文檔信息管理制度

1、文檔信息管理制度一、信息管理目標保證工程項目建設(shè)資料完整、齊全、準確、整理及時、收集與工程建設(shè)進度同步；保證信息的暢通、可靠、準確和高效；保證使有效的資源得到合理和充分的利用，為實施最優(yōu)控制、進行合理配置和妥善協(xié)調(diào)項目建設(shè)各方之間的關(guān)系提供依據(jù)；保證為發(fā)包人提供完整的工程資料。二、信息管理內(nèi)容在合同管理中，需要收集、掌握、接受、處理大量的信息。內(nèi)容主要包括：1、合同文件；2、圖紙；3、技術(shù)資料；4、會議紀要；5、來往信息；6、施工現(xiàn)場檢查記錄；7、試驗記錄；8、進度計劃與進度報告、資源供應(yīng)計劃、供圖計劃、預(yù)期支付現(xiàn)金流計劃等；9、技術(shù)措施設(shè)計與質(zhì)量報告；10、支付申請與憑證；11、變更與指示的

2、申請予批示；12、各種單據(jù)與憑證；13、監(jiān)理日志；14、現(xiàn)場簽證等。三、建設(shè)工程信息流程組成1、建設(shè)工程的信息流程建設(shè)工程的信息流由建設(shè)各方各自的信息流組成，監(jiān)理單位（項目監(jiān)理部）的信息系統(tǒng)作為建設(shè)工程系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，監(jiān)理的信息流僅僅是其中的一部分信息流，流程如圖12-3所示。圖12-3 建設(shè)工程參建各方信息關(guān)系流程圖建設(shè)單位信息信息政府相關(guān)管理部門信息勘測設(shè)計單位信息監(jiān)理單位信息建筑材料市場信息施工單位信息2、項目監(jiān)理部的信息流程工程項目監(jiān)理部，組織必要的信息流程，加強項目數(shù)據(jù)和信息的微觀管理，流程圖如圖12-4所示。圖12-4 項目監(jiān)理部信息流程圖項目總監(jiān)理工程師建設(shè)單位地質(zhì)、測量專業(yè)監(jiān)

3、理工程師監(jiān)理員水工建筑專業(yè)監(jiān)理工程師機電、金結(jié)專業(yè)監(jiān)理工程師理工程師項目經(jīng)理部造價專業(yè)理監(jiān)理工程師四、信息管理方法工程建設(shè)信息管理貫穿建設(shè)工程的全過程，街接建設(shè)工程各個階段、各個參建單位和各個方面，其受理方法包含以下幾個基本環(huán)節(jié)：信息的收集、傳遞、加工整理、檢索、分發(fā)、儲存。1、信息的收集建設(shè)工程參建各方對的數(shù)據(jù)和信息的收集是不同的，有不同的來源，不同的角度，不同的處理方法，但要求各方相同的數(shù)據(jù)和信息應(yīng)該規(guī)范。建設(shè)工程參建各方在不同的時期對信息和數(shù)據(jù)收集也是不同的，側(cè)重點有不同，但也要規(guī)范信息行為。監(jiān)理因介入建設(shè)工程的階段不同，決定收集不同的內(nèi)容。監(jiān)理單位介入階段有：項目決策階段、項目設(shè)計階段

4、、項目施工招投標階段、項目施工階段等多個階段。各不同階段，與建設(shè)單位簽訂的監(jiān)理合同內(nèi)容也不盡相同，因此收集信息要根據(jù)具體情況決定。本工程監(jiān)理工作的介入主要在施工階段。施工階段的信息收集，可從施工準備期、施工期、竣工保修期三個子階段分別進行。（1）施工準備期施工準備期指從施工承包合同簽訂到項目開工這個階段，本階段是施工階段監(jiān)理信息收集的關(guān)鍵階段，監(jiān)理工程師從如下幾點入手收集信息：1）監(jiān)理大綱；施工圖設(shè)計及施工圖預(yù)算，特別要掌握結(jié)構(gòu)特點，掌握工程難點，掌握工程的工藝流程特點、設(shè)備特點，了解工程預(yù)算體系（按單位工程、分部工程）；了解施工合同。2）施工單位項目經(jīng)理組成，進場人員資質(zhì)；進場設(shè)備的規(guī)格型號

