哈工大研究生管理系統(tǒng)

1、哈工大研究生管理系統(tǒng)博士學(xué)位用戶手冊(cè)研究生院2009年5月4日 28 / 30文檔可自由編輯打印目 錄一、系統(tǒng)登陸1二、博士學(xué)位流程圖3三、操作流程示意圖41、教學(xué)秘書下放預(yù)答辯權(quán)限42、學(xué)生進(jìn)行預(yù)答辯53、教學(xué)秘書下放學(xué)位信息錄入權(quán)力54、學(xué)生錄入學(xué)位基本信息65、學(xué)生學(xué)位信息查詢96、答辯秘書錄入論文評(píng)價(jià)、匯總材料等117、答辯秘書批量分配答辯成員148、導(dǎo)師審查學(xué)生答辯信息169、分委會(huì)秘書審查答辯資格1910、學(xué)位辦審查答辯資格1911、答辯秘書錄入答辯決議2012、分委會(huì)秘書篩選上會(huì)、打印分委會(huì)投票、錄入分委會(huì)決議2113、博士學(xué)位管理員篩選上校委會(huì)名單并打印投票2514、上會(huì)通過2

2、615、授予學(xué)位27一、系統(tǒng)登陸正式系統(tǒng)登陸方式：主頁(yè)服務(wù)指南研究生系統(tǒng)在如下頁(yè)面中，輸入用戶名，密碼，并輸入驗(yàn)證碼，點(diǎn)擊“用戶登陸”按鈕1、 學(xué)生用戶名為學(xué)號(hào)；2、 分委會(huì)秘書用戶名見下表：ms+表中用戶名，如：ms0105；3、 教師用戶名為姓的全拼+名簡(jiǎn)拼；圖1-1研究生系統(tǒng)用戶名：1、 學(xué)生用戶名為學(xué)號(hào)；2、 分委會(huì)秘書用戶名見下表：ms+表中用戶名，如：ms0105；3、 教師用戶名為姓的全拼+名簡(jiǎn)拼，如：丁杰，用戶名為：dingj，如果有姓名重復(fù)的，在用戶名后加數(shù)字，具體由教學(xué)秘書負(fù)責(zé)查詢；教學(xué)秘書用戶名：部 門用戶名部 門用戶名控制科學(xué)與工程系0104外語(yǔ)學(xué)院15電子與信息研究院

3、0105人文學(xué)院16航天工程與力學(xué)系0118媒體與藝術(shù)系17電子科學(xué)與技術(shù)系0121法學(xué)院19能源學(xué)院02國(guó)際經(jīng)貿(mào)與關(guān)系學(xué)院20計(jì)算機(jī)學(xué)院03食品學(xué)院22自動(dòng)化測(cè)試與控制系0501市政學(xué)院27電氣工程系0506威海分校30化學(xué)系0607交通學(xué)院32物理系0611土木學(xué)院33數(shù)學(xué)系0612建筑學(xué)院34生命科學(xué)系0628實(shí)驗(yàn)學(xué)院0036機(jī)電學(xué)院08軟件學(xué)院37材料學(xué)院09深圳研究生院50管理學(xué)院10系統(tǒng)使用注意事項(xiàng)：1、需要下載報(bào)表插件，在系統(tǒng)登陸頁(yè)面點(diǎn)擊“點(diǎn)擊下載”，安裝即可；2、需要在IE中設(shè)置允許來自該網(wǎng)站的彈出窗口。二、博士學(xué)位流程圖圖2-1三、操作流程示意圖1、教學(xué)秘書下放預(yù)答辯權(quán)限教學(xué)

