單個和組合汽車項目的溝通和信息管理

1、單個和組合汽車項目的溝通和信息管理1、 汽車項目溝通和信息管理的目的和重點我國已成為全球最大汽車銷售市場，市場競爭非常激烈，眾多的汽車公司爭相推出新產(chǎn)品。為保證新車型的成功，在企業(yè)內(nèi)部需要強有力的項目管理。一個汽車產(chǎn)品由幾千種零部件組成，涉及到幾百家供應(yīng)商和幾百家經(jīng)銷商，參與項目的人員成千上萬。所以，汽車項目中有非常復(fù)雜的溝通路徑和信息流，項目溝通和信息管理的水平是決定項目成敗的關(guān)鍵之一。傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，強調(diào)對人、財、物的管理。但人們已經(jīng)越來越深刻地體會到，我們正處于信息爆炸的時代。在當(dāng)今的企業(yè)中，信息是與人、財、物并列的第 4 種資源，信息管理的重要性日漸突出。在項目管理中，存在著項目范圍

2、、時間、費用三重制約;的問題，對這 3 個因素的權(quán)衡需要掌握和分析大量的信息。在美國項目管理協(xié)會(PMI) 所提出的項目管理知識體系(PMBOK) 中，列舉了 9 個領(lǐng)域: 項目整體管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目費用管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風(fēng)險管理和項目采購管理。這里專門把溝通管理列為一個領(lǐng)域，可見溝通在項目管理中的重要性; 而所有這 9 個領(lǐng)域的管理，都離不開信息。在汽車項目中，溝通和信息管理的重要性至少體現(xiàn)在以下幾個方面。(1) 達成項目目標(biāo) 汽車產(chǎn)品的成功取決于滿足用戶需求的程度，所以在項目規(guī)劃階段就要進行用戶溝通，掌握和明確描述用戶需求，但項目范

3、圍與時間、費用的三重制約;問題，將會貫穿從項目規(guī)劃到投產(chǎn)的各個不同階段，項目溝通和信息的質(zhì)量，將極大影響決策者在三者之間的反復(fù)權(quán)衡。(2) 提高項目效率 汽車項目極為復(fù)雜，每天都會出現(xiàn)很多新的問題，對于這些問題的快速處理需要各部門的協(xié)作，打破原來的部門壁壘。要依靠高效及時的溝通，迅速得出問題的解決方案; 決策做出后，又要迅速傳達到所有相關(guān)部門和人員。項目溝通的路徑和信息發(fā)布的方式都必須精心設(shè)計，并得到嚴(yán)格的執(zhí)行，才能保證高效、正確地決策，保證各方步調(diào)一致。(3) 促進團隊發(fā)展 汽車項目的規(guī)模很大，參與人員眾多。充分的溝通和適當(dāng)?shù)男畔l(fā)布能夠保持所有參與人員的項目歸屬感，提高工作積極性。所有參與

4、各方對項目目標(biāo)的共同理解，能夠促進項目合作。所以溝通和信息管理不僅是完成項目任務(wù)的客觀需要，也是參與人員的主觀需要。(4) 保持領(lǐng)導(dǎo)支持 汽車項目的投入極高，須調(diào)動企業(yè)中大量的資源。汽車項目的立項是企業(yè)的重大決策，產(chǎn)品經(jīng)理要就可行性分析報告與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及各職能部門領(lǐng)導(dǎo)進行充分溝通，才能得到項目批準(zhǔn)，才能得到完成項目所需要的資源。企業(yè)和職能部門的領(lǐng)導(dǎo)也很關(guān)注項目的情況，產(chǎn)品經(jīng)理要保證領(lǐng)導(dǎo)對項目情況的了解，才能得到領(lǐng)導(dǎo)的持續(xù)理解和支持。為提高汽車項目中的溝通效率和質(zhì)量，汽車企業(yè)應(yīng)該開展 5 個方面的工作:(1) 培養(yǎng)項目組成人員的主動溝通意識，及時發(fā)現(xiàn)和盡早解決問題;(2) 建立以產(chǎn)品經(jīng)理為核心的

