如何做好供應(yīng)商管理制度

1、供應(yīng)商管理制度 1總則 11制定目的 為規(guī)范供應(yīng)商管理，提高經(jīng)營合理化水準(zhǔn)，特制定本規(guī)章。 12適用范圍 凡本公司之供應(yīng)商管理，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章辦理。 13權(quán)責(zé)單位 （1）采購部負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止起草工作。 （2）總經(jīng)理負(fù)責(zé)本規(guī)章制定、修改、廢止之核準(zhǔn)。 2供應(yīng)商管理規(guī)定 21供應(yīng)商開發(fā) 供應(yīng)商開發(fā)程序如下： （1）供應(yīng)商資訊收集。 （2）供應(yīng)商基本資料表填寫。 （3）供應(yīng)商接洽。 （4）供應(yīng)商問卷調(diào)查。 （5）樣品鑒定。 （6）提出供應(yīng)商調(diào)查申請。 22供應(yīng)商調(diào)查 供應(yīng)商調(diào)查程序如下： （1）組成供應(yīng)商調(diào)查小組。 （2）分別對供應(yīng)商之價格、品質(zhì)、技術(shù)、生產(chǎn)管理作評核。 （3）

2、列入合格供應(yīng)商名列。 23訂購、采購 訂購、采購程序如下： （1）請購。 （2）詢價。 （3）比價。 （4）議價。 （5）定價。 （6）訂購。 （7）交貨。 （8）驗收。 24供應(yīng)商評鑒 供應(yīng)商評鑒程序如下： （1）每月對供應(yīng)商就品質(zhì)、交期、價格、服務(wù)等項目作評鑒。 （2）每半年進行一次總評。 （3）列出各供應(yīng)商之評鑒等級。 （4）依規(guī)定獎懲。 25供應(yīng)商復(fù)查 （1）每年對合格供應(yīng)商進行一次復(fù)查。 （2）復(fù)查流程同供應(yīng)商調(diào)查。 （3）有重大品質(zhì)、交期、價格、服務(wù)等問題時，隨時可以作供應(yīng)商復(fù)查。 26供應(yīng)商輔導(dǎo) （1）對c等以下之供應(yīng)商采取必要的輔導(dǎo)。 （2）不合格供應(yīng)商應(yīng)予除名。 （3）不合格

3、供應(yīng)商欲重新向本公司供貨，應(yīng)予輔導(dǎo)及重新作調(diào)查評核。 27供應(yīng)商獎懲 271獎勵方式 對優(yōu)秀之供應(yīng)商有下列獎勵方式： （1）a等供應(yīng)商，可優(yōu)先取得交易機會。 （2）a等供應(yīng)商，可優(yōu)先支付貨款或縮短票期。 （3）a等供應(yīng)商，可獲得品質(zhì)免檢或放寬檢驗。 （4）對價格合理化及提案改善，品質(zhì)管理、生技改善推行成果顯著者，另行獎勵。 （5）a、b、c等供應(yīng)商，可參加本公司舉辦之各項訓(xùn)練與研習(xí)活動。 （6）a等供應(yīng)商，年終可獲公司“優(yōu)秀供應(yīng)商”獎勵。 272懲處方式 （1）凡因供應(yīng)商品質(zhì)不良或交期延誤而造成之損失，由供應(yīng)商負(fù)責(zé)賠償。 （2）c等、d等之供應(yīng)商，應(yīng)接受訂單減量、各項稽查及改善輔導(dǎo)措施。 （3

4、）e等供應(yīng)商即予停止交易。 （4）d等供應(yīng)商三個月內(nèi)未能達到c等以上供應(yīng)商之標(biāo)準(zhǔn)，視同e等供應(yīng)商，予以停止交易。 （5）因上述原因停止交易之供應(yīng)商，如欲恢復(fù)交易，需接受重新調(diào)查評核，并采用逐步加量之方式交易。 （6）信譽不佳之供應(yīng)商酌情作延期付款之懲處。標(biāo)準(zhǔn)的采購流程可以劃分為戰(zhàn)略采購和訂單協(xié)調(diào)兩個環(huán)節(jié)，戰(zhàn)略采購包括供應(yīng)商的開發(fā)和管理，訂單協(xié)調(diào)則主要負(fù)責(zé)材料采購計劃，重復(fù)訂單以及交貨付款方面的事務(wù)。統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商情況登記表，來管理供應(yīng)商提供的信息。這些信息應(yīng)包括：供應(yīng)商的注冊地、注冊資金、主要股東結(jié)構(gòu)、生產(chǎn)場地、設(shè)備、人員、主要產(chǎn)品、主要客戶、生產(chǎn)能力等。通過分析這些信息，可以評估其工藝能力

