江蘇開放大學(xué)辦公室事務(wù)管理第四次作業(yè)

1、江蘇開放大學(xué)形成性考核作業(yè)學(xué)號姓名課程 代 碼110072課程 名稱辦公室事務(wù)管理（專）評閱教師第四次任務(wù)共四次任務(wù)江蘇開放大學(xué)辦公室事務(wù)管理（專）形考作業(yè)四#第1頁（共 5頁）任務(wù)內(nèi)容：題號一二三總分分?jǐn)?shù)得分評卷人一、情境分析題（每小題15 分，共 30 分）得分評卷人一、情境分析題（每小題15 分，共 30 分）1、背景說明：公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00 到 1l ：00 召開銷售員會議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)， 大多數(shù)人外出了， 也沒有遇到銷售員。 接下來小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。一直

2、到星期三下午，經(jīng)理問她會議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會議室召開銷售員會議，會議重要，請務(wù)必出席?！毙瞧谒纳衔?：30 左右， 有 2 個銷售員到了會議室，但會議室里沒有人招呼，以為會議不開了，坐了一會就走了。9： 00 左右有 6 個銷售員來了，什么資料也沒帶，其中兩個說，他們已經(jīng)約好客戶在10：00 見面。到了 10 點，只剩下4 位銷售員，也談不出什么東西，會議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12 位銷售員，事后去問另外4 位，他們說，根本沒有看到通知。經(jīng)理對小劉非常不滿。請問，小劉究竟錯在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？答：（ 1）應(yīng)該

3、搞清銷售員的人數(shù)和姓名, 準(zhǔn)備這份名單（ 2）打印好書面通知（ 3）在三天內(nèi) , 當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知 ( 電話中需要對方確認(rèn)時間 , 地點 , 內(nèi)容等 ) 到名單上的每個人（ 4）通知不能寫在布告欄里 , 可能不被人注意（ 5）通知上應(yīng)寫清會議的時間 ( 開始到結(jié)束時間 ), 地點（ 6）應(yīng)詳細(xì)寫清會議內(nèi)容 , 應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備辦公室事務(wù)管理（專）形考作業(yè)四#第2頁（共 5頁）（ 7）應(yīng)提前到會議室做好準(zhǔn)備, 做好簽到工作2、背景說明：某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。 打完

4、電話， 他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有： “親愛的紅： , ”的一封信時，他意識到拆錯了信，匆匆將信裝進(jìn)一個信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信， 他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時， 上司把寫有美國地址的英文名片，讓他打印一個寄往美國的信封，鄒某按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認(rèn)為鄒某處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。答：（ 1）不應(yīng)該直接

5、把信堆到桌上， 并一邊打電話一邊簽字， 而應(yīng)該當(dāng)面點清郵件總數(shù)，并填寫 “郵件收領(lǐng)單” ，特別要寫清楚機(jī)要郵件、經(jīng)辦人等項目；如有污損還應(yīng)該當(dāng)面指出，以分清責(zé)任；（ 2）不應(yīng)隨意打開所有的信，而應(yīng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，允許拆封的信件應(yīng)按正確的方式拆封，并規(guī)整好信件和信封；私人和不便拆封的信件要轉(zhuǎn)交給相應(yīng)的個人和部門；（ 3）對于誤拆的信件，不應(yīng)看信的內(nèi)容，應(yīng)馬上重新封口，信封上要寫上“誤拆” ，并簽上姓名，當(dāng)面交給對方并道歉；（ 4）交給上司的信件不能混合，要按重要程度從上至下堆疊；（ 5）寄至國外的信件，信封的打印應(yīng)該按國外習(xí)慣，寄信人姓名和地址印在信封左上角，收信人姓名地址印在中部靠左下

6、部位。得分評卷人二、操作題（每小題20 分，共 40 分）1、你是宏遠(yuǎn)公司的秘書鐘苗，下面是行政經(jīng)理張明需要你完成的幾項工作任務(wù)。便條鐘苗：公司準(zhǔn)備對新聘的幾位秘書進(jìn)行培訓(xùn)，你主要負(fù)責(zé)講解如何完成上司臨時交辦事項。以下幾點是你重點要說明的：（1）此項工作的意義。（2）此項工作的特點。（ 3）上司臨時交辦事項的范圍。請在今天下班前寫出書面材料交給我。謝謝！行政經(jīng)理張明XXXX年 XX月 XX日問題： 如果你是鐘苗，你將如何撰寫這份建議？答：（ 1）此項工作的意義：辦公室事務(wù)管理（專）形考作業(yè)四#第3頁（共 5頁）可減輕上司工作負(fù)擔(dān)，提高上司工作效率?？山獬纤竞箢欀畱n，保證上司集中精力抓大事、重