5、、保修記錄；施工場地的準備情況；施工單位質(zhì)量保證體系及施工單位的施工組織設(shè)計，重點施工項目的技術(shù)方案，施工進度網(wǎng)絡(luò)計劃圖表；進場材料、構(gòu)件管理制度；安全保安措施；數(shù)據(jù)和信息管理制度；檢測和檢驗、試驗程序和設(shè)備；總承包單位和分包單位的資質(zhì)等施工單位信息。3）建設(shè)工程場地的地質(zhì)、水文、測量、氣象數(shù)據(jù)；地上、地下管線，地下洞室，地上原有建筑物及周圍建筑物、樹木、道路；建設(shè)紅線，標高、坐標；水、電、氣管道的引入標志；地質(zhì)勘察報告、地形測量圖及標樁等環(huán)境信息。4）施工圖的會審和交底記錄；開工前的監(jiān)理交底記錄；對施工單位提交的施工組織設(shè)計按照項目監(jiān)理部要求進行修改的情況；施工單位提交的開工報告及實際準備情

6、況。5）本工程需遵循的相關(guān)建筑法律、法規(guī)和規(guī)范、規(guī)程，有關(guān)質(zhì)量檢驗、控制的技術(shù)法規(guī)和質(zhì)量驗收標準。在施工準備期，信息的來源較多、較雜，由于參建各方相互了解還不夠，信息渠道沒有建立，收集有一定的困難。因此，更應(yīng)該組建工程信息合理的流程，確定合理的信息源，規(guī)范各方的信息行為，建立必要的信息程序。（2）施工實施期施工實施期，信息來源相對比較穩(wěn)定，主要是施工過程中隨時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，由施工單位層層收集上來，比較單純，容易實現(xiàn)規(guī)范化。目前，建設(shè)主管部門對施工階段信息收集和整理有明確的規(guī)定，施工單位也有一定的管理經(jīng)驗和處理程序，隨著建設(shè)管理部門加強行業(yè)管理，相對容易實現(xiàn)信息管理的規(guī)范化，關(guān)鍵是施工單位和監(jiān)理單

7、位、建設(shè)單位在信息形式上和匯總上不統(tǒng)一。因此，需要統(tǒng)一建設(shè)各方的信息格式，實現(xiàn)標準化、代碼化、規(guī)范化。施工實施期收集的信息應(yīng)該分類并由專門的部門或?qū)Ｈ朔旨壒芾?，項目監(jiān)理部可從下列方面收集信息：1）施工單位人員、設(shè)備、水、電、氣等能源的動態(tài)信息。2）施工期氣象的中長期趨勢及同期歷史數(shù)據(jù)，每天不同時段動態(tài)信息，特別在氣候?qū)κ┕べ|(zhì)量影響較大的情況下，更要加強收集氣象數(shù)據(jù)。3）建筑原材料、半成品、成品、構(gòu)配件等工程物資的進場、加工、保管、使用等信息。4）項目經(jīng)理部管理程序；質(zhì)量、進度、投資事前、事中、事后控制措施；數(shù)據(jù)采集來源及采集、處理、存儲、傳遞方式；工序間交接制度；事故處理制度；施工組織設(shè)計及技

