本課主題：打造精美的數(shù)據(jù)透視表

1、精心整理本課主題：打造精美的數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表最大的功能在于分析，但是我們在用數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行分析的時(shí)候往往是要把做的分析給同事、老板、客戶供應(yīng)商以及相關(guān)人員看的。 那么，在這個(gè)時(shí)候數(shù)據(jù)透視表就要注重其儀表形象了。否則數(shù)據(jù)透視表的可讀性就比較差，吸引人眼球的能力也就比較差，所以一張養(yǎng)眼的數(shù)據(jù)，透視表首先在外表上也許就能打動閱讀者的心。下面就我們就來探討一下怎么樣讓數(shù)據(jù)透視表更美。一、試穿摩登套裝：自動格式1、 快速為數(shù)據(jù)透視表應(yīng)用格式套用格式的兩種方法：A、數(shù)據(jù)透視表工具欄里第二個(gè)按鈕，設(shè)置報(bào)告格式，激活自動套用格式。如圖1B、EXCEL 工具欄菜單，格式，自動套用格式。如圖 22、 四類自動

2、格式的區(qū)別與特點(diǎn)在自動套用格式里提供了 22 種格式，其中有 10 種報(bào)表類型，10 種表類型，1 種傳統(tǒng)數(shù)據(jù)透視表，1 種無格式。A、報(bào)表：報(bào)表格式的特征是它是一維表格，而且報(bào)表的優(yōu)先級成縮進(jìn)形態(tài)顯示。在應(yīng)用報(bào)表格式之后，它會改變數(shù)據(jù)透視表的布局。如圖 3B、表：是一個(gè)二維表格，沒有縮進(jìn)。應(yīng)用表的這種格式只是改變了字體顏色、大小、樣式、邊框等等，但是會保留數(shù)據(jù)透視表的原來的布局。如圖4C、傳統(tǒng)：傳統(tǒng)格式也就是 EXCELS認(rèn)的格式，數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建好之后就是這種格式。如果想讓數(shù)據(jù)透視表的格式回到原來樣子，就應(yīng)用這個(gè)格式。如圖5D 無：隱藏?cái)?shù)據(jù)透視表的某些特征，比如去掉透視表數(shù)據(jù)區(qū)域上方的“數(shù)據(jù)

3、”按鈕和邊框，讓 表格看起來更象普通表格，這就是無格式的用處。如圖63自動格式的優(yōu)點(diǎn)與缺點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)：A、快：只要選擇一個(gè)你認(rèn)為適合現(xiàn)在數(shù)透視表的格式就可以很快地應(yīng)用到表格中。B 、自動、鮮：當(dāng)套用了一個(gè)自動格式以后，無論透視表發(fā)生布局改變、刷新、內(nèi)容的篩 選，套用的格式是不會受到影響。如果不是自動套用格式，那么無法達(dá)到與透視表這廠：I .種無縫結(jié)合的這個(gè)特點(diǎn)。缺點(diǎn)：A、樣式太少了只有 22 個(gè)，容易應(yīng)生審美疲勞。B、不支持自定義。不能將自已設(shè)置好的格式保存下來供以后使用。二、個(gè)性鮮明 DIY1、 顯示或隱藏透視表的行、列總計(jì)方法 1:將光標(biāo)停在匯總項(xiàng)的行（列）的靠左邊（上邊）位置，光標(biāo)變?yōu)楹谏蛴?/p>

4、（向下）箭 頭時(shí)點(diǎn)右鍵，在彈出的對話框中選擇隱藏（不要將光標(biāo)停在行標(biāo)簽和列標(biāo)簽上）方法 2:定位鼠標(biāo)到任一單元格，單擊右鍵，表格選項(xiàng)，去掉列總計(jì)和行總計(jì)前的勾即可隱藏。（反之即可顯示）如圖 72、 顯示或隱藏透視表的分類匯總項(xiàng)隱藏分類匯總項(xiàng)的方法：A :把光標(biāo)停在分類匯總項(xiàng)左邊，當(dāng)光標(biāo)變成向右的箭頭，單擊鼠標(biāo)左鍵，所有的分類匯總項(xiàng)就都會被選中（要先啟用選定內(nèi)容功能），單擊鼠標(biāo)右鍵，彈出的菜單中選擇“隱藏”。B :雙擊要隱藏分類匯總的行字段名稱，彈出數(shù)據(jù)透視表字段對話框，在分類匯總選項(xiàng)下選擇“無”，確定。如圖 8精心整理顯示分類匯總項(xiàng)的方法：雙擊要顯示分類匯總的行字段名稱， 彈出數(shù)據(jù)透視表字段對

