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文檔簡介
1、物業(yè)管理公司財務管理制度1. 基本任務 管理處財務管理的基本任務是: 物業(yè)管理處的財務管理為獨立運作及核算,與物業(yè)管理 公司分開?;I集和管理物業(yè)管理處的資金和資產(chǎn),組織 日常財產(chǎn)運作和會計核算,協(xié)調(diào)財務開支,真實地、系 統(tǒng)地、全面地反映公司的經(jīng)營狀況,監(jiān)督各項財務計劃 的執(zhí)行情況。 1 會計制度 1.1管理處的業(yè)務范圍,所屬國內(nèi)行業(yè),執(zhí)行其所屬行業(yè)之會計制度。 1.2執(zhí)行公司統(tǒng)一規(guī)定的會計制度。 2 會計年度 2.1為了符合國內(nèi)會計法要求,管理處需按國內(nèi)規(guī)
2、定的會計年度,即自公歷1 月1日起至12月31日止,編制一套符合國內(nèi)要求的會計報告。 3 記帳本位幣 管理處記帳以人民幣為單位。 4 收入和費用的確認 管理處正確劃分資本性支出和權(quán)益性支出,對各項收入和費用的確認采用權(quán)責發(fā)生制原則。 2. 公司內(nèi)部財務管理的基本工作 2.1財務匯報流程 1. 財務匯報流程 1.1 管理處財務每月定期向項目中心物管部報告。 1.2 物管部財務每月定期向項目中心財務部報告。 2. 財務匯
3、報格式 2.1 為統(tǒng)一口徑、便于匯總,管理處統(tǒng)一使用公司總部規(guī)定的財務報告格式。 3. 財務報告分類 3.1月報、季報和年報 4. 財務報告組成及內(nèi)容 4.1 財務報告組成按公司總部統(tǒng)一規(guī)定編報,其主要報告有: 4.1.1 資產(chǎn)負債表; 4.1.2 損益表; 4.1.3 現(xiàn)金流量表; 4.1.4 其它報表(包括但不限于固定資產(chǎn),應收賬,應付賬,收入明細賬等)。 4.2財務報告中管理處核算或反映的內(nèi)容按公司總部統(tǒng)一規(guī)定
4、執(zhí)行。 5. 財務報告提交與審批時間 5.1季報應于每月5日以前、年報應于年度終了10日內(nèi),報公司總部物業(yè)經(jīng)理審批。 5.2公司總部物業(yè)經(jīng)理應在收到管理處財務報告次日起3日內(nèi)審完,并將財務報告 返還各管理處。 6. 對外公布資料:按廣州市物業(yè)管理辦法每季公布收支表給業(yè)戶查看。 2.2預算及審批預算流程 1.預算制度 1.1管理處的一切財務收支活動都要按財務預算執(zhí)行,受財務預算的制約; 1.2管理處的財務預算由年度財務預算、季度財務預算組成; 1.3管理處的財務預算要樹立全局觀
5、念,搞好綜合平衡,做到統(tǒng)籌兼顧; 1.4財務預算需經(jīng)地區(qū)總監(jiān)審批后才能執(zhí)行; 1.5預算編制禁止巧立名目,弄虛作假。 2.預算編制根據(jù) 2.1 管理處業(yè)務范圍及工作方式; 2.2 管理處所在地區(qū)生活及工資水平; 2.3由管理處付薪的員工人數(shù); 2.4 管理處擁有或控制的固定資產(chǎn)的構(gòu)成及數(shù)量、價值等; 2.5租賃的房屋、設施等的數(shù)量及價格; 2.6 其它 3.預算編制、審批及撥款流程 3.1前季度第二個月月末各管理處部門向財務提供預算所需數(shù)據(jù),然后