4、秘書審查學(xué)生預(yù)答辯資格，符合條件后可以下放權(quán)限。選擇“學(xué)位管理”菜單下的“學(xué)位申請(qǐng)權(quán)力下放”子菜單中的“博士預(yù)答辯權(quán)力下放”，輸入入學(xué)年份、學(xué)生類型等查詢條件，批量查找學(xué)生或是輸入學(xué)號(hào)、姓名等直接查找學(xué)生。預(yù)答辯權(quán)力下放可以批量查找學(xué)生，但是只能單獨(dú)對(duì)每一個(gè)學(xué)生進(jìn)行權(quán)力下放。1、選擇“博士預(yù)答辯權(quán)力下放”圖 3-13、點(diǎn)擊“下放”，為該學(xué)生下放權(quán)限，此處可批量查找學(xué)生，但只能單獨(dú)為每個(gè)學(xué)生下放權(quán)限2、輸入查詢條件，查找符合條件的學(xué)生，或者直接輸入學(xué)號(hào)或姓名；圖 3-22、 學(xué)生進(jìn)行預(yù)答辯 進(jìn)行預(yù)答辯的學(xué)生下載“預(yù)答辯情況表”，填寫、打印、審批，進(jìn)行預(yù)答辯，通過后，持填寫完整的預(yù)答辯情況表到教學(xué)

5、秘書處申請(qǐng)學(xué)位信息權(quán)力下放。2、打印預(yù)答辯申請(qǐng)表1、選擇“預(yù)答辯申請(qǐng)表下載”圖 3-33、 教學(xué)秘書下放學(xué)位信息錄入權(quán)力 教學(xué)秘書審查博士學(xué)位論文預(yù)答辯情況表，對(duì)通過預(yù)答辯的學(xué)生進(jìn)行學(xué)位信息錄入權(quán)力下放。學(xué)位信息錄入權(quán)力下放圖 3-4如上圖所示，在“學(xué)位管理”下拉菜單下，選擇“學(xué)位申請(qǐng)權(quán)力下放”的“學(xué)位信息錄入權(quán)力下放”選項(xiàng)，提示如下頁(yè)面：1、選擇學(xué)生入學(xué)年限、 學(xué)生類型等查詢條件，點(diǎn)擊“提交”，查詢符合條件的學(xué)生；5、提交3、在方框中點(diǎn)擊鼠標(biāo)，選定授予錄入信息權(quán)限的學(xué)生；4、或者點(diǎn)擊“全選”框，選擇所有列出的學(xué)生，授予權(quán)限；2、或者直接輸入學(xué)號(hào)或姓名查詢符合條件的學(xué)生；圖 3-5 學(xué)位信息錄

6、入權(quán)利下放有兩種方式：一種方式首先選擇學(xué)生類型、入學(xué)年限等查詢條件，點(diǎn)擊“提交”按鈕后，查尋到下方表格中列出的復(fù)合條件的學(xué)生，在學(xué)生后對(duì)應(yīng)的錄入權(quán)利方框中，選定授予錄入信息權(quán)限的學(xué)生，或者點(diǎn)擊“全選”框，選擇所有列出的學(xué)生，點(diǎn)擊“提交”按鈕，授予權(quán)限；另一種方式在學(xué)號(hào)或姓名輸入框中，直接輸入要授予權(quán)限學(xué)生的學(xué)號(hào)或姓名，點(diǎn)擊提交后，在下方表格中將顯示該學(xué)生，同第一種方式授予學(xué)生權(quán)限即可。4、 學(xué)生錄入學(xué)位基本信息 在此環(huán)節(jié)前，學(xué)生必須要填寫學(xué)籍卡等學(xué)籍基本信息，如果沒有，則會(huì)影響到后續(xù)的學(xué)位報(bào)表數(shù)據(jù)的生成以及學(xué)位報(bào)盤。學(xué)生登陸后在“學(xué)位申請(qǐng)管理”下拉菜單中，選擇“學(xué)位信息錄入”項(xiàng)，單擊進(jìn)入，看到

