文檔管理辦法-匯總

1、關(guān)于文檔歸檔管理辦法一般來說，監(jiān)理項(xiàng)目文件的形成數(shù)量大、時(shí)間跨度長、種類多、變更多，而且形成階段之間有密切聯(lián)系。所以，應(yīng)對(duì)文件的歸檔種類、歸檔流程事先給予明確。為加強(qiáng)公司文 檔資料的管理，確保文檔資料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文檔資料管理辦 法。、電子文檔目錄設(shè)置參照下面所述“二、文檔分類” ，并按照其順序編制電子文檔目錄。根據(jù)文件夾排序規(guī)則，在文件夾前加上序號(hào)及“ _” ）二、電子文檔分類本辦法管理的文檔資料既包括電子文檔，也包括紙質(zhì)文檔資料。電子文檔資料可以按 照以下方式分類：1、招標(biāo)階段文檔2、監(jiān)理依據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、招投標(biāo)文件、合同文件、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則）3、報(bào)審、

2、報(bào)驗(yàn)文件（開工報(bào)審、施工組織設(shè)計(jì)或項(xiàng)目開發(fā)計(jì)劃報(bào)審、設(shè)備報(bào)驗(yàn)等）4、監(jiān)理指令（監(jiān)理通知單、變更通知）5、報(bào)告（監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理月報(bào)等）6、工作往來文檔（業(yè)務(wù)聯(lián)系單及回復(fù)、工程支付、會(huì)議紀(jì)要）7、總結(jié)&影像資料、電子文檔相關(guān)權(quán)限1、存放流程文件形成實(shí)時(shí)由各項(xiàng)目資料代管員收集整理，每月（或季度）交由信息工程部資料員歸檔一次，歸檔時(shí)間為自然月的 25日（遇節(jié)假日順延）。在存放時(shí)，工程部資料員須對(duì)歸 檔的電子文件進(jìn)行校檢，不符合規(guī)范的可要求資料代管員進(jìn)行整改。2、權(quán)限設(shè)置日常工作中，由信息工程部資料員對(duì)電子文檔進(jìn)行維護(hù)和管理；項(xiàng)目實(shí)施過程中，對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目資料代管人員有權(quán)對(duì)其權(quán)限內(nèi)的文檔進(jìn)行讀和寫（

3、取和存），操作前需征得有關(guān)方 同意。3、查詢方式（1）查閱文檔資料須事先申請(qǐng)（附件一：文檔資料查閱申請(qǐng)表）并獲得有關(guān)方同意:屬于本項(xiàng)目范圍內(nèi)的資料查閱應(yīng)得到項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目資料代管員的同意，非本人所從事的 項(xiàng)目的資料查閱、拷貝應(yīng)得到信息工程部負(fù)責(zé)人同意。（2）電子文檔的查閱應(yīng)在資料員（項(xiàng)目資料代管員或工程部資料員）的指導(dǎo)下在專用電腦上進(jìn)行，電子文檔資料的拷貝應(yīng)由資料員親自操作（包括事前的查毒殺毒）。四、文件清單序號(hào)文檔類別文檔名稱文件編號(hào)摘要文件采用組合編碼方式命名，文件的全名格式為:XXXXXXXXXXXXXXXXX文件名稱項(xiàng)目名稱編制年月日作者1、一個(gè)完整的文件名由文件名稱、項(xiàng)目名、文件編制

4、年月日、和文件作者4個(gè)部分,通過經(jīng)下劃線“ _”連接組合而成。2、項(xiàng)目名稱，在項(xiàng)目開始之時(shí)的統(tǒng)一確定,可以按照習(xí)慣采用簡稱。3、文件編制年月日用8位數(shù)字表示。4、文件作者用3位以下英文字母表示。六、工程文檔資料管理與歸檔流程1、專業(yè)監(jiān)理工程師編制監(jiān)理工作文檔，接受承建方工程文檔/建設(shè)方工程的文檔，搜 集整理其它的監(jiān)理工作資料（流程）。（或其他2、一般情況下專業(yè)監(jiān)理工程師在編制完成監(jiān)理工作文檔后應(yīng)該上報(bào)項(xiàng)目總監(jiān) 相關(guān)負(fù)責(zé)人）審查（流程），在獲得總監(jiān)或相關(guān)負(fù)責(zé)人審查確認(rèn)后（流程）方可作為公司文檔分發(fā)給建設(shè)方、承建方等相關(guān)單位（流程）3、存管在各監(jiān)理工程師手中的文檔資料均屬公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)， 所有文檔資

