《檔案專業(yè)英語》課文翻譯

1、第一課 檔案職業(yè)：歷史回顧當(dāng)今世界，人們投身于眾多的社會(huì)活動(dòng)，在從事各色各類工作的過程中大量傳遞和接收著載負(fù)于耐久介質(zhì)的信息，這些信息系統(tǒng)地集中保存起來便產(chǎn)生了檔案館。然而，建立檔案館本身不是目的，首先，它是對(duì)及時(shí)獲取可靠、確鑿信息這一需求的實(shí)際響應(yīng)，這些信息一旦獲得，決策團(tuán)體或個(gè)人便能在充分把握事實(shí)的基礎(chǔ)上采取行動(dòng)，諸如去證明、證實(shí)、維護(hù)或重新獲取各種權(quán)利；其次，它是對(duì)研究過去的史實(shí)、活動(dòng)和事物的現(xiàn)實(shí)響應(yīng)。歷史表明，古代文明已認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。最近的考古發(fā)掘明確指出在我們之前幾千年的近東和亞洲已經(jīng)存在私人、經(jīng)濟(jì)、都市、宗教和皇家檔案。這些檔案適應(yīng)那些時(shí)代的特殊需要而形成，幾千年后的今天則成

2、為其形成者活動(dòng)的真實(shí)反映。更近些時(shí)候，古代遺跡顯示在埃及、希臘和羅馬已設(shè)置了設(shè)計(jì)精良的檔案系統(tǒng)。在私人、都市、宗教檔案庫內(nèi)發(fā)現(xiàn)的數(shù)以千計(jì)的紙莎草紙文件是埃及人生活的確鑿證明。同樣，“在雅典，每個(gè)地方行政官都擁有個(gè)人檔案，這些檔案存放在archeion或官邸中”。而事實(shí)上，“archeion是當(dāng)今幾乎所有語言中意指檔案一詞的詞根。”中世紀(jì)，在羅馬帝權(quán)的統(tǒng)治下，檔案被管理的井井有條。不僅有由中央、地區(qū)和地方級(jí)的國有檔案館組成的有效系統(tǒng)，而且還存在私人、宗教和經(jīng)濟(jì)檔案館。然而，伴隨羅馬帝權(quán)的衰落，檔案收藏也煙消云散。直到十二世紀(jì)后，隨著羅馬律法的逐漸恢復(fù)，于是：再一次形成了這樣的觀念，即檔案館是證據(jù)

3、、權(quán)利憑證的儲(chǔ)備處，是維護(hù)國王、王子和其它統(tǒng)治者權(quán)利和特權(quán)的法律手段后備庫。文獻(xiàn)庫，這些收藏著權(quán)證和證據(jù)的真正寶庫與文件登記室一起組建起來。由此，制定了地契、登記冊(cè)、審議書、通信件、賬目及文件憑據(jù)的保護(hù)規(guī)則。伴隨著國家權(quán)力的增長，應(yīng)對(duì)各級(jí)政府機(jī)構(gòu)行政管理活動(dòng)的文書部門或文件室應(yīng)運(yùn)而生。此外，每個(gè)部門都著手建立自己的檔案室，直到大約十六世紀(jì)末，統(tǒng)治者感到必須將其集中起來，使得它們成為專為其統(tǒng)治服務(wù)的工具。那種將檔案看作行政管理的工具，僅為統(tǒng)治者利用而形成的觀念一直流行至十八世紀(jì)末。法國大革命時(shí)期，這種集權(quán)化傾向發(fā)生了轉(zhuǎn)變，其時(shí)恢復(fù)了檔案向公眾開放的原則。這一曾經(jīng)被希臘人所持有的檔案觀念認(rèn)為：所有

4、公民都具有檢索國有文件的權(quán)利。由此，建立了第一個(gè)現(xiàn)代檔案館網(wǎng)體系。與此同時(shí)，檔案工作者開始認(rèn)識(shí)到文件第二價(jià)值的重要性，文件被研究者發(fā)掘后還可具有歷史價(jià)值這一思想愈來愈流行，并風(fēng)靡歐洲。而在此之前，文件保存的目的僅限于第一價(jià)值，即它們的財(cái)務(wù)、法律和行政效用?！爱?dāng)時(shí)，能夠從伴隨激進(jìn)科學(xué)哲學(xué)而產(chǎn)生的歷史教育學(xué)院的畢業(yè)生中招募檔案工作者，這些學(xué)院實(shí)際上以中世紀(jì)研究為重點(diǎn)”這些歷史兼檔案學(xué)家如此看重檔案的第二價(jià)值，以至于最后他們竟忽視了將文件集中一起最初是出于行政管理的需要。 對(duì)檔案第一、第二價(jià)值的權(quán)衡遲遲未能實(shí)現(xiàn)。事實(shí)上，直至二次世界大戰(zhàn)檔案工作者被驚人增長的文件信息所困擾，才開始意識(shí)到檔案館的歷史取

5、向是不可能承受如此超量的材料的。其結(jié)果是要求公務(wù)管理人員制訂文件管理的方針。 首先作出反映的是美國建立了一個(gè)調(diào)查委員會(huì)，稱為胡佛委員會(huì)，由前總統(tǒng)胡佛領(lǐng)導(dǎo)。該委員會(huì)成立于1946年，履行職責(zé)至1953年。胡佛委員會(huì)重新設(shè)計(jì)了美國檔案的作用，試圖從根源上對(duì)信息流加以控制。這一努力如果成功的話，可望平衡文件的第一、第二價(jià)值。這包括重新定義檔案工作者的使命。在美國國家檔案與文件署領(lǐng)導(dǎo)下的聯(lián)邦檔案工作者，將監(jiān)管所有無論處于第一價(jià)值階段還是第二價(jià)值階段的文件的處理。這一監(jiān)管職能，基于兩方面的工作，第一方面是負(fù)責(zé)非現(xiàn)行但卻具有永久保存價(jià)值的文件。第二方面工作則是管理現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件，其任務(wù)包括文件形成、文件

6、保存與利用、文件處置方面的計(jì)劃、控制、指揮、組織、培訓(xùn)、發(fā)展和其它相關(guān)的管理性活動(dòng)。意識(shí)到文件管理是應(yīng)對(duì)信息激增所致種種問題的有效措施，許多國家和國際組織開始重新考慮檔案館的職能。英格蘭，在1952年由格雷斯委員會(huì)在不舍棄自身特定原則的前提下，按照美國的方法重新建構(gòu)其檔案體系。1958年，公共文件法確認(rèn)了這一新的體系。 1949年，加拿大成立了邁西委員會(huì)。該委員會(huì)建議在國家檔案館的掌管下制定一個(gè)文件管理計(jì)劃。1966年議會(huì)發(fā)布的關(guān)于公共文件的命令明確規(guī)定了國家檔案館對(duì)不同年齡和用途的所有政府文件處理工作的全面掌管權(quán)。1974年，國際檔案理事會(huì)認(rèn)為，檔案是行政管理的工具和科學(xué)研究的資源。 其后，

7、在分析了眾多檔案管理研究計(jì)劃之后，聯(lián)合國教科文組織的結(jié)論是，檔案因行政管理和科學(xué)研究之需要而產(chǎn)生，并將檔案定義為“由個(gè)人或(公共的或私有的)組織機(jī)構(gòu)(通過搜集或接收)集中于一起的文件集合，而無論這些文件的年齡或特點(diǎn)如何，它們形成整體用以實(shí)現(xiàn)特定的目的，因作為憑據(jù)和行政管理的需要，以及廣泛的信息價(jià)值而被保存起來。”原文摘自carol couture和jean-yves rousseau合著的文件生命檔案與文件管理的整體分析第一編第一章，譯者對(duì)標(biāo)題略作改動(dòng)。第二課 檔案職業(yè)：社會(huì)使命與專業(yè)方向檔案工作者和所有其他職業(yè)一樣，在社會(huì)中擔(dān)負(fù)著一定的使命。通常，這一使命由法律以及檔案工作者協(xié)會(huì)的條例、章程

