公文管理辦法

1、山東國(guó)順宏基集團(tuán)公文管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范公文管理，提高工作效率，維護(hù)公文管理的嚴(yán)肅性，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。第二條 公文管理職責(zé)。(一)綜合部是公司公文的執(zhí)行與監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司公文的打印、用印、發(fā)放、立卷、歸檔工作，各單位上報(bào)公文和收到外部公文的分類轉(zhuǎn)報(bào)、傳遞、立卷、歸檔工作，及檢查各單位的公文處理活動(dòng)。(二)各部門、單位必須嚴(yán)格執(zhí)行公文管理程序，根據(jù)職權(quán)范圍認(rèn)真做好公文管理的各項(xiàng)工作，具體負(fù)責(zé)公司歸口公文的擬稿、打字、校對(duì)、核稿、報(bào)批，以及本部門、單位公文的擬稿、打字、校對(duì)、核稿、報(bào)批、打印、用印、發(fā)放、立卷、歸檔工作。第二章 公文分類第三條 公文根據(jù)發(fā)文主體可分為內(nèi)部公

2、文和外部公文。(一)內(nèi)部公文。1.公司公文：發(fā)文單位為公司的公文。2.分公司公文：發(fā)文單位為分公司的公文。3.職能部門公文：發(fā)文單位為職能部門的公文。(二)外部公文：來(lái)自于政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)、集團(tuán)等外部單位的公文。第四條 公文根據(jù)文件內(nèi)容可分為決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、紀(jì)要等。(一)決議：適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。(二)決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。(三)通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，以及任免人員等。

3、(四)通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。(五)報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)，報(bào)告不需上級(jí)單位答復(fù)。(六)請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)，請(qǐng)示事項(xiàng)一般需上級(jí)單位給予批復(fù)。(七)批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。(八)函：適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，非重要事項(xiàng)也可用函的形式下發(fā)。(九)紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。第五條 公文根據(jù)發(fā)文載體可分為文件和便函。(一)文件：發(fā)文單位為公司，用于發(fā)送公司的決定、意見(jiàn)、通報(bào)、通知、制度、請(qǐng)示、報(bào)告和批復(fù)等重要內(nèi)容。項(xiàng)目部根據(jù)工程實(shí)際，可

4、以對(duì)業(yè)主、監(jiān)理等外部單位發(fā)送與工程有關(guān)的事項(xiàng)的請(qǐng)示、說(shuō)明、通知等內(nèi)容的文件。(二)便函：發(fā)文單位為分公司、職能部門或直屬項(xiàng)目部，用于發(fā)送分公司、職能部門或直屬項(xiàng)目部的通報(bào)、通知等一般內(nèi)容。第三章 公文格式第六條 公文一般由機(jī)密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、文件編號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。(一)發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。(二)文件編號(hào)由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成：XXXXXXX號(hào)。1.發(fā)文單位代字如下：國(guó)順集團(tuán)：山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司；國(guó)順綜合

5、：山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司綜合部；國(guó)順企管：山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司企業(yè)管理部；國(guó)順財(cái)務(wù)：山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)部；國(guó)順物資：山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司物資部；國(guó)順技經(jīng)：山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司技經(jīng)部；國(guó)順監(jiān)察：山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司監(jiān)察部；國(guó)順市場(chǎng)：山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司市場(chǎng)開(kāi)發(fā)部；聯(lián)能電力：山東聯(lián)能電力設(shè)計(jì)有限公司；國(guó)順建設(shè)：山東國(guó)順工程建設(shè)有限公司；國(guó)順麗城：淄博麗城公共設(shè)施投資有限公司。2.年份：全稱用六角括號(hào)“”括入，如“2016”代表2016年度發(fā)送的公文。3.發(fā)文順序號(hào)：由公文發(fā)放單位分別順序編號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在

6、阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字，如山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司2018年發(fā)送的第1號(hào)文件，文件編號(hào)為“國(guó)順宏基20181號(hào)”。4.便函編號(hào)：同文件編號(hào)規(guī)則，但單獨(dú)編號(hào)，不與文件混編。5.編號(hào)主體：公司公文由綜合部統(tǒng)一編號(hào)，其他公文由發(fā)文單位負(fù)責(zé)編號(hào)。(三)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位，下行文可省略發(fā)文單位。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。(四)主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。(五)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。(六)公文除“會(huì)議紀(jì)要”以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。(七)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。(八

7、)公文如有附注（需要說(shuō)明的其他事項(xiàng)），應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。(九)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，上行文按照上級(jí)單位的要求標(biāo)注主題詞。(十)抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。第七條 公文用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4（21OmmX297mm），表頭向上、向左，左側(cè)裝訂。第四章 行文規(guī)則第八條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第九條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。第十條 公司可以直接向上級(jí)主管單位、下級(jí)單位行文。各分公司、職能部門在自己的權(quán)限范圍內(nèi)，可相互行文，但不得對(duì)外行文。第十一條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事。一般只寫(xiě)一個(gè)主送單位，需要同時(shí)發(fā)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得

