2021年人事檔案如何裝訂

1、we cannot choose our origin, but our future is changed by ourselves.整合匯編簡單易用（word文檔/a4打印/可編輯/頁眉可刪）人事檔案如何裝訂 人事檔案如何裝訂 檔案裝訂是檔案整理中的一項工作。檔案裝訂方式對于日后檔案的保管、檢索利用、復制和鑒定銷毀，以及檔案信息數(shù)字化轉換等許多方面都具有一定影響，采用何種檔案裝訂方式，同時決定著工作效率。筆者在評述了傳統(tǒng)的檔案裝訂方式后，從檔案管理現(xiàn)代化需要出發(fā)，提出了新的檔案裝訂方法。 一、關于檔案裝訂方式的歷史回顧。 上個世紀五六十年代到八十年代中期，許多單位以案卷為單位，使用硬卷皮將

2、卷內(nèi)文件用粗棉線繩合訂。上個世紀八十年代后期到世紀末期流行的方法是：拆除文件上的金屬釘后，以單份歸檔文件為單位，用縫紉機扎邊，或者使用細棉線(又稱作“小線”)將厚文件裝訂。在那個時期，先后進行的“企業(yè)檔案管理升級達標”和“企業(yè)檔案工作目標管理認定”兩項活動中，一旦發(fā)現(xiàn)案卷內(nèi)或文件內(nèi)遺留金屬物，輕則扣掉1分，重則扣掉5分。由此可見，當時對于文件線訂的規(guī)定，執(zhí)行得是多么嚴格啊!從本世紀初開始，歸檔文件整理規(guī)則等新的規(guī)定陸續(xù)出臺，逐漸放松了對檔案線訂的要求，鐵路部門則以“加固”取代了檔案和文件必須線訂的規(guī)定。 二、檔案線訂方式利弊評述 1.線訂檔案(文件,下同)方法利弊共存。這種裝訂方法的好處，一是

3、防止檔案受潮引起金屬釘銹蝕而污染損壞檔案，同時，線訂文件外觀整齊，裝訂牢固，可避免外借過程中檔案的散失，尤其是硬卷皮合訂的檔案，對于卷內(nèi)文件有著很好的防光防塵防污漬防損傷作用。 2.線訂檔案工作效率低。線訂檔案由于必須先拆除文件上的金屬釘或其他金屬裝訂物，然后再用縫紉機將文件扎邊，或者使用線繩將檔案裝訂。使用這種方法裝訂的檔案，雖然美觀牢固，但是，其弊端集中表現(xiàn)在以下三點：線訂文件需要配置縫紉機、啟釘機、裝訂機等專用設備，以及縫紉機機針、大量棉線、小線，花費了大量物力，此為一費;拆釘、理順文件、縫紉機扎邊這些工作往往需要2-3人同時操作，花費了大量人力，此為二費;采用線訂檔案方式，使得花費在檔

4、案整理上的時間延長了2-3周，花費了大量時間，此為三費。過去，某些教條執(zhí)行線訂規(guī)定的人，甚至將裝訂美觀的企業(yè)章程、技術規(guī)范、招投標文件，以及科技歸檔材料中的技術文件合訂本、圖冊也硬性拆除其間的金屬裝訂物，重新線訂必然嚴重損傷了文件外觀美感;繁忙無序的工作，常常導致倉促間拆釘撕裂文件，或在縫紉機扎邊時誤將幾份薄文件(如只有一兩頁的“人事令”)合訂在一起，使得被合訂文件日后查找成為“大海撈針”?！叭M”的直接后果是降低了工作效率，不適合當前中小機關、企事業(yè)“減員增效”改革，以及改革后檔案管理人員普遍身兼數(shù)職，工作非常繁忙這一狀況，更不適應檔案快速檢索或紙質檔案數(shù)字化轉換(電子掃描)等項工作的開展。

5、不管是文書管理人員還是檔案管理人員，或者是二者崗位合一者，誰還有時間和精力，再按照文件線訂的繁瑣要求有條不紊地整理檔案呢? 3.線訂檔案的其他問題。1)不適合于檔案檢索利用。由于個別文件在文書立卷(指“合訂”方式)或歸檔文件組成保管單位時產(chǎn)生混類混卷現(xiàn)象，僅僅依靠“案卷目錄”或“歸檔文件目錄”的單一途徑檢索檔案十分困難;過去以卷為單位合訂的檔案，一人借出后，卷內(nèi)其他文件別人無法再利用。2)以卷為單位合訂的文件復印效果不好，特別厚的合訂案卷必須拆卷，將其中所需文件取出才可復印，而多次拆卷必然損傷案卷，尤其是縫紉機扎邊文件，更不能將這些文件反復裝訂、拆散，然后再裝訂- -。3)異地存放檔案(即機關