8、規(guī)定下來。行業(yè)準(zhǔn)則和職業(yè)道德規(guī)范對(duì)檔案工作者的活動(dòng)作出了進(jìn)一步的規(guī)定：準(zhǔn)則是關(guān)于行業(yè)職責(zé)的，而道德規(guī)范則確立了應(yīng)以何種姿態(tài)來履行這些職責(zé)。法律規(guī)定了檔案工作者必須遵循的一系列具有約束力的職責(zé)，對(duì)這些職責(zé)的任何背離都可能導(dǎo)致嚴(yán)重的法律后果。檔案工作者必須遵守社會(huì)制定的這些法規(guī)，不論是指為稽核的目的保存各類文件，還是指為維護(hù)個(gè)人權(quán)力而保存文件。保存檔案遺產(chǎn)，保存一個(gè)組織社會(huì)活動(dòng)的證據(jù)是檔案工作者應(yīng)盡的社會(huì)責(zé)任。由此，檔案工作者直接盡職于將“社會(huì)記憶”傳留給子孫后代。除了對(duì)文件進(jìn)行有效管理外，社會(huì)還賦予了檔案工作者挑選哪些文件將永久保存的任務(wù)。同其他行業(yè)人員一樣，檔案工作者擔(dān)負(fù)著由行業(yè)準(zhǔn)則和道德規(guī)范

9、所規(guī)定的職責(zé)。這其中包括尊重公民個(gè)人隱私、行業(yè)機(jī)密和個(gè)人或各級(jí)行政的自主權(quán)。確保檔案對(duì)研究人員的開放同樣是這些準(zhǔn)則的一部分。通常，道德感促使檔案工作者改進(jìn)技術(shù)和優(yōu)化方法，由此最大限度地提高組織內(nèi)部的勞動(dòng)效率，從而在整體上使社會(huì)受益。開展學(xué)術(shù)研究、成立行業(yè)協(xié)會(huì)和進(jìn)行同行間的交流都有助于技能的提高。這是行業(yè)發(fā)展的必要條件，而且唯有檔案工作者努力奉獻(xiàn)，盡心盡職，檔案職業(yè)才能發(fā)展進(jìn)步。檔案的歷史表明，對(duì)檔案職業(yè)的理解和實(shí)踐在不同時(shí)期是不同的，其變化就像鐘擺似地不時(shí)搖擺，時(shí)而側(cè)重于文件的第一價(jià)值(古代和中世紀(jì))，時(shí)而又受到政治變革的影響，有時(shí)又由于檔案兼歷史學(xué)家的作用而又積極地轉(zhuǎn)向文件的第二價(jià)值。二十一

10、世紀(jì)初，檔案工作者將其專業(yè)活動(dòng)面向社會(huì)需要要比以往任何時(shí)期更為重要。如歷史所示，當(dāng)行業(yè)的范圍受到限制，如僅限于文件的第一價(jià)值或文件的第二價(jià)值時(shí)，問題就會(huì)出現(xiàn)。目前普遍認(rèn)可的觀點(diǎn)是，檔案工作者只有全面地對(duì)待檔案，也就是說當(dāng)他們參與到信息鏈中的每一個(gè)環(huán)節(jié)后，其工作才是最為有效的。盡管愈來愈多的國家和國際組織選擇了這種全面對(duì)待檔案的態(tài)度，但關(guān)于檔案工作者使命的一個(gè)根本問題依然存在：行政管理文件，或稱現(xiàn)行和半現(xiàn)行文件的管理與歷史文件，或稱非現(xiàn)行文件的保管，相互之間的密切程度究竟如何?我們是在考察兩個(gè)截然不同的行業(yè)，還是同一行業(yè)內(nèi)相當(dāng)專業(yè)化的兩方面工作?那些支持后者，合二為一者主張，檔案是一個(gè)行政機(jī)關(guān)形

11、成的所有文件，而不論文件年齡的大小，任何以此為工作對(duì)象的人都是檔案工作者，不管他是否專家。那些把兩者分開，或?yàn)槲募芾碚?，或?yàn)闄n案工作者的人認(rèn)為，半現(xiàn)行和現(xiàn)行文件屬于文件，管理它們的人員稱為文件管理者；另一方面，檔案由行政機(jī)關(guān)的非現(xiàn)行文件組成，其管理人員才是所謂的檔案工作者。使情況更為復(fù)雜的是，文件管理者常常站到其主要服務(wù)對(duì)象的行政管理者一邊，或?qū)蝈e(cuò)地指責(zé)檔案工作者樹立了毫無生氣的職業(yè)形象。此后，一個(gè)術(shù)語方面的問題也加入了爭論，因有些專業(yè)人員提議用法語“gestionnaire de documents”替代我們的“records manager”這一術(shù)語。就行業(yè)組織的數(shù)量不斷增大來看，這些

12、問題遠(yuǎn)未得到解決。每一個(gè)地區(qū)、國家和國際活動(dòng)都存在那些以文件管理者和檔案工作者之間存在或應(yīng)當(dāng)存在的關(guān)系為主題的圓桌會(huì)議或委員會(huì)。這些爭議將一直持續(xù)到產(chǎn)生權(quán)宜之計(jì)或分歧徹底消除為止。我們希望問題能盡快得到解決，因?yàn)檫@決定著專業(yè)能否協(xié)調(diào)發(fā)展。文件管理者和檔案工作者的各類行業(yè)協(xié)會(huì)反映了職業(yè)發(fā)展的趨向。在北美洲，現(xiàn)有四個(gè)主要協(xié)會(huì)，美國有美國檔案工作者協(xié)會(huì)(saa)和文件管理者與行政管理者協(xié)會(huì)(arma)。加拿大有文件管理者與行政管理者協(xié)會(huì)的分會(huì)，以及魁北克檔案工作者協(xié)會(huì)(aaq)，它包括文件管理和歷史檔案兩個(gè)分部。此外還有加拿大檔案工作者協(xié)會(huì)(aca)?？笨藱n案工作者協(xié)會(huì)和加拿大檔案工作者協(xié)會(huì)共同管

13、理加拿大檔案工作者局，該局使得這兩個(gè)組織之間能夠互通信息。在國際上，有三個(gè)組織致力于檔案事業(yè)的發(fā)展：國際檔案理事會(huì)(ica)，聯(lián)合國教科文組織和國際文件管理委員會(huì)(irmc)，這些組織正愈來愈感到整體協(xié)作的必要性。原文摘自carol couture和jean-yves rousseau合著的文件生命檔案與文件管理的整體分析第一編第二章一、二節(jié)，標(biāo)題為譯者所加。第三課 文件與檔案的定義檔案(館)一詞源于希臘文，在牛津英語詞典中被定義為：(1)“公共文件或其他重要?dú)v史文獻(xiàn)的保存處”；(2)“所保存的歷史文件或文獻(xiàn)”。這一定義因具有雙重涵義而產(chǎn)生麻煩，在日常會(huì)話特別是專業(yè)著述中，必須將機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)所處