5、話框，分類匯總選項(xiàng)下選擇“自動” 或“自定義”，確定。（自動就是求和，自定義可以改變當(dāng)前的匯總方式，如計(jì)數(shù)等等）3、顯示或隱藏透視表的明細(xì)項(xiàng)隱藏?cái)?shù)據(jù)明細(xì)的方法：A、單擊想隱藏明細(xì)項(xiàng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)，鼠標(biāo)右鍵，彈出的菜單選項(xiàng)選擇“組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)下的隱 藏明細(xì)項(xiàng)目。如圖 9B、雙擊想隱藏明細(xì)項(xiàng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)，即可隱藏下一級的明細(xì)項(xiàng)。如圖10顯示數(shù)據(jù)明細(xì)的方法：雙擊已經(jīng)隱藏明細(xì)項(xiàng)的數(shù)據(jù)項(xiàng)，即可顯示隱藏的數(shù)據(jù)明細(xì)。4、合并居中顯示標(biāo)題內(nèi)容合并居中方法：選中透視表的任一單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，表格選項(xiàng)，勾選合并標(biāo)志。如圖11注意：在普通表格里最好不使用合并居中，因?yàn)樵谶M(jìn)行數(shù)據(jù)分析或創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表時(shí)可能遇到 很多問題。

6、數(shù)據(jù)透視表的合并居中是對整個(gè)數(shù)據(jù)透視表起作用的，該功能跟菜單里的合 并居中不同。5、每項(xiàng)后面插入空行雙擊字段名稱，布局，勾選“每項(xiàng)后面插入空行”，確定。如圖12注意數(shù)據(jù)透視表不允許直接在表內(nèi)插入空行，否則會影響它的完整性。6 設(shè)置錯(cuò)誤值的顯示方式選中透視表任一單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，表格選項(xiàng)，格式選項(xiàng)，勾選對于錯(cuò)誤值，然后在顯示 的框內(nèi)自定義內(nèi)容（可以配合 ALT+數(shù)字小鍵盤進(jìn)行特殊字符的輸入），確定。 如圖 13 7、處理空白處理數(shù)據(jù)項(xiàng)有空白的方法：選中透視表任一單元格，單擊鼠標(biāo)右鍵，表格選項(xiàng)，格式選項(xiàng)，勾 選“對于空白選項(xiàng)”，顯示（即可填入內(nèi)容進(jìn)行十分明替換）處理行字段內(nèi)有空白的方法：先復(fù)制

7、一個(gè)“（空白）”然后按 CTRL+r 查找替換，查找內(nèi)容粘貼 （空白），替換為輸入一個(gè)空格，點(diǎn)擊全部替換。- - &設(shè)置單元格格式A、行標(biāo)題：可以換一個(gè)填充色進(jìn)行填充、加粗。B、匯總項(xiàng)：啟用選定內(nèi)容，換填充色進(jìn)行填充，字體加粗，變換字體顏色。C、數(shù)據(jù)區(qū)域：設(shè)置數(shù)字格式，選中表格，單擊“千分位分隔符的數(shù)字”快捷鍵。如果想持久保 鮮數(shù)字格式，則用數(shù)據(jù)透視表的字段設(shè)置里的單元格格式來設(shè)置。如圖14三、智能外觀1、改變數(shù)值的顯示方式（自定義數(shù)字格式）A、全部選中，設(shè)置單元格格式。B、雙擊計(jì)數(shù)項(xiàng)，數(shù)據(jù)透視表字段，數(shù)字，自定義，類型中輸入“V”，確定，確定。如果想讓V變成紅色，則在自定義類型下面輸

8、入紅色“V”即可。如圖 15如果想在純數(shù)字后面加上某字，比如 102 班，即在自定義類型下面輸入 G/通用格式“班”， 確定，確定。注意：自定義數(shù)字格式只能在有數(shù)字的字段用。因?yàn)槲谋咀侄尾藛沃袥]有此項(xiàng)顯示。如圖 162、隱藏零值A(chǔ)、工具菜單，選項(xiàng)，視圖，勾選掉“零值”。這種設(shè)置法整個(gè)表格將不會顯示零值。如圖17C、只希望零值不在透視表中顯示，并且出現(xiàn)負(fù)數(shù)的需要標(biāo)注出來：雙擊字段名，數(shù)據(jù)透視表 字段選擇數(shù)字，數(shù)值，選擇負(fù)數(shù)用紅字顯示格式，點(diǎn)擊自定義，然后在代碼的后面輸入 0.00_;紅色-0.00_，確定，確定。如圖 18自定義格式說明：1、如果只定義一個(gè)段，則該代碼用于所有的數(shù)字上。2、如果只

