企業(yè)文件控制與文檔管理

1、企業(yè)文件控制與管理一、概述 企業(yè)管理思想及過(guò)程很多時(shí)候是通過(guò)文件形式來(lái)進(jìn)行及表現(xiàn)的。文件是企業(yè)信息資源的重要組成部分，管理好企業(yè)文件，確保信息的有效利用，無(wú)疑是企業(yè)管理不可忽視的重要環(huán)節(jié)。目前，企業(yè)在文件管理中主要存在以下問(wèn)題： 文件缺乏統(tǒng)一管理，主次不分，內(nèi)容重復(fù)或沖突，格式千奇百怪，浪費(fèi)紙張。 文件發(fā)送不及時(shí)，部門業(yè)務(wù)受阻，企業(yè)錯(cuò)失良機(jī)。 文件發(fā)送對(duì)象混亂，浪費(fèi)文件無(wú)關(guān)人員之閱讀時(shí)間，耽誤文件有關(guān)人員之工作。 文件轉(zhuǎn)發(fā)傳遞過(guò)程中，信息內(nèi)容發(fā)生改變，導(dǎo)致信息誤傳、錯(cuò)傳。 文件簽發(fā)常因資格人外出而延誤，影響工作。 文件分類不當(dāng)，管理困難，導(dǎo)致查找不便。 仔細(xì)分析，不難發(fā)現(xiàn)，許多管理上的問(wèn)題均與

2、文件（信息）管理有著直接或間接的關(guān)系。而且，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，這種關(guān)系將越來(lái)越密切。 本篇將從文件、信息、計(jì)算機(jī)技術(shù)的角度出發(fā)，探討企業(yè)文件流程化、自動(dòng)化管理技術(shù)，以圖達(dá)到節(jié)省企業(yè)行政管理費(fèi)用，提高辦公效率的目的。 企業(yè)文件種類 對(duì)文件進(jìn)行合理分類，是管理文件的第一步。層次分明、綱主目張的分類，對(duì)文件查找和保存極有意義。 對(duì)于企業(yè)文件分類，一般沒(méi)有特殊的規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況，研究分類標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則。 經(jīng)營(yíng)決策文件 行政管理文件 財(cái)務(wù)管理文件 生產(chǎn)管理文件 外部往來(lái)文件 為了進(jìn)一步具體化，可將此五大類文件再進(jìn)行細(xì)分。比如生產(chǎn)管理文件又可分為： 生產(chǎn)計(jì)劃文件 物料管理文件 技術(shù)管理文件

3、 質(zhì)量管理文件 企業(yè)要盡可能細(xì)地劃分出文件種類，并將每一種類別有可能產(chǎn)生的文件列出，規(guī)定其保存期、存放位置、保管人，而后將有關(guān)信息加以匯總，制成文件清單。 文件清單是企業(yè)文件的目錄明細(xì)，對(duì)企業(yè)文件管理意義重大。若企業(yè)利用計(jì)算機(jī)管理文件，則此份清單由計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生。 董事會(huì)文件 行政辦文件 生產(chǎn)處文件 技術(shù)處文件 財(cái)務(wù)部文件 按職能部門劃分文件，便于查找文件出處，但會(huì)導(dǎo)致同部門文件混雜，子類繁多。 通用類文件 經(jīng)濟(jì)類文件 技術(shù)類文件 溝通類文件 通用類文件包括通知、公告、請(qǐng)示、報(bào)告、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、管理辦法等。 經(jīng)濟(jì)類文件記載生產(chǎn)、管理、流通、分配、消費(fèi)等方面內(nèi)容。 技術(shù)類文件如技