14、理的材料區(qū)別開來。而惟有使用不同的專業(yè)術(shù)語方能將兩者明確區(qū)分。德國人使用“archivation”這一術(shù)語表示檔案，但英語中其對(duì)應(yīng)的詞“archivalia”從未被普遍接受。為明確區(qū)分，本書中將用“archival institution”一詞表示檔案館，而“archives”一詞用來指這些檔案館保管的檔案。此外，詞典中的定義未能明確檔案的本質(zhì)屬性，這正是我們將著手分析的內(nèi)容。為此，評(píng)析一下不同國家檔案專家撰寫的檔案手冊(cè)中出現(xiàn)的各種定義是十分有益的。就其對(duì)檔案理論的世界性貢獻(xiàn)而言，檔案管理最重要的論著可能要算三位荷蘭檔案專家s.繆勒(18481922)、j.a.斐斯(18581913)和r.福

15、羅英(18571935)的手冊(cè)了。該手冊(cè)名為檔案整理與編目手冊(cè)，1898年在荷蘭檔案工作者協(xié)會(huì)的贊助下出版。美國檔案專家阿瑟h里維特翻譯了其英文版，并于1940年在紐約出版，譯著名為manual for the arrangement and description of archives。該譯本將荷蘭語的“archief”一詞定義為：“一個(gè)行政團(tuán)體或其某一官員正式接收或編制的，并由該團(tuán)體或官員保存起來的所有書面文件、圖樣和印刷品?！北焕锞S特譯作“檔案匯集”的“archief”一詞，實(shí)際上指保存在登記室內(nèi)的一個(gè)行政團(tuán)體的文件。在希拉里詹金遜爵士1937年版的英文著作檔案管理手冊(cè)中(第一版于19

16、22年在牛津出版)，檔案被定義為：“行政管理或行政事務(wù)(無論是公共還是私人的)過程中擬制或使用，成為該過程的組成部分，并且由該事務(wù)的負(fù)責(zé)人或其合法繼承者加以保管，以為其自身提供信息的文件?！币獯罄麢n案專家歐根尼奧卡薩諾瓦(18571951年)在他1928年于錫耶納出版的檔案一書中，將檔案定義為：“一個(gè)機(jī)構(gòu)或某一個(gè)人在其活動(dòng)過程中形成，并由該機(jī)構(gòu)或個(gè)人為實(shí)現(xiàn)其政治、法律或文化方面的目的而保存起來的文件的有序集合?！钡聡鴻n案專家阿道夫布倫內(nèi)克(18751946)曾多年就任普魯士國家機(jī)密檔案館館長，他的講演由沃夫根里西編輯成手冊(cè)出版，書名為檔案學(xué)(1953年于萊比錫出版)，其中檔案定義為：“某一自然

17、人或法人在法律或業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生，并將作為以往活動(dòng)的資料和證據(jù)在某一特定地點(diǎn)永久保存的所有文件和文獻(xiàn)?！睂?duì)不同國家檔案專家在定義中所強(qiáng)調(diào)的要素作一分析，就會(huì)發(fā)現(xiàn)這些要素既涉及到有形事物，又涉及到無形事物。與有形事物，即檔案的形式、來源及其保存場所有關(guān)的要素并非檔案的本質(zhì)要素，因?yàn)檫@些檔案專家在其定義中指出檔案可以有各種形式，可有眾多的來源，也可保存于不同的場所。與無形事物相關(guān)的要素才是本質(zhì)要素。我們認(rèn)為，這樣的要素只有兩個(gè)。第一個(gè)本質(zhì)要素與文件形成或積累的原因有關(guān)。要成為檔案，文件必須為實(shí)現(xiàn)某種目的而形成、積累。在政府機(jī)關(guān)，這一目的便是完成其公務(wù)。荷蘭檔案專家強(qiáng)調(diào)檔案是“正式接收或編制的”這一事

18、實(shí)；詹金遜強(qiáng)調(diào)它們形成于“某一行政管理或行政事務(wù)過程中”；卡薩諾瓦認(rèn)為其形成是為實(shí)現(xiàn)“政治、法律或文化方面的目的”；而布倫內(nèi)克認(rèn)為其產(chǎn)生是“法律或業(yè)務(wù)活動(dòng)”的結(jié)果。由此，文件形成的原因十分重要。如果它們產(chǎn)生于有目的、有組織的活動(dòng)過程中，如果它們形成于實(shí)現(xiàn)某一既定的行政、法律、業(yè)務(wù)或其它社會(huì)目的的過程中，那么它們便具有了潛在的檔案品質(zhì)。第二個(gè)本質(zhì)要素與文件的保存價(jià)值有關(guān)。要成為檔案，其保存的原因必須不同于其形成、積累的原因。這些原因可能是公務(wù)上的，也可能是文化上的。在詹金遜為檔案所下的許多定義中，他強(qiáng)調(diào)了形成者保存檔案是“為其自身提供信息”或“為其自身的參考”。有意思的是，詹金遜在之后關(guān)于文件如

19、何成為檔案的討論中，盡管側(cè)重的依然是歷史檔案，但已流露出檔案專家的現(xiàn)代文件觀念，他論述道當(dāng)文件“喪失現(xiàn)行效用后，必然置于一邊以備保存，顯然，經(jīng)鑒定值得保存者”即成為檔案。很明顯，現(xiàn)代檔案的保存是為形成者以外的人們所用的，必須有意識(shí)地確定它們用于該方面的價(jià)值。因此，德國檔案專家布倫內(nèi)克指出，檔案是“作為以往活動(dòng)的資料和證據(jù)”而保存起來的，顯然是指為研究活動(dòng)所用。美國檔案專家持有同一觀點(diǎn)。不可否認(rèn)，大多數(shù)文件保存的首要或基本原因是為實(shí)現(xiàn)其形成與積累所要達(dá)到的目的。在政府機(jī)關(guān)這一目的便是完成其工作，而為這一目的而保存的文件未必是檔案。要成為檔案，它們必須因其它原因而保存，這一原因是文化方面的。它們是

20、為形成者之外的團(tuán)體以及形成者自身的利用而保存的?？梢钥闯觯煌瑖业臋n案專家對(duì)檔案一詞所下的定義各有不同，每一位檔案專家都以適用于其所處理文件的方式對(duì)檔案進(jìn)行定義。由此，荷蘭檔案專家將“archief”或登記室的內(nèi)容命名為檔案，并為其整理和編目制定了一系列規(guī)則，這些規(guī)則被編寫成冊(cè)。同樣，英國檔案專家詹金遜立足于其重點(diǎn)關(guān)注的古代公共文件對(duì)檔案進(jìn)行定義，并發(fā)展出一套特別適用于這類文件的處理原則。顯然，“檔案”這一術(shù)語不存在不可變更且必須優(yōu)先采用的最終或最完備的定義。在各個(gè)國家定義可作修正，以適應(yīng)其特殊需要。所采用的定義應(yīng)當(dāng)提供這樣一個(gè)基礎(chǔ)，即檔案工作者能夠在此基礎(chǔ)上有效處理其所服務(wù)的政府機(jī)關(guān)形成的

21、文件。有礙工作效力的定義不應(yīng)接受。以中世紀(jì)的材料為考慮對(duì)象而得到的定義，對(duì)主要處理現(xiàn)代文件的檔案工作者來說并不適用，反之亦然。我認(rèn)為，現(xiàn)代檔案專家確有必要以更適應(yīng)其自身需要的方式重新定義檔案。由于現(xiàn)代檔案工作者面臨的主要問題是從各類公共(或私有)機(jī)構(gòu)形成的大量公務(wù)文件中選擇可永久保存的檔案，因此，選擇的要素應(yīng)內(nèi)含在檔案定義之中。我給文件所下的定義是：“任何公共或私有機(jī)構(gòu)在履行其法定職責(zé)過程中，或與其正當(dāng)業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)過程中編制或接收，作為其職能、政策、決策、程序、行動(dòng)或其它活動(dòng)的證據(jù)，或者由于其所包含內(nèi)容的信息價(jià)值而被該機(jī)構(gòu)或其法定繼承者保存或應(yīng)當(dāng)保存起來的所有簿冊(cè)、文書、地圖、照片或其他文件