6、財務部按總 部統(tǒng)一規(guī)定之預算格式編制。 3.2 管理處在前季度第三個月第一個星期,將預算報物業(yè)經(jīng)理審批。 3.3物業(yè)經(jīng)理收到各管理處預算,在10日內(nèi)審批完成。 3.4 審批完畢后,交地區(qū)總監(jiān)最后審批,審批于5日內(nèi)完成。 3.5 審批后的財務預算,及時回復各管理處并通知公司總部(項目中心)財務部。 3.6公司總部財務部根據(jù)審批后的管理處預算的撥款金額、撥款時間等,及時為各 管理處撥款。 4.預算與實際對比 4.1 各管理處的財務報告,要有反映預算數(shù)與實際完成數(shù)對比資料
7、; 4.2 實際完成數(shù)大于預算5%以上時,要有文字說明; 4.3 實際完成數(shù)小于預算10%以上時,要有文字說明; 2.3審批管理 1. 營運開支審批 1.1 范圍:非業(yè)主,住客按金/基金等的物業(yè)管理處營運開支,一般多于RMB500。 1.2 申請程序 1.3 未經(jīng)批準和有效報銷前的支出當個人借款處理 1.4 審批權(quán) 1.4.1物業(yè)管理處主管可簽批支付每單不多于RMB500。 1.4.2物業(yè)管理公司物業(yè)經(jīng)理可簽批支付每單RMB3
8、000或以下。 1.4.3物業(yè)管理公司財務總監(jiān)(即項目中心財務總監(jiān))加簽每單RMB3,000至 RMB30,000。 1.4.4物業(yè)管理公司總經(jīng)理(即項目中心地區(qū)總監(jiān))加簽每單RMB 以上。 1.4.5有效合同或預算。 1.5 復核 2. 備用現(xiàn)金開支審批 2.1最高存放金額:RMB5,000;申請現(xiàn)金補充備用現(xiàn)金金額:RMB500;存款應付約一 星期需要。 2.2備用現(xiàn)金適用范圍:難以用支票形式支付的小額支出,一般不多于RMB200。 2.3申請程序。
9、2.4未經(jīng)批準和有效報銷前的支出當個人借款處理。 2.5審批權(quán) 2.5.1物業(yè)管理處主管可簽批支付每單不多于RMB300 2.5.2物業(yè)管理公司物業(yè)經(jīng)理可簽批支付每單RMB300以上 3. 合同方面 3.1 如已有合同之約束,及既定協(xié)議之金額,則由物業(yè)經(jīng)理簽批后便完成審批。 3.2 未有合同,則按如下情況 3.2.1 對外簽約(備預算) 3.2.1.1 預算金額 30,000元或以上 審批: 總經(jīng)理 3.2.1.2
10、預算金額 3,000-30,000元或以下 審批: 財務總監(jiān) 3.2.1.3 預算金額 3,000元以下 審批: 物業(yè)經(jīng)理 3. 貨幣資金及往來帳項管理 3.1現(xiàn)金管理 1.現(xiàn)金處理 1.1管理處的現(xiàn)金管理由現(xiàn)金出納和會計負責,現(xiàn)金出納,應每天登記當天的現(xiàn)金 收支記錄及整理有關(guān)憑證資料,管理處負責人可以隨時監(jiān)督檢查。 1.2管理處辦公室應儲存適量現(xiàn)金,現(xiàn)暫定500元,足夠3-5天內(nèi)的日常零星開支。 現(xiàn)金存量在規(guī)定的限額內(nèi)。當現(xiàn)金余額到達
11、現(xiàn)金存量下限時,由出納通知會計, 并準備支票由物業(yè)經(jīng)理簽署后提取現(xiàn)金。 1.3現(xiàn)金出納根據(jù)管理處開支情況,提出現(xiàn)金存量上下限報總部物業(yè)經(jīng)理批準。 1.4辦公室應把現(xiàn)金儲存于保險箱內(nèi)。 1.5保險箱密碼與保險箱鎖匙由二人分別持有管理,未得物業(yè)經(jīng)理批準不得移交第 三者。 1.6出納與會計每周末及月末下班前進行現(xiàn)金盤點;由出納填寫現(xiàn)金盤點登記表兩 人共同簽字。月末盤點,會計核對現(xiàn)金帳無誤后,再由會計及出納共同簽署確 認帳物相符。管理處負責人可以隨時進行監(jiān)督盤點。出納每日必須登記現(xiàn)金日 記帳, 保證賬目