7、要的事。（ 2）此項工作的特點：廣泛性；臨時性；具體性；緊迫性。（ 3）上司臨時交辦事項的范圍：文書工作事項。如上司讓秘書查閱文件、遞送文件等。會務(wù)工作事項。如上司讓秘書通知開會、收集議題等。信訪工作事項。如上司讓秘書代寫回信、代為接談、代上司看望友人等。信息工作事項。如上司讓秘書搜集某一信息、核實某一信息等。調(diào)研工作事項。 如上司讓秘書臨時做一個市場調(diào)查， 了解一個情況， 查閱一個資料等。督查工作事項。 如上司讓秘書通過電話、 信函等多種途徑， 督促和檢查上司某一批示的落實情況等。聯(lián)絡(luò)工作事項。 如上司讓秘書通過各種途徑與有關(guān)部門和人員取得聯(lián)系， 建立密切關(guān)系，為開展工作奠定良好基礎(chǔ)。協(xié)調(diào)工

8、作事項。如上司讓秘書代為召開協(xié)調(diào)會議，協(xié)商解決某個問題等。接待工作事項。如上司讓秘書去接站、安排客人食宿等。其他交辦事項。2、你是遠(yuǎn)大公司的秘書王麗，下面是行政經(jīng)理蘇宏給你留的便條。便條王麗：最近，公司新址搬遷過程中財務(wù)部與研發(fā)部因使用辦公用房發(fā)生了矛盾，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會議協(xié)調(diào)解決。請你就會議地點和布局以及會議議程提出相應(yīng)建議，供會議籌備人員參考。請于明天下班前將建議交給我。謝謝！行政經(jīng)理蘇宏XXXX年 XX 月 XX 日問題： 如果你是王麗，你將如何撰寫這份建議？答：關(guān)于會議地點和布局的選擇：因部門之間的矛盾屬于橫向協(xié)調(diào)工作范圍，所以，建議協(xié)調(diào)會在圓桌型布局的會議室舉行。會議議程的

9、安排，根據(jù)本次會議主題是協(xié)調(diào)平級部門之間的矛盾來確定：（ 1）由會議主持人說明此次會議的主題和議事規(guī)則。（ 2）建議先由雙方說明自己的問題和需求，使各方了解對方的困難。（ 3）會議組織者向與會人員說明公司辦公用房分配的根據(jù)。（ 4）會議組織者向各方提出要求：防止本位主義、樹立內(nèi)部客戶觀念；耐心傾聽對方意見；換位思考；及時進(jìn)行信息溝通。（ 5）再由雙方進(jìn)行互諒互讓地磋商。（ 6）形成會議備忘錄，提醒遵照執(zhí)行。得分評卷人三、實踐題（每小題30 分，共 30 分）辦公室事務(wù)管理（專）形考作業(yè)四#第4頁（共 5頁）選擇一個中等規(guī)模的企業(yè)或街道、社區(qū)作為調(diào)研對象，了解辦公室人員組成結(jié)構(gòu)、辦公室各類人員的

10、職責(zé)和具體工作內(nèi)容（重點文秘類工作人員）、 辦公室人員一天的工作、 最難辦的事如何處理的（舉例）、工作感想，并將調(diào)研結(jié)果寫成調(diào)查報告。答 :金壇市城東建筑安裝設(shè)備有限公司辦公室工作情況調(diào)查一、調(diào)查目的為了學(xué)好“辦公室事務(wù)管理”課程的學(xué)習(xí)，也為了完成本次課程學(xué)習(xí)的任務(wù)，我對 XX 市天翔裝飾公司的辦公室進(jìn)行了一次調(diào)查，現(xiàn)將調(diào)查情況總結(jié)如下：二、調(diào)查情況1、辦公室組成該公司辦公室是總經(jīng)理室直接領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理機(jī)構(gòu)，承上啟下， 溝通內(nèi)外， 協(xié)調(diào)左右，是推動著公司各項工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)的中心。目前辦公室共有四人，其中經(jīng)理一名， 采購一名，文秘一名，司機(jī)一名。具體崗位職責(zé)如下：2、辦公室人員職責(zé)經(jīng)理