22、材料，而無論其實(shí)體形態(tài)或特點(diǎn)如何?！敝档米⒁獾氖牵摱x是美國政府1943年7月7日文件處置法修正案中給出定義的略微變動(dòng)。還應(yīng)指出的是，“機(jī)構(gòu)”一詞可指諸如教會(huì)、商行、協(xié)會(huì)和聯(lián)合會(huì)這類的組織，甚至私人家庭?！皺n案”一詞現(xiàn)可定義如下：“那些經(jīng)鑒定值得永久保存以備參考或研究之用，在某一檔案機(jī)構(gòu)保存或被選出業(yè)將保存起來的任何公共或私有機(jī)構(gòu)的文件?！庇纱丝梢?，檔案的本質(zhì)特征與文件之所以形成和之所以保存的原因有關(guān)?，F(xiàn)在我們承認(rèn)，文件要成為檔案，必須是為實(shí)現(xiàn)某一特定的目的而形成或積累，必須對(duì)形成或積累目的之外的其它目的具有價(jià)值。因此，公共檔案具備兩種價(jià)值：對(duì)原生機(jī)關(guān)的初始價(jià)值和對(duì)其它機(jī)關(guān)和非政府利用者的第

23、二價(jià)值。原文摘自t.r.schellenberg著現(xiàn)代檔案原則與技術(shù)一書第二章，標(biāo)題為譯者所加。第四課 檔案與手稿直到最近，檔案與手稿依然被認(rèn)為十分不同，以致在一本著作中同時(shí)討論兩者會(huì)讓人感到驚奇。盡管它們最通常的形式都是紙質(zhì)文件，但其形成環(huán)境和保存與利用的性質(zhì)卻大相徑庭?！皺n案”一詞現(xiàn)被廣義地定義為：“因其持續(xù)價(jià)值而保存起來的一個(gè)組織或機(jī)構(gòu)的非現(xiàn)行文件?！边M(jìn)入二十世紀(jì)以前，檔案幾乎僅限于指由政府機(jī)關(guān)保存并為其利用的政府文件。另一方面，手稿則是：“(1)一組私人文稿的有機(jī)集合；(2)通常不論其出處而僅根據(jù)某個(gè)方案(如收集親筆文稿匯集)從不同來源搜集得到的人為匯集；(3)由于其特殊重要性而被手稿

24、庫收藏的單份的文件”本質(zhì)上，這些東西不是檔案。嚴(yán)格地說，某一個(gè)人的材料稱作“文稿”，而一個(gè)組織的材料才稱作“文件”。不正規(guī)地說，任何一批不相關(guān)聯(lián)的材料，無論是個(gè)人文稿或人為的文獻(xiàn)匯集都稱為“匯集”。在美國，公共機(jī)構(gòu)處理手稿始于1791年馬薩諸塞歷史學(xué)會(huì)的成立。在收集手稿方面，馬薩諸塞歷史學(xué)會(huì)和此后一個(gè)世紀(jì)內(nèi)仿效它建立起來的眾多類型的機(jī)構(gòu)都注重于收集單件、珍貴的文獻(xiàn)，通常是信件和日記。它們按照內(nèi)容主題、地理區(qū)域或嚴(yán)格的時(shí)間順序整理，抑或按照另一種由保管者任意設(shè)計(jì)的具有“邏輯性”的方案進(jìn)行整理，以圖將其內(nèi)在信息揭示出來為研究所用。在檔案館，任一形成者的所有文件都將保管在一起；而在手稿庫，同樣的文卷

25、很可能分散歸放到若干預(yù)先設(shè)定了的主題、地區(qū)、時(shí)序或其他類別之中。通過翻閱目錄和卡片索引，才能找到所需的材料。由于大多數(shù)手稿庫設(shè)立在圖書館內(nèi)，圖書館的程序方法很自然地主導(dǎo)了手稿的整理方法，甚至于把大量的手稿和文件裝訂成便于圖書館處理的卷冊(cè)。從根本上說，手稿庫的方法是針對(duì)單份材料而不是材料集合的。兩者的區(qū)別不只在于歷史傳統(tǒng)。保存檔案首先是為了滿足其形成機(jī)構(gòu)的需要。手稿匯集的收藏則通常是為了促進(jìn)其館藏主題方面的研究。手稿庫一般比檔案館規(guī)模小，。通常幾個(gè)人便能管理手稿庫自搜集、整理、編目到利用的整個(gè)項(xiàng)目。此外，手稿保管者所需監(jiān)管材料的數(shù)量與普通檔案館內(nèi)材料的數(shù)量相比要少許多。因此，手稿庫內(nèi)職員數(shù)與館藏

26、量的比例，要大于檔案館的這一比例，從而手稿管理員可花費(fèi)較多時(shí)間處理任何給定匯集。而手稿庫搜集的零散材料也相應(yīng)地要求在其整理和編目上花費(fèi)更多精力，以便使它們與文件組合一樣便于檢索。從另外一方面來看，次序是檔案文件組合的固有特征，因?yàn)槲募且粋€(gè)辦公室為了記錄和利用而形成與保存的。相反，個(gè)人文稿可能系統(tǒng)或者不系統(tǒng)地反映其形成者的活動(dòng)。在檔案工作者試圖保持原有順序時(shí)，手稿保管者卻著力于給一個(gè)雜亂無章的匯集賦予某種次序，這種次序建立在檔案原則、手稿技術(shù)和研究需要相結(jié)合的基礎(chǔ)之上。二十世紀(jì)事務(wù)活動(dòng)中使用的純文稿和不斷增加的研究者人數(shù)，導(dǎo)致檔案工作者和手稿保管者的工作方法及其相互關(guān)系發(fā)生重大變化。當(dāng)今時(shí)代形

27、成手稿和文件的數(shù)量如此巨大，以致完全不可能對(duì)其逐件處理。手稿保管者發(fā)現(xiàn)他們必須采用檔案方法，否則就會(huì)被文稿泛濫所淹沒。同樣，檔案工作者開始修正其程序方法，這些程序方法是在文件為其形成機(jī)構(gòu)服務(wù)便能滿足大多數(shù)需求的時(shí)代制定出來的。由于檔案工作者和手稿保管者都強(qiáng)調(diào)其相似之處，該職業(yè)的方法體系正在走向標(biāo)準(zhǔn)化。原文摘自美國檔案工作者協(xié)會(huì)編纂的系列手冊(cè)之一檔案與手稿：整理與編目（作者為david b.gracy）緒論中的部分段落，標(biāo)題為譯者所加。第五課 檔案與相關(guān)職業(yè) 博物館管理員、文件管理員、圖書館管理員和檔案工作者各以不同的技術(shù)原理作指導(dǎo)，處理來源與特點(diǎn)各異的材料。如果對(duì)文件生命的連續(xù)過程進(jìn)行分析的話

