案例六上海勝華制藥公司企業(yè)內(nèi)部控制制度

1、案例六上海勝華制藥有限公司企業(yè)內(nèi)部控制制度名詞解釋內(nèi)部控制：是指單位為了保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，確保資產(chǎn)的完整，防止欺詐和舞弊行為，實(shí) 現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等而制定和實(shí)施的一系列具有控制職能的方法措施和程序。預(yù)算控制：一般為人們稱之為預(yù)算管理，既把公司的決策目標(biāo)以及公司的資源配置規(guī)劃以科學(xué)地量化，并促使該目標(biāo)和規(guī)劃能夠順利實(shí)現(xiàn)的內(nèi)部管理運(yùn)作或過程。預(yù)算控制作為公司的一種具有戰(zhàn)略性的管理機(jī)制，主要表現(xiàn)為風(fēng)險自抗權(quán)利制衡 以人為本等三個方面。授權(quán)控制：是指在某項(xiàng)財務(wù)活動發(fā)生之前，按照既定的程序?qū)ζ湔_性合理性合法性加以核準(zhǔn)并確定是否讓其發(fā)生所進(jìn)行的控制。是一種事前控制，通過授權(quán)通知書來明確授權(quán)事項(xiàng)和

2、使用資金的限額。實(shí)物控制：是指為了保護(hù)公司實(shí)物的安全和完整防止舞弊行為所進(jìn)行的駕馭和支配。實(shí)物控制的主要內(nèi)容包括：實(shí)物的限制接近、實(shí)物的保護(hù) 、實(shí)物的清查等。少？1.中美合資上海勝華制藥有限公司所采取的預(yù)算控制、責(zé)任授權(quán)、 職責(zé)分離、信息記錄等四方面的財務(wù)管理控制手段是否恰當(dāng)？你認(rèn)為還應(yīng)增加哪些方面的內(nèi)容？答：中美合資上海勝華制藥有限公司參照美國和歐洲等國際上一些大公司的成功經(jīng)驗(yàn)，并且根據(jù)財政部發(fā)布的？內(nèi)部會計控制基本規(guī)范 ？的精神，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，內(nèi)部控制制度主要從預(yù)算控制、責(zé)任授權(quán)、職責(zé)分離、信息記錄等四層面強(qiáng)化財務(wù)管理，確保企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展，卓有成效。中美合資上海勝華制藥有限公司尤其

3、重視強(qiáng)化內(nèi)部預(yù)算管理，使預(yù)算管理具有全面性和嚴(yán)肅性，這樣有效的遏止預(yù)算的“粗糙”而造成資源的浪費(fèi)，直接為提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提供堅實(shí)的管理基礎(chǔ)。因此，我認(rèn)為中美合資上海勝華制藥有限公司所采取的預(yù)算控制責(zé)任授權(quán)職責(zé)分離信息記錄等四方面的財務(wù)管理控制手段是恰當(dāng)?shù)摹?內(nèi)部會計控制基本規(guī)當(dāng)然，作為一家規(guī)模龐大的制藥企業(yè)，公司的財務(wù)控制體系應(yīng)該是健全的，根據(jù) 范？的基本精神，內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)涵蓋單位內(nèi)部的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，各個部門和各個崗位。因此還應(yīng)包括責(zé) 任制度實(shí)物控制制度財務(wù)結(jié)算中心與財務(wù)公司和財務(wù)總監(jiān)委派制等。責(zé)任制度是以明確責(zé)任 檢查和考核責(zé)任履行情況為主要內(nèi)容的一種規(guī)范。它的主要特點(diǎn)有把職責(zé)和權(quán) 利相結(jié)

4、合；把工作任務(wù)和工作方法相結(jié)合；把相關(guān)的工作相結(jié)合等三個方面。實(shí)物控制是指為了保護(hù)公司實(shí)物的安全和完整防止舞弊行為所進(jìn)行的駕馭和支配。實(shí)物控制的主要內(nèi)容包括：實(shí)物的限制接近、實(shí)物的保護(hù) 、實(shí)物的清查等。這項(xiàng)控制我認(rèn)為對上海勝華制藥有限公司是非常重要的，無論是藥品本身的要求還是企業(yè)在成品的管理上，應(yīng)是一個極其重要的環(huán)節(jié)。財務(wù)總監(jiān)就是以岀資者的身份來監(jiān)督控制經(jīng)營者的財務(wù)活動和企業(yè)全部財務(wù)收支過程。通過巧妙的制度設(shè)計，財務(wù)總監(jiān)制度形成了子公司的董事會財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理之間三權(quán)相互制約相互牽制的內(nèi)部權(quán)利制衡機(jī)制，抑制了任何一方權(quán)利的無限膨脹。這樣能更有效的謀求資產(chǎn)的保值增值，保證產(chǎn)生更高的 經(jīng)濟(jì)效益。心