12、與現(xiàn)金數(shù)額相符,并每月與會計對帳。 2. 現(xiàn)金提款 2.1 管理處每月的用款由項目的專用帳戶開支。 2.2 管理處現(xiàn)金儲存量在規(guī)定限額內(nèi)(現(xiàn)暫定在不超過5,000元。每當現(xiàn)金余額 到達現(xiàn)金存量下限(500元)時,出納要通知會計,并準備轉(zhuǎn)帳支票預約簽署。 財務部要每月咨詢管理處主管,建議財務部主管修訂現(xiàn)金存量上下限。 2.3 每次提款由出納負責安排,管理處派員與出納一同提款。 3.2按金管理 1.退還裝修押金及裝修工作證押金程序 1.1 裝修后3個月內(nèi),管理
13、處對已裝修單位驗收合格后,填寫裝修按金發(fā)還申請表,并附上文件憑證. 1.2 管理處經(jīng)理簽名同意后可予以退還裝修押金及工作證押金。 1.3 財務核實發(fā)還申請表后才發(fā)放款項。 3.3支出報銷流程 1. 支出簡化流程 1.1各部門需指定一人與財務部對口辦理有關(guān)支出報銷管理工作。(其它人員支 出報銷亦統(tǒng)一由部門與財務部對口) 1.2 部門任何支出,先向財務部索取付款申請表,填好后連同有關(guān)單據(jù)合格、 發(fā)票等并作背書,經(jīng)部門負責人核實簽字。 1.3 管理處經(jīng)理簽批后,
14、再交財務部核對。會計核對后,將付款申請書及有關(guān) 單據(jù)交財務部出納。 1.4出納登記現(xiàn)金日記帳,將簽署后的付款申請書與發(fā)票、原始憑證等交會計。 1.5財務部會計入帳,制作憑證。 1.6若要開支票,會計負責準確支票并安排蓋章。 1.7遇到物業(yè)經(jīng)理審批權(quán)限以外,需要總部審批的支出,由物業(yè)經(jīng)理與有關(guān)高層 預約時間審批。 2.支出報銷時限 2.1由管理處負責人確定每周的某段時間天為報銷日期,非特殊情況,其它時間不審 批報銷。 2.2管理處人員有因工預借款項,應在完成業(yè)務返回管理處后3日內(nèi)報銷結(jié)帳,對有
15、160;特殊情況的其清帳日期亦不得超過30天。出差前領款亦不可以早于出差前3天領款。 3.現(xiàn)金預支 3.1管理處貨品購買,盡可能地使用非現(xiàn)金結(jié)算方式 。 3.2預借現(xiàn)金必須填寫借支單,經(jīng)管理處主管簽字后,向出納領款,副本留在出 納處,正本予會計入帳,但出納及會計要在副本上簽署確認。預借現(xiàn)金必須在 借出日起3日以內(nèi)歸還/清帳。清賬前,借款人需個人承擔借款責任;每次借款 不得越過人民幣3000元,若部門總借款共3次而未清賬時,共3000元便不可 再預借款項。 3.3員工使用現(xiàn)金應取得原始憑證/合格方案并背書,
16、填付款申請表,本人簽字后, 交管理處經(jīng)理批準簽字,會計審核,向出納領款。有預借現(xiàn)金者,應同時還清所 借現(xiàn)金。 3.4若有特殊情況不能取得原始憑證/合格方案,用款人應以書面形式說明原因,并得 到部門主管核實批準,財務部審核,作為自制憑證入帳。 注:凡采購辦公用品及各種設備、物料,要經(jīng)行政部辦理入倉出倉手續(xù),并簽字核實。 3.4 帳戶管理 1.戶口分類 物業(yè)管理公司 物業(yè)管理處 戶口類別 負責人 用 途 戶口類別 負責人 用