28、，文件管理者和檔案工作者在工作性質(zhì)上的密切程度是顯而易見的。文件管理者設(shè)立各種管理項(xiàng)目對(duì)一個(gè)組織現(xiàn)行文件的形成、分發(fā)、整理、保存、檢索、利用、保護(hù)和處置進(jìn)行經(jīng)濟(jì)、有效和系統(tǒng)地控制。檔案工作者則是其文件系統(tǒng)中值得永久保存的那部分文件的保管者（無論文件的形式如何）。圖書館管理員通常以購買方式采集出版物。出版物就其性質(zhì)而言不具有唯一性，可以被替代。出版物有多種形式，通常它被有意識(shí)地采集，以服務(wù)于圖書館讀者群的需要。為此地方圖書館、醫(yī)院圖書館和大學(xué)圖書館具有各不相同的館藏策略。圖書館管理員同樣力圖整理和控制其館藏材料。這通過參照一個(gè)預(yù)定的分類方案，如杜威十進(jìn)分類法，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸悂韺?shí)現(xiàn)，分類方案將所

29、有信息按主題分類的。分配給每本書籍的號(hào)碼指示著該書籍在書架上的“地址”，并大致表明其內(nèi)容。圖書館管理員通常以那些非常明確的材料為對(duì)象，比如，它們有作者、出版商和題名，而且無需考查確定其內(nèi)在次序。圖書館管理員工作的另外兩個(gè)重要特點(diǎn)與館藏的檢索和利用有關(guān)。用戶可以查閱館藏目錄來確定感興趣的書籍，也可以不受限制地在館藏中瀏覽。一旦挑選到感興趣的書籍，用戶可以借閱并可帶出圖書館。博物館管理員致力于搜集實(shí)物和制品以及所有闡述這些實(shí)物、制品的特點(diǎn)、用途和重要性的相關(guān)文件。這些實(shí)物、制品可能很稀罕，比如軌道式引擎的原型，也可能是某一時(shí)期日常生活中極其普通但卻十分重要之事物的樣版，比如電話。博物館管理員注重于

30、搜集那些有關(guān)或反映博物館的任務(wù)和目的的材料。例如，一個(gè)礦采博物館，一個(gè)表演藝術(shù)博物館和一個(gè)社會(huì)歷史博物館，它們的目的、任務(wù)和服務(wù)對(duì)象各不相同，因此，其館藏策略也各有差別。博物館管理員同樣著力于管理其館藏材料，這通過給館藏的每一件藏品系統(tǒng)地編上一個(gè)永久、唯一的代碼來實(shí)現(xiàn)，該代碼無需表示該件藏品的存放地點(diǎn)或特性，它僅僅起到將該件藏品與其相應(yīng)的文書工作聯(lián)系起來的作用。表1“區(qū)別何在? 登記室；檔案館；圖書館；博物館”概括了四項(xiàng)職業(yè)工作上的異同。四項(xiàng)職業(yè)的不同之處在于從業(yè)者的技能、經(jīng)驗(yàn)和工作原則。相同之處在于，其從業(yè)者都是所管材料的保護(hù)者，所管材料的管理者，都是館藏與用戶的中介。表1 區(qū)別何在? 登記

31、室檔案館圖書館博物館保管對(duì)象?形成并管理開展業(yè)務(wù)必需的現(xiàn)行文件。選作永久保存的非現(xiàn)行文件。通常是非公開的和唯一的(可有各種形式)。不具有唯一性的出版物(可有很多形式，如膠片、縮微平片、盒帶等)。具有或不具有唯一性的實(shí)物和制品(及相關(guān)的文件)。如何整理？由文件管理員選擇/設(shè)計(jì)和實(shí)施的整理與管理系統(tǒng)。按照形成者設(shè)定和使用的順序。按照預(yù)先設(shè)定的分類法(如國會(huì)圖書館分類法)。首要的不是整理，而是控制。利用對(duì)象？組織內(nèi)需要利用文件開展工作的雇員。取決于檔案館的政策(如嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)者；任何年滿18歲者)并受制于寄存/捐贈(zèng)者限定的條件。其讀者群體的任何成員(如學(xué)校圖書館面向所有學(xué)生和教師)。所有公眾。如何查找？

32、由文件管理者保管和查閱索引、登記冊(cè)等，以找出相應(yīng)的文件。查閱提供給研究者的指南、基本目錄和其它文件材料。通過查閱人名和主題目錄或在書架瀏覽。惟有觀看展覽或陳列的內(nèi)容。何處參閱？文件一旦調(diào)出可帶出登記室。，在檔案館的查閱室，并受到監(jiān)督。在館內(nèi)或借出后至任何地方。在陳列室或展覽地點(diǎn)。管理目標(biāo)？對(duì)開展業(yè)務(wù)所需文件進(jìn)行有效、經(jīng)濟(jì)與系統(tǒng)地管理和檢索。保護(hù)檔案及其證據(jù)和情報(bào)價(jià)值。建立起適用、豐富的館藏，妥善保存、控制和有效利用館藏。為社會(huì)搜集并保護(hù)所選擇的藏品。為何光顧？為完成工作職責(zé)。為證實(shí)事務(wù)和行動(dòng)，為學(xué)習(xí)和開展研究工作，因自身愛好。教育和娛樂的目的。因教育、審美和娛樂的緣故。誰來管理？文件管理者檔案

33、工作者圖書館管理員博物館管理員原文摘自ann pederson主編、澳大利亞檔案工作者協(xié)會(huì)出版的保存檔案一書第一章第六節(jié)。第六課 文件分類從管理的角度來說，文件分類十分重要，因?yàn)榉诸惓３Q定了所用立卷系統(tǒng)和所需設(shè)備的類型，以及文件在系統(tǒng)中的整理方法。對(duì)文件進(jìn)行分類的方法有好多種，最基本的是將它們分為三種主要類別：(1)文本類文件，以書面形式表示的文件，包括公共和私有來源的文件，因此其外延要比僅限于私人文件的歷史文獻(xiàn)或歷史手稿更廣。(2)圖樣類文件，以圖解形式表示的文件。(3)圖像類文件，以圖片形式表示的文件。在這三個(gè)主要類別中，存在著不同種類的文件或文種。文種既有普通文種，又有專門文種。在文本

34、類文件中，普通文種指公共文件、私人文書和手稿，專門文種指信件、報(bào)告、日記等。在圖樣類文件中，普通文種指地圖、線圖、示圖等，專門文種有地籍圖、地質(zhì)圖、地形圖和其他種類的地圖，水路圖、航空?qǐng)D和其他線圖，以及各種各樣的示圖。在圖像類文件中，普通文種指照片、樣片和印刷品，專門文種有相片及其負(fù)片，圖畫、平版圖、蝕刻圖、雕刻圖等。在文件的三個(gè)主要類別中，文種是根據(jù)以下因素來設(shè)立的：文本類文件主要根據(jù)活動(dòng)；圖樣類文件主要依據(jù)主題內(nèi)容；圖像類文件主要根據(jù)制作方式。文件在形式上也各不相同。文本類文件的主要形式有打印件、影印件和縮微片；圖樣類文件的主要形式是手繪稿和與之相區(qū)別的印刷地圖與線圖?！靶问健币辉~不適用于

35、圖像類文件，因?yàn)檫@類文件主要是依據(jù)制作方法來設(shè)立的。文件可以根據(jù)其形成機(jī)構(gòu)來類分，由此而有：（1）公共文件那些由聯(lián)邦、州和地方政府機(jī)構(gòu)形成的文件。惟有我們實(shí)現(xiàn)了民主政治權(quán)力源于被管理者之后，這些文件才成為屬于人民，即為公眾所有，向公眾開放并提供利用服務(wù)意義上的公共文件。在君主政治之下，這些文件為國王所有，但國王可能出于仁慈將其中的一部分變成“公共文件”，其含義只是他的臣民被賜予了參閱它們的權(quán)力。在這一含義上使用該詞，始于中世紀(jì)英格蘭皇家法院的文件，但絕不包括其他王權(quán)機(jī)構(gòu)的行政文件。（2）事業(yè)性機(jī)構(gòu)與組織的文件（通常為半公共的）包括政黨、愛國社團(tuán)、俱樂部、慈善機(jī)構(gòu)或組織、學(xué)會(huì)、基金會(huì)、非營利性公

