、夸張的成份；人物傳記、寫人

6、物事跡的報告文學、個人回憶錄都不得歸檔.（五）檔案內容應當完整，對頭尾不清、來源時間不明的材料,要盡可能查清注明;涉及個人重大問題的材料，如需查清，應轉交相關部門處理后，方能歸檔。確定材料能否歸檔時，應針對具體問題具體分析，不能一概而論;同時,還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記,并有計劃地進行收集補充。應妥善處理不應歸檔的材料：（一）經過鑒別,凡應轉往有關單位保存或處理的材料，應填制人事檔案轉遞通知單(此指干部或重要人員檔案）。(二)接收單位清點核對后，應按程序辦理接收手續(xù)。（三）凡屬退還本人的材料、證章等,應開列詳細清單，證明材料（物品)名稱及份(件)數,經批準后退還本人，并由本人在接

7、收人處簽字或加蓋個人印章.(四）對不直接退還本人的材料,可經批準后給予銷毀，并應對其本人說明。（五)銷毀人事檔案履行一定審批手續(xù)，任何個人都不得擅自銷毀。第六條 人事檔案的整理要求：(一)應遵循完整、真實、精練、實用的原則.(二）應做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。（三)人事檔案的保管范圍與人員管理應相一致.(四)材料增減時應進行重新整理。（五）人事檔案原件作為正本，對于機密性較高的人事檔案,可根據工作需要和人員管理情況建立副本。第七條 人事檔案的建立（一）集團公司總部新進員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料,并對于員工在崗位工作期間形成的各類檔案資料須及時

8、予以補充完善。（二）集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分(子)公司直接按人事檔案建檔要求，經該公司人事負責人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分(子)公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心.(三）員工所在部門人事助理建立本部門員工基礎檔案，并對員工在職期間相關個人信息資料(身份證號、聯系方式、家庭住址、戶籍地、學歷、職稱、崗位)的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心.第八條 人事檔案的編號（一）人事檔案編號構成：檔案代碼+四位數字，按順序編號。(二)各分（子）公司、部門人事檔案代碼取正式名稱前三個字的漢語拼音第一個字母(大寫），如采購管理中心

9、，其人事檔案編號為cgg。(三)員工辭職后的檔案編號繼續(xù)保留，不重復使用。（四)同一部門員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個檔案袋內，調動或辭職抽出后不添加新的員工檔案,若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續(xù)保留。抽出檔案后應該在檔案袋上予以標明。第九條 人事檔案建立的具體程序(一)集團人力資源中心以及各分(子)公司人事部門對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。(二)按照材料的屬性、內容確定其歸檔的具體順序。(三）在檔案袋目錄上登記材料名稱及其相關的內容。（四)將新的材料存入檔案。第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲（考核）、晉升等材料的收集、整理與歸檔。（一)大學生

10、、聘用人員、科級（含）以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料,由所在公司、部門每半年整理一次，后備管理干部的材料由其所在公司、部門每月收集整理一次，統(tǒng)一交集團公司人力資源中心存檔.(二）其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門按季度定期收集、整理，并要求歸檔。三、 人事檔案的轉遞第十一條 人事檔案轉遞的具體程序(一)人事負責人依據人力資源調配通知單或調令取出應轉走的員工檔案材料。（二)在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時間、原因(調動、辭職辭退和開除、自離、晉升等）及轉入地點。（三）填寫人事檔案轉遞通知單。（四)將人事檔案轉遞通知單放入員工

11、檔案一起，并將檔案袋密封后轉往相應公司、部門。(五）收檔公司、部門在收到檔案，核對無誤后,必須在人事檔案轉遞通知單的回執(zhí)單上簽字蓋章,且及時反饋到轉出公司、部門。第十二條 人事檔案材料在轉遞過程中要嚴格執(zhí)行保密制度,按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。第十三條 員工晉升科級(含）以上級別，轉正后一月內由所在公司、部門按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心;科級管理干部被免職后，其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門。第十四條 員工離職后由其所在公司、部門一月之內將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥善保管二

12、年.銷毀時須填寫檔案銷毀申請單，經集團公司人力資源中心核準后予以銷毀。四、人事檔案的查詢、借閱第十五條 檔案查詢和借閱應按程序辦理(一)檔案的查詢應先申請，說明查詢的對象、理由和范圍,所在公司、部門人事負責人批準后,方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。(二)外借員工檔案須經所在公司、部門總經理批準，并辦理借檔登記。最長借閱期限為一星期。若需延長，需辦理續(xù)借手續(xù)。（三）各公司、部門、個人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門開具介紹信，說明理由，再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規(guī)定予以辦理。(四)人力資源中心或各公司、部門內部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進行。五、人事檔案的

13、保管第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。第十七條 人事檔案管理必須由專人負責，定期檢查核對,確保檔案完整、準確。第十八條 人事檔案存放必須配備專門設備,不得與其它檔案混放一起.第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。六、考核辦法第二十一條 凡出現以下情況，將根據情節(jié)輕重分別扣除所在公司、部門人事負責人績效獎金20-50元/次:（一)人事檔案不全的。(二)檔案交接不清致使員工檔案丟失的。（三）不遵守人事檔案保密制度的.（四)不履行正當手續(xù)將人事檔案帶出檔案保管場所的。(五)不按規(guī)定銷毀人事檔案的。公司人事檔案管理辦法

14、規(guī)章制度一、目的為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理,有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法.二、檔案管理內容1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件）、員工培訓統(tǒng)計表。3、績效管理檔案:將員工績效考核相關資料按月歸類整理。4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除（終止)勞動關系，死亡等情形。三、檔案相

15、關規(guī)定1、基礎管理1。1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假,可不予錄用和解聘處理.1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理,并及時登記于入職員工人事檔案登記(見附件一）離職員工人事檔案登記，并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。1。4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等)，應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔,原件當場查驗。1.5調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續(xù)前調閱檔案.在其報

16、到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。1。6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱.2、檔案的查、借閱2。1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫查、借閱人事檔案單(附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。2。3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長)，對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在人事檔案借閱登記本簽字登記。3、查、借閱檔案注意事項3。1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。3.2不得擅自復印、拍攝