4、術(shù)圖紙、設(shè)計(jì)方案、施工方案等。 溝通類文件如客戶郵件往來(lái)、政府部門參觀、檢查、新聞媒體來(lái)訪等。 對(duì)于企業(yè)而言，選擇何種分類方法，這里沒(méi)有特別的建議，關(guān)鍵要適用。以適合企業(yè)實(shí)際運(yùn)作，提高文件處理效率為原則。 企業(yè)文件同政府公文及文藝作品有共同點(diǎn)。當(dāng)然，也有很多不同的地方。 都為一定的對(duì)象服務(wù)； 都有運(yùn)詞造句、布局謀篇、使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等； 都要求具備鮮明性、準(zhǔn)確性和生動(dòng)性。 企業(yè)文件是企業(yè)管理的再現(xiàn)，因此，有經(jīng)濟(jì)效益的問(wèn)題。故企業(yè)文件在撰寫(xiě)時(shí)，要注意言簡(jiǎn)意賅、用詞準(zhǔn)確、樸實(shí)，力求以最少的字?jǐn)?shù)最清楚地表達(dá)意思，以節(jié)省紙張和員工閱讀時(shí)間。 企業(yè)文件具有政策性、實(shí)用性、廣泛性。這一點(diǎn)十分類似政府公文。 企

5、業(yè)文件以說(shuō)明文為主，具有較強(qiáng)的邏輯性和條理性，要對(duì)工作有指導(dǎo)意義，能帶來(lái)管理的改善，提高經(jīng)濟(jì)效益。 企業(yè)文件雖不必具有政府公文之法律性，但也要注意嚴(yán)肅性。不可在企業(yè)文件中使用不莊重的詞語(yǔ)。 企業(yè)文件格式可參考相似之公文格式和應(yīng)用文格式。同時(shí)，企業(yè)也可自行設(shè)計(jì)具有自己特色的文件格式。如： 將公司名稱、地址、主頁(yè)、電話、傳真、標(biāo)志等信息置于文件頭或尾，起到傳播企業(yè)文化的作用。 將公司經(jīng)營(yíng)理念、企業(yè)精神、戰(zhàn)略目標(biāo)置于文件頭或尾，起到鼓舞激勵(lì)員工奮發(fā)向上的作用。 文件格式力求嚴(yán)謹(jǐn)實(shí)用，美觀簡(jiǎn)潔，不要過(guò)于花哨。一般可在公文格式基礎(chǔ)上作少量的變動(dòng)即可。 2.3.2文件編號(hào)、字號(hào)規(guī)劃 企業(yè)應(yīng)科學(xué)規(guī)劃文件字號(hào)

6、及編號(hào)系統(tǒng)，以便于文件管理。 文件編號(hào)應(yīng)具有唯一性，即一個(gè)文件只有一個(gè)編號(hào)，一個(gè)編號(hào)只對(duì)應(yīng)一個(gè)文件。文件編號(hào)建議格式為：文件類別+流水號(hào) 文件字號(hào)包括文件類別及文件日期方面信息，目前廣泛應(yīng)用于政府公文管理中。文件字號(hào)構(gòu)成為：企業(yè)名稱第一個(gè)字+文件類別簡(jiǎn)寫(xiě)+年份+流水號(hào)。如ABC公司2002年1月1日發(fā)第一份行政文件，其文件字號(hào)可編成：“A行字2002001”。文件格式的其余部分，請(qǐng)參考有關(guān)公文寫(xiě)作及應(yīng)用文寫(xiě)作書(shū)籍，這里不作過(guò)多論述。 二、文件控制和管理流程 目前，已有越來(lái)越多的企業(yè)都在用ISO9000標(biāo)準(zhǔn)管理企業(yè)。在ISO9000的要素中，文件和記錄的控制與管理是一個(gè)重要模塊，也是令企業(yè)頭疼的