36、司等的文件。最重要的傳統(tǒng)類型有：（a）教堂和宗教組織的文件；（b）教育機(jī)構(gòu)特別是學(xué)院和大學(xué)的文件。（3）商業(yè)文件即公司和非公司性商業(yè)活動(dòng)的文件。通常是私有的，但也可能涉及到公眾的利益，特別是在公共事業(yè)方面。自然，它們還包括互惠性和合作性商業(yè)組織的文件。（4）家庭和個(gè)人文件性質(zhì)上完全私有，這些文件中的部分匯集具有文件組合的性質(zhì)，并應(yīng)像文件組合一樣處理和管理。但其他部分則是沒有任何特定次序或可能已失去原曾給定的次序而保存著的孤立的或挑選出來的文件。在把它們提供出來之前，家庭常常將其亂七八糟地混在一起或已對(duì)它們進(jìn)行過挑揀，所以，最好將它們看作家庭或個(gè)人“文稿”。文件還可以根據(jù)其它特點(diǎn)來劃分，有些管理

37、人員將文件劃分為兩個(gè)不同的種類：事務(wù)性文件和依據(jù)性文件。還有一些管理人員將文件劃分為另外兩個(gè)基本種類：外部交流文件和內(nèi)部交流文件。事務(wù)性文件是記錄一個(gè)組織日常事務(wù)的文件。這類文件由各種業(yè)務(wù)表格組成，是一個(gè)辦公室保存文件中最常見、數(shù)量最多的一類文件。所有辦公人員都熟悉事務(wù)性文件發(fā)票、請(qǐng)購單、購銷訂單、支票、報(bào)表、收據(jù)、憑證、合同、裝運(yùn)文件、人事文件等等。依據(jù)性文件中包含著長期開展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需的信息，用于查考以往作出的決策、給出的行情報(bào)告、提出的建議和正在實(shí)施的計(jì)劃。依據(jù)性文件是業(yè)務(wù)活動(dòng)的來往通信，構(gòu)成辦公文件中第二大類別。許多辦公人員在閱讀、分析、寫作、總結(jié)業(yè)務(wù)信件和辦公室之間的便函上花費(fèi)了大量

38、時(shí)間。依據(jù)性文件還包括報(bào)告和研究材料（正式和非正式）。電報(bào)、印刷材料（目錄、小冊(cè)子）和技術(shù)文件（工程說明書、廣告副本、校樣）也歸屬于依據(jù)性文件。各組織之間，顧客/客戶與組織之間、購貨者與供銷者之間、組織與政府部門各分支機(jī)構(gòu)之間的書面通信是外部交流文件最明顯的例子。公共服務(wù)或公共關(guān)系方面的信息（向某個(gè)企業(yè)書面咨詢的回復(fù)）和電話留言（口頭收到，為形成記錄而書寫在便箋上，并常常以書信的形式加以確認(rèn)）也是外部交流文件的范例。內(nèi)部交流文件的例子是組織和其雇員之間的信息交流（諸如工資單、公告、規(guī)定等）和組織內(nèi)各部門之間的信息交流（如財(cái)產(chǎn)清查記錄、辦公室之間的便函和報(bào)告等）。未來產(chǎn)品或服務(wù)的設(shè)計(jì)文件、設(shè)備與

39、財(cái)產(chǎn)記錄也屬于內(nèi)部交流文件的范疇。原文由編者匯編而成，原材料摘自以下原著：（1）t.g.schellenberg撰著的檔案管理；（2）rouand.e.stevens編寫的大學(xué)檔案；（3）johnson.kallaus撰著的文件管理。第七課 文件周期與“三階段”理論文件的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容可以各不相同，但其生命進(jìn)程卻經(jīng)歷著相同的周期(或途徑)。文件從形成到最終處置的生命歷程稱為文件周期。無論你意指的文件是單一拷貝的工資單，還是繁復(fù)的有十份拷貝的報(bào)告，或是錄音盒帶，它們都要經(jīng)歷 “從形成到死亡”的文件生命周期。圖1表示辦公室文件的生命全程： 起始 檔案館保 形成存或處置移交 分類剔除或保存 保管 檢索圖

40、1 文件周期對(duì)這些術(shù)語略作解釋有助于理解文件周期。當(dāng)打出一份信件，設(shè)計(jì)好一張表格，錄完一盒磁帶，開出一張支票，或印就一本小冊(cè)子時(shí)，文件便“形成”了。之后，在為日后使用而將文件留存一段時(shí)間時(shí)，必須根據(jù)某種方案對(duì)其“分類”，以便“保管”之后的文件能夠檢出。保管后的文件在有利用需求時(shí)意味著必須“檢索”或在案卷中查找。如果文件的用途是短暫的，那就必須“剔除”去掉；如果其生命較長，那就是所說的被“保存”了下來。經(jīng)過一段確定的時(shí)間后，文件被“移交”到其它地方或許機(jī)構(gòu)內(nèi)部一個(gè)日常管理費(fèi)用較低的保存處，或許外部的一個(gè)保管中心或保管庫。此時(shí)，要作出文件將永久保存還是保存一定的年限的決定。在保存了確定的年限之后，

41、文件即被“處置”，或者銷毀，或者放入作為長久保存地的檔案館永久保存。文件的生命歷程可以概括地分為三個(gè)不同階段，這一觀點(diǎn)衍生出文件管理的一個(gè)基本理論，稱作“三階段理論”，該理論認(rèn)為一份文件或者為現(xiàn)行的，或者為半現(xiàn)行的，抑或?yàn)榉乾F(xiàn)行的。為給出這一理論的模式，我們來看一下文件第一價(jià)值和文件第二價(jià)值概念?？梢钥吹剑谝粌r(jià)值基于文件行政管理方面的效用，而第二價(jià)值則基于某些文件所具有的歷史和證據(jù)價(jià)值?，F(xiàn)行文件是一個(gè)組織日?；顒?dòng)必須的文件。根據(jù)三段理論，現(xiàn)行文件是文件生存的第一階段，因其第一價(jià)值而保存，此時(shí)的第一價(jià)值處于頂峰時(shí)期?，F(xiàn)行文件的實(shí)體保管趨于分散化，所有在日常工作中需要利用它們的工作人員必須能很方

42、便地獲取它們。在此前提下，將所有現(xiàn)行文件集中起來是難以想象的。這一做法與半現(xiàn)行文件管理恰好相反。半現(xiàn)行文件管理的首要目標(biāo)是經(jīng)濟(jì)節(jié)約；而在現(xiàn)行文件管理中最先考慮的則是信息的快速檢索。因此，在現(xiàn)代文件立卷和保存方面所做的工作是以便于使用者獲取文件所含信息為目標(biāo)的。半現(xiàn)行文件是不再頻繁使用，因而不宜保存在日常管理地點(diǎn)的文件。如果我們從三段理論出發(fā)來考察文件的話，可以看到，半現(xiàn)行文件是因第一價(jià)值而保存的，盡管第一價(jià)值已不再處于頂峰并隨時(shí)間而消減。一些專家將半現(xiàn)行時(shí)期進(jìn)一步分為三個(gè)分期。第一分期以第一價(jià)值削減為特點(diǎn)；第二分期以第一價(jià)值衰弱為特點(diǎn)；第三分期以第一價(jià)值消失，新的、第二價(jià)值取而代之為特點(diǎn)。在半

