公司外來文件公文管理辦法

1、公司外來文件公文管理辦法第一章總則第一條 為使外發(fā)文件和外來公文的管理規(guī)范化、制度化、科學 化，提高公文管理的效率和質量，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于XX公司，各分（子）公司按照此辦法執(zhí) 行。第三條 辦公室為XX公司公文處理部門，其中負責外發(fā)文件復 核和外來公文收文辦理工作。本辦法中所稱的外發(fā)公文，指公司發(fā)送給政府以及其他社會組織 的公告、通告、通知、批復、意見、函等。發(fā)文辦理指以公司名義制 發(fā)公文的過程，包括草擬、核稿、審核、編號、繕印、用印、登記、 存檔、分發(fā)等程序。本辦法中所稱的外來公文，指政府以及其他社會組織發(fā)送給公司 的公告、通告、通知、通報、批復、意見、函等。收文辦理指對收到

2、 的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。第四條公文管理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。第二章外發(fā)公文管理第五條 外發(fā)文件依據(jù)內容重要程度，分別采用公司紅頭文件纟氏 （附件1）或帶有公司標志的信紙（附件2 ）形式印發(fā)。第六條外發(fā)文件格式要求：（）公文標題:字體使用二號方正小標宋簡體，加粗；分一 行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜， 間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。（二）正文：使用三號仿宋體字;落款位置右縮進兩格，日期 為全角中文；排序層次依次為一、 （一J T、 （1標注；一 般第一層用黑體字、第二層用楷體

3、字、第三層和第四層用仿宋體字標 注；左側裝訂。（三）附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排附件 二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標 注附件順序號（如附件：1、XXXXX X附件名稱較長需回行時, 應當與上一行附件名稱的首字對齊。（四）成文日期中的數(shù)字:用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全, 年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01 X（五）文內若使用非規(guī)范化簡稱，應先用全稱并注明簡稱。使 用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的 中文譯名。第七條公司所發(fā)各類正式公文實行統(tǒng)一管理，使用統(tǒng)一格式、 編號，行文要求規(guī)范準確。草擬公文應做到:（）符合國家的

4、法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚, 字詞規(guī)范,標點正確，簡明扼要。（三）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確 定緊急程度。第八條發(fā)文由發(fā)文部門按照規(guī)定格式要求草擬好文稿，填寫 XX公司外發(fā)文件處理單（附件3 ）,送部門負責人 法務、業(yè)務 負責人審批。第九條 公文正式印制前，將XX公司外發(fā)文件處理單和外 發(fā)文稿送至辦公室行政文秘組進行復核，復核重點:審批手續(xù)是否完 備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核，如無需修 改可直接登記、編號、蓋童、歸檔；如需要對文稿進行實質性修改的， 應按程序返回修改。第四章外來文件管理第十條 夕

5、卜來文件辦理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批 辦、承辦、催辦等程序。第 條擬辦對于公司所有來文（包括部門及個人所收取的各類來文），由辦 公室行政事務組按文件內容和緩急程度填好XX公司外來公文收文 處理單附件4 ），辦公室負責人提出擬辦意見,上報相關領導閱批。具體程序如下：（1）對于一般性文件，由辦公室負責人提出擬辦意見，報業(yè)務 負責人閱批。（2）對于重要性文件，由辦公室負責人提出擬辦意見，經(jīng)業(yè)務 負責人審閱后，報總經(jīng)理閱批。第十二條批辦時限辦公室負責專人根據(jù)文件要求的時限在收文處理單上標明緩急 程度,并隨時了解文件去向。（）般文件應于文件送達之日起2個工作日內閱批。（二）急件應于文件送達當日內閱批。（三）特急件應隨送隨閱批。第十三條承辦辦公室行政事務組按相關領導的批示，將文件送達有關部門辦理。 承辦部門應認真負責，及時辦理不得延誤。承辦人辦結后，在收文處理單上填寫辦結反饋情況。第十四條催辦辦公室行政事務組按規(guī)定的時間提前向承辦部門詢問辦理結果, 以保證公文及時辦理完畢。第十五條 發(fā)給公司但未寫明具體收件人姓名及部門的信件，統(tǒng)由辦公室商務中心登記后，交由辦公室行政事務組負責處理。!1!章附則第十六條本制度由公司辦公室負責解釋