公司文件管理辦法

1、CAPP 公 司 文 件 管 理 辦 法為了規(guī)范公司的文件管理，確保文件及時(shí)傳遞到相關(guān)部門而不耽誤上下級或同級 的工作，以規(guī)范公司的各項(xiàng)文件收、發(fā)（擬稿、會簽、審批、簽發(fā)及實(shí)施）工作，制 定本法。1 管理原則1.1 辦公室是公司文件管理的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)全公司行政公文、協(xié)議、合同 類傳遞處理工作。1.2 公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送 正式文件。2 基本要求2.1 各部門需要正式文件發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交辦公室審核備案后。經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批同意發(fā)文.2.2 送件部門（人）應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、文件類別、編號、接件人 等事項(xiàng)在收發(fā)文件登

2、記簿中填寫清楚。辦公室應(yīng)及時(shí)把審閱結(jié)果反饋給報(bào)送部門。3 內(nèi)部文件3.1 文件起草需公司正式下發(fā)的文件由指定的擬稿人擬稿：公司文件由發(fā)起部門擬稿，行政人 事部負(fù)責(zé)組織會審；屬部門專業(yè)文件由各部門指定人員擬稿，部門負(fù)責(zé)人審核。3.2 文件審核各擬稿部門負(fù)責(zé)提報(bào)文件內(nèi)容、方案、文件格式規(guī)范審核上報(bào)總經(jīng)理或董事長簽 批文件的審核，。辦公室負(fù)責(zé)審核，是否需要行文，是否符合公司有關(guān)制度、規(guī)定，是否發(fā)起部門 與相關(guān)部門進(jìn)行了協(xié)商、會簽，文字表達(dá)、文種使用、文件格式是否符公司有關(guān)規(guī)定。3.3 文件簽發(fā)文件形成后，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室負(fù)責(zé)復(fù)印、蓋章、轉(zhuǎn)發(fā)（送）、執(zhí)行和歸檔。4 外來文件外來的文件由辦公室責(zé)簽收

3、，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部 門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接后即時(shí)報(bào)送。文件收發(fā)部門應(yīng)在文件登記簿中 填寫清楚交接事項(xiàng)。5 業(yè)務(wù)流程5.1 文件管理業(yè)務(wù)流程分為收文和發(fā)文。5.1.1 收文一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、 歸檔、銷毀等程序；5.1.2 發(fā)文指以公司、或部門名義制發(fā)文件的過程，一般包括草擬、會簽、審核、 簽發(fā)、復(fù)核、用印、分發(fā)等程序。5.2 發(fā)文程序與要求擬稿 f 校對審核 f 主辦部門負(fù)責(zé)人審核 f 相關(guān)部門會簽 f 領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā) f 打印公文 f 蓋章 f 分發(fā) f立卷 f 歸檔。5.2.1 擬稿1各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先以上級指

4、示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。問題比較復(fù)雜的，負(fù)責(zé)人應(yīng)親自草擬，或經(jīng)集體研究提出方案后，指定專人草擬。2草擬文稿必須做到情況確實(shí)、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點(diǎn)符號正 確。3文稿擬就后，擬稿人應(yīng)附發(fā)文稿紙首頁（協(xié)議合同類應(yīng)填附合同協(xié)議會簽單）詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、標(biāo)定日期和密級。5.2.2 審核1主辦部門負(fù)責(zé)人根據(jù)有關(guān)文件規(guī)定，對文稿是否符合相應(yīng)規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實(shí)際需要進(jìn)行審查和修改，對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、 格式不符的文件應(yīng)退回?cái)M稿人重新擬稿。2辦公室復(fù)核的重點(diǎn)是：是否需要行文、行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī) 則和擬