5、、供應(yīng)的穩(wěn)定性、資源的可靠性，以及其綜合競爭能力。在供應(yīng)商審核完成后，對合格供應(yīng)商發(fā)出詢價文件，一般包括圖紙和規(guī)格、樣品、數(shù)量、大致采購周期、要求交付日期等細節(jié)，并要求供應(yīng)商在指定的日期內(nèi)完成報價。在收到報價后，要對其條款仔細分析，對其中的疑問要徹底澄清，而且要求用書面方式作為記錄，包括傳真，電子郵件等。 后續(xù)工作是報價分析，報價中包含有大量的信息，如果可能的話，要求供應(yīng)商進行成本清單報價，要求其列出材料成本、人工、管理費用等，并將利潤率明示。比較不同供應(yīng)商的報價，你會對其合理性有初步的了解。：申請人按“申購程序”提出申請,經(jīng)本部門經(jīng)理審查簽批后,交供應(yīng)部經(jīng)理,進入“尋價比價程序”。 b：供應(yīng)

6、部經(jīng)理按資金使用情況,經(jīng)“尋價比價程序”后,轉(zhuǎn)交財務(wù)部,進入“采購申請申查程序”。 c：財務(wù)部有關(guān)人員分別進行成本、利潤核算、出納備款審核后,決定簽批,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，進入“采購程序”。 c1：在財務(wù)部審核后決定簽否的情況下，將資料退回申請部門，申請部門視情況進入“堅持申請采購程序”或放棄申請。 c2：經(jīng)過“堅持申請采購程序”后，報總經(jīng)理審核，如總經(jīng)理簽批，進入“采購程序”；如總經(jīng)理簽否，仍退回申請部門，由部門經(jīng)理放棄申請，用其他方法解決。 d：進入“采購程序”后，由供應(yīng)部經(jīng)理根據(jù)采購屬于屬長期及大宗情況，進入“合同簽定及審核程序”；若屬小額采購，則由供貨商處直接采購。 e：進入“合同簽定及審

7、核程序”，由供應(yīng)部根據(jù)供貨商提供的資料，形成合同文本，交財務(wù)部進行成本利潤分析，財務(wù)部審核簽批后，報總經(jīng)理，簽批后交供應(yīng)部簽定合同并執(zhí)行，進入“收貨程序”；若財務(wù)部及總經(jīng)理審核后淺否，退還供應(yīng)部與供貨商重新談判。 f：收貨人員按“收貨程序”檢驗所購物品，如不合格，進入“退貨程序” g：收貨人員按“收貨程序”檢驗所購物品合格，進入“入庫程序”和“結(jié)算環(huán)節(jié)”。 g1：進入“入庫程序”后，通知申請部門，可以進入“使用、銷售環(huán)節(jié)”。 g2：進入“結(jié)算環(huán)節(jié)”后，由采購部、財務(wù)部共同按財務(wù)規(guī)定完成對供應(yīng)商的付款。1、 目的 評定、選擇合格供應(yīng)商，通過評審以證實供應(yīng)商具有提供滿足本公司規(guī)定要求的產(chǎn)品或服務(wù)的