11、1、負(fù)責(zé)辦公室的行政領(lǐng)導(dǎo)工作，帶領(lǐng)全體員工完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項工作任務(wù)2、負(fù)責(zé)處理企業(yè)日常行政事務(wù)，協(xié)調(diào)各部門的工作，協(xié)助總經(jīng)理解決有關(guān)問題 3、了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理信息，檢查各部門對會議決議和總經(jīng)理指示的執(zhí)行情況4、負(fù)責(zé)企業(yè)對外聯(lián)絡(luò)工作，與上級部門、行政機(jī)關(guān)、行業(yè)協(xié)會、新聞媒體、合作單位等保持良好關(guān)系 5、負(fù)責(zé)公司用車的安排調(diào)度和有關(guān)職工福利費用報銷的審批工作6、完成總經(jīng)理交辦的其它工作。采購按照公司領(lǐng)導(dǎo)的要求負(fù)責(zé)采購公司及員工所需要的生活用品及辦公室用品，對所采購回來的物品質(zhì)量要嚴(yán)格把關(guān)，價格要合理，采購物品的價格要明細(xì)化，要做到一物一價。文秘 1、負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部管理制度建設(shè)方面的

12、文字起草和修訂完善工作 2、負(fù)責(zé)企業(yè)有關(guān)文件的起草、對外發(fā)文的核稿及有關(guān)會議的記錄工作3、負(fù)責(zé)企業(yè)的檔案建設(shè)，協(xié)助處理有關(guān)行政事務(wù)，4、負(fù)責(zé)企業(yè)辦公物品的日常管理工作5、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。司機(jī) 1、愛護(hù)車輛，保正車輛處于良好狀態(tài)。 2、出車準(zhǔn)時，隨叫隨到，負(fù)責(zé)車上物品安全。3、辦公室人員工作內(nèi)容與所處理的事務(wù)辦公室是公司運轉(zhuǎn)的一個重要樞紐部門，對公司內(nèi)外的許多工作進(jìn)行協(xié)調(diào)、溝通，做到上情下達(dá)，這就決定了辦公室工作繁雜的特點。所以辦公室工作人員每天的工作十分繁忙。天翔公司的職員 （文秘） 早上八點半一到辦公室后不久，開始收送電子郵件，同時協(xié)助各部門發(fā)文核稿，同時按領(lǐng)導(dǎo)要求起草文件，修改、打

13、印、下發(fā)，并分發(fā)紅頭文件。公司發(fā)文量很大，據(jù)說有時一天有多個文件要發(fā)，都是仔細(xì)去逐一核對原稿，以確保發(fā)文質(zhì)量。同時，文件歸檔工作也是每天工作中必做的。要認(rèn)真做好公司有關(guān)文件的收發(fā)、登記、分遞、文印和督辦工作，公司所有的文件、審批表、協(xié)議書都整理歸檔入冊，做好資料歸檔工作。公司領(lǐng)導(dǎo)不時有最新指示下來，要能及時傳達(dá)貫徹公司有關(guān)會議、文件和領(lǐng)導(dǎo)批示精神。天虹安裝設(shè)備有限公司的文秘面對繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作( 文書處理、檔案管理、文件批轉(zhuǎn)、迎來送往等 ) ，已經(jīng)提煉出工作經(jīng)驗，就是強(qiáng)化工作意識，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，冷靜辦理各項事務(wù)，力求周全、準(zhǔn)確、適度，避免疏漏和差錯，基本就能做到事事有著落

14、。 對他們來說， 比較困難的可能是文書工作。文書工作嚴(yán)要求有較強(qiáng)的文字表達(dá)能辦公室事務(wù)管理（專）形考作業(yè)四#第5頁（共 5頁）力，材料的寫作要求盡可能的詳盡、 準(zhǔn)確，這樣在文件起草、 提供調(diào)研資料才能保證向領(lǐng)導(dǎo)反映準(zhǔn)確信息， 為及時決策提供可靠依據(jù)。所以， 做好文書工作必須努力鉆研業(yè)務(wù)，在觀察中學(xué)習(xí)，積極向領(lǐng)導(dǎo)、其他部門和同事學(xué)習(xí)，虛心與同事交流寫作體會，汲取有益經(jīng)驗。經(jīng)常仔細(xì)分析上級機(jī)關(guān)的材料，進(jìn)行換位思考。平時堅持讀書看報，收看新聞，做到勤思、常練、多改，努力提高寫作水平。三、感受：通過調(diào)查我感覺到要想做好文秘工作必須要做好以下幾點1、力求思維敏捷、頭腦靈活，善于及時準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時

