高效率辦公手把手(十)——PowerPoint的使用方法及技巧(一)

1、|維普資訊 單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式單擊此處編轉(zhuǎn)母版玄本卄武圖1母版片在母版中迸行設(shè)借鑒其它PPT的風(fēng)格盡管您在生活中打扮得羞朋動(dòng)人可 是要將PPT做漂£甸不一皇是很容易的 事1，大削公司往往會(huì)請(qǐng)專業(yè)美上設(shè)計(jì)人園 制作各種背景圖片，應(yīng)用在PPT中*如果 您的手邊冇這些諫計(jì)精芙的卩卩丁丈檔,不 妨肖搖帶用一下° （當(dāng)然，還建注意版權(quán)接下來的內(nèi)容將幫助您了解： 如何臭軒地便用PowerPoJnt來解決上懇問矗在母版中設(shè)背景"字體，添加Logo圖母版可訊讓每一張幻燈片的背賊*寧體或Lo和具有統(tǒng)一的風(fēng)格置岳，毎弧幻燈片就會(huì)自動(dòng)采用母版呱格.而且.新増加腫幻燈片也會(huì)采用母版

2、風(fēng)格您每天的工作是不是都要用到壞Cfgoft Offie?諸如Word. Excel, PowerPoint Outlook等, 那么您在便用0國(guó)賓的時(shí)蟆是不是遇到過很多難題?在這個(gè)提偃高效率辦公的時(shí)代 您星不是還花去 很多的時(shí)間“復(fù)制、粘貼”呢?是不是總在重復(fù)著某一個(gè)操作?在本欄目中,我將跟大家一起來探討如 何更好地用cm“采提高我們的工作效率亠件，網(wǎng)頁中復(fù)制圖片，可肽把圖片捕人幻 燈片母版這樣每張幻燈片都會(huì)出現(xiàn)這張 圖片.因此*可臥用這種方法把匸。即圖片 加人幻燈片，同圖1所示，右下角為Office Log%這樣僦次就夠了*不用擷羨前那 樣在每猛幻燈片插人圖片 匕; 如舉誓計(jì)演講者的姓名出

3、現(xiàn)在毎 匕J捲幻燈片.可從熬單選擇I插人】 |【文本椎| I水咿兒在母版中添如一個(gè) 文本框.輸人演講背的姓名“* I母版設(shè)計(jì)完申*在“幻燈片母版覘 圖“工具欄中單擊【關(guān)閉母版觀 m,即可返冋到幻燈片編輯狀態(tài)。高效率辦公手把手（十） PowerPoint的使用方法及技巧一）您遇到過這樣的困擾嗎？1, 相伯您螳供會(huì)邑到衽時(shí)間幫念的情況下制惟演示立犒.那么怎樣才H辦!只快只 mt?2, 如桃要制件的演示文犒內(nèi)容來自一WWflrd*檔的各皤標(biāo)靈.通常的犠法矍將 Word立檔的標(biāo)題逐一鬣館劉PowerPoint幻燈片中.這種桂法畫時(shí)費(fèi)力.玄在制作演示文龜時(shí)，如果摘豪將其它PowerPoints文犒中的幻

4、燈片加入到當(dāng) 前演示文稿中，通?？刹捎明嘀苹脽羝姆椒?怛這祥勲 有可變改變?cè)瓉砘脽羝?的榕式（自動(dòng)采用當(dāng)前演示文穗中的埠梅格式設(shè)）,井且堆大了演禾文箱文件的丈小.巧妙利用”繪圖"工具欄快 速制作流程圖在PFT中經(jīng)常要用圖示的方法幫助 演講，這需要繪制各種圖形.用于表現(xiàn)流 程、層次尋等a繪制圏形，最好的工具足 41皚圖"工貝欄*j 在菜單中選樣【視圖】I【工具欄】 I I繪圖】g氐會(huì)在窗口底部 晁示“繪虻 工貝林 如圖孑所示.用其 中的各種工具可以繪制直踐、箭頭、矩形 或橢圓，在“白選圖圖3A w繪圖”工具欄J 選擇菜單申的【挑圖】I【田版】I【幻燈片母版】&>

5、;即可進(jìn)人母 版也圖.如圖i所示*從東單中選擇I格 式】I【背采】命號(hào)*設(shè)置背疑他或背量圖 nT就能讓毎張幻燈片貝有同樣的背彊級(jí) 選中“雜由此處規(guī)輸母版標(biāo)題樣式"或“單 擊此業(yè)編輯母版文本樣式S再設(shè)貿(mào)字體， 寧號(hào)-，顏色尊*就能讓毎張幻燈片具疽同 樣的字體風(fēng)格°如果從菜單選擇【描人】|【圖片1 3 応來自文件酣4或者從具它文形*申還能繪制更復(fù)雜的圖形。死如果要制作一個(gè)流稈圈，如圖4所 示，可以用-繪圖”工具欄的“矩形” 工具畫出矩曙在圖賂上單擊右鍵.選樣【脈問題）I .從菜單選擇i格式mm片設(shè)計(jì)】 UH命令.會(huì)在右優(yōu)的衽券窗格中顯 示各種模楓預(yù)怎*如圖工所示.a婆選用其它