8、抄送其下級(jí)單位。下行文和平行文應(yīng)同時(shí)抄報(bào)發(fā)文單位的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)?！皥?bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，請(qǐng)示事項(xiàng)不得以“意見(jiàn)”上報(bào)。第十二條 對(duì)上級(jí)單位的來(lái)文，公司如無(wú)具體貫徹意見(jiàn)，可按保密要求原文翻?。◤?fù)?。┘由w轉(zhuǎn)發(fā)部門章下發(fā)，不再重復(fù)行文轉(zhuǎn)發(fā)，收文單位應(yīng)按照?qǐng)?zhí)行。第五章 公文簽發(fā)審批權(quán)限第十三條 發(fā)文單位為公司的，須報(bào)總經(jīng)理審批，涉及公司重大人事調(diào)整、組織架構(gòu)調(diào)整及制度下發(fā)的，須報(bào)董事長(zhǎng)審批。第十四條 發(fā)文單位為分公司、職能部門或直屬項(xiàng)目部的，須報(bào)分公司、職能部門或直屬項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人審批，涉及公司重大事項(xiàng)的，須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理審批。第十五條 集團(tuán)或公司授權(quán)管理制度另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第六章

9、發(fā)文辦理第十七條 發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過(guò)程，包括擬稿、打字、校對(duì)、審核、簽發(fā)、打印、用印、分發(fā)等程序。以公司名義發(fā)文，具體包括：公司主辦單位負(fù)責(zé)人擬稿，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，送總經(jīng)理簽發(fā)，綜合部編號(hào)、蓋章、裝訂、分發(fā)，有關(guān)單位負(fù)責(zé)人會(huì)簽。印制前由主辦單位承辦人負(fù)責(zé)校對(duì)。發(fā)文的擬稿紙由綜合部負(fù)責(zé)存檔。(一)擬稿、打字：擬稿人根據(jù)上級(jí)部門要求、直接領(lǐng)導(dǎo)安排進(jìn)行擬稿、打字，填寫(xiě)發(fā)文簽批單并簽字。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：1.符合國(guó)家的法律、法規(guī)和公司規(guī)章制度，做到合法、合理、科學(xué)。2.觀點(diǎn)明晰、表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、措辭精煉，字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確。3.公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行

10、文關(guān)系確定。4.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引文件編號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明具體的年、月、日。5.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。對(duì)于四層結(jié)構(gòu)的文件序數(shù)為第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”第四層為“(1)”；對(duì)于三層結(jié)構(gòu)的文件序數(shù)為第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”；對(duì)于兩層結(jié)構(gòu)的文件序數(shù)為第一層“一、”，第二層“1.”；第一層用黑體字，第二層、第三層和第四層用仿宋體字（對(duì)外報(bào)送且有格式要求的從其要求）。主標(biāo)題為二號(hào)字，正文為四號(hào)字。6.應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定的計(jì)量單位。7.文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文

11、名稱或其縮寫(xiě)形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。8.公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。(二)校對(duì)：核稿人對(duì)發(fā)文簽批單內(nèi)容進(jìn)行校對(duì)，校對(duì)其字詞、標(biāo)點(diǎn)是否準(zhǔn)確，行文是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合公司的規(guī)定等，不符合要求的退回?cái)M稿人修改，直至無(wú)誤。(三)核稿：核稿人根據(jù)上級(jí)或領(lǐng)導(dǎo)要求的精神實(shí)質(zhì)進(jìn)行核稿，并在發(fā)文簽批單上簽字，核稿人一般為擬稿人、打字人的直接上級(jí)。在不改變?cè)獾那闆r下，核稿人可對(duì)文稿進(jìn)行刪節(jié)和文字加工。(四)簽發(fā)：審批人按簽發(fā)審批權(quán)限審批，并在發(fā)文簽

12、批單上簽字。(五)打?。捍蛴∪藢?duì)照電子版文件和審批后的發(fā)文簽批單進(jìn)行打印、裝訂紙質(zhì)文件，打印前需檢查兩者是否一致，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范、符合公文格式要求等。(六)用?。捍蛴∪藢⒋蛴『蟮奈募B同發(fā)文簽批單報(bào)印鑒保管人，根據(jù)經(jīng)簽批的發(fā)文簽批單用印并作用印登記。(七)發(fā)放：發(fā)放人根據(jù)經(jīng)簽批的發(fā)放文件并作發(fā)文登記。(八)立卷、歸檔：公文發(fā)放完畢，發(fā)放人將發(fā)文簽批單和公文正本整理立卷，并按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔。第七章 收文辦理第十八條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、督辦等程序。(一)簽收：綜合部收到文件一般應(yīng)履行簽收手續(xù)，但傳真