5、2 .中美合資上海勝華制藥有限公司的授權(quán)控制狀況如何？職責(zé)是否全部進(jìn)行了合理的分離？你認(rèn)為 如何進(jìn)行調(diào)整，才能使之更加完善？答：授權(quán)控制作為內(nèi)部控制的一種極為重要的方法，中美合資上海勝華制藥有限公司在財務(wù)內(nèi)部控制工作將其作為一項(xiàng)重要的舉措。我們知道，授權(quán)控制的目的在于對某項(xiàng)財務(wù)活動發(fā)生之前，按照既定的程序?qū)ζ湔_性 合理性 合法性加以核準(zhǔn)并確定是否讓其發(fā)生所進(jìn)行的控制。它是一種事前控制，其要點(diǎn) 有三：(1) 公司所有人員不經(jīng)合法授權(quán)，不能行使該項(xiàng)權(quán)利。(2) 公司的所有業(yè)務(wù)不經(jīng)授權(quán)不能執(zhí)行。(3) 經(jīng)營業(yè)務(wù)一經(jīng)授權(quán)必須予以執(zhí)行。根據(jù)授權(quán)控制的要求來看，該公司從總經(jīng)理到部門主管，所有人員的權(quán)利不

6、僅是有限的，而且是被約束 的。該公司授權(quán)控制的方法較為規(guī)范，能根據(jù)財務(wù)管理授權(quán)理論的要求，通過授權(quán)通知書來明確授權(quán)事項(xiàng)和使用資金的限額。同時，該公司能夠遵守授權(quán)控制的原則指導(dǎo)公司的運(yùn)作，即在授權(quán)范圍的行為給 予充分信任，但對授權(quán)范圍之外的行為不予認(rèn)可。 授權(quán)通知書除授權(quán)人持有外， 還下達(dá)公司相關(guān)的部門， 這些部門一律按授權(quán)范圍嚴(yán)格執(zhí)行。 這正符合財政部頒布的 ?加強(qiáng)貨幣資金會計控制的若干規(guī)定 ? 要求的“審批人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。經(jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)在職責(zé)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)意見辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。未經(jīng)授權(quán)的部門和人員一律不得辦 理貨幣資金業(yè)

7、務(wù)?！痹摴静粌H按照授權(quán)控制的原則，設(shè)計好管理程序加以執(zhí)行，而且將授權(quán)控制的原則由一種內(nèi)部控制的 歷年轉(zhuǎn)化為一項(xiàng)項(xiàng)具有可操作性的內(nèi)部控制的具體制度。既有明確嚴(yán)格的操作規(guī)定，又有防范在執(zhí)行中 可能出現(xiàn)的差錯的措施，雙管齊下，從而保證人人在授權(quán)范圍內(nèi)依規(guī)章辦事，進(jìn)而保障公司安全 有序 的運(yùn)轉(zhuǎn)。該公司的以上做法十分吻合財政部頒布的? 內(nèi)部會計控制基本規(guī)范 ?。由此可見，中美合資上海勝華制藥有限公司的授權(quán)控制狀況即符合國家法規(guī)的要求，又在具體實(shí)踐中嚴(yán)格科學(xué)的把握和執(zhí)行。中美合資上海勝華制藥有限公司在“職責(zé)分離”的控制上，也作出了相當(dāng)嚴(yán)格和科學(xué)的規(guī)定，尤其在“采購 工程招標(biāo)等”部門的工作方法，是值得國有