6、_文擋，單擊 任務(wù)誨格底部的【測(cè) 覽】。令，找到存敢 在您電腦中的我它 PPTJC擋即可*當(dāng)總在設(shè)計(jì)棋 板申選擇某個(gè)模板 文件或其它PPT文 檔肘.實(shí)際上是將該 丈檔中的母版設(shè)置 應(yīng)用到當(dāng)前演示文 稿中'您同肘也可哄 進(jìn)入母版，進(jìn)齊編輯 修改" .#.-r-圖2 >選擇設(shè) 計(jì)模板Office'iBSD¥tr:iiUZw：Mfttl MWt>-iiJJ¥Office圖5完成的流程圖更幘捷的方法忌 選中帶個(gè)陽形丫利用“繪圖”工具欄的【繪圖】11對(duì)齊或分布）命 令進(jìn)行調(diào)整。在如圖4中所示.耍調(diào)幣帑 1行的3亍陽酷.可將它們一起選中，選擇圖4流

7、穆圖草圖辦文本飾專，町以在圖形屮輸入文字"如果嬰用箭頭連接各亍圈形.雖然 H可利用“繪圖”工具欄的箭頭工具 直接繪制.但箭頭的位置和對(duì)圖冊(cè)的連捲 芹不是恨好控制"的廠繪圈”工具欄選押【自 選圖形】|【連接符】中的箭頭連接符.會(huì) 口動(dòng)運(yùn)位幷連接圖形的中點(diǎn)*如圖斗所示 申，正在用連接苻妊接"Speaker Ah和 "Music更仔扎欣魁的晝*當(dāng)甩形位區(qū)改 變時(shí)，連接苻芝-粘”在圏形上碉之移動(dòng). 巧繪制圖形時(shí).用鼠標(biāo)拖動(dòng)圉形調(diào) U整相對(duì)位置，尼蹲時(shí)費(fèi)力的辦法。1繪國(guó)】11對(duì)齊或分布】11底端對(duì)齊】命 令，使圖形對(duì)齊*再迭擇【繪圖】I【對(duì)齊 或井布）I （橫向分

8、布】命令，僅圖形程水 平方向均勻排列。重壇對(duì)其他對(duì)彖怏用 【繪圖】I【對(duì)齊或分帀】中的各種命牛+就 能快速將圉形排列鑿齊。嚴(yán)終排列效果如 陽5所示，聲個(gè)操作過程牲很短前時(shí)聞內(nèi) 就可完成.不希璽發(fā)送至PcnrPoint的文字設(shè)置為 “正文”樣式.從 Word 發(fā)送到 PowerPoint 從菜單選擇【文件 |【發(fā)送】| Microsoft Office PowerPoint!飾令.如 陽呂所示.貢接將Word文檔中的各級(jí)標(biāo) 題發(fā)送到PowerPoint,文稱中采用"正文” 樣式的文字將不會(huì)握送到PowerPoiriu圖a發(fā)送至PowerPoint快速設(shè)置幻燈片版式和模板: PowerP

9、oints,定位到第1舐幻 燈片.在任務(wù)商格卞選酎標(biāo)脛幻燈片”版式，tmiM9所示*二*快速提取Word大綱制件PowerPoint文稿LfI從萊單選擇【格武川【幻燈片設(shè)計(jì)】 3命令，幷在任務(wù)窗格即選押-種 蟆板.如陽10所示.邊果要應(yīng)用英f也演示W(wǎng)M.'-切tfl帚部被誼中，如圖丘所示.圖7 對(duì)所選文 字應(yīng)用樣式的"測(cè)覽=噩1口価1I_9H9IK_l£AAKMTJWMIIi圖9設(shè)置第1張 幻燈片的版式圖10 選擇模板訓(xùn)。d樣式的重要作用在Wwl文檔中，只雯瘦循下述規(guī)則* 就能自動(dòng)提取文檔標(biāo)題芹發(fā)送垂 PowerPoint:各級(jí)別的標(biāo)題文宇井別采用"標(biāo)題

10、r -"標(biāo)題歹樣式*不希望發(fā)送至PowerPoint的文宇一 律采用“正立”樣式.如來Word文檔中沒有按照上述規(guī)則 排版，但標(biāo)題文字和內(nèi)容采用了各自氈立 的格武（例如+文檔的一級(jí)標(biāo)題采用Y宋圖6選擇格式相似的文本休F " 一號(hào)”字直它標(biāo)題的字體.字號(hào) 與之不向）'則可做快連將這些格式韓化 詢所需的樣式°） 在WOTd文檔中.選擇要設(shè)置格武LI的文宇（用擊右錐，使用【選擇格 式相假的文本】命令T格式相同的文本全從菜單選擇【格式】I【樣式和格式】 誦呼.井 在右關(guān)任勞窗格 中選擇所需的插 題樣式.如圖7所 示*所冇被選中 的文字都會(huì)戰(zhàn)設(shè) 置為諫標(biāo)題樣式_ j