8、能力。 2、 適用范圍 適用于所有向本公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的供應(yīng)商的評審與選擇。 3、 定義 3.1【供應(yīng)商】為本公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的組織。本公司供應(yīng)商主要有以下情況： a類：由本公司直接評審/選定，包括： a) 物料供應(yīng)商直接為我公司提供標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的制造廠商。 b) 外部協(xié)作加工商按照特定的要求為我公司制作、加工的部件和器材，簡稱“外協(xié)廠”。 c) 物料代理商根據(jù)協(xié)議要求為我公司提供標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品的經(jīng)銷商。 d) oem-按照規(guī)定要求提供完全屬于我公司品牌的成品制造廠商。 b類:由可信或有密切合作關(guān)系的外部組織推薦其選定的供應(yīng)和服務(wù)商，包括物料供應(yīng)和貨運商等（此類供應(yīng)商我公司不再進行認(rèn)證和建立其檔案）

9、。 3.2 【產(chǎn)品】（product）：活動或過程結(jié)果。包括服務(wù)、硬件、流程性材料、軟件或它們的組合。 3.3 【基本物料】是指直接構(gòu)成本公司產(chǎn)品的物料?；疚锪戏譃椴少徫锪虾屯鈪f(xié)加工物料兩種。 3.4【非基本物料】是指不直接構(gòu)成本公司產(chǎn)品，但生產(chǎn)過程中需要使用/消耗的輔助性物料。 3.5【采購】為取得外部產(chǎn)品所付出成本的商業(yè)行為。本文指物料供應(yīng)采購。 3.6【安規(guī)器件】在特定條件下，因其失效或不能承受高壓而對人或財產(chǎn)造成損害或危險的物料。如保險絲、隔離變壓器和 光耦等。 3.7【物料替代】在不能采購標(biāo)準(zhǔn)物料情況下，行使風(fēng)險采購方式，采購可以滿足使用要求的物料替代標(biāo)準(zhǔn)物料。 3.8【一次性物料

10、替代】在特定條件和要求下，采購不可簡單二次使用的替代物料。如有二次使用應(yīng)在受控狀態(tài)下進行。 注：“特定條件和要求”應(yīng)在形成申請單時確定，它可以是以下情況之一：一次生產(chǎn)任務(wù)令、規(guī)定時期內(nèi)的用料、限定的產(chǎn)品數(shù)量、特指有限的非標(biāo)產(chǎn)品、一個限定的采購批次、一種技術(shù)狀態(tài)下的用料。 4、 職責(zé) 4.1 采購部 a) 負(fù)責(zé)組織評審/選定供應(yīng)商活動，建立合格供應(yīng)商檔案。 b) 負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進行評審、建檔和定期復(fù)審。確保這些供應(yīng)商具有提供滿足本公司規(guī)定要求的產(chǎn)品或服務(wù)的能力。 c) 采購部經(jīng)理或其授權(quán)人負(fù)責(zé)采購合同的批準(zhǔn)，和對物料的緊急采購的批準(zhǔn)； d) 分派采購任務(wù)，負(fù)責(zé)對采購訂單的批準(zhǔn)。按計劃與認(rèn)證結(jié)果進行

11、采購工作，并跟蹤到貨情況，確保如期完成采購任務(wù)。 e) 接受各業(yè)務(wù)主管部門的質(zhì)量信息反饋，協(xié)助改善供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量。 4.2 公司領(lǐng)導(dǎo) 負(fù)責(zé)確定相應(yīng)的供應(yīng)商評審小組，對選定的供應(yīng)商進行批準(zhǔn)和發(fā)布。 4.3 技術(shù)工程部 a) 按規(guī)定程序驗收采購物料。 b) 負(fù)責(zé)向業(yè)務(wù)主管部門反饋本公司與元器件供應(yīng)廠商、外協(xié)加工制作廠商合作的質(zhì)量信息。 5、 過程要求 代號 過程 過程內(nèi)容與要求 責(zé)任者 執(zhí)行依據(jù)和輸出 01 初次 甄別 供應(yīng)商 獲取供應(yīng)商的信息可以使用多種途徑，評審、認(rèn)證活動有指定的負(fù)責(zé)人組織實施。 采購部 （初定方案） 02 實地 考察 交流 根據(jù)初定方案，進行有目的的考察。 對提供有形