8、大中型企業(yè)學(xué)習(xí)和借鑒的。職責(zé)分離實(shí)在界定職權(quán)范圍的基礎(chǔ)上，通過將不相容崗位相互分離，對系統(tǒng)的運(yùn)作予以制約和監(jiān)督。不 相容職務(wù)分工的基本為：各職能部門相對獨(dú)立；禁止一人包辦經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；賬錢分管。中美合資上海勝華制藥有限公司依據(jù)不相容崗位相互分離即不相容職務(wù)分工的內(nèi)部控制原理， 將公司所 有相關(guān)職責(zé)的崗位實(shí)施分離管理，以化界可能出現(xiàn)的危害公司利益的風(fēng)險，從而對公司的運(yùn)作予以有效 地制約和監(jiān)督。當(dāng)然在具體的工作中，由于每個業(yè)務(wù)部門無權(quán)決定本部門最終要執(zhí)行的任務(wù)，都必須通過經(jīng)授權(quán)的另一 制約部門的具體考察和上一管理層批準(zhǔn)后，才可執(zhí)行任務(wù)，盡管穩(wěn)妥，但會影響效率，尤其在瞬息萬變 的商場，錯過時機(jī)，意味著放

9、棄利益，有時是已占有市場的丟失。因此，在考慮安全制約的同時，能將 時效放在主要位置。例如，在采購和工程招標(biāo)等極容易產(chǎn)生舞弊和浪費(fèi)公司資源的重要的基礎(chǔ)部門，設(shè) 置類似“獨(dú)立懂事”的職位，由具有相關(guān)專業(yè)知識和相當(dāng)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的人員擔(dān)任，他應(yīng)獨(dú)立于本部門，直接 向總經(jīng)理和管理當(dāng)局負(fù)責(zé)，同時對他的職責(zé)權(quán)利進(jìn)行明確的授權(quán)和限制，這樣可以減少申請計劃書在不 同部門之間傳遞的時間，提高具體工作任務(wù)執(zhí)行的時效，以捕捉最快的商機(jī)。這一崗位人員在若干時間 內(nèi)應(yīng)予以調(diào)換，防止“同流合污”現(xiàn)象的岀現(xiàn)。當(dāng)然，這必須經(jīng)過成本與效益的核算，做最終的定奪。 同樣，也可以在制約部門中，設(shè)置專人管理，保證對方部門的申請在最快時間內(nèi)有

10、明確的結(jié)果，同時也 要制定相關(guān)的約束其的規(guī)定，在最大程度上保證每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)符合公司的最大利益與經(jīng)營管理目，杜 絕舞弊和堵住漏洞，防止錯誤的發(fā)生。心3 .實(shí)用流程圖法描述中美合資上海勝華制藥有限公司的財務(wù)控制程序。答：中美合資上海勝華制藥有限公司的財務(wù)控制程序主要體現(xiàn)在四個層面上。(1) 預(yù)算監(jiān)控。該公司實(shí)施全方位全過程 全員的預(yù)算管理。A. 每年8月公司各部門以及總監(jiān)以上管理者開始制定預(yù)算，年底董事會審核通過后， 第二年開始執(zhí)行。B. 公司各部門以及總監(jiān)以上管理者均有一份預(yù)算表，預(yù)算執(zhí)行情況納入考核，為管理者個人預(yù)算費(fèi)用 設(shè)立專門帳戶。C. 預(yù)算執(zhí)行人要求準(zhǔn)確掌握預(yù)算的執(zhí)行態(tài)勢，能了解市場，

11、預(yù)計國家宏觀經(jīng)濟(jì)走向。D 預(yù)算期終對預(yù)算實(shí)際執(zhí)行和預(yù)算相互情況考核，特別強(qiáng)調(diào)兩者一致性。公司各部門在各自的預(yù)算范圍內(nèi)開展工作，具體工作又通過授權(quán)控制，進(jìn)行責(zé)任授權(quán)，所有部門和人員 都必須在授權(quán)范圍內(nèi)執(zhí)行任務(wù)。(2) 責(zé)任授權(quán)。該公司從總經(jīng)理到部門主管，所有的權(quán)利都是有限的，被約束。A. 董事會以授權(quán)通知書形式對總經(jīng)理等高級管理人員予以授權(quán)。B. 總經(jīng)理在其授權(quán)范圍內(nèi)對下屬職能部門及中級管理人員以授權(quán)通知書形式以授權(quán)通知書形式。C. 各部門主管在以授權(quán)通知書形式對下屬崗位人員進(jìn)行授權(quán)整個公司各個部門各人員都在被授權(quán)范圍內(nèi)執(zhí)行任務(wù)，各部門間、各崗位和職務(wù)間，有職務(wù)分離控制制度，使不相容職務(wù)分離。(