8、術(shù)方案執(zhí)行的情況；工地文明施工及安全措施等。5）施工中需要執(zhí)行的國家和地方規(guī)范、規(guī)程、標準；施工合同執(zhí)行情況6）施工中發(fā)生的工程數(shù)據(jù)，如地基驗槽及處理記錄，工序間交接記錄，隱蔽工程檢查記錄等。7）建筑材料必試項目有關(guān)信息。8）設(shè)備安裝的試運行和測試項目有關(guān)信息。9）施工索賠相關(guān)信息：索賠程序，索賠依據(jù)，索賠證據(jù)，索賠處理意見等。（3）竣工保修期竣工保修期的信息是建立在施工期日常信息積累的基礎(chǔ)上，傳統(tǒng)工程管理和現(xiàn)代工程管理最大的區(qū)別在于傳統(tǒng)工程管理不重視信息收集和規(guī)范化，數(shù)據(jù)不能及時收集整理，往往采取事后補補填或做“假數(shù)據(jù)”應(yīng)付了事。工程管理則要求數(shù)據(jù)實時記錄，真實反映施工過程，真正做到積累在平

9、時，竣工保修期只是建設(shè)各方最后的匯總和總結(jié)。該階段要收集的信息有：1）工程準備階段文件，如：立項文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。2）監(jiān)理文件，如：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、有關(guān)質(zhì)量問題和質(zhì)量事故的相關(guān)記錄、監(jiān)理工作總結(jié)以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。3）施工資料。4）竣工圖。5）竣工驗收資料：如工程竣工總結(jié)、竣工驗收鑒定書、電子檔案等。在竣工保修期，監(jiān)理單位按照現(xiàn)行建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T503282001）收集監(jiān)理文件并協(xié)助建設(shè)單位督促施工單位完善全部資料的收集、匯總和歸類整理。2、信息的加工、整理、分發(fā)、檢索和存儲建設(shè)工程信息的加工、整理和存儲是數(shù)據(jù)收集后的必要

10、過程。收集的數(shù)據(jù)經(jīng)過加工、整理后產(chǎn)生信息。信息是指導施工和工程管理的基礎(chǔ)，要把管理由定性分析轉(zhuǎn)到定量管理上來，信息是不可或缺的要素。（1）信息的加工整理信息的加工主要是把建設(shè)各方得到的數(shù)據(jù)和信息進行鑒別、選擇、核對、合并、排序、更新、計算、匯總、轉(zhuǎn)儲，生產(chǎn)不同形式的數(shù)據(jù)和信息，提供給不同需求的各類管理人員使用。在信息加工時，往往要求按照不同的要求，分層進行加工。不同的使用角度，加工方法是不同的。監(jiān)理人員對數(shù)據(jù)的加工要從數(shù)據(jù)的加工要從鑒別開始，一種數(shù)據(jù)是自己收集的，可靠度較高；而對由施工單位施工提供的數(shù)據(jù)就要從數(shù)據(jù)采用系統(tǒng)是否規(guī)范，采樣手段是否可靠，提供數(shù)據(jù)的人員素質(zhì)如何，數(shù)據(jù)精度是否達到所要求

11、的精度入手，對施工單位提供的數(shù)據(jù)要加以選擇、核對，加以必要的匯總，對動態(tài)的數(shù)據(jù)要及時更新，對于施工中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)要按照單位工程、分部工程、單元工程組織在一起，每一個單位、分部、單元工程又把數(shù)據(jù)分為：進度、質(zhì)量、造價三個方面分別組織。（2）信息的加工、整理和存儲流程信息處理包括信息的加工、整理和存儲。信息的加工、整理和存儲流程是信息系統(tǒng)流程的主要組成部分。信息系統(tǒng)的流程圖有業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流程圖，一般先找到業(yè)務(wù)流程圖，通過繪制的業(yè)務(wù)流程圖再進一步繪制數(shù)據(jù)流程圖，通過繪制業(yè)務(wù)流程圖可以了解到具體處理事務(wù)的工程，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的問題和不完善處，進而優(yōu)化業(yè)務(wù)處理過程。數(shù)據(jù)流程圖則把數(shù)據(jù)在內(nèi)部流動的情況抽象