7、環(huán)節(jié)，因?yàn)镮SO9000嚴(yán)格的文件和記錄控制與管理需要企業(yè)投入大量的紙張。而一個(gè)設(shè)計(jì)欠佳的文件控制和管理流程勢(shì)必加大紙張的投入和浪費(fèi)。 企業(yè)文件控制和管理較為常見(jiàn)的流程圖如下：(略) 關(guān)于此流程的各環(huán)節(jié)具體內(nèi)容，將在下面的章節(jié)中逐步說(shuō)明。 由于文件書(shū)寫(xiě)及處理有其特殊性，因此它要求從事此方面工作之員工必須具有以下能力。 文件上傳下達(dá)，很自然地和公司所有部門發(fā)生了聯(lián)系，這種聯(lián)系要求工作人員有較強(qiáng)之人際關(guān)系技巧和協(xié)調(diào)溝通能力一方面，作為文件書(shū)寫(xiě)人員，在接受書(shū)寫(xiě)任務(wù)時(shí)，既要尊重領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)決貫徹領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又不能一味迎合，要敢于發(fā)表自己的意見(jiàn)，善于向領(lǐng)導(dǎo)提建議、出主意。 一定的寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)（如語(yǔ)法、修辭、

8、邏輯等）是文件處理工作人員必須的。文思敏捷、行文迅速、言簡(jiǎn)意賅、格式規(guī)范、切合實(shí)際、標(biāo)新立異的文風(fēng)是衡量一個(gè)文件處理工作人員的重要標(biāo)準(zhǔn)。 1.3口頭表達(dá)能力口頭表達(dá)能力（口齒清楚、表達(dá)準(zhǔn)確、條理分明、說(shuō)話得體）是一個(gè)文件處理工作人員的基本功。 由于辦公自動(dòng)化越來(lái)越廣泛地在企業(yè)中加以應(yīng)用，因此，作為新時(shí)代之文件處理工作人員，必須學(xué)會(huì)使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，包括： 計(jì)算機(jī)及OA系統(tǒng) 復(fù)印機(jī) 傳真機(jī) 電話 投影機(jī) 攝相機(jī) 照相機(jī) 錄音機(jī) 由于文件處理涉及公司的許多機(jī)密資料，因此，作為其中的工作人員，必須具備保守機(jī)密的品德。 企業(yè)應(yīng)視其規(guī)模成立一個(gè)“文件控制與管理部門”，可命名為“文控中心”，也可稱為“文件

9、管理辦公室”。此部門負(fù)責(zé)公司所有文件書(shū)寫(xiě)、打字、印制、審核、收發(fā)及管理工作。 文件書(shū)寫(xiě)是文件控制與管理過(guò)程中工作量最大，難度最大的一個(gè)環(huán)節(jié)，它涉及到的技術(shù)問(wèn)題很大，對(duì)工作人員也提出很高的要求。 為了防止無(wú)實(shí)用價(jià)值的文件產(chǎn)生，浪費(fèi)資源，甚至對(duì)企業(yè)管理產(chǎn)生負(fù)面影響。企業(yè)必須建立“文件申請(qǐng)制度”，即在文件正式書(shū)寫(xiě)之前，提出申請(qǐng)，經(jīng)科學(xué)驗(yàn)證、審核之后，方可進(jìn)入書(shū)寫(xiě)階段。 文件申請(qǐng)由文件書(shū)寫(xiě)需求之單位或個(gè)人提出，由文件管理辦公室負(fù)責(zé)審核，審核項(xiàng)目： 文件是否與公司業(yè)務(wù)有關(guān)，是公司文件，又是私人文件； 文件是否與公司經(jīng)營(yíng)理念、目標(biāo)、規(guī)章制度及其他現(xiàn)行文件相沖突； 文件發(fā)放時(shí)機(jī)、時(shí)間是否恰當(dāng)； 文件是否有實(shí)