7、如下頁(yè)面：學(xué)位信息錄入圖 3-6在此操作中學(xué)生需要錄入：基本資料、發(fā)表論文、科技成果、專利成果及公示材料等信息，同時(shí)還可以代導(dǎo)師錄入答辯委員會(huì)信息（必須錄入答辯秘書）。需跨院系申請(qǐng)學(xué)位的學(xué)生應(yīng)注意，在基本資料分委會(huì)選項(xiàng)中，應(yīng)選擇審核你學(xué)位授予資格的分委會(huì)，例如航天學(xué)院材料學(xué)的學(xué)生，分委會(huì)選擇應(yīng)為“材料科學(xué)與工程學(xué)科”。審核你學(xué)位授予資格的分委會(huì)；1、 錄入基本信息；2、 發(fā)表論文；3、 科技成果；4、 專利成果；5、 博士論文公示材料；6、 答辯委員會(huì)成員：必須錄入答辯秘書的信息，也可由導(dǎo)師錄入；直接點(diǎn)擊下拉框選擇或者直接輸入學(xué)校代碼；圖 3-7錄入答辯秘書： 第一步選擇成員為“秘書”，錄入姓

8、名、職稱等相關(guān)信息；4、點(diǎn)擊：查找學(xué)科代碼；1、 選擇成員：秘書；2、 錄入信息3、點(diǎn)擊：查找成員編號(hào)；圖 3-8第二步，錄入成員編號(hào)，首先查找成員編號(hào)，點(diǎn)擊“查找成員編號(hào)”，在如下彈出窗口中輸入教師姓名或是教師編號(hào)也就是用戶名，進(jìn)行模糊查詢，找到該教師后，直接點(diǎn)擊教師姓名一行的“確定”按鈕，這樣成員編號(hào)就輸入了。2、直接點(diǎn)擊確定，選擇該教師；1、輸入教師姓名，或編號(hào)，進(jìn)行模糊查詢圖 3-9第三步，查找學(xué)科代碼：點(diǎn)擊“查找學(xué)科代碼”，在彈出窗口中，輸入學(xué)科名稱進(jìn)行模糊查詢，在右側(cè)的結(jié)果框中，復(fù)制學(xué)科代碼，粘貼到成員的學(xué)科代碼框中。2、選擇相應(yīng)的學(xué)科，將學(xué)科代碼復(fù)制到學(xué)科代碼框中；1、輸入學(xué)科名

9、稱，進(jìn)行模糊查詢圖 3-105、 學(xué)生學(xué)位信息查詢學(xué)生在學(xué)位過程中，可以隨時(shí)查詢學(xué)位進(jìn)展?fàn)顩r，包括： 匿名送審、分委會(huì)答辯意見、學(xué)位辦的答辯資格審查等信息。選擇“學(xué)位申請(qǐng)管理”下的“學(xué)位信息查詢”子菜單，點(diǎn)擊匿名送審查詢，看到如下頁(yè)面： 圖 3-11圖 3-12點(diǎn)擊“分委會(huì)答辯意見”，可以看到如下頁(yè)面，圖 3-13點(diǎn)擊“學(xué)位辦的答辯資格審查”，看到如下頁(yè)面，圖 3-146、 答辯秘書錄入論文評(píng)價(jià)、匯總材料等 答辯秘書需要多次登陸系統(tǒng)，第一次登陸需要錄入論文評(píng)價(jià)、匯總材料、學(xué)科意見等等，第二次登陸系統(tǒng)，需要錄入答辯結(jié)果等信息。圖 3-15在“答辯信息管理”菜單中選擇“答辯秘書錄入答辯決議”，看到