12、化，獨立考慮數(shù)據(jù)的傳遞、處理、存儲是否合理，發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)流程中的問題。數(shù)據(jù)流程圖的繪制從上而下地層層細化，經(jīng)過整理、匯總后得到總的數(shù)據(jù)流程圖，根據(jù)總的數(shù)據(jù)流程圖可以得到系統(tǒng)的信息處理流程圖。施工階段工程量處理數(shù)據(jù)流程圖如圖12-5所示。（3）信息的分發(fā)和檢索信息在通過對收集的數(shù)據(jù)進行分類加工處理產(chǎn)生信息后，要及時提供給需要使用數(shù)據(jù)和信息部門，信息和數(shù)據(jù)的分發(fā)要根據(jù)需要來分發(fā)，信息和數(shù)據(jù)的檢索則要建立必要的分級管理制度，一般由使用軟件來保證實現(xiàn)數(shù)據(jù)和信息分發(fā)、檢索，關(guān)鍵是要決定分發(fā)和檢索的原則。分發(fā)和檢索的原則是：需要的部門和使用人，有僅在需要的第一時間，方便的得到所需要的、以規(guī)定形式提供的一

13、切信息和數(shù)據(jù)，而保證不向不該知道的部門（人）提供任何信息和數(shù)據(jù)。建立分發(fā)數(shù)據(jù)要根據(jù)監(jiān)理工作特點來進行，考慮分發(fā)的設(shè)計時，主要內(nèi)容有：1）了解使用部門（人）的使用目的、使用周期、使用頻率、得到時間、數(shù)據(jù)和安全要求；2）決定分發(fā)的項目、內(nèi)容、分布量、范圍、數(shù)據(jù)來源；3）決定分發(fā)信息和數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、精度和如何組合成規(guī)定的格式；4）決定提供的信息和數(shù)據(jù)介質(zhì)（紙張、顯示器顯示、磁盤或其他形式）。檢索設(shè)計時側(cè)要考慮：允許檢索的范圍、檢索的密級劃分、密碼的管理；檢索的信息和數(shù)據(jù)能否及時、快速的提供，采用什么手段實現(xiàn)（網(wǎng)絡(luò)、通信、計算機系統(tǒng)）；提供檢索需要的數(shù)據(jù)和信息輸出形式、能否根據(jù)關(guān)鍵字實現(xiàn)智能檢

14、索。圖12-5施工階段工程量處理數(shù)據(jù)流程圖P2工程量匯總每月27日核準工程款支付證書每月27日核準工程量表總工程付款計劃監(jiān)理部工程數(shù)據(jù)每月25日提交本月工程量表P2工程量匯總F2工程進度報告F2工程款支付證書施工單位項目經(jīng)理部建設(shè)單位工程管理部門P1工程量匯總P3工程量匯總（4）信息的存儲信息的存儲一般需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，各類數(shù)據(jù)以文件的形式組織在一起，組織的方法一般由單位自定，但要考慮規(guī)范化。根據(jù)監(jiān)理工程的實際情況，可以按照下列方式組織：1）按照工程進行組織，同一工程按照投資、進度、質(zhì)量、合同的角度組織，各類進一步按照具體情況細化。2）文件名規(guī)范化，以定長的字符串作為文件名，例如按照：類別

15、（3）工程代號（拼音或數(shù)字）（2）開工年月（4）組成文件名。3）各建設(shè)方協(xié)調(diào)統(tǒng)一存儲方式，在國家技術(shù)標準有統(tǒng)一的代碼時盡量采用統(tǒng)一代碼。4）有條件時可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫形式存儲數(shù)據(jù)，達到建設(shè)各方數(shù)據(jù)共享，減少數(shù)據(jù)冗余，保證數(shù)據(jù)的惟一性。七、信息管理措施1、建立信息管理系統(tǒng)（1）文件分類： 發(fā)包人指示； 設(shè)計文件； 監(jiān)理文件； 施工文件； 其它。（2）信息編碼系統(tǒng)：根據(jù)工程施工的所屬單位，分部工程及文件分類、日期等建立多次信息編碼系統(tǒng)，全部實行計算機輔助管理(歸檔、查詢)，并考慮進度控制P3中的作業(yè)分類碼和WBS的統(tǒng)一性。（3）根據(jù)信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，建立資料數(shù)據(jù)庫。2、建立信息管理制度（1）建立文件收