5、制文件的有關(guān)要求，文件是否符合相應(yīng)規(guī)定，是否符合公司利益，是否符合實(shí) 際需要。在不改變原意的情況下，審核人員有權(quán)對文件進(jìn)行刪節(jié)和文字加工。內(nèi)容紊亂、文字冗長、需做較大修改的文稿，可提出修改意見，由擬稿人進(jìn)行修改。3總經(jīng)理審核總經(jīng)理對文件內(nèi)容進(jìn)行批示意見后，返回行政人事部。由行政人事部返回?cái)M稿部 門進(jìn)行修訂或直接進(jìn)入會簽重走相應(yīng)審批流程。523 會簽需經(jīng)會簽的文件， 應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽， 對文件涉及其他部門職權(quán)范 圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商并走會簽程序，取得一致意見后方可行 文。會簽文稿以會簽部門負(fù)責(zé)人簽字為有效。524 簽發(fā)文稿經(jīng)審核（須經(jīng)會簽）后，送總經(jīng)理或董事長審定

6、批準(zhǔn)簽發(fā)。5.2.5 復(fù)核公司級文件正式印刷（打?。┣?，辦公室應(yīng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù) 是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。部門內(nèi)文件由各部門制定人員復(fù)核。526 印刷（打?。⒂糜?、分發(fā)1簽發(fā)后的文件由由辦公室按照相關(guān)制度對文件正式編號、印刷（打?。Ｓ∷ⅲù蛴。┍仨毞弦?guī)定格式，字跡清楚無誤，整潔美觀，份數(shù)準(zhǔn)確。2印刷（打?。┪募蓴M稿人負(fù)責(zé)校對。重要文件應(yīng)進(jìn)行兩次或多次校對，以確保質(zhì)量。文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；3公文蓋章只限于發(fā)出和存檔的公文，留作他用的公文不蓋章，印章要蓋得端 正、清晰，嚴(yán)防錯(cuò)蓋、漏蓋。4上報(bào)的文件嚴(yán)密裝封，并嚴(yán)格

7、執(zhí)行文件傳遞簽收手續(xù)。凡屬重要文件，一律 不得托人代簽、代捎。5以公司名義發(fā)出的文件，底稿與正本由辦公室收存?zhèn)洳椤?文件打印后，由辦公室負(fù)責(zé)分發(fā)并檢查落實(shí)情況。5.3 收文程序與要求收文辦理指對收到文件的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。5.3.1文件簽收凡公司外來公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)親啟的外)均由辦公室登記簽收，后分別交行 政主管或經(jīng)理拆圭寸。在簽收和拆圭寸時(shí)，接收人員應(yīng)注意檢查文件包裝是否完好，對于 封口或郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，并有權(quán)拒絕簽收。5.3.2文件登記編號(1)收到上級或平級文件后應(yīng)及時(shí)附上“外來文件簽批單”，并分類登記編號 送部門或公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，領(lǐng)

8、導(dǎo)簽批處理意見后進(jìn)入批轉(zhuǎn)或歸檔流程。(2) 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送部門或行政人事部進(jìn) 行登記編號保管，不得個(gè)人保存。(3) 收到的文件應(yīng)按本辦法編寫收文編號，并逐項(xiàng)登記文件標(biāo)題、份數(shù)、制發(fā) 部門、日期、密級、內(nèi)容概要等項(xiàng)內(nèi)容。5.3.3審核(1) 各部門凡收到需要辦理的正式文件，均需由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核重 點(diǎn)是：是否應(yīng)由本部門辦理；是否符合相應(yīng)公司規(guī)定。(2) 涉及上報(bào)董事長、總經(jīng)理事項(xiàng)，辦公室部應(yīng)審核其他部門職權(quán)內(nèi)辦理的事 項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范；不符合規(guī)定的公文，可退回呈 報(bào)部門并說明理由。5.3.4擬辦(1) 凡正式文件，收文部門根據(jù)

9、文件內(nèi)容和性質(zhì)審核閱簽后，提出擬辦意見， 送批轉(zhuǎn)部門辦理，重要文件應(yīng)呈送上級部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門 閱辦。(2)一般函、文件、單據(jù)、傳真等，由部門直接分轉(zhuǎn)處理。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明 確辦理時(shí)限；如涉及幾個(gè)部門會辦的文件，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門，協(xié)辦部門，協(xié)調(diào)后再 分轉(zhuǎn)處理。(3) 為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。5.3.5批辦（1）為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，各部門應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到批轉(zhuǎn)部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過 2 天（特殊情況例外）。（2） 審批文件時(shí)，對有具體處理事項(xiàng)的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審 批日期，其他