5、有效溝通體系;(3) 采取多種多樣的溝通方式(會議、電話、電子郵件、傳真等) 提高溝通效率，在采用電子郵件溝通時，須提倡寫清郵件主題，控制分發(fā)范圍，適當(dāng)?shù)某?范圍可幫助間接相關(guān)人員了解情況，必要時給予反饋，但太多的信息會讓人無所適從;(4) 加強對項目溝通計劃的編制、審查和控制工作;(5) 營造良好的企業(yè)內(nèi)部溝通環(huán)境，建立共享的信息平臺。由于溝通和信息管理在汽車項目中至關(guān)重要，迫于市場競爭的壓力，國內(nèi)各大型汽車企業(yè)勢必對此給予高度重視，并摸索出各自企業(yè)的管理方法。但是在國內(nèi)科技期刊中卻鮮有相關(guān)內(nèi)容的總結(jié)發(fā)表。本文中對企業(yè)汽車項目溝通和信息管理實踐中形成的一些有效方法進行了探討和總結(jié)。2、 單

6、個汽車項目的信息管理2. 1 項目規(guī)劃階段的信息管理項目規(guī)劃階段是指從一個最初產(chǎn)品設(shè)想到項目獲得批準(zhǔn)。在這個階段的核心任務(wù)是完成項目定義和可行性分析，它們決定了項目的取舍和項目全生命周期的經(jīng)營結(jié)果。在激烈競爭的汽車市場上，一款新車型要取得成功，必須在一定范圍內(nèi)盡量滿足用戶需求，同時考慮與競爭產(chǎn)品的差異化。項目規(guī)劃階段考慮新產(chǎn)品針對哪一個細分市場和哪些目標(biāo)用戶群。細分市場可以用車身形式、車身尺寸、價格區(qū)間等來描述; 目標(biāo)用戶群則用年齡、社會地位、生活理念、消費習(xí)慣等來劃分。由于項目規(guī)劃階段離新車型投產(chǎn)有 3 年左右的時間，而新車型投產(chǎn)后還將生產(chǎn) 5 7 年的時間，所以要在項目規(guī)劃階段預(yù)測目標(biāo)用戶

7、群 3 年以后甚至10 年以后的需求，這是一個大難題。通常采用三步法來進行預(yù)測分析。第一步，分析現(xiàn)有競爭車型，包括造型、裝備、性能、價格，借此了解現(xiàn)在的技術(shù)水平; 第二步，定量分析影響用戶購買決策的因素，銷量記錄最真實地反映了現(xiàn)實用戶的心聲，用戶用自己的購買行動為市場上已有的車型投了票，但購買決策是一個權(quán)衡的結(jié)果，要弄清造型、裝備、性能和價格分別對銷量有多大的影響，就須組織用戶問卷調(diào)查; 第三步，分析未來新車型的潛在用戶，了解他們新的需求，有時用戶自己也沒有想過，所以不能采用簡單的用戶問卷調(diào)查方式，可以組織潛在用戶參加試駕活動，比如購買 10 輛不同的競爭車型，請 20位潛在用戶輪流駕駛，每人

8、駕駛每輛車一個星期，期間要求他們對每一輛車填寫打分表。20 個星期之后，組織公司專業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)、造型師、工程師與這些用戶開研討會，來了解用戶的感受，他們喜歡車上的哪些設(shè)計? 不喜歡哪些? 應(yīng)該怎樣改進? 這個過程搜集整理了第一手資料，可能當(dāng)場就會產(chǎn)生出全新的設(shè)想和方案，為日后定義新車型的造型風(fēng)格和技術(shù)亮點打下基礎(chǔ)。項目可行性分析需要基于大量企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)驗數(shù)據(jù)，結(jié)合市場分析中的價格、裝備和銷量，預(yù)估新車型項目費用、計劃進度、進行風(fēng)險分析，測算車型可變成本，然后計算出經(jīng)濟性指標(biāo)。任何汽車項目都會碰到范圍、時間和費用的三重制約;問題，其實還有人力資源、品牌形象、用戶滿意度等很多因素，產(chǎn)品經(jīng)理需要與各專