10、用價(jià)值，能否帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益。 文件書(shū)寫(xiě)申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，方可進(jìn)入文件書(shū)寫(xiě)階段。 文件書(shū)寫(xiě)管理辦法 文件書(shū)寫(xiě)可由申請(qǐng)部門提供題材及資料，文件管理辦公室專業(yè)人員負(fù)責(zé)完成，也可由文件申請(qǐng)部門自行書(shū)寫(xiě)，文件管理辦公室修改潤(rùn)色，并加以審核。審核內(nèi)容包括： 文件內(nèi)容與申請(qǐng)內(nèi)容是否一致？ 文件中是否有攻擊他人之言語(yǔ)？ 文件格式與公司文件格式是否一致？ 文件發(fā)送范圍是否正確，有無(wú)不必要之人接收此文件？ 文件書(shū)寫(xiě)基礎(chǔ)知識(shí)(略) 企業(yè)常用應(yīng)用文寫(xiě)作方法及技巧(略) 企業(yè)文件發(fā)送一般包括送審、簽發(fā)、編號(hào)、登記、復(fù)印、蓋章、發(fā)送幾個(gè)環(huán)節(jié)。 文件經(jīng)過(guò)電腦打字排版后，應(yīng)送擬搞人修改，當(dāng)擬稿人多次修改、確定無(wú)誤后，簽名放行。至

11、此，該文件可送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批了。 若文件較長(zhǎng)，一般應(yīng)附上提綱和疑難問(wèn)題、重點(diǎn)問(wèn)題說(shuō)明，以幫助領(lǐng)導(dǎo)在較短時(shí)間內(nèi)作出決定文稿送出后，要隨時(shí)掌握其批轉(zhuǎn)方向，適時(shí)催詢審批結(jié)果，以免貽誤工作。要做到這一點(diǎn)，就需要文件管理工作人員作好送審登記。 文件只有經(jīng)過(guò)具有相當(dāng)資格之領(lǐng)導(dǎo)人簽字后，方可生效。企業(yè)應(yīng)制訂一份詳細(xì)清單，規(guī)定每一類文件之資格簽發(fā)人。 審批權(quán)限的一般原則為：涉及全面性及重大事件文件，由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，或通過(guò)會(huì)議討論后通過(guò)，再由主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；涉及某一方面問(wèn)題的文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)；對(duì)于一般事務(wù)性文（函）件，由中層管理干部簽發(fā)即可。 文件簽發(fā)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 及時(shí)性。相關(guān)資格人收到待簽之文件

12、后，應(yīng)及時(shí)審核、修改、簽發(fā)，若有意見(jiàn)或不明之處，應(yīng)詢問(wèn)并處理，不可隨意拖延，以免影響其他部門/人員工作。 嚴(yán)肅性。簽發(fā)文件使用習(xí)慣簽名，以防他人仿造。簽名要具有個(gè)性，要具有一定仿偽功能。 文件編號(hào)對(duì)文件管理意義重大，各企業(yè)要制訂適合本企業(yè)的編號(hào)原則。關(guān)于企業(yè)編號(hào)基本原則和方法，在第一章也作了概述。文件管理人員在進(jìn)行文件編號(hào)時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)： 根據(jù)文件類別編制文號(hào)，不可張冠李戴。 文件編號(hào)要根據(jù)文件登記順序依次排列，不可有空號(hào)或重號(hào)。 編號(hào)要在登記的同時(shí)進(jìn)行，除特殊情況外，不要給擬發(fā)的文件留號(hào)，以免由于該文件不發(fā)而造成空號(hào)。 不太重要的文件只需編文號(hào)，不編“文件字號(hào)”。 無(wú)論是編有文件字號(hào)的重

13、要文件，還是不編文件字號(hào)之不太重要之文件，都需要進(jìn)行登記。文件登記常用的方法有“一文一帳式”和“一帳多文式”。由于企業(yè)文件相對(duì)政府部門要少得多，發(fā)文范圍也沒(méi)有那么廣，因此多用“一帳多文式”登記簿進(jìn)行文件登記。“一帳多文式”登記簿樣式如下： “文件號(hào)”：文件的登記編號(hào)。 “文件字號(hào)”：包含發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文順序、文件種類等信息的文件正式編號(hào)，一般用于重要文件。 “文件標(biāo)題”：文件若有標(biāo)題，直接填入；無(wú)標(biāo)題之文件，要一簡(jiǎn)短的摘要填入。 “擬稿部門”：文件起草部門。 “密級(jí)”：指所發(fā)文件的程度，沒(méi)有則不填。 “分發(fā)情況”：文件的發(fā)放范圍及份數(shù)。 “歸檔”：文件歸檔人及份數(shù)。 “發(fā)出日期”：文件