43、現(xiàn)行時(shí)期，數(shù)量龐大的文件得以迅速減少，因?yàn)橐迅鶕?jù)保管時(shí)間表對(duì)文件進(jìn)行了剔除。集中化的半現(xiàn)行文件保管設(shè)施將降低保管費(fèi)用，并提高執(zhí)行文件保管時(shí)間表的效率。三段理論指出，當(dāng)文件失去了可預(yù)見的第一價(jià)值即行政、法律或財(cái)務(wù)價(jià)值后，即被認(rèn)為進(jìn)入了非現(xiàn)行階段。這些文件對(duì)形成或接收它們的個(gè)人或機(jī)構(gòu)不再有用，它們可以被銷毀，除非它們具備了作為已往事實(shí)證據(jù)的第二價(jià)值。具有這種價(jià)值的文件可移交到歷史檔案館，在那里它們將被處理、保存和提供利用。至這一階段，文件成了信息資源或證據(jù)，可用以再現(xiàn)過去的事實(shí)、事件、決定和人物。原文經(jīng)編者匯編而成，分別取材于johnson.kallaus的文件管理和carol couture與j

44、ean yves rousseau合著的文件生命檔案與文件管理的整體分析。第八課 制定文件管理策略 當(dāng)你走進(jìn)任何一間辦公室并仔細(xì)觀察的話，你會(huì)很快注意到正使用和存放著的龐雜的文件。設(shè)想一下所有那些可稱為“文件”的東西吧文書、財(cái)務(wù)報(bào)表、簿冊(cè)、成本報(bào)告、磁帶、照片、縮微膠片、手冊(cè)、藝術(shù)作品等等。有關(guān)這些文件的形成、在臨時(shí)保存點(diǎn)的保管和現(xiàn)行利用、銷毀或永久保存方面的所有活動(dòng)被稱為文件管理工作。文件是一種數(shù)據(jù)庫，在一定的時(shí)期行政管理人員必須充分掌握這些數(shù)據(jù)，以作出決策，開展審計(jì)，提出憑據(jù)，反思工作及進(jìn)行其他類似的活動(dòng)。由于每年有愈來愈多的工作人員置身于日益增多的文件，辦公室的管理人員必須將文書工作組織

45、的更為有效。文件管理項(xiàng)目的設(shè)立，一部分是為了解決無效文書工作帶來的種種問題。在這一節(jié)，我們將對(duì)所謂的文件管理策略進(jìn)行考察。在對(duì)該策略作出界定后，我們將介紹文件管理策略的不同組成部分，包括法規(guī)、機(jī)構(gòu)和計(jì)劃。文件管理策略是經(jīng)深思熟慮被一致認(rèn)可的方法，這一方法提供了管理一個(gè)行政機(jī)關(guān)形成或積累文件的有效途徑。任何這類策略都必須進(jìn)行策劃、實(shí)施并支持其實(shí)現(xiàn)手段(制度、機(jī)構(gòu)和管理項(xiàng)目)，從而使得一個(gè)行政機(jī)關(guān)能夠有效、合理地形成、使用、檢索和在或長或短的時(shí)期內(nèi)保存其活動(dòng)過程中產(chǎn)生或接收到的所有文件。任何策略都立足一個(gè)原則，即解決的措施應(yīng)針對(duì)問題而立。顯然，文件管理策略不能照搬照抄；它必須適合其實(shí)施的組織機(jī)構(gòu)，

46、并且，其每一組成部分都要有針對(duì)地制定。為具有可操作性，文件管理策略將以“三段”理論為基礎(chǔ)。文件管理策略由以下要素組成：法規(guī)和制度、機(jī)構(gòu)和管理項(xiàng)目。自然，其中各要素的范圍應(yīng)同組織的規(guī)模成比例。1、法規(guī)和制度指一個(gè)組織在使用文件方面的正式規(guī)定(法律、程序規(guī)則、指令)。法規(guī)和制度必須有利于實(shí)行文件管理項(xiàng)目的各項(xiàng)措施。法規(guī)和制度規(guī)定的其他內(nèi)容有：監(jiān)管文件管理項(xiàng)目的機(jī)構(gòu)或部門的權(quán)限和形式；其管理范圍(信息類型、資源、工作任務(wù)等)；考評(píng)項(xiàng)目成敗的管理機(jī)制。此外，根據(jù)組織的性質(zhì)，法規(guī)和制度還可提出對(duì)違犯者的懲戒規(guī)定。2、機(jī)構(gòu)至于機(jī)構(gòu)，首先指人力資源 一個(gè)組織擁有足夠勝任的人員來推行制度和監(jiān)督文件管理項(xiàng)目的建

47、立與實(shí)施。開展工作必須的空間、設(shè)備等物質(zhì)資源，以及經(jīng)費(fèi)支持同樣是必備的先決條件。不要忽略的是，該機(jī)構(gòu)在其所屬組織內(nèi)部必須處于被尊重的地位，能夠獲得組織的支持，并且與其他部門處于相同級(jí)別。依照慣例，這一機(jī)構(gòu)可采用下列名稱之一：檔案部門、文件管理部門或文件中心等。3、管理項(xiàng)目管理項(xiàng)目是作為相應(yīng)法規(guī)和制度的要求，由機(jī)構(gòu)制定和實(shí)施的，它必須包括一個(gè)組織能順利、經(jīng)濟(jì)地管理其文件所需的全部要素。這些要素必須涵蓋一個(gè)組織在其活動(dòng)過程中產(chǎn)生的自形成至銷毀(或必要時(shí)永久保存)的全部文件。我們將區(qū)分組成要素與基礎(chǔ)要素。前者構(gòu)成管理項(xiàng)目的主體，而后者是順利發(fā)揮前者作用所不可或缺的。(1)第一組成要素：文件的形成、分

48、發(fā)和接收這一要素建立了一套指導(dǎo)規(guī)范，這套規(guī)范可避免因不必要的文件或文件在形成、內(nèi)容、分發(fā)或接收方面不切現(xiàn)實(shí)需要所導(dǎo)致的無效和低效勞動(dòng)。該套規(guī)范的其他優(yōu)點(diǎn)包括有助于防止形成毫無用處的文件，或至少抑制文件信息的泛濫；它還有利于發(fā)現(xiàn)應(yīng)包含在范圍之內(nèi)的任何遺漏信息；能夠?qū)⒅T如報(bào)告、請(qǐng)示、業(yè)務(wù)單據(jù)之類的文件的格式標(biāo)準(zhǔn)化，并且能夠根據(jù)文件的重要程度確定文件等級(jí)。因而，必要時(shí)文件的質(zhì)量能夠符合管理標(biāo)準(zhǔn)和法律規(guī)范。(2)第二組成要素；現(xiàn)行文件管理現(xiàn)行文件管理要素包含文件在行政管理地點(diǎn)立卷、檢索和保管的一系列指導(dǎo)規(guī)范。這一要素涉及的相關(guān)術(shù)語包括標(biāo)準(zhǔn)化的立卷和檢索系統(tǒng)，以及現(xiàn)行文件所遵循的保管與保存程序。標(biāo)準(zhǔn)化立