6、辦公和檔案庫房兩者地點相距較遠，如中國鐵路物資總公司機關和幾家下屬單位，兩點相距6-20千米不等)，因攜帶檔案原件不便，大量的檔案利用必須采取傳真方式才可實現(xiàn)，而合訂案卷或縫紉機扎邊文件必須逐頁拆散，才能傳真。4)標有密級的文件與普通文件合訂成一卷，就必須按照相應保密規(guī)定，控制該卷檔案的閱讀范圍，不該涉密者因無法利用其中文件必定貽誤工作。5)線訂檔案的最大弊端，給檔案信息數(shù)字化形成障礙。需要掃描的合訂案卷必須逐卷拆開，單份厚的裝訂文件也要逐頁拆開，才能進行掃描。6)在鑒定文件合訂的期滿案卷時，該卷中應當繼續(xù)保存的文件必須拆卷取出并再與相關案卷合訂，加大了檔案鑒定工作復雜程度。由此可見，線訂檔案

7、的裝訂方式對于檔案現(xiàn)代化管理已經(jīng)十分不適應，嚴重制約了檔案的檢索利用、復印傳真及電子掃描等項工作的開展，這種檔案裝訂方式應當盡快改變。 三、筆者提倡的檔案裝訂方法 當前，簡約已經(jīng)成為一種社會時尚，檔案裝訂也應當簡便高效。筆者推廣的檔案裝訂方法是：以單份歸檔文件為單位，用訂書器在文件左上角裝訂一個金屬釘，保證文件不散不亂即可。這種紙質檔案裝訂方法非常適用于文件復印、傳真和掃描。將來，永久保管期限檔案需要進館時，先將所有進館的紙質檔案予以數(shù)字化，再按照相應規(guī)定裝訂文件。此種方法的好處：一是實現(xiàn)了檔案整理的“三節(jié)約”，將檔案整理所花費的人力物力時間壓縮到最低限度，大幅度提高了工作效率;二是檔案在本單

8、位保存的幾十年間，其檢索利用、復制傳真乃至數(shù)字化轉換都是十分方便的;三是便于對標示密級文件合理控制閱讀范圍，有利于檔案信息的廣泛社會共享。另外，這種檔案裝訂方法對于卷內(nèi)文件的合理調(diào)整、補充及檔案鑒定，都是十分便利的。歸檔文件整理規(guī)則 檔案行業(yè)標準歸檔文件整理規(guī)則(da/t 2220_)(代替da/t 2220_)經(jīng)全國檔案工作標準化技術委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準為推薦性行業(yè)標準，現(xiàn)予以發(fā)布，自20_年6月1日起實施。 歸檔文件整理規(guī)則 1 范圍 本標準規(guī)定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法。 本標準適用于各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件

9、的整理。其他門類檔案可以參照執(zhí)行。企業(yè)單位有其他特殊規(guī)定的，從其規(guī)定。 2 規(guī)范性引用文件 下列文件對于_件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于_件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于_件。 gb/t 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范 da/t 1-20_ 檔案工作基本術語 da/t 13-1994 檔號編制規(guī)則 da/t 25-20_ 檔案修裱技術規(guī)范 da/t 38-20_ 電子文件歸檔光盤技術要求和應用規(guī)范 3 術語和定義 下列術語和定義適用于本標準。 3.1 歸檔文件 archival document(s) 立檔單位在其職能活動

10、中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質和電子文件材料。 3.2 整理 arrangement 將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等(紙質歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架;電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等)，使之有序化的過程。 3.3 件 item 歸檔文件的整理單位。 3.4 檔號 archival code 在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件的類別和排列順序。 4 整理原則 4.1 歸檔文件整理應遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。 4.2 歸檔文件整理應區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 4

11、.3 歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。 4.4 歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。 5、一般要求 5.1 組件(件的組織) 5.1.1 件的構成 歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;原件與復制件為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件;來文與復文(請示與批復、報告與批示、函與復函等)一

12、般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關文件為一件。 5.1.2 件內(nèi)文件排序 歸檔文件排序時，正文在前，附件在后;正本在前，定稿在后;轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后;原件在前，復制件在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后;來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后;正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。 5.2 分類 5.2.1 立檔單位應對歸檔文件進行科學分類，同一全宗應保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。 5.2.2 歸檔文件一般采用年度機構(問題)保管期限、年度保管

13、期限機構(問題)等方法進行三級分類。 a)按年度分類 將文件按其形成年度分類。跨年度一般應以文件簽發(fā)日期為準。對于計劃、總結、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度。跨年度形成的會議文件歸入閉幕年。跨年度辦理的文件歸入辦結年。當形成年度無法考證時，年度為其歸檔年度，并在附注項加以說明。 b)按機構(問題)分類 將文件按其形成或承辦機構(問題)分類。機構分類法與問題分類法應選擇其一適用，不能同時采用。采用機構分類的，應根據(jù)文件形成或承辦機構對歸檔文件進行分類，涉及多部門形成的歸檔文件，歸入文件主辦部門。采用問題分類的，應按照文件內(nèi)容所反映的