12、產(chǎn)品的廠商應(yīng)考察、了解其：經(jīng)營的資格、硬件設(shè)施、組織管理、質(zhì)量保證、技術(shù)水平、商務(wù)條件和售后服務(wù)等。 評定小組 參照：供應(yīng)商評定表 03 技術(shù) 認(rèn)證 在基本滿足02要求情況下，必要時，提取樣品進行測試或試用（可重復(fù)）。 評定小組 04 商務(wù) 談判 在符合技術(shù)條件情況下，與其進行商務(wù)談判（和重復(fù)談判）。 評定小組 05 綜合 評議 適當(dāng)時，組織品質(zhì)、工藝、生產(chǎn)、采購等人員進行綜合評議。 評定小組 參照：供應(yīng)商評定表 06 意向 協(xié)議 當(dāng)雙方基本確定時，應(yīng)交流、確定操作方式和計劃日程。需要時，擬簽合作意向，或相關(guān)備忘記錄。 評定小組 07 試合作 a)此期間，我方必須明確并傳遞與對方采購、加工、驗

13、收等要求。 b)需要我方提供技術(shù)文件的應(yīng)予及時提供齊套、有效的文件，以及其他必須品。 c)必要時，我方可派出技術(shù)支持人員。 采購部 08 階段 評定 必要時，對以往合作情況作階段回顧、總結(jié)、評定，并作出或保持現(xiàn)狀或簽訂正式協(xié)議或暫停或撤銷的意見。 評定小組 供應(yīng)商評定表 09 簽訂 協(xié)議 條件成熟時，在雙方要求都可以接受情況下，簽訂合作、采購、質(zhì)量保證等協(xié)議，明確雙方的職責(zé)和義務(wù)。 評定小組 協(xié)議 10 執(zhí)行 采購 a)按協(xié)議要求執(zhí)行下單、采購。 b)當(dāng)技術(shù)要求變更時，訂單應(yīng)予明示。 c)無協(xié)議約定的，按即時條件采購。 采購部 采購訂單 11 驗貨 按程序要求實行驗貨。 合格，辦理入庫；不合格

14、按不合格品處理。 技術(shù)工程部 檢驗和試驗程序 驗貨記錄 12 反饋質(zhì)量信息與考核 檢驗部門應(yīng)適時向采購部反饋質(zhì)量信息；采購部門應(yīng)適時向供應(yīng)商溝通質(zhì)量信息，推動其實施改進行動，有考核要求時，應(yīng)進行考核。 對已不能滿足規(guī)定要求或?qū)ν话l(fā)質(zhì)量問題未能做有效的糾正和預(yù)防措施的供應(yīng)商，可降為試用供應(yīng)商，直至取消其合格供應(yīng)商資格。 采購部 品質(zhì)報告 13 復(fù)評 與 改進 根據(jù)歷次合作、考核等情況，為實施持續(xù)改進，在以下情況進行復(fù)評： a) 質(zhì)量問題頻繁或嚴(yán)重； b) 合作能力不能滿足公司發(fā)展需要； c) 成本控制需要； d) 公司經(jīng)營策略調(diào)整； e) 其他重要原因。 評定小組 采購部 供應(yīng)商評定表 6、 管

15、理程序 6.1 操作程序 6.1.1 本公司規(guī)模經(jīng)營情況下，對基本物料的定點外協(xié)廠、oem的選擇（a類供應(yīng)商）按照“過程要求”執(zhí)行。 6.1.2 以下情況的選擇廠家和執(zhí)行采購可參照（但不受制于）“過程要求”執(zhí)行。 a) 試用新物料； b) 小數(shù)量加工； c) 當(dāng)前供應(yīng)商不能供貨而執(zhí)行物料替代流程； d) 進口物料； e) 來自關(guān)聯(lián)公司的物料； f) 已獲得行業(yè)品牌認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)物料； g) 元器件代理商； h) 友好合作廠家的物料； i) 非基本物料； j) 運輸、服務(wù)等供應(yīng)商； k) 其他新情況。 6.1.3 在保證過程受控的條件下，“過程要求”中的01至10過程可以并行或超前。 6.1.4 其