49、卷系統(tǒng)，通過慣例和書面規(guī)定方式確立組織的一個(gè)行政部門內(nèi)指導(dǎo)文件組卷的程序、系列、分系列及其他類目。所有采用標(biāo)準(zhǔn)化立卷系統(tǒng)的部門，將按照同樣的法則為其現(xiàn)行文件組卷。由于多數(shù)立卷系統(tǒng)并不同時(shí)提供文件的組卷方法和檢索方法，因此，必須提供幾種不同途徑的索引來檢索文件及其所含的信息，諸如字序、數(shù)序或其它類型的索引。成功的現(xiàn)行文件管理應(yīng)改善保管條件，并使行政管理地點(diǎn)更為雅觀，尤其是在那些文件愈來愈多的地方。為此，我們建議將那些過了現(xiàn)行期限的文件移交出去。對(duì)現(xiàn)行文件的管理使得立卷更為輕松、有效，因?yàn)槠浞椒ㄒ驯粫嬉?guī)定下來并加以正規(guī)化。其它好處包括：信息檢索更為快速，行政管理地點(diǎn)文件數(shù)量減少，雇員交接時(shí)不再出

50、現(xiàn)問題，立卷工作的形象得以改善，以及組織內(nèi)不同部門之間的聯(lián)系得到加強(qiáng)。(3)第三組成要素：半現(xiàn)行文件管理這一要素確立了指導(dǎo)半現(xiàn)行文件的移交和有效集中保管的規(guī)范，這些文件已不再具有現(xiàn)行效用，但因其行政、財(cái)務(wù)或法律方面的參考價(jià)值而必須保存起來。實(shí)施這一策略的好處很多，最主要的是；密集、集中式保管查閱率較低的文件提高了效率；比起在行政地點(diǎn)，文件保管的安全系數(shù)更大；加快了信息檢索的速度并和減輕了“對(duì)文件的畏懼”，有一種說法叫做辦公室文件愈少，工作愈容易開展。(4)第四組成要素：非現(xiàn)行文件管理 這一要素確立了指導(dǎo)半現(xiàn)行文件的接收、保存、處理、利用和開發(fā)的規(guī)范，這些文件對(duì)于形成它們的行政管理機(jī)關(guān)來說已不再

51、具有可預(yù)見到的效用，但因其第二價(jià)值即研究價(jià)值而必須保存起來。在此，其好處是從智能方面而不是從經(jīng)濟(jì)方面來看的。其實(shí)施保證了有效保存那些對(duì)了解一個(gè)組織的發(fā)展至關(guān)重要的文件。這一點(diǎn)，對(duì)于歷史研究或?qū)τ诳偨Y(jié)評(píng)價(jià)一個(gè)行政機(jī)構(gòu)的發(fā)展過程而言顯得極為重要。在后一種情況下，非現(xiàn)行文件如果被妥善保管的話，其實(shí)際作用將是決定性的。(5)第五組成要素：關(guān)鍵文件管理第五、也是最后一個(gè)要素與前面按時(shí)序展開的各要素似乎有所不同。它包括確立和實(shí)施一套規(guī)范，這套規(guī)范用于指導(dǎo)管理那些一旦遺失或篡改，將導(dǎo)致一個(gè)組織面臨以下問題的文件：停止運(yùn)轉(zhuǎn)；喪失權(quán)利；難以完成其一項(xiàng)或幾項(xiàng)職能。多數(shù)情況下，對(duì)這類文件的管理包括用縮微或其他方法對(duì)

52、其進(jìn)行復(fù)制和將其保管在極其安全的環(huán)境中。關(guān)鍵文件的有效管理是防止其丟失或篡改的一種保險(xiǎn)策略，這種保險(xiǎn)策略的代價(jià)與一個(gè)組織所面臨的風(fēng)險(xiǎn)成正比。(6)基礎(chǔ)要素如前所述，我們認(rèn)為有必要區(qū)別文件管理項(xiàng)目的兩種要素：以上討論的組成要素與基礎(chǔ)要素。前者是文件管理項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)組成部分，而且從理論上講可以分開實(shí)施(因此，一個(gè)組織可能因種種原因僅管理現(xiàn)行或半現(xiàn)行文件，而不牽涉文件管理項(xiàng)目的其余方面)。而后者主要指文件普查和保管時(shí)間表，它們起著輔助性作用，只能與其他組成要素一道才能發(fā)揮作用。比如，文件普查只有在它提供將其他要素結(jié)合一體的途徑時(shí)才有價(jià)值。對(duì)于保管時(shí)間表同樣如此，從某一角度來說，保管時(shí)間表推動(dòng)了三階段理

53、論的形成，因而，在文件管理項(xiàng)目中應(yīng)堅(jiān)持貫徹這一理論。原文摘自文件生命檔案與文件管理的整體分析一書第一編第三章。第九課 文件普查 文件普查是開展檔案工作的先決條件，我們的論據(jù)是文件乃個(gè)人或組織活動(dòng)的反映。通過文件普查，我們可以了解個(gè)人或組織的活動(dòng)及其形成的文件，有助于我們分析所處的環(huán)境，找出任何存在的問題，建立切合實(shí)際的文件管理項(xiàng)目，并盡快設(shè)計(jì)出保管時(shí)間表和立卷系統(tǒng)。它還有助于我們確定實(shí)施和維持文件管理項(xiàng)目所需的條件(人員、設(shè)備、場所等)，以及如何評(píng)價(jià)項(xiàng)目的效率與經(jīng)濟(jì)合理性。為全面實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)，我們必須做到：a.全面了解組織狀況，明確其活動(dòng)性質(zhì)、使命、目標(biāo)、組成及運(yùn)行情況；b.留意正式或非正式的

54、文件管理人員；c.確切了解各卷柜內(nèi)文件的內(nèi)容及其對(duì)應(yīng)的活動(dòng)；d.編制文件裝具清單(卷柜、案架、卷箱等)；e.將文件裝具與其存放內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)起來，明確存放的是什么文件，并指明其地址；f.明確文件的數(shù)量；g.盡量弄清楚拷貝份數(shù)，以及它們是文件正本還是文件副本；h.明確文件的日期范圍；i.了解文件的查閱頻率；j.對(duì)使用的表格作出索引，并存留樣本；k.對(duì)現(xiàn)有的工具作出索引，并存留一份拷貝或作出說明；l.核實(shí)參與文件管理的全職或兼職人員；m.核實(shí)文件管理項(xiàng)目中的哪些要素已在組織的特定部門內(nèi)實(shí)施。1. 開展普查開展文件普查的方法有好幾種：書面普查、會(huì)議普查或?qū)嵉仄詹?。制訂文件管理?xiàng)目不能紙上談兵，我們必須深入組織內(nèi)部，提出問題，請(qǐng)教咨詢，并力圖弄清楚組織為何以這種方式而不是其它方式開展活動(dòng)。清楚、簡潔的調(diào)查征詢表是精確普查的必要工具，它還可作為與其他系統(tǒng)進(jìn)行比較的依據(jù)。文件普查可以由一個(gè)小組來執(zhí)行，該小組由組織任命并由檔案工作者領(lǐng)導(dǎo)。也可由檔案工作者來任命工作人員。無論哪種情況，檔案工作者都必須對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)，并使他們明確文件普查的預(yù)期目標(biāo)，這決定著普查的質(zhì)量和規(guī)范性。2. 普查范圍一個(gè)組織在工作過程中使用的所有現(xiàn)行、半現(xiàn)行或非現(xiàn)行文件都應(yīng)進(jìn)行清查。它們包括表格、文卷、登記冊(cè)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)材料、通信件、工作手冊(cè)、策略、命令、計(jì)劃、藍(lán)圖、繪圖、照片、聲帶、磁帶、穿孔卡片、縮微卷片等等。