14、發(fā)出日期或時(shí)間段。 “封套號(hào)”：所發(fā)文件裝封后，封皮上編的號(hào)。一般用于遠(yuǎn)程分發(fā)文件。 企業(yè)文件發(fā)行量不是很大，一般無(wú)須采取膠印、油印、鉛印，只需復(fù)印即可。復(fù)印文件之前，要檢查文件之頁(yè)數(shù)及附件，防止缺頁(yè)。同時(shí)也要注意是否經(jīng)過(guò)合法審批及簽字。企業(yè)文件復(fù)印，要充分考慮經(jīng)濟(jì)效益問(wèn)題。以最大限度減少紙張和碳粉為原則。為此，必須注意以下幾點(diǎn)。 盡量采取縮印之方法； 若為不太重要之文件，可采用單面廢紙復(fù)印； 沒(méi)有特殊情況，可采用雙面復(fù)印。 以上均為節(jié)約復(fù)印成本的方法，企業(yè)也可根據(jù)自己情況，找出更有效的管理方法，形成制度，以節(jié)約成本。當(dāng)出現(xiàn)復(fù)印失誤，造成文件報(bào)廢時(shí)，要注意及時(shí)銷毀報(bào)廢文件，防止失密泄密。復(fù)印文

15、件時(shí)要注意保護(hù)好原稿，不得涂抹污損，更不得丟失。多頁(yè)裝訂文件時(shí)，須注意檢查缺頁(yè)、倒置頁(yè)等，并盡量采用脫粘法，避免使用書(shū)釘裝釘，以免日后立卷歸檔時(shí)拆卸金屬釘?shù)穆闊┖蛽p壞文件。采用書(shū)釘裝釘時(shí)，應(yīng)注意頁(yè)邊對(duì)齊，上下兩顆書(shū)釘應(yīng)在同一直線上，既要裝訂牢固，又要方便閱讀。 正式文件須加蓋印章，否則視為無(wú)效文件。當(dāng)然，企業(yè)也可能考慮本身的實(shí)際情況，以提高辦事效率，減免此手續(xù)。但一般來(lái)說(shuō)，蓋印表明了文件的嚴(yán)肅性。用印時(shí)要注意以下幾點(diǎn)： 檢查有無(wú)資格人簽字，根據(jù)資格人和文件類型、性質(zhì)選擇相應(yīng)權(quán)限之印章。 蓋印份數(shù)與原稿標(biāo)準(zhǔn)印刷份數(shù)相同，多余份數(shù)不蓋章。 用印位置應(yīng)在落款正中央，上不壓正文，下不壓日期，印章下沿要

16、稍稍壓蓋在落款年月之上，稱之謂“騎年蓋月”。 印章必須端正、清晰。蓋印時(shí)要穩(wěn)當(dāng)，對(duì)好方位，切勿歪斜或顛倒。 文件發(fā)送工作由“文控中心”完成。發(fā)送范圍根據(jù)文件標(biāo)注之范圍。文件發(fā)送方法有： 人工發(fā)送。主要適用短距離發(fā)送，一般企業(yè)常用此方法。 郵寄發(fā)送。利用郵局發(fā)送。 電子郵件或軟件系統(tǒng)發(fā)送。用于非重大事件?，F(xiàn)代企業(yè)多用此方法。 傳真發(fā)送。用于緊急之文件。 為了確保文件發(fā)送準(zhǔn)確到位，在發(fā)文的同時(shí)，應(yīng)配送一張“發(fā)文通知單”，收文單位收到文件后，立即填寫(xiě)該單，回傳，以證實(shí)文件已成功發(fā)送。作為現(xiàn)代化企業(yè)，目前正在越來(lái)越多地使用電子郵件或OA（辦公自動(dòng)化）系統(tǒng)收發(fā)文件。這種發(fā)文方式有著節(jié)約成本（人工和紙張等