9、業(yè)部門反復(fù)溝通，反復(fù)測算，做出權(quán)衡。最終形成一份項目可行性分析報告，提交批準(zhǔn)。2. 2 項目實施階段的信息管理從項目批準(zhǔn)到新車型投產(chǎn)是項目實施階段。為達成項目目標(biāo)、提高項目效率、促進團隊合作、保持領(lǐng)導(dǎo)支持，產(chǎn)品經(jīng)理須精心設(shè)計項目溝通方案和信息管理方式，推廣和督促這些方案、方式的落實。由于汽車項目的復(fù)雜性，溝通方案和信息管理中都要采用金字塔結(jié)構(gòu)和矩陣結(jié)構(gòu)，如圖 1 和圖 2所示。金字塔結(jié)構(gòu)保證來自基層的信息經(jīng)過適當(dāng)?shù)募庸R總向上傳遞，上級的決策及時向下傳達到相關(guān)工作人員。矩陣結(jié)構(gòu)保證各職能部門的協(xié)同工作，對同一問題能從不同視角進行分析并得出最佳方案。在新車型項目的矩陣管理結(jié)構(gòu)中，僅有一個項目工作

10、組來橫向協(xié)調(diào)各個專業(yè)部門是遠遠不夠的。須按照汽車零件分類，組建車身、飾件、底盤、電器、發(fā)動機等專業(yè)組，每個專業(yè)組都有不同專業(yè)部門的代表，例如車身專業(yè)組里有開發(fā)、采購、質(zhì)保、物流、財務(wù)、工藝、制造、市場等部門的代表。這些專業(yè)組從項目工作組得到工作目標(biāo)(例如進度目標(biāo)，成本目圖 2 單個汽車項目的矩陣結(jié)構(gòu)標(biāo)) ，并向項目工作組匯報。通過專業(yè)組的形式，使跨部門溝通的渠道從原來的一條(僅項目工作組)擴展到 6 條，專業(yè)組搜集、加工、整理各自負責(zé)零件范圍的信息，也提高了項目信息的質(zhì)量。加強項目工作的另一個維度是各種定期的專題會議，比如針對試驗中發(fā)現(xiàn)的問題、試制中發(fā)現(xiàn)的問題和零件準(zhǔn)備中發(fā)現(xiàn)的問題，都可分別定

11、期組織專題會議，以及不同層次的準(zhǔn)備會議。這些會議也都形成了新的跨部門、跨專業(yè)組、跨級別的溝通平臺，從新的角度梳理項目信息，解決項目中出現(xiàn)的問題。2. 3 業(yè)務(wù)流程與信息交流這樣多的溝通路徑和信息分類，都是為保證項目各方面的信息均能得到匯總，保證所有項目參與人員得到需要的信息，保持其項目歸屬感。但是，過多的會議和信息會讓人無所適從，會讓人麻木。首先，汽車項目管理中需要合理的業(yè)務(wù)流程，尤其是對授權(quán)的規(guī)定，使簡單的問題能夠在基層得到解決，而重要的問題又能及時向上匯報。比較簡單的問題，在專業(yè)組層面就得到了解決，只須在該專業(yè)組會議紀(jì)要中做一個記錄，這個紀(jì)要只分發(fā)到與會者和處于金字塔上一層次的項目組成員，

12、那么更上一層次的戰(zhàn)略委員會成員就不會收到這個紀(jì)要，其他專業(yè)組的成員也不會收到，他們無須了解上述問題的發(fā)生和解決方案。而對比較重要或復(fù)雜的問題，就要求專業(yè)組或項目組先提出方案，然后上報，由上一級機構(gòu)決策。例如，對于項目中的一個設(shè)計更改問題，可按照更改范圍規(guī)定決策權(quán)限，每車成本增加在 X 元以內(nèi)及投資在 XX 萬元以內(nèi)的，由產(chǎn)品經(jīng)理主持的項目更改控制會議決策; 每車成本增加在 Y 元以內(nèi)及投資在 YY 萬元以內(nèi)的，由產(chǎn)品總監(jiān)主持的項目更改控制高層會議決策; 再超出這個限值的，由公司領(lǐng)導(dǎo)主持的項目更改控制最高會議決策。由于設(shè)置了這樣的審批權(quán)限，就能夠保證項目中量大面廣的一般更改由基層產(chǎn)品經(jīng)理及時決策