12、3) 職責(zé)分離。將公司所有相關(guān)職責(zé)的崗位實(shí)施分離，明確職責(zé)，各有關(guān)部門既相互獨(dú)立，又相互牽制。(4) 信息記錄，中合資上海勝華制藥有限公司在信息管理上做到完整性、及時性、準(zhǔn)確性和安全性。A. 禁止賬外賬，做到有始有終。B. 賬與賬定期核對C .每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后在規(guī)定時間內(nèi)入帳。D 建立客戶檔案，給予不同信用額度。設(shè)立黑名單，控制壞賬的發(fā)生。每年公司總部派員來公司審計，包括政策執(zhí)行情況和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的合規(guī)性。心4 .試闡述內(nèi)部審計與財務(wù)總監(jiān)委派制的關(guān)系。答：所謂財務(wù)總監(jiān)委派制是母公司為維護(hù)集團(tuán)整體利益，強(qiáng)化對子公司經(jīng)營管理活動的財務(wù)控制和監(jiān)督，由母公司直接對子公司委派財務(wù)總監(jiān)，并納入母公司財務(wù)

13、部門的人員編制，實(shí)行統(tǒng)一管理與考核獎懲的財務(wù)控制制度與方式。內(nèi)部審計，是指由部門單位內(nèi)部的專職機(jī)構(gòu)和人員對本部門的經(jīng)濟(jì)活動所進(jìn)行的審查和評價，借以維護(hù)財經(jīng)法紀(jì)，改善經(jīng)營管理，提高經(jīng)濟(jì)效益的一種獨(dú)立性的經(jīng)濟(jì)監(jiān)督活動?？煞譃閮?nèi)部財務(wù)審計和內(nèi)部經(jīng)營審計。內(nèi)部審計和財務(wù)總監(jiān)委派制有區(qū)別又有聯(lián)系。它們的共同點(diǎn)是：它們都是企業(yè)內(nèi)部控制制度的具體方法或具體的制度，執(zhí)行的目的都是為了確保企業(yè)集團(tuán)的整體利益的完整，檢查監(jiān)督企業(yè)自身財務(wù)經(jīng)濟(jì)活動行為合法合規(guī)與否，強(qiáng)化內(nèi)部控制，促進(jìn)和 提高企業(yè)經(jīng)營管理能力與水平。 它們的不同點(diǎn)：各自工作的側(cè)重點(diǎn)不同財務(wù)總監(jiān)委派制的主要側(cè)重在于監(jiān)督和檢查子公司的經(jīng)營方針管理政策特別是

14、財務(wù)政策是否符合母公司的總體政策 目標(biāo)或章程，子公司是否存在管理目標(biāo)逆向選擇，從而危機(jī)母公司和其他股東的合法 權(quán)益；內(nèi)部審計側(cè)重于檢查財會部門的工作情況和企業(yè)各部門遵守財務(wù)制度的情況，同時對企業(yè)各種經(jīng)營活動進(jìn)行合規(guī)性合法性檢查，核實(shí)經(jīng)營過程中存在的問題，提出解決問題的建議和改進(jìn)措施。兩者執(zhí)行的人員不同。財務(wù)總監(jiān)是由母公司直接委派，以出資者身份，代表母公司對子公司財務(wù)活動進(jìn)行監(jiān)督，他的人事編制隸屬總部的財務(wù)部門，由母公司對其進(jìn)行同意考核與獎懲；內(nèi)部審計人員屬于企業(yè)或本部門的專職審查監(jiān)督人員，人事編制考核獎懲都由企業(yè)或部門內(nèi)部進(jìn)行，當(dāng)母公司派總部審計人員對子公司或下屬公司 進(jìn)行審計時，它的人員情況

15、同財務(wù)總監(jiān)相同。兩者工作方式不同。財務(wù)總監(jiān)作為子公司財務(wù)部門的具體崗位，參與日常工作的檢查與監(jiān)督，是“全過程”的控制；內(nèi)部審計是定期或不定期對企業(yè)內(nèi)部工作進(jìn)行審核檢查。當(dāng)然兩者是互相促進(jìn)互補(bǔ)不足。財務(wù)總監(jiān)的“全過程”控制能及時發(fā)現(xiàn)問題，可以及時改進(jìn)，以彌補(bǔ)內(nèi)部審計由于工作時間的相對固定，使改進(jìn)問題的措施滯后；財務(wù)總監(jiān)由于個人的精力能力或?qū)缬趥€人利益等原因，在日常工作中，可能會對子公司的財務(wù)活動的監(jiān)督檢查有失全面或顧此失彼或力不從心，內(nèi) 部審計是由專業(yè)工作組進(jìn)行全面詳細(xì)的檢查審核，能克服財務(wù)總監(jiān)工作的不足，同時可以對財務(wù)總監(jiān)工 作檢查監(jiān)督。在實(shí)際工作中，應(yīng)將兩種控制方法有機(jī)的結(jié)合起來，以達(dá)到強(qiáng)化