14、問題對歸檔文件進行分類。 c)按保管期限分類 將文件按劃定的保管期限分類。 5.2.3 規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(問題)分類的立檔單位，可以采取年度保管期限等方法進行兩級分類。 5.3 排列 5.3.1 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結合事由排列。 5.3.2 同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列。 5.3.3 會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 5.4 編號 5.4.1 歸檔文件應依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編制應遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。 5.4.2 檔號的結構宜為：全宗號-檔案門類代碼年度-保管期限-機構(問題)代碼-件號。

15、 上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“”隔開。如“z109-ws20_-y-bgs-0001”。 5.4.3 檔號按照以下要求編制： a)全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結合標識，按照da/t 13-1994編制。 b)檔案門類代碼年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書”2位漢語拼音首字母“ws”標識。年度為文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“20_”。 c)保管期限：保管期限分為永久、定期30年、定期10年，分別以代碼“y”、“d30”、“d10”標識。 d)機構(問題)代碼：機構(問題)代碼采用3位漢語拼音字母或阿拉伯數(shù)字標識，如辦公室代碼

16、“bgs”等。歸檔文件未按照機構(問題)分類的，應省略機構(問題)代碼。 e)件號：件號是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯數(shù)字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。 5.4.4 歸檔文件應在首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識。 5.4.5 歸檔章應將檔號的組成部分，即全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數(shù)作為必備項，機構(問題)可以作為選擇項(見附錄a 圖a1)。歸檔章中全宗號、年度、保管期限、件號、機構(問題)按照5.4.3編制，頁數(shù)用阿拉伯數(shù)字標識(見附錄a 圖a2

17、)。為便于識記，歸檔章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”簡稱標識，機構(問題)也可以用“辦公室”等規(guī)范化簡稱標識(見附錄a 圖a3)。 5.5 編目 5.5.1 歸檔文件應依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應準確、詳細，便于檢索。 5.5.2 歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，對復文的編目應體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目。 a)序號：填寫歸檔文件順序號。 b)檔號：檔號按照5.4.2-5.4.3編制。 c)文號：文件的發(fā)文字號。沒有文號的，不用標識。 d)責任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關或署名者。 e

18、)題名：文件標題。沒有標題、標題不規(guī)范，或者標題不能反映文件主要內(nèi)容、不方便檢索的，應全部或部分自擬標題，自擬內(nèi)容外加方括號“ ”。 f)日期：文件的形成時間，以國際標準日期表示法標注年月日，如19990909。 g) 密級：文件密級按文件實際標注情況填寫。沒有密級的，不用標識。 h)頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁面總數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。 i)備注：注釋文件需說明的情況。 5.5.3 歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用a4幅面，頁面宜橫向設置(見附錄b 圖b1)。 5.5.4 歸檔文件目錄除保存電子版本外，還應打印裝訂成冊。裝訂成冊的歸檔文件目錄，應編制封面(見

19、附錄b 圖b2)。封面設置全宗號、全宗名稱、年度、保管期限、機構(問題)，其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。歸檔文件目錄可以按年裝訂成冊，也可每年區(qū)分保管期限裝訂成冊。 6 紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架 6.1 修整 6.1.1 歸檔文件裝訂前，應對不符合要求的文件材料進行修整。 6.1.2 歸檔文件已破損的，應按照da/t 25-20_予以修復;字跡模糊或易退變的，應予復制。 6.1.3 歸檔文件應按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。 6.1.4 對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊。 6.2 裝訂 6.2.1

20、 歸檔文件一般以件為單位裝訂。歸檔文件裝訂應牢固、安全、簡便，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應維持不變。 6.2.2 應根據(jù)歸檔文件保管期限確定裝訂方式，裝訂材料與保管期限要求相匹配。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應相對統(tǒng)一。 6.2.3 用于裝訂的材料，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質。不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。 6.2.4 永久保管的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角裝訂(

21、見附錄c 圖c1、圖c2)或縫紉機軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。永久保管的歸檔文件，使用不銹鋼訂書釘或漿糊裝訂的，裝訂材料應滿足歸檔文件長期保存的需要。 6.2.5 永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。 6.2.6 定期保管的、需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式按照6.2.4-6.2.5執(zhí)行。定期保管的、不需要向綜合檔案館移交的歸檔文件，裝訂方式可以按照6.2.4執(zhí)行，也可以使用不銹鋼夾或封套裝訂。 6.3 編頁 6.3.1 紙質歸檔文件一般應以件為單位編制頁碼。 6.3.2 頁碼應逐頁編制，宜分別標注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 6.3.3 文件材料已印制成冊并編有頁碼的;擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。 6.4 裝盒 將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。不同年度、機構(問題)、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個檔案盒。 6.4.1 檔案盒 6.4.1.1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm(長寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20 mm、30mm、40mm、50mm等(見附錄d 圖d1)。 6.4.1.2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設