13、，而公司領(lǐng)導(dǎo)只須決定個別重大的更改。其次，一個功能強大的項目信息管理系統(tǒng)，可以大大提高項目信息的透明度和質(zhì)量。這個系統(tǒng)中包含項目一般信息、每個零部件的信息、所有項目會議的記錄、各種統(tǒng)計信息，項目參與人員可通過這個系統(tǒng)得到所需要的最新信息，也免除了每個人文檔管理負擔(dān)。信息管理系統(tǒng)還可以增加自動提醒功能，把各種項目工作任務(wù)定向分發(fā)到受委托人員，并按照任務(wù)期限多次提醒，一直到受委托人員完成任務(wù)，提交了結(jié)果報告，這份結(jié)果報告又自動被轉(zhuǎn)發(fā)到項目上級管理人員。第三，成立項目工作室，集中辦公。汽車企業(yè)規(guī)模很大，每個業(yè)務(wù)部門都有各自獨立的辦公大樓，業(yè)務(wù)部門之間的分工細致，在功能設(shè)置上還往往是相互制約的。所以在

14、汽車企業(yè)進行矩陣式管理，經(jīng)常會出現(xiàn)縱向(部門條線) 強、橫向(項目機構(gòu)) 弱的情況。成立項目工作室，把各部門參與項目的關(guān)鍵人員集中到一起辦公。涉及的人員數(shù)量視項目的規(guī)模而定，從 20 人到上百人不等。于是，項目成員可以直接進行對話交流，極大地提高溝通效率。遇到需要 3 5 人一起討論的情況，效果就更明顯。這樣的項目工作室還可以直接促進團隊精神，對鼓勵各部門項目成員共同解決問題有很大的心理作用。3、 汽車項目組合的溝通和信息管理汽車企業(yè)面對多個車型項目平行開展的情況，須通過項目組合管理來取得單一項目管理無法取得的效益。3. 1 項目規(guī)劃階段項目組合管理著眼于汽車企業(yè)的整體戰(zhàn)略目標(biāo)，關(guān)鍵是合理分配

15、企業(yè)的各種資源，確定符合企業(yè)戰(zhàn)略的最佳項目組合。在項目組合規(guī)劃中: (1) 要分析和預(yù)測市場發(fā)展情況和趨勢，得出整體市場和各個細分市場的容量、價格變化趨勢，了解和掌握競爭對手的動向，從而形成市場分析數(shù)據(jù)庫; (2) 將本企業(yè)已有的產(chǎn)品標(biāo)入相應(yīng)的細分市場，從而計算出本企業(yè)在各細分市場的占有率情況及其變化趨勢; (3) 要根據(jù)市場情況和企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)選擇多個可能的項目，分別測算各個項目的投入產(chǎn)出情況，根據(jù)一定的決策準(zhǔn)則計算各項目的經(jīng)濟性指標(biāo)(比如營業(yè)利潤率、內(nèi)部收益率等) ，還須將一些非經(jīng)濟性指標(biāo)(比如千車故障率、用戶滿意度等) 進行量化預(yù)測; (4) 要根據(jù)資源最優(yōu)利用和效益最大化的原則排列項目優(yōu)

16、先級，進行項目取舍，一般要考慮的資源品種至少有資金、人力資源、時間和產(chǎn)能等，在資源配置中還要平衡短期與長期、低風(fēng)險和高風(fēng)險等因素; (5) 根據(jù)選定的項目組合計算出企業(yè)中長期的經(jīng)營結(jié)果。例如，汽車公司可以同時分析 5 個可能的車型項目，對它們分別預(yù)測銷售價格、銷售量、市場份額，預(yù)設(shè)成本、質(zhì)量、性能目標(biāo)，估算項目費用和投資，估計項目需要投入的人力資源，安排進度計劃，然后測算每個項目的營業(yè)利潤和內(nèi)部收益率。在分析過程中，每個項目都會出現(xiàn)許多矛盾，尤其是利潤指標(biāo)往往一開始都比較差，這時需要產(chǎn)品規(guī)劃部門與各業(yè)務(wù)部門反復(fù)進行溝通，不斷調(diào)整各項假設(shè)和參數(shù)，反復(fù)測算，逐步提高各個項目的可行性和經(jīng)濟性。5個項