9、定義兩個(gè)段，第一段用于正數(shù)和 0,第二段用于負(fù)數(shù)。精心整理精心整理3、如果只定義三個(gè)段，第一段用于正數(shù)，第二段用于負(fù)數(shù)，第三段用于0 值。4、如果定義四段，第一段用于正數(shù)，第二段用于負(fù)數(shù)，第三段用于0 文本，第四段用于文本。有空還得補(bǔ)補(bǔ)這方面的知識。3、突出顯示符合條件的數(shù)值A(chǔ)、按數(shù)值大?。?00 以上用紅顏色表示，500 以下用藍(lán)顏色表示。方法 1 自定義格式設(shè)置，雙擊字段名，數(shù)字，自定義類型下面輸入紅色500G/通用格式；藍(lán)色500G/通用格式。如圖 19方法 2:條件格式設(shè)置，選中數(shù)據(jù)區(qū)域，格式，條件格式，單元格數(shù)值，大于，500,格式，顏色，藍(lán)顏色，確定。添加條件，單元格數(shù)值，小于等于

10、，500,格式，顏色，紅顏色，確定。如圖 20B 、按目標(biāo)值差距數(shù)據(jù)透視表中的某一列數(shù)值與某一個(gè)目標(biāo)值比對的結(jié)果，根據(jù)這個(gè)結(jié)果去做相應(yīng)的突出顯示。選中合同結(jié)束列，格式，條件格式，公式，=E5$H$1 格式，圖案綠色。如圖 21。選中合同結(jié)束列，格式，條件格式，公式，=E5-“2007-9-30 ” 0,格式，圖案綠色。4、永恒的邊框傳統(tǒng)透視表格式的風(fēng)格里，通過手動添加邊框線，刷新后就沒有了?？梢酝ㄟ^條件格式設(shè)置自動地為表格加上邊框線。A、尋找每行都有數(shù)據(jù)的列與每列都有數(shù)據(jù)的行B 、設(shè)置條件格式方法：選中透視表，格式，條件格式，條件1，公式后面輸入=and（$A5”，A$5”）當(dāng)前面兩個(gè)條件成立

11、時(shí)就應(yīng)用后面設(shè)置的格式確定。如圖22使用條件格式，簡單易行無需代碼，但是如果行字段或者列字段中有“空項(xiàng)目”，那么數(shù)據(jù)透視表的公式就不像下圖中那么簡單了，或是改變透視表布局，比如添加字段后透視表區(qū)域?qū)ⅰ皵U(kuò)大”，那么新增加的單元格區(qū)域無法自動添加條件格式，因此沒有“永恒邊框”，也就是說這種實(shí)現(xiàn)方法門一無法自適應(yīng)擴(kuò)展。D 問題：如何創(chuàng)建通用的條件？這個(gè)下去再想。? ? ? ? ? ? 活動單元格一定要是 K22四、格式保鮮1、注意透視表美化后的格式丟失問題A、盡量使用字段屬性B、借助條件格式重點(diǎn)在于變化中邊框的設(shè)置。2、解決列寬問題A、設(shè)置表格選項(xiàng)透視表創(chuàng)建，設(shè)置列寬后，刷新數(shù)據(jù)后設(shè)置的列寬就沒有了

12、，要讓它刷新數(shù)據(jù)列寬不變可以去掉自動套用格式勾選，再刷新的時(shí)候，列寬就不會變化了。這是最簡便的一種設(shè)置列寬的方式，但是從此以后就不能再使用透視表的自動格式了。如圖23B 、利用空格選中自動套用格式選項(xiàng)，可以在列字段名稱兩側(cè)加空格來達(dá)到列寬的固定，它是按列字段的名稱長度來調(diào)整列寬的。如圖 24C、借助宏（終極武器）錄制一段宏設(shè)置列寬，然后在工作表標(biāo)簽上按鼠標(biāo)右鍵，查看代碼，在工作簿名下雙擊模塊， 復(fù)制右邊的代碼，然后點(diǎn)擊左邊工作表的名稱，點(diǎn)擊 Worksheet，PivotTableUpdate （為每 次刷新數(shù)據(jù)透視表執(zhí)行），然后把代碼復(fù)制到里面。如圖25精心整理3、解除數(shù)據(jù)透視表的列數(shù)限制數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建多個(gè)字段的時(shí)候，行字段達(dá)到 6 個(gè)或以上的時(shí)候，只能加入一個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域,否則就會報(bào)錯(cuò)。創(chuàng)建方法：先拖數(shù)據(jù)區(qū)域的字段，再拖行字段。五、美化實(shí)例1 設(shè)置