17、60;途 1、基本戶口 財務總監(jiān) 作收支費用 1、小額戶口 物業(yè)經(jīng)理 支付日常支出 (儲備額不超過10,000元) (3000元以下) 2、大額戶口 財務總監(jiān) 處理日常收款及轉(zhuǎn)帳 至小額戶 3、按金戶口 財務總監(jiān) 收取裝修按金、 管理費按金 4、基金戶口 財務總監(jiān) 收取資產(chǎn)儲備金 注:每個管理處均開設以上類別戶口 2.戶口運作 1.小額戶 1.1 支付RMB
18、3,000或以下物業(yè)管理處營運開支。 1.2小額戶運作類似備用金運作模式,資金不足時以實報實銷的形式大額戶轉(zhuǎn)入。 1.3小額戶不收管理費和其它物業(yè)管理處的收入。 1.4戶口簽名人除管理物業(yè)管理公司的地區(qū)總監(jiān)與財務總監(jiān)外,物業(yè)管理公司主管 (KK LEUNG)可單獨執(zhí)行。 2.大額戶 2.1 主要支付RMB3,000以上的物業(yè)管理處營運收入。 2.2大額戶運作類似公司的基本戶運作模式,資金不足時以實報實銷形式大額戶調(diào) 入。 2.3大額戶收管理費和其它物業(yè)管理處的營運開支。 2.
19、4資金不足由所屬物業(yè)管理公司免息借入補足,一些非一般支出經(jīng)特定審批程序或 會由基金戶撥入應付。 2.5戶口簽名人參考廣州項目中心下屬公司銀行戶運作模式,物業(yè)管理公司主管(KK LEUNG)可單獨簽RMB3000可以下的支票。 3.按金戶 3.1 專門收支物業(yè)管理處客戶的各類按金。 3.2 戶口簽名人參考廣州項口管理中心下屬公司銀行戶運作模式,物業(yè)管理公司主管(KK LEUNG)要單獨簽RMB3000或以下的支票。 4.基金戶 4.1 專門收支物業(yè)管理處客戶的各類基金。
20、0;4.2 一些非一般支出經(jīng)特定審批程序或會由基金戶調(diào)撥至大額戶應付。 4.3 戶口簽名人參考廣州項目中心下屬公司銀行戶運作模式,物業(yè)管理公司主管 (KK LEUNG)可單獨簽RMB3000或以下的支票。 4. 固定資產(chǎn)的管理 4.1 計價方法 1. 資產(chǎn)計價采用歷史成本原則。 2.凡單位價值2,000元以上,使用期限在一年以上的,并在使用中保持原來物質(zhì) 形態(tài)的資產(chǎn),列為固定資產(chǎn)。 3.設備或物品要作報廢,填寫物品報廢申請表 4.2折舊
21、;1.折舊按照建時的成本價及預期可使用年限,以直線法每月計算,不預計殘值和清 理費用。 2.購建的固定資產(chǎn),從次月開始計提折舊;處理的固定資產(chǎn)從次月開始不計折舊。 資產(chǎn) 預計可使用年限 汽車 10年 電腦及其輔件 3年 家具 5年 辦公室儀器 5年 裝修 3年 其它 報總部批準后執(zhí)行 5.費用的管理 5.1報銷手續(xù) 1.用款申請 1.1購買大宗物品(1,000元以上)需做三份報價分析填報報價分析表
22、;在有 預算情況下1,000元以下由管理處經(jīng)理審批:1,000元至3,000元由總部物業(yè) 經(jīng)理審批;3000元以上由總經(jīng)理或授權(quán)物業(yè)經(jīng)理審批。 2.報銷手續(xù) 2.1持原始憑證(購物發(fā)票)填寫付款申請表,經(jīng)手人按審批單要求填寫后交 管理處有關(guān)領導簽名。 2.2報銷審批單由管理處經(jīng)理或有關(guān)領導簽名后,現(xiàn)金開支的結(jié)清余款,有備用金 的補足備用金。1000元以下之零星開支費用,由管理處經(jīng)理審批予以報銷。 3.備用金 3.1各部門主管因公需零星購物的可申請備用金,備用金限額管理處經(jīng)理1,000元, 各部門