10、審批人圈閱視為同意；沒有具體事項(xiàng)的，圈閱表示已閱知。5.3.6 承辦（1）承辦部門收到交辦的文件后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。緊急文件應(yīng)當(dāng) 按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)予以說明。（2） 對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的，應(yīng)立即退回批轉(zhuǎn)部門，并說明理由，不得橫向傳遞。（3） 文件辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門 協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請上級協(xié) 調(diào)或裁定。5.3.7 催辦（1） 經(jīng)過辦公室送公司總經(jīng)理、董事長批示或者交有關(guān)部門辦理的文件，辦公 室負(fù)責(zé)催辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點(diǎn)催辦，一般文件定期催

11、辦。（2） 由發(fā)起部門傳送的文件，發(fā)起部門應(yīng)指定專人跟蹤催辦，承辦部門接到文 件、應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定， 并征得發(fā)文部門同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)或歸檔。6 文件歸檔6.1 文件辦完后，承辦部門及時(shí)整理（立卷）、歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的 文件。6.2 歸檔的文件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保 證歸檔文件的齊全、完整，能正確反映該項(xiàng)工作的主要情況，便于保管和利用。6.3 工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的文件按照有關(guān)規(guī)定移交、 清退。6.4 擬制、修改和簽批文件，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合

12、存檔要求。6.5 文件的歸檔范圍6.5.1 凡下列文件統(tǒng)一由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔：公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo) 發(fā)言和經(jīng)營工作的報(bào)告、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；2中層及以上管理人員會以及各種專業(yè)例會記錄；3公司一級部門組織召開的會議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議 記錄等；4參加交流、洽談?wù)匍_的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報(bào)發(fā)言材 料等；5反映公司經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作、團(tuán)體活動等的音像攝制品；6公司向上級請求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。6.5.2 業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的項(xiàng)目活動資料，日常由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔，

13、每年定期移交辦公室歸檔。6.5.3 聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔，其他部門保存復(fù) 制件或其他形式的文件副本，每年移交辦公室歸檔。7 文件傳遞規(guī)定7.1 閱批文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件呈送部門。閱批文件一 般不得超過2 天，主批人應(yīng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批時(shí)間。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、 “擬辦意見”，呈送部門應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān) 事宜。7.2 由董事長或總經(jīng)理批閱的文件，一般應(yīng)在 1 個(gè)工作日內(nèi)批閱；因特殊情況需 高層會議討論的，應(yīng)先告之行政人事部傳達(dá)，待議后再予以回復(fù)。7.3 由各部門辦理的文件，最遲不超過 2 天辦理，緊急文

14、件應(yīng)于當(dāng)日辦理。7.4 對重要文件，主辦部門應(yīng)當(dāng)隨時(shí)跟進(jìn)了解和及時(shí)反饋執(zhí)行情況。7.5 跨部門公司級文件傳遞必須填寫文件接收.7.6 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、或 公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容7.7 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作 需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。8 附則8.1 文件處理必須堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全； 必須嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，確保公司機(jī)密安全。接觸公司機(jī)密公文的員工，必須嚴(yán) 格執(zhí)行公司保密制度，確保機(jī)密不被泄露或利用。8.2 秘密文件不得翻印、轉(zhuǎn)發(fā)，傳遞秘密文件時(shí)，必須采取保密措施，確保安全, 利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等傳轉(zhuǎn)秘密文件，必須采用加密裝置。8.3 本管理辦法自公司領(lǐng)導(dǎo)簽批公布之日起執(zhí)行 。8.4 本辦法適用于公司對內(nèi)及對外的各種正式文件，公司及部門間上報(bào)下發(fā)的各 種文件、資料、協(xié)議合同等。公司對外聯(lián)系溝通的各種文件、資料、協(xié)議合同等。8.5 本管理辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋說明。附件：1、內(nèi)