16、和完善內(nèi)部控制的力度。5.案例討論答：本案例主要是企業(yè)內(nèi)部控制制度在采購環(huán)節(jié)的具體實(shí)施。財政部發(fā)布的？內(nèi)部會計控制基本規(guī)范 ？的基本精神：內(nèi)部控制是指單位為了保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動的有效進(jìn)行，確保資產(chǎn)的完整，防止欺詐和舞弊行為，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等而制定和實(shí)施的一系列具有控制職能的方法 措施和程序。 內(nèi)部控制的基本原則是涵蓋單位內(nèi)部全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和各個部門與各個崗位，不得超越內(nèi)部控制的權(quán)利， 合理設(shè)置和分工，堅持不相容職務(wù)分離，權(quán)責(zé)分明，相互制約相互監(jiān)督，確保合理控制成本達(dá)到最佳控 制效果。內(nèi)部控制的主要內(nèi)容包括對貨幣資金、籌資、采購與付款、實(shí)物資產(chǎn)、成本費(fèi)用、銷售與收款、工程項(xiàng)目對外投資、擔(dān)保等經(jīng)濟(jì)業(yè)

17、務(wù)活動的控制。其中對采購與付款業(yè)務(wù)做出明確的規(guī)定：應(yīng)當(dāng)合理規(guī)劃采購和付款業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)和崗位，建立和完善采購與付款的控制程序， 強(qiáng)化對請購、 審批、 采購、 驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)的控制， 做到比質(zhì)比價采購、 采購決策透明， 堵塞采購環(huán)節(jié)的漏洞。在企業(yè)的經(jīng)營活動中，采購工作是非常重要的環(huán)節(jié)。它是生產(chǎn)經(jīng)營的開始，它的工作質(zhì)量直接影響企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量 產(chǎn)品的成本以及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，同時又容易產(chǎn)生漏洞和舞弊，滋生腐敗，從而侵害企業(yè)的整體利益，浪費(fèi)企業(yè)資源。漯河卷煙廠以往的卷煙生產(chǎn)輔料采購，都是由分管領(lǐng)導(dǎo)和物資供應(yīng)部門與供貨方一對一談判，存在著漏 洞和“暗箱”操作，采購形式缺乏透明，常出現(xiàn)盲目采購 重復(fù)采購和隨意采

18、購的現(xiàn)象。 結(jié)果采購入庫的輔 料，有的質(zhì)次價高，有的幾年用不完占壓資金，有的重量不足或長短不一，迫使停車增多，殘次卷煙量 增多，既造成經(jīng)濟(jì)損失，又局部影響了產(chǎn)品質(zhì)量及企業(yè)的信譽(yù)。漯河卷煙廠以往存在的上述狀況，有悖于?內(nèi)部會計控制基本規(guī)范 ?的基本精神，應(yīng)該進(jìn)行改革調(diào)整。新廠長發(fā)現(xiàn)采購環(huán)節(jié)的嚴(yán)重問題，抓住關(guān)鍵，按照 ?內(nèi)部會計控制基本規(guī)范 ?的原則與方法進(jìn)行改革。提 出“集中的權(quán)利分散化，隱蔽的權(quán)利公開化，建立公開競爭機(jī)制，嚴(yán)控采購成本，確保產(chǎn)品質(zhì)量，提高 經(jīng)濟(jì)效益”的采購管理思路 他的采購管理思路符合 ?內(nèi)部會計控制基本規(guī)范 ? 的基本要求，權(quán)利平衡相互制約，采購業(yè)務(wù)公開透明， 貨比多家，公開招標(biāo)，在市場中選擇質(zhì)優(yōu)價平的生產(chǎn)輔料，保證產(chǎn)品的質(zhì)量又節(jié)約生產(chǎn)成本。同時成立以廠長為主任，副廠長為副主任，企劃、財務(wù)、原料、物資供應(yīng)、生產(chǎn)質(zhì)管、科研所、紀(jì)檢、審計等部