5、料都應(yīng)定期（如每季度的最后5個(gè)工作日內(nèi)）移交給項(xiàng)目總監(jiān)或項(xiàng)目資料代管員并由其歸檔（流程）。4、各項(xiàng)目總監(jiān)（或資料代管員）應(yīng)定期（如每季度一次）對(duì)本項(xiàng)目的文檔資料進(jìn)行清 理，同時(shí)在每半年一次向信息工程部歸檔（流程）。文檔資料歸檔時(shí)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄（見 附件一）。5、歸檔到信息工程部的文檔資料應(yīng)進(jìn)行及時(shí)地整理、編目，同時(shí)完整保存到信息工程部的專用數(shù)據(jù)庫里（電子文檔）或資料柜里（紙質(zhì)文檔資料）（流程），以備查詢、調(diào)用。文檔資料管理與歸檔流程見下圖:七、管理人員及職責(zé)1、信息工程部資料員信息工程部設(shè)資料員（兼職），其職責(zé)為:敦促各項(xiàng)目總監(jiān)/資料代管員項(xiàng)目進(jìn)行文檔資料歸檔，負(fù)責(zé)文檔資料的接收事宜。負(fù)責(zé)歸檔

6、資料的整理、編目、入庫、存柜、保管、殺毒、刻錄轉(zhuǎn)儲(chǔ)等。負(fù)責(zé)文檔資料數(shù)據(jù)庫的管理、維護(hù)、操作。負(fù)責(zé)歸檔資料的保管、調(diào)用、借閱、拷貝、打印等。2、項(xiàng)目資料代管員各項(xiàng)目根據(jù)項(xiàng)目具體情況設(shè)資料代管員一名（兼職） ，其職責(zé)為：負(fù)責(zé)接收本項(xiàng)目內(nèi)各監(jiān)理工程師上報(bào)、移交的文檔資料。對(duì)文檔資料進(jìn)行整理、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、入庫、存柜、保管。負(fù)責(zé)文檔資料的調(diào)用、整理、拷貝、打印等。八、紙質(zhì)文件入柜歸檔資料范圍1、監(jiān)理合同2、監(jiān)理大綱3、監(jiān)理規(guī)劃4、監(jiān)理細(xì)則5、監(jiān)理指令（監(jiān)理通知單等）6、往來文檔（業(yè)務(wù)聯(lián)系單及回復(fù)等）7、會(huì)議紀(jì)要8、監(jiān)理月報(bào)9、監(jiān)理記錄、平行檢測及獨(dú)立抽檢文件材料10、監(jiān)理工作總結(jié)11、監(jiān)理日志12、影像資料

7、九、紙質(zhì)文件歸檔要求1、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。各工程用表按水運(yùn)工程監(jiān)理規(guī)范用表規(guī)定填 寫，需簽字蓋章的地方一定不能漏簽；監(jiān)理通知及業(yè)務(wù)聯(lián)系單要形成閉合性，需要接受單 位簽署意見及回復(fù)的，必須簽署完整。2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并 將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。3、原則上按各個(gè)工程項(xiàng)目歸檔，各個(gè)工程項(xiàng)目再按“入柜歸檔資料范圍”進(jìn)行資料整 理歸檔。各文檔按“入柜歸檔資料范圍”分 12冊(cè)，第 1冊(cè)監(jiān)理合同、第 2 冊(cè)監(jiān)理大綱為第卷；第 3 冊(cè)監(jiān)理規(guī)劃、第 4 冊(cè)監(jiān)理細(xì)則為第二卷；第 5 冊(cè)監(jiān)理指令、第 6 冊(cè)往來文檔、 第 7 冊(cè)會(huì)議

8、紀(jì)要為第三卷；第 8 冊(cè)監(jiān)理月報(bào)、第 9 冊(cè)監(jiān)理記錄、平行檢測及獨(dú)立抽檢文件 材料、第 10冊(cè)監(jiān)理工作總結(jié)為第四卷；第 11冊(cè)監(jiān)理日志、第 12 冊(cè)影像資料為第五卷。4、檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的 內(nèi)容和成份；科技文卷目錄各項(xiàng)必須按交辦發(fā) 2009225 號(hào)文規(guī)定填寫完整。5、文件歸檔份數(shù)：一般歸檔 1 份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔 2 份或 3。對(duì)無保存 價(jià)值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。6卷盒的尺寸采用310mM 220mm卷盒的厚度根據(jù)分類整理及方便查閱利用的要求, 可采用 20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。7、歸檔時(shí)間：各

9、工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)于工程竣工驗(yàn)收后立即（最遲一周內(nèi)）將歸檔的文 件整理立卷,移交部門資料員歸檔。十、檔案的查閱和借閱1、查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表,寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。閱后及 時(shí)歸還。2、查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的,應(yīng)填寫檔案資 料復(fù)制申請(qǐng)單,經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后方可復(fù)制。3、原則上本公司內(nèi)部工作人員因工作需要都可以借閱,但必須由借閱人出具借閱申請(qǐng) 并由部門領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可。借出檔案時(shí)應(yīng)注意檔案的密級(jí)要求以及借閱人的相關(guān)權(quán)限。借閱 檔案時(shí)應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：1 ）借閱者不得自拿、自取、自放檔案,嚴(yán)禁擅自打開檔案柜翻閱查找； 2）按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還,確因工作需要不能按時(shí)返還的,需辦理續(xù)借手續(xù),否則按管理規(guī)定停止借閱；3）要愛護(hù)檔案,不得丟失,并注意保密,不得擅自轉(zhuǎn)借他人； 4）所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫；5）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚； 6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當(dāng)事人責(zé)任； 7）調(diào)離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。后附