文件與資料管理流程

1、文件與資料管理流程文件與資料管理流程1.0目的標(biāo)準(zhǔn)文件管制的權(quán)責(zé)及要求，建立文件分類、編號(hào)、制作、核發(fā)、修訂、保存與作廢方式作為文件管制根據(jù)。2.0范圍本程序適用于與公司有關(guān)的全部文件與資料。3.0權(quán)責(zé)3.1 總經(jīng)理:負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的核準(zhǔn)。3.2 管理代表:負(fù)責(zé)管理手冊(cè)制定和程序文件的核準(zhǔn)，并組織有關(guān)人員對(duì)現(xiàn)有文件定期進(jìn)展評(píng)審。3.3品管部文控中心：負(fù)責(zé)全部受控文件的發(fā)放、回收、銷毀及原稿的保存。3.4 各部門：負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和用法保管，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)文件的核準(zhǔn)。4.0定義本公司管理體系文件分為四階4.1一階文件質(zhì)量環(huán)境手冊(cè)、eicc手冊(cè)、兩化融合管理手冊(cè)：表達(dá)品質(zhì)政策與品質(zhì)目的，環(huán)境政

2、策與環(huán)境目的，兩化融合方針與目的，涵蓋iso9001：2015國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、iso14001：2015環(huán)境管理體系和iso/ts16949：2009汽車質(zhì)量管理體系和gb/t23001-2017信息化和工業(yè)化融合管理體系、eicc各項(xiàng)要求之綱要性文件。4.2 二階文件程序文件：管理責(zé)任、合約審查、文件管制等，管理手冊(cè)內(nèi)系統(tǒng)要求項(xiàng)包含之各項(xiàng)作業(yè)程序。4.3 三階文件支援文件：補(bǔ)充及相關(guān)之作業(yè)細(xì)那么、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)定等之工作指導(dǎo)性文件；4.4 四階文件表單：記錄品質(zhì)/環(huán)境/兩化系統(tǒng)有關(guān)活動(dòng)之表格。4.5外來(lái)文件：包括行業(yè)、地區(qū)、國(guó)家、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)；客戶供應(yīng)的技術(shù)文件、圖紙；國(guó)家公布的有關(guān)政策、法規(guī)。4

3、.6暫行文件：客戶暫行需求或暫行更改作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或量產(chǎn)前之樣品試做試行的受控文件。5.0作業(yè)內(nèi)容5.1文件編號(hào)5.1.1一階文件編號(hào)規(guī)章qm-00-文件流水號(hào)手冊(cè)號(hào)手冊(cè)5.1.2二階文件編號(hào)規(guī)章ld-qp-文件流水號(hào)程序文件代碼公司代碼5.1.3三階文件編號(hào)規(guī)章xx-xx-文件流水號(hào)部門代碼wi 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)wm 作業(yè)方法和標(biāo)準(zhǔn)(流程)，其中原材料檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)以物料編碼為準(zhǔn)。ws 其它類5.1.4四階文件編號(hào)規(guī)章fm-xx-表單編號(hào)部門代碼表單記錄代碼5.1.5 非體系文件編號(hào)規(guī)章sy-xx-文件流水號(hào)部門代碼非體系文件代碼5.1.6 外來(lái)文件編號(hào)規(guī)章包括外來(lái)客戶標(biāo)準(zhǔn)，外來(lái)圖紙其中：eicc、環(huán)境