17、目同時啟動，它們各自的潛力是不同的，經(jīng)過幾輪的優(yōu)化，各項目之間的差異性會越來越清晰地反映出來。這時，就可以組織一次產(chǎn)品戰(zhàn)略委員會的決策會議，根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和資源配置情況，對項目進行取舍，5 個進入分析的車型項目，最終只有 1 2 個會得到批準(zhǔn)。在項目組合規(guī)劃過程中，需要企業(yè)各相關(guān)部門的密切配合，大量反復(fù)地溝通，產(chǎn)品規(guī)劃部門要確定項目組合規(guī)劃的時間進度，定義溝通渠道，組織高效的溝通。規(guī)劃的過程中要形成和使用多個信息庫，要將企業(yè)長期積累的經(jīng)驗和分析數(shù)據(jù)系統(tǒng)化。由于汽車市場的快速變化，項目組合規(guī)劃還要定期更新，并將企業(yè)成熟的經(jīng)驗上升為流程。3. 2 項目實施階段在項目組合的實施過程中，汽車企業(yè)要組

18、織對項目信息的系統(tǒng)化匯總。由于汽車企業(yè)內(nèi)往往有多個項目同時開展，參與汽車項目的人員眾多，既有公司內(nèi)各部門人員，也有供應(yīng)商人員，為方便信息的溝通，要統(tǒng)一項目語言，要制定、頒布一整套標(biāo)準(zhǔn)，對項目信息的記錄、整理和傳遞都要有明確規(guī)定。在零部件管理方面，零件布點之前，就須組織各專業(yè)部門一起劃分自制零件與外購零件、定義長周期零件和重點零件，這些定義都依據(jù)企業(yè)的內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn); 在詢價布點過程中，與潛在供應(yīng)商的溝通都有標(biāo)準(zhǔn)格式和流程; 針對零件送樣檢驗過程，須制定標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量定義，諸如: 供應(yīng)商自檢基本合格;、本公司檢驗基本合格;、供應(yīng)商自檢完全合格;、本公司檢驗完全合格;等; 用這些標(biāo)準(zhǔn)定義可以方便公司內(nèi)各部

19、門之間、公司內(nèi)上下級之間、各部門與供應(yīng)商的溝通，也方便項目經(jīng)理或部門領(lǐng)導(dǎo)了解某個零件的進度情況和質(zhì)量情況。而零件質(zhì)量的改進需要時間，距離汽車項目投產(chǎn)時間越近，未合格的零件給項目帶來的壓力就越大。要明確項目不同節(jié)點時零部件狀態(tài)的紅燈(高度關(guān)注) 、黃燈(一般關(guān)注) 和綠燈(無須關(guān)注) 的定義，如表 1 所示。有了這樣的定義，各個專業(yè)組便可對所負責(zé)的零部件進行紅綠燈評級，對紅燈零件進行重點分析。在有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的項目審查會議上，直接介紹整個項目的統(tǒng)計數(shù)據(jù)(多少綠燈、黃燈、紅燈零件) ，就可以量化反映項目的整體進度情況和風(fēng)險情況，然后再對紅燈零件的問題和整改措施進行匯報。將企業(yè)中最優(yōu)項目管理的經(jīng)驗加以總結(jié)，編制專業(yè)組會議、項目組會議、項目審查會議的標(biāo)準(zhǔn)議程和標(biāo)準(zhǔn)匯報模板，有助于迅速提高項目組合的整體管理水平。尤其是項目審查會議，有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和各專業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)參加，須提高項目信息透明度，便于領(lǐng)導(dǎo)識別風(fēng)險，并在各項目之間進行橫向比較。須對汽車項目的不同節(jié)點，規(guī)定量化的管理指標(biāo)，包括項目整體進度、開發(fā)情況、零件布點情況、零件送樣情況、質(zhì)保認可狀態(tài)、試驗情況和試制情況等; 這樣就大大提高了會議溝通的效率和信息的質(zhì)量。為了保證領(lǐng)導(dǎo)支持，產(chǎn)品組合管理部門還須編制項目月度報告和董事會報告。這些報告