15、忠于職業(yè)操守。 2、不折不扣按老總指示辦事，同時富有主見。 3、勤勤懇懇、吃苦耐勞，能忍受怨言、經(jīng)得起委屈和挫折，兢兢業(yè)業(yè)做好服務(wù)工作，不給領(lǐng)導(dǎo)幫倒忙。 4、既可參與決策、組織協(xié)調(diào)等重要工作，也能細(xì)致扎實地干好每一件具體瑣事。完成日期：得分：評語：評閱時間：課程名稱：辦公室事務(wù)管理（專）第四次任務(wù)評閱教師：物業(yè)安保培訓(xùn)方案為規(guī)范保安工作，使保安工作系統(tǒng)化/ 規(guī)范化 ,最終使保安具備滿足工作需要的知識和技能，特制定本教學(xué)教材大綱。一、課程設(shè)置及內(nèi)容全部課程分為專業(yè)理論知識和技能訓(xùn)練兩大科目。其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務(wù)知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護(hù)知識。作技能訓(xùn)練內(nèi)

16、容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。辦公室事務(wù)管理（專）形考作業(yè)四#第6頁（共 5頁）二培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的1）保安人員培訓(xùn)應(yīng)以保安理論知識、消防知識、法律常識教學(xué)為主，在教學(xué)過程中，應(yīng)要求學(xué)員全面熟知保安理論知識及消防專業(yè)知識，在工作中的操作與運用，并基本掌握現(xiàn)場保護(hù)及處理知識2）職業(yè)道德課程的教學(xué)應(yīng)根據(jù)不同的崗位元而予以不同的內(nèi)容，使保安在各自不同的工作崗位上都能養(yǎng)成具有本職業(yè)特點的良好職業(yè)道德和行為規(guī)范）法律常識教學(xué)是理論課的主要內(nèi)容之一，要求所有保安都應(yīng)熟知國家有關(guān)法律、法規(guī)，成為懂法、知法、守法的公民，運用法律這一有力武器與違法犯罪分子作斗爭。工作入口門衛(wèi)守護(hù)，定點守

17、衛(wèi)及區(qū)域巡邏為主要內(nèi)容，在日常管理和發(fā)生突發(fā)事件時能夠運用所學(xué)的技能保護(hù)公司財產(chǎn)以及自身安全。2、培訓(xùn)要求1）保安理論培訓(xùn)通過培訓(xùn)使保安熟知保安工作性質(zhì)、地位、任務(wù)、及工作職責(zé)權(quán)限，同時全面掌握保安專業(yè)知識以及在具體工作中應(yīng)注意的事項及一般情況處置的原則和方法。2）消防知識及消防器材的使用通過培訓(xùn)使保安熟知掌握消防工作的方針任務(wù)和意義，熟知各種防火的措施和消防器材設(shè)施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保護(hù)公司財產(chǎn)和員工生命財產(chǎn)的安全。3) 法律常識及職業(yè)道德教育通過法律常識及職業(yè)道德教育，使保安樹立法律意識和良好的職業(yè)道德觀念，能夠運用法律知識正確處理工作中發(fā)生的各種問題；增強(qiáng)保安人員愛崗敬業(yè)

18、、無私奉獻(xiàn)更好的為公司服務(wù)的精神。4) 工作技能培訓(xùn)其中專業(yè)理論知識內(nèi)容包括：保安理論知識、消防業(yè)務(wù)知識、職業(yè)道德、法律常識、保安禮儀、救護(hù)知識。作技能訓(xùn)練內(nèi)容包括：崗位操作指引、勤務(wù)技能、消防技能、軍事技能。二培訓(xùn)的及要求培訓(xùn)目的安全生產(chǎn)目標(biāo)責(zé)任書為了進(jìn)一步落實安全生產(chǎn)責(zé)任制，做到“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合，根據(jù)我公司2015 年度安全生產(chǎn)目標(biāo)的內(nèi)容，現(xiàn)與財務(wù)部 簽訂如下安全生產(chǎn)目標(biāo)：辦公室事務(wù)管理（專）形考作業(yè)四#第7頁（共 5頁）一、目標(biāo)值：1 、全年人身死亡事故為零，重傷事故為零，輕傷人數(shù)為零。2 、現(xiàn)金安全保管，不發(fā)生盜竊事故。3 、每月足額提取安全生產(chǎn)費用，保障安全生產(chǎn)投入資金的到位。4 、安全培訓(xùn)合格率為 100%。二、本單位安全工作上必須做到以下內(nèi)容：1 、對本單位的安全生產(chǎn)負(fù)直接領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，必須模范遵守公司的各項安全管理制度，不發(fā)布與