4、、環(huán)保法律法規(guī)及廠內(nèi)由工程師上網(wǎng)搜集后轉(zhuǎn)交文控保存的法規(guī)挺直分大類按序列號(hào)編，不用表達(dá)wl，但需蓋外來(lái)文件章。wl-文件流水號(hào)外來(lái)文件代碼5.1.7 工程圖面編號(hào)規(guī)章根據(jù)產(chǎn)品編碼進(jìn)展編制，一一對(duì)應(yīng)。試行的版本號(hào)是a01、a02等持續(xù)遞增。正式用法的版本號(hào)是從0、1開(kāi)頭持續(xù)遞增。5.1.8 公司各部門代碼：5.1.9 第三類碼：同類別之文件發(fā)行流水號(hào)。5.2 文件制定5.2.1 管理手冊(cè)和程序文件由管理代表組織編寫(xiě)。5.2.2 r&d(技術(shù)部)負(fù)責(zé)編制設(shè)計(jì)文件,包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及生產(chǎn)工藝標(biāo)準(zhǔn)等。5.2.3 公司級(jí)管理文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)，其他管理文件及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由相關(guān)部門組織編寫(xiě)。5.2.

5、4 文件在送審的同時(shí)須確定分發(fā)部門，并告知文控中心，由文控中心填寫(xiě)文件分發(fā)申請(qǐng)及簽收記錄表進(jìn)展分發(fā)。5.2.5文件制訂內(nèi)容原那么上包括：1.0目的，2.0范圍，3.0 權(quán)責(zé)，4.0 定義，5.0 作業(yè)內(nèi)容6.0 參考文件，7.0 相關(guān)記錄，8.0 作業(yè)流程5.2.6公司徽標(biāo)5.2.7記錄表單類編碼：每一類表單應(yīng)當(dāng)在左下角印編碼，編碼不能重復(fù)。5.2.8文件制作格式、表單格式以本份文件為范本并參考以下范例之格式,原那么上段落及條理應(yīng)清楚且整齊美觀,大段落里分小點(diǎn)時(shí),應(yīng)留意格式，要有層次感，例：1.0-1.1-1.1.1-1.1.1.1-5.2.9制作格式內(nèi)容原那么上應(yīng)包含部門編號(hào)、文件名稱、文件

6、編號(hào)、制作日期、版本、頁(yè)號(hào)、制作人、核準(zhǔn)人等。5.2.10一、二、三、四階文件須以版本(由a-z)及版次(由0-5)管制,假設(shè)a版文件經(jīng)5 次修訂含第5次后,那么必需改版發(fā)行自b0版，以此類推，文件生效日期以文件發(fā)行日期為準(zhǔn)。5.3文件修訂與分發(fā)5.3.1 文件需新增或需修訂時(shí)，原制定部門提出新文件制定申請(qǐng)單或文件更改申請(qǐng)單，制作好的文件需權(quán)責(zé)人員批準(zhǔn)后交文控中心統(tǒng)一編號(hào)，并提出文件分發(fā)申請(qǐng)。5.3.2 受控文件原稿在提交至文控中心后,文控人員應(yīng)對(duì)文件進(jìn)展以下確認(rèn),如有不完好的狀況時(shí),退回編寫(xiě)人進(jìn)展修正:5.3.2.1 是否進(jìn)展有效的批準(zhǔn)。5.3.2.2 標(biāo)題、文件號(hào)、版本號(hào)、頁(yè)數(shù)是否完好。5

7、.3.3 確認(rèn)文件無(wú)誤后，文控中心根據(jù)該文件核準(zhǔn)人員打算之分發(fā)單位，復(fù)印相應(yīng)份數(shù)，除文控留底原件(便于后續(xù)補(bǔ)發(fā))外，其他文件每頁(yè)須加蓋“文控中心發(fā)行章,方可生效。發(fā)行時(shí)要求收文單位在文件分發(fā)申請(qǐng)及簽收記錄表上作好簽收記錄，其中ecn、ecr在原稿反面簽名確認(rèn)簽收。各類文件不得隨便復(fù)印或攜出。5.3.4一二階文件文控一份原稿不蓋章，一份蓋發(fā)行章保存在公共或查閱盤(pán)中發(fā)行電子檔，不發(fā)行紙質(zhì)檔，最新電子檔可發(fā)至各部門負(fù)責(zé)人，三階、四階文件依部門需求按需發(fā)行實(shí)物版，電子檔留底，原件在必需在文控中心留底。5.4 文件回收與作廢5.4.1文控中心分發(fā)時(shí)對(duì)舊版進(jìn)展回收，回收后的文件由文控中心統(tǒng)一加蓋“作廢章進(jìn)