11、rl "上述ZJ步驟.將 善個(gè)級(jí)別的標(biāo)題 井別設(shè)置為"標(biāo) 題廣 ”標(biāo)題 中的樣式.芹將文穡的模振鳳格*町單擊任務(wù)窗格莊下旬|智能標(biāo)記U 如果某張幻燈片的文字較茅.可浜定蒞到該幻燈片的文字申，左 下角口動(dòng)顯示智能標(biāo)記，單擊智能標(biāo)記.towH-ptwortd-CftflizCn 2007/OB 147I內(nèi)容提要(D圖15 放映時(shí)顯示超鏈接的屏幕提示Q圖11利用智能標(biāo)記調(diào)整文宇在放映時(shí)打開其它PowerPoint文檔圖16 選擇開始播放的位置臥擊此柱添加標(biāo)題圖13 添加超璉接圖同超髓接設(shè)置EZ財(cái)務(wù)幣囲丸姻PcwfiirPoiinrl|維普資訊 圖煜 利用 “大綱”工具 欄生成摘要

12、 幻燈片Word高級(jí)技巧Excel高級(jí)技巧國(guó)ui在所龍示的“插人超鏈接出對(duì)話振 中.左側(cè)的“錯(cuò)接到'設(shè)翱中棗這 擇“原肴'文件或網(wǎng)頁“，如圖M所示幷 找到要鏈接的菜亍演示文禍文件n圖 本 制作趙鏈接"從粟單選擇 【親自文件】歸令*將幻燈片放映結(jié)束時(shí)不顯示黑屏 :. 默認(rèn)悄況下.幻燈片族映結(jié)東時(shí), 1金以熬屏結(jié)束.這在便用超鏈鏤 咬映其它演示文稠時(shí)袴會(huì)破壞整體放映 效果.超鏈接到其他演示文稿的指 定位置：.如果您希重從鏈接到的演示文稠中的指定位置幵始播敝，可在如 圖14所示的對(duì)話扼中單擊【書蹩】 按鈕.選擇幵始播放的幻燈片【本例為第 4張幻燈片）、如圖M所示, Lpl放

13、映幻燈片單擊超鏈接時(shí).會(huì)自 0 動(dòng)從另-個(gè)演示文稿的第斗嶽幻 燈片幵城敢映。當(dāng)另一個(gè)演示文稿散映結(jié) 車.成按【E就】鍵緒車放映時(shí)會(huì)自動(dòng)返 回到當(dāng)麗演示文稿的放玦狀態(tài)"超鏈接的屏幕提示:如果希環(huán)便用超鏈接時(shí).自動(dòng)顯 示屏幕捉示可在如圖博所示的 對(duì)話框中單擊示】按鈕+然后輸 人提示文字"Excd大綱JLp在歆映幻燈片時(shí)*捋鼠標(biāo)描針移 5 動(dòng)到超鏈接上*即可釀示屏養(yǎng)提 示文字廣Ekt赳大綱”,如圖15所示.選擇【拆分兩?；脽羝蔚奈谋尽棵?如 圖11所示，自動(dòng)將文字拆分到不同幻燈 片*幷采用同樣的豹燈片標(biāo)題.巳 亜境上述步驟*將其余幻燈片進(jìn) 3行調(diào)整°如果選擇（根據(jù)占

14、位符由 動(dòng)調(diào)聲文奉】命令.則可臥根據(jù)文字框的 大小自動(dòng)調(diào)幣字號(hào)摘要幻燈片為幻燈片添劑目錄 時(shí)，通常宜復(fù)制善張幻 燈片的標(biāo)題，幷粘貼到 某張幻燈片中*作為日 錄幻燈片.這種做法同 樣費(fèi)時(shí)。為了得到幻燈片日 錄、可在幻燈片縮略團(tuán) 中同時(shí)選中含有所需標(biāo) 題的幻燈片（按Ctrl 鍵可以挑選按ShiftJ 鍵詵擇連續(xù)*幻燈片）. 按Alt + （Shift + B 快捷鍵"或者在“大鋼* 工具欄單擊【摘要幻燈 片】命令按鈕*如圖12 所示.即可生就摘耍幻燈片（繭建一張幻 燈片+丼取所選幻燈片的標(biāo)廳作為摘警 內(nèi)容人超鏈接到其它PowerPoint 文檔如呆在放映當(dāng)前演示文稿時(shí)*希甲播 放算它演亦文犒的內(nèi)容.可以設(shè)置超槿 接"這樣在放映時(shí)*能翳通過超鏈接播放 其它演示文碼中的全部或部分內(nèi)密B :.超鏈接可以添加到文字*圖片 形