16、他另外情況以公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)為準(zhǔn)。 6.2 供應(yīng)商控制程序 6.2.1 直接選用的外部組織推薦的供應(yīng)商，各業(yè)務(wù)主管部門/ 質(zhì)量檢驗部門應(yīng)定期向評審小組反饋與之合作的質(zhì)量信息。 6.2.2 風(fēng)險采購和一次性臨時服務(wù)需求可不在此列，但其相應(yīng)的供應(yīng)商必須由評審組織進行確認(rèn)。 6.2.3 評審人員應(yīng)擁有工程技術(shù)背景，良好的商務(wù)談判、管理才能以及對制造商質(zhì)量體系進行評審的能力。 6.2.4 評審和認(rèn)證活動應(yīng)由指定的小組進行，成員必須包括技術(shù)、質(zhì)量、商務(wù)等專業(yè)人員，活動形式可以是以下方法或其組合： a) 現(xiàn)場考察、驗證； b) 樣品檢驗和試驗； c) 以提供可證實質(zhì)量保證能力的數(shù)據(jù)進行驗證； d) 試合作一定

17、的期限； f) 歷史業(yè)績情況； g) 委托外部組織驗證或認(rèn)證； h) 直接選用由可信或有密切合作關(guān)系的外部組織推薦其選定的供應(yīng)商。 6.2.5 所有的合格供應(yīng)商都應(yīng)建立并保存見證性文件和記錄。 6.2.6 凡復(fù)審不合格的供應(yīng)商，可終止業(yè)務(wù)合作關(guān)系或降為試用供應(yīng)商，每次評審結(jié)果應(yīng)反饋給供應(yīng)商。 6.2.7 b類供應(yīng)商在本公司無評審要求。 6.3 采購控制程序 6.3.1 采購工作以“采購計劃”和“認(rèn)證結(jié)果”為依據(jù)。 6.3.2 采購安全性關(guān)鍵器件必須是其獲得了安規(guī)認(rèn)可。 6.3.3 在可行時，可以委托物料加工者或采購代理方進行進貨檢驗，但應(yīng)與之形成質(zhì)量保證協(xié)議。 6.3.4 采購人員必須具備采購

18、活動需要的專業(yè)知識，能熟練運用電腦在信息網(wǎng)上進行數(shù)據(jù)處理工作，有一定的英語水平和較好的談判技能。 6.3.5 根據(jù)生產(chǎn)計劃，采購部下達經(jīng)批準(zhǔn)的基本物料采購計劃、零星采購計劃，該計劃是采購活動中“采購什么？采購多少？何時到貨？”的基本依據(jù)。 6.3.6 采購部根據(jù)器件的分類，把基本物料采購計劃分配給不同的采購責(zé)任人。 6.3.7 采購責(zé)任人員在收到采購計劃后，應(yīng)認(rèn)真核對計劃的可執(zhí)行性，如有不可執(zhí)行的項目，應(yīng)以書面形式反饋給計劃制訂部門，以便計劃部門及時調(diào)整計劃。 6.3.8 采購人員將采購計劃逐項核對評定的供應(yīng)商相關(guān)信息，擬制采購訂單，采購訂單應(yīng)清楚列明采購物料對應(yīng)的本公司編碼、生產(chǎn)廠家、相應(yīng)的

19、廠家規(guī)格/型號、采購數(shù)量和要求交貨的日期等。貨期不能滿足時，需注明新的定約時間。 6.3.9 采購訂單必須按采購訂單審批、簽返流程進行規(guī)范化和審批，采購人員將經(jīng)采購經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)的訂單發(fā)給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)簽返以示確認(rèn)。采購訂單簽返后即生效，其復(fù)印件應(yīng)由采購部存檔并妥善保管。 6.3.10 簽返的訂單如有價格、貨期、包裝的更改，采購人員應(yīng)重新評議。 6.3.11 采購計劃中，未列入評定合格供應(yīng)商的物料，則屬風(fēng)險采購；風(fēng)險采購必須在申請單獲得準(zhǔn)許后，方可實施采購。此物料的使用應(yīng)由相關(guān)技術(shù)人員明確特定用途和要求，不可簡單二次使用的此類物料，如有二次使用應(yīng)在受控狀態(tài)下進行。 6.3.12 訂單下達后，采購人員負(fù)責(zé)跟單，不斷提醒供應(yīng)商按期交貨。 6.3.13 貨到暫存庫，采購員