17、），提高辦事效率，便于管理和查詢等多方面的優(yōu)勢(shì)。但是，許多人感到美中不足的是電子郵件缺乏嚴(yán)肅性和真實(shí)性。 文件接收包括各類來(lái)文的簽收、登記和閱讀等，是對(duì)文件的直接利用過(guò)程；文件管理包括文件的立卷、歸檔、修改和銷毀，是文件處理過(guò)程中時(shí)間跨度最長(zhǎng)的一個(gè)環(huán)節(jié)。 企業(yè)文件可能通過(guò)以下途徑傳遞過(guò)來(lái)： 外部來(lái)文：一般通過(guò)郵寄、傳真、電子郵件，分別由大門招待室、文控中心接收。 內(nèi)部來(lái)文：一般通過(guò)人工傳遞和OA系統(tǒng)。一般由公司文控中心負(fù)責(zé)接收。 文件簽收根據(jù)來(lái)源不同而有別。 外部來(lái)文有時(shí)夾帶“簽收回執(zhí)單”，要單位收到文件后，在此回執(zhí)單上簽名并回傳，但大多數(shù)情況下沒(méi)有此回執(zhí)單。外部來(lái)文若為一般信件或不大重要之文

18、件，可直接傳送相關(guān)部門相關(guān)人員，不作簽收標(biāo)志；若為重要之文件，則要作簽收標(biāo)志。公司可雕刻一枚“文件簽收”印章，印章樣式如下圖： 簽收標(biāo)志一般蓋在文件右上角，便于立卷歸檔后翻閱。 內(nèi)部文件傳送時(shí)，一般有“投遞單”或“傳送薄”，各部門文件管理員在收文時(shí)，需在“投遞單”或“傳送薄”上簽名。 拆封 拆開(kāi)文件包或信封，取出文件的過(guò)程稱為拆封。拆封要由封面指定人員執(zhí)行，若沒(méi)有特別注明，一律由“文控中心”工作人員負(fù)責(zé)拆封。拆封注意事項(xiàng)： 注意保護(hù)封內(nèi)文件。建議用剪刀拆封。 注意將封內(nèi)文件全部取出。 取出的文件要單獨(dú)放置，不可與處理過(guò)之文件混放。 檢查文件上的主送和封皮上的主送是否一致，若不一致，則應(yīng)將封皮附

19、于文件后備查。 注意將封皮保存一段時(shí)間，以備查。 封內(nèi)裝有回執(zhí)單的，應(yīng)在回執(zhí)單上簽收并及時(shí)退回來(lái)件單位。 收文編號(hào) 文件收妥清單完后，要進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)原則同公司內(nèi)部文件編號(hào)制度。一般采取“分類流水號(hào)”法，即在分類基礎(chǔ)上進(jìn)行流水編號(hào)。 收文登記 文控中心只對(duì)收到之正式文件進(jìn)行登記，所有非正式，與公司業(yè)務(wù)關(guān)系不大之文件不予登記。具體界限公司可依據(jù)實(shí)際情況確定，一般根據(jù)文件的秘密程度、文件的性質(zhì)、實(shí)際工作需要、文件數(shù)量多少情況決定。企業(yè)收文登記一般采用“一文一表式”，同文件“批辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“傳閱”等文件管理工作結(jié)合在一起。 登記表樣如下圖： 文件閱讀 各部門領(lǐng)導(dǎo)收到文件后，要進(jìn)行“批示”，批示內(nèi)

20、容包括： 閱讀范圍 閱讀方式 工作安排 其他相關(guān)事宜 部門文件管理工作人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，處理文件。 傳閱 傳閱是文件閱讀的常用方式，特別適合在非計(jì)算機(jī)化狀態(tài)下文件管理工作，它可起到節(jié)約紙張成本的作用。但其缺點(diǎn)也十分明顯，那就是效率低，費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)。這種劣勢(shì)可以用OA系統(tǒng)解決。部門傳閱文件如果量大，則應(yīng)注意選擇合適之傳閱方法，以避免混亂及效率低等問(wèn)題，常用文件傳閱方法有： 分送傳閱：由部門文件管理員根據(jù)閱讀者之重要程度，逐個(gè)遞送。程序?yàn)椋合人偷谝粦?yīng)閱人，接著送第二應(yīng)閱人 集中傳閱：利用開(kāi)會(huì)和學(xué)習(xí)討論機(jī)會(huì)傳閱文件。 設(shè)立傳閱室：重要文件可用此法，便于文件管理員監(jiān)督閱讀人之閱讀質(zhì)量。 回傳：在傳閱過(guò)程