13、、電子郵件及不需簽收的，可以不辦簽收手續(xù)，其他部門收到外部文件一律轉(zhuǎn)綜合部處理，并履行簽收手續(xù)。(二)登記：綜合部公文管理人員對(duì)外部來(lái)文進(jìn)行順序登記，如文件編號(hào)、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、收文時(shí)間等；歸口業(yè)務(wù)部門收到對(duì)于須報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批的內(nèi)部來(lái)文，本單位公文管理人員進(jìn)行順序登記。(三)擬辦：綜合部負(fù)責(zé)人或歸口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容、特征提出擬辦意見(jiàn)，填寫(xiě)文件會(huì)簽單，由公文管理人員送領(lǐng)導(dǎo)批示。(四)批辦：領(lǐng)導(dǎo)批示后，公文管理人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，對(duì)來(lái)文跟進(jìn)辦理：對(duì)需要辦理的事項(xiàng)，督促承辦人按批示辦理；對(duì)需要公告的事項(xiàng)，通過(guò)會(huì)議、公告欄等方式進(jìn)行傳達(dá)；對(duì)需要傳閱的文件送達(dá)給相關(guān)責(zé)任人，并做傳閱登記，對(duì)

14、于需要領(lǐng)導(dǎo)傳閱、批閱的文件，應(yīng)先送第一應(yīng)閱人，第一應(yīng)閱人退回后，再送第二應(yīng)閱人，由送閱人采取一送一退的辦法交領(lǐng)導(dǎo)依次傳閱；對(duì)于閱知性文件一般按領(lǐng)導(dǎo)的排序傳閱；對(duì)于閱批性文件，則按領(lǐng)導(dǎo)排序自后往前傳閱。(五)承辦：承辦人對(duì)需要辦理的事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)辦理。凡屬承辦單位職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦單位應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文單位；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商辦理。(六)督辦：綜合部有權(quán)對(duì)承辦情況進(jìn)行督促檢查。督辦貫穿于簽批事項(xiàng)處理的各個(gè)環(huán)節(jié)，根據(jù)事項(xiàng)的緊急程度隨時(shí)或者定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。第十九條 時(shí)間控制：各事項(xiàng)在擬辦、承辦、督辦等每一階段，均須按要求時(shí)限辦理；其中，普通件辦

15、理控制在兩天內(nèi)，急件辦理控制在一天內(nèi)，特急件應(yīng)立即辦理。各責(zé)任人應(yīng)在相應(yīng)時(shí)間范圍內(nèi)向公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合部反饋辦理情況。第二十條 各分公司、職能部門、直屬項(xiàng)目部收到其他單位的通知、通報(bào)等一般內(nèi)容的內(nèi)部來(lái)文應(yīng)及時(shí)處理，由本單位公文管理人員填寫(xiě)文件會(huì)簽單交單位負(fù)責(zé)人閱示、相關(guān)人員閱辦后填寫(xiě)處理結(jié)果并整理、立卷、歸檔。第八章 公文保密第二十一條 公司公文的機(jī)密等級(jí)分為“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”三級(jí)。(一)秘密。不得向公司以外公開(kāi)。(二)機(jī)密。不得向部門負(fù)責(zé)人、基層管理人員及業(yè)務(wù)相關(guān)人員以外者公開(kāi)。(三)絕密。不得向部門負(fù)責(zé)人、基層管理人員以及特別指明的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員及承辦人員以外者公開(kāi)。第九章

16、 公文的保管與銷毀第二十二條 公文的整理與保管。(一)處理完畢的公司文件，由企業(yè)管理部進(jìn)行整理、立卷、歸檔。(二)各部門形成的內(nèi)部文件，應(yīng)由本部門指定的公文管理人員負(fù)責(zé)妥善保管。(三)涉密文件必須存放在保險(xiǎn)柜或者帶鎖的文件柜里。(四)任何個(gè)人不得保存公司文件，員工離職時(shí)應(yīng)將文件和記錄本清理移交。第二十三條 公文的銷毀。(一)不具備保存價(jià)值的文件，須填寫(xiě)文件銷毀審批單，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可銷毀。(二)保存期滿或沒(méi)有必要繼續(xù)保存的文件，企業(yè)管理部填寫(xiě)文件銷毀審批單，注明銷毀原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。(三)文件銷毀可采取碎紙機(jī)粉碎或者直接焚燒的方式，銷毀密級(jí)文件時(shí)必須安排兩名以上人員進(jìn)行監(jiān)督，確保不丟失、不漏銷。(四)銷毀文件必須登記造冊(cè)，以備查考。第十章 罰則第二十四條 各單位、責(zé)任人在執(zhí)行本制度過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)的，視情況處以20-200元罰款；造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的，除賠償經(jīng)濟(jì)損失外，并處以200-2000元罰款。第十一章 附則第二十五條 本制度最終解釋權(quán)歸綜合部。第二十六條 本制度自公布之日起實(shí)施，原公文管理制度同時(shí)廢止。附件1：發(fā)文簽批單附件2：文件會(huì)簽單 附件3：文件銷毀審批單附件1：山東國(guó)順宏基集團(tuán)有限公司發(fā) 文 簽 批 單 年 月 日擬稿單位擬稿人文件編號(hào) 共印