8、展自由銷毀或回復(fù)利用途理中文控中心必需保存一份和發(fā)行版最近版本的原件加蓋“作廢章以作參考。5.5 文件補(bǔ)發(fā)5.5.1 文件如有發(fā)覺(jué)破損、少頁(yè)、字跡模糊、份數(shù)不夠或遺失時(shí),應(yīng)由需求單位開(kāi)出文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單，經(jīng)權(quán)責(zé)人核準(zhǔn)后交文控中心補(bǔ)發(fā)。5.5.2 任何人均不行于正式文件上加以標(biāo)記或書(shū)寫(xiě)文字符號(hào)等,假設(shè)因文字錯(cuò)誤由原制訂人蓋章或簽名訂正之。5.6 文件管理5.6.1 全部受控文件應(yīng)有序填寫(xiě)受控文件清單以便查閱。5.6.2 各部門或單位務(wù)必指派適宜人員對(duì)受控文件進(jìn)展有效之列管，并有責(zé)保管好本部門文件，不得在受控文件上亂涂亂畫(huà)，不得私自外借，定期檢查文件，確保文件的清楚、干凈和完好。5.6.3 借閱文件

9、時(shí)，應(yīng)以文件全部部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱者應(yīng)在指定日期內(nèi)歸還文件，到期不還，由文件全部部門負(fù)責(zé)人收回。5.6.4 外來(lái)文件包括國(guó)際安規(guī)、體系標(biāo)準(zhǔn)(如iso9000、gb/t23001、eicc國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)環(huán)境法律法規(guī)等)及汽車產(chǎn)品德業(yè)標(biāo)準(zhǔn)適用時(shí)、客戶圖紙及標(biāo)準(zhǔn)。5.6.5 外來(lái)文件之發(fā)行，依據(jù)涉及內(nèi)容逐級(jí)指示，經(jīng)登記后發(fā)行到相關(guān)單位/部門，由用法部門自行保管，文控同時(shí)管制。5.6.6 圖紙管理，外來(lái)圖紙由工程師轉(zhuǎn)換為內(nèi)部圖紙，經(jīng)工程工程師審核，部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后申請(qǐng)發(fā)行。5.6.7 外部文件的變更管理：全部來(lái)自顧客的工程標(biāo)準(zhǔn)/標(biāo)準(zhǔn)的更改由該文件的接收部門組織進(jìn)展準(zhǔn)時(shí)的評(píng)審和相應(yīng)文件的更新，時(shí)間不超

10、過(guò)2個(gè)工作周。5.6.8 外來(lái)文件須以外來(lái)文件管制表管制，文控應(yīng)不定期檢查最新版本情況，iso 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)與法規(guī)由各管理代表確認(rèn)，安規(guī)由品質(zhì)管理部主管確認(rèn)，其它由相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)。5.6.9 電子文件管理：文件需要用電子媒體保管時(shí)須保存在不同電子媒體中(如硬盤(pán)、效勞器).電子形式文件,必要時(shí)由文件管理人員負(fù)責(zé)設(shè)置密碼及定期更換密碼。5.6.10 qm、qp、qs、sy和wl文件保存期限為五年以上，fm表單保存期限為五年以上；重要文件管理：如：環(huán)評(píng)、環(huán)評(píng)批復(fù)、監(jiān)測(cè)報(bào)告、排污答應(yīng)證、危急廢棄物轉(zhuǎn)移聯(lián)單等環(huán)境相關(guān)資料，單獨(dú)列出清單，由文控保管，不蓋外來(lái)文件章，建立名目明確保存期限為永久，保管人員為文控人員，如有借出那么需登記簽名并注明日期，