16、發(fā)登記制度及文件借閱制度。（2）建立施工現(xiàn)場記錄，填報工程進度登記表，工程質(zhì)量檢查驗收表等。編寫監(jiān)理日志及監(jiān)理大事記。（3）及時整理編制各種文件資料，分類歸檔保存。（4）及時整理各類會議記錄。（5）建立各級匯報制度。（6）利用計算機建立各種資料數(shù)據(jù)庫。（7）按時編報監(jiān)理月報，及時提供發(fā)包人需要的有關(guān)工程建設(shè)的各種資料。3、建立信息處理程序信息處理可分為收發(fā)文的處理程序和工程技術(shù)信息處理程序，但它們都在統(tǒng)一的信息處理系統(tǒng)之中?！靶畔⑻幚沓绦驁D”如圖12-6所示。圖12-6信息處理程序圖監(jiān)理工作任務(wù)分解承擔撰文任務(wù)、收集有關(guān)資料收文登記進行文件分類收集有關(guān)施工活動信息初步整理撰文分管領(lǐng)導項目經(jīng)理部

17、領(lǐng)導審查分管領(lǐng)導審查責任人處理、辦理有關(guān)事項要求 修改簽發(fā)完整、正確文檔員簽收錄入電子文檔責任人簽閱并說明處理結(jié)果信息員錄入電子文檔監(jiān)理監(jiān)理工程師進行系統(tǒng)分析整理文件歸檔發(fā)文歸檔建立有關(guān)信息臺輸入有關(guān)分析成果歸檔文檔統(tǒng)一標準化處理移交建設(shè)單位4、信息采集（1）在工程監(jiān)理過程中，各專業(yè)監(jiān)理工程師在規(guī)定的時間，對各自所負責的工作進行書面總結(jié)，填寫相應(yīng)的表格，交信息文檔管理部門進行匯總；（2）定期召開項目監(jiān)理部內(nèi)部的通氣會，通報工程的進展情況，各專業(yè)監(jiān)理工程師匯報所負責工作的情況及存在的問題，以及下一步的工作重點和工作目標；（3）定期主持召開監(jiān)理工作例會，承包人匯報工程施工情況、存在問題及改進措施，

18、監(jiān)理工程師指出承包人施工中沒有發(fā)現(xiàn)和需要注意的問題；對承包人施工中存在的問題提出建議并督促承包人實施；（4）信息管理監(jiān)理工程師參加上述及其他有關(guān)會議，收集相關(guān)信息資料；（5）信息管理監(jiān)理工程師經(jīng)常深入現(xiàn)場，收集現(xiàn)場第一手資料，以獲得符合現(xiàn)場實際的資料；（6）信息管理監(jiān)理工程師對所搜集的資料進行匯總、整理、統(tǒng)計、分析；（7）信息管理監(jiān)理工程師根據(jù)所搜集的信息資料整編成定期的監(jiān)理報告和不定期的監(jiān)理工作報告及其他的信息報告；（8）信息文檔管理部門向有關(guān)部門及人員發(fā)送報告。5、信息資料整理（1）編制收（發(fā)）文登記表，對收（發(fā)）文件分別編號，建立收（發(fā)）文登記簽名制度；（2）每一文件均有收（發(fā)）文處理簽字，對收（發(fā)）文單位、文件編號、收（發(fā)）文時間、復文號、文件標題等進行登記，總監(jiān)理監(jiān)理工程師簽署批示意見，文件處理人填寫處理意見；（3）通過計算機建立資料及文檔管理數(shù)據(jù)庫，將文件編號、文件標題、收（發(fā)）時間輸入計算機；（4）按照與不同部門之間