21、中，若有領(lǐng)導(dǎo)批示與其他人有關(guān)，則應(yīng)回過(guò)頭傳給相應(yīng)之人。 專傳：用于機(jī)密文件的傳閱。 文件立卷歸檔 對(duì)于重要文件及有保存價(jià)值的文件，企業(yè)應(yīng)立卷歸檔，妥善保存，以備后查。 確定立卷范圍 企業(yè)應(yīng)制訂制度，明確哪些文件應(yīng)進(jìn)行立卷，哪些文件只需作一般性保存。確定文件立卷范圍總的原則：本部門工作活動(dòng)中形成的，已經(jīng)辦理完畢，具有查考價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會(huì)議文件、電話記錄；本部門圖表、有關(guān)活動(dòng)照片、錄音帶、錄相帶、光盤等。 確定文件立卷范圍應(yīng)注意： 要有全面、長(zhǎng)遠(yuǎn)的觀點(diǎn)。 要以內(nèi)容為主。 不能片面強(qiáng)調(diào)“以本部門為主”。 不需立卷的文件范圍包括： 重份文件。 未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿。 事務(wù)性的，

22、臨時(shí)性的沒(méi)有查考價(jià)值的文件材料。 與本部門業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之文件。 內(nèi)容被其他文件所包括了的文件。如日?qǐng)?bào)、周報(bào)等。 一般往來(lái)文件之封皮、封套。 按內(nèi)容立卷 按作者立卷 按名稱立卷 按時(shí)間立卷 按發(fā)文單位立卷 按制成材料立卷 按重要程度立卷 按文件編號(hào)立卷 以上立卷方法無(wú)明顯之優(yōu)劣之分，企業(yè)可以根據(jù)自身情況，靈活選擇。 第一步：確定立卷文件的范圍。 第二步：根據(jù)立卷范圍。清理文件。 第三步：確定立卷方法。 第四步：根據(jù)立卷方法，對(duì)需立卷之文件進(jìn)行分類，編制案卷類目。 第五步：擬寫(xiě)案卷標(biāo)題。 第六步：編寫(xiě)案卷內(nèi)文件目錄及頁(yè)碼。 第七步：填寫(xiě)備考表，注明案卷存在的問(wèn)題及本卷內(nèi)需要說(shuō)明的情況。 第八步：案卷的

23、裝訂、裝盒。 第九步：案卷的排列與編號(hào)。 第十步：填寫(xiě)案卷目錄。 五、文件修改 企業(yè)文件在使用過(guò)程中，由于公司戰(zhàn)略的改變，客戶需求的改變，企業(yè)發(fā)展規(guī)模的改變等多方面原因，可能會(huì)不斷修改、完善。因此，就出現(xiàn)了文件修改的過(guò)程。根據(jù)ISO9000的要求：確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。必要時(shí)對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審與更新，并再次批準(zhǔn)。這對(duì)文件修改控制提出了較高的要求。常用文件修改流程為：文件起草部門提出修改申請(qǐng)，相關(guān)資格人審批后執(zhí)行修改，修改完成后再經(jīng)過(guò)一次審批手續(xù)；交由“文控中心”發(fā)文，“文控中心”在發(fā)文過(guò)程中，要回收所有舊版文件，并蓋“作廢章”，集中作廢。文件修改申請(qǐng)批準(zhǔn)后之處理工作，完全同第二章、第三章、第四章內(nèi)容，在此不作過(guò)多描述。 六、文件銷毀 文件銷毀