23、主管300元。 3.2申請備用金需填寫借支單由總部物業(yè)經(jīng)理簽名同意,再到財務部領取,作 為本部門購物使用。 4.車費報銷手續(xù) 4.1管理處派員外出辦事,根據(jù)取回的合理憑證填寫付款申請表(車票)貼在后 面,經(jīng)手人簽名、交由有關(guān)領導審批簽名后結(jié)清余款。 5.2工資發(fā)放 1.工資發(fā)放 1.1財務部于每月2日前將工資發(fā)放資料報總部物業(yè)經(jīng)理審批。 1.2物業(yè)經(jīng)理應在每月2日前審批完畢,并將工資發(fā)放資料返回管理處財務部。 1.3管理處于每月8日根據(jù)審批后的工資資料發(fā)放工資。 1.4財務部負責準備支
24、票及匯款單。 1.5人事部負責考勤及核實出席時間 5.3應酬費用 1.應酬費用 1.1所有應酬費用(包括送禮)必須由財務部另冊詳盡列同被接待單位的資料、日期、 人數(shù)、地點。 1.2與管理處有關(guān)的對外單位發(fā)生的應酬費用,管理處人員內(nèi)部的文娛活動費用,應 在預算中另列。 1.3應酬費用只為管理處部份有業(yè)務上需要的員工而設。各部門員工的應酬費必須事 先經(jīng)公司主管經(jīng)理同意。 1.4管理處每月應酬費用不得超出預算上限,及每次應酬費用不得超出RMB500元。若管理處主管認為當月需較多應酬或某次應酬將超出標準
25、時,應預先請示物業(yè)經(jīng)理批準后,方能為之。 6.營業(yè)收入的管理 6.1 管理費收取指引 涉及部門:管理處管業(yè)部、財務部 1.繳交管理費方法 1.1繳交現(xiàn)金 1.2銀行劃帳 2.出管理費單之安排(包括日期、部門跟進) 3.追收程序 3.1正常發(fā)通知書致業(yè)戶 3.2欠費追收特別函件 3.3再跟進追收律師信 4.每段時間報告 4.1每周管理費收取明細 4.2每二周管理費收取明細 4.3每月管理費收取明細 5.表格 5.1管理
26、費事宜(表格一) 5.2再次催款通知(表格二) 5.3最后催繳通知(表格三) 5.4管理費收取明細(適用每周,每二周,每月) 表格一 花園 編號: 致: 居 座 單元業(yè)主 先生/女士: 有關(guān):管理費事宜 您好!根據(jù)本處記錄,貴單元 月份之管理費仍未付清,唯恐 閣下公務繁忙,一時遺忘,現(xiàn)特函通知。管理費等必須于每月七日內(nèi)繳付。懇請 閣下盡快前來管理處繳交。 若 閣下已繳付上術(shù)款項,請不須理會本通知書。 如
27、160;閣下有疑問,可到管理處或致電管理處查詢,電話: 。 專此奉達,敬祝商安! 物業(yè)管理處 年 月 日 表格二 花園 編號: 致: 居 座 單元業(yè)主 先生/女士: 再次催款通知 您好!本處于上次致 閣下的專函中提及 月份之管理費共人民幣 元,至今仍未付清。截至本函日期為止,貴單位之總欠款額為人民幣 元。本處唯恐 閣下公務繁忙,一時遺忘,現(xiàn)特函通知。懇請 閣下盡快前來管理繳納。 凡超過7日未付款的,將按月息1.5%的滯納金有為采取有關(guān)程序追討。為避免不必要的附加費用之損失,本處懇請 閣下早日繳清上述欠款。 請鼎力支持為盼! 專此奉達,敬祝商安! 物業(yè)管理處謹啟 年 月 日
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