10、如下頁(yè)面：1、輸入學(xué)號(hào)或姓名查找學(xué)生，直接點(diǎn)擊“提交”則查找所有負(fù)責(zé)的學(xué)生2、點(diǎn)擊學(xué)號(hào)出現(xiàn)右側(cè)操作菜單圖 3-16答辯秘書查找學(xué)生有兩種方式：一、直接輸入學(xué)號(hào)，查找學(xué)生；二、直接點(diǎn)擊“提交”按鈕，則頁(yè)面右側(cè)會(huì)列出該答辯秘書負(fù)責(zé)的所有學(xué)生的列表。6.1錄入論文評(píng)價(jià)：點(diǎn)擊左側(cè)框中的學(xué)生學(xué)號(hào)，選擇學(xué)生，點(diǎn)擊“博士學(xué)位論文評(píng)價(jià)”，看到如下頁(yè)面。錄入學(xué)位論文評(píng)價(jià)，如果有復(fù)審，則答辯秘書需要再次登陸系統(tǒng)，錄入復(fù)審結(jié)果。評(píng)閱人類型下拉框，選擇初審或復(fù)審，相應(yīng)的代碼下拉框，為每個(gè)評(píng)審結(jié)果選擇一個(gè)不同的代碼，也就是說，評(píng)閱人類型選擇“初審”，代碼框中選擇1或2，錄入2個(gè)不同的初審結(jié)果，評(píng)閱人類型選擇“復(fù)審”，代

11、碼框中選擇1或2，錄入2個(gè)不同的復(fù)審結(jié)果，如下圖所示。2、選擇初審、復(fù)審；3、選擇評(píng)閱人代碼：1或2；1、選擇博士學(xué)位論文評(píng)價(jià)圖 3-176.2錄入專家評(píng)審意見匯總：點(diǎn)擊“專家評(píng)審意見匯總”，看到如下頁(yè)面，將評(píng)議書匯總材料的相應(yīng)內(nèi)容錄入到系統(tǒng)中。2、逐項(xiàng)錄入?yún)R總意見；1、專家評(píng)審意見匯總圖 3-186.3錄入學(xué)科意見：點(diǎn)擊“學(xué)科推薦意見”，在如下頁(yè)面中錄入學(xué)科推薦意見。圖 3-196.4答辯日期修改：選擇“答辯日期”，對(duì)學(xué)生的答辯日期地點(diǎn)進(jìn)行修改。在基本信息中學(xué)生已經(jīng)錄入答辯日期等，如果學(xué)生的答辯時(shí)間地點(diǎn)有變更，那么可以在下面的頁(yè)面中進(jìn)行修改。錄入答辯日期、地點(diǎn)，或?qū)σ呀?jīng)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改圖

12、3-206.5錄入答辯委員會(huì)：點(diǎn)擊“答辯委員會(huì)”，在如下頁(yè)面中錄入答辯委員會(huì)的成員信息。成員編號(hào)及學(xué)科代碼的操作參見本手冊(cè)第8頁(yè)圖 3-9。錄入答辯委員會(huì)成員或是對(duì)成員信息進(jìn)行修改；圖 3-217、 答辯秘書批量分配答辯成員選擇“答辯信息管理”菜單中的“批量分配答辯成員”，對(duì)多個(gè)答辯學(xué)生進(jìn)行答辯委員會(huì)成員信息的錄入。在這個(gè)操作中可以選擇已經(jīng)錄入答辯委員會(huì)信息的學(xué)生，將相同的答辯成員分配給指定的學(xué)生，或是對(duì)答辯成員信息進(jìn)行修改后再分配。答辯秘書有三種方式對(duì)學(xué)生進(jìn)行答辯委員會(huì)成員分配：第一種，直接錄入答辯委員會(huì)成員信息，然后再選擇多個(gè)學(xué)生，將同一個(gè)答辯委員會(huì)指定給該學(xué)生；第二種，選擇一個(gè)已經(jīng)分配答

13、辯委員會(huì)成員的學(xué)生， 頁(yè)面中會(huì)將該學(xué)生的答辯成員信息列出，然后再選擇其它學(xué)生，將該委員會(huì)分配給學(xué)生；第三種，選擇一個(gè)已經(jīng)分配答辯委員會(huì)成員的學(xué)生， 頁(yè)面中會(huì)將該學(xué)生的答辯成員信息列出，對(duì)其中的部分成員信息進(jìn)行修改，然后將該委員會(huì)分配給學(xué)生。對(duì)于有部分學(xué)生答辯成員不同，可以考慮批量分配，單獨(dú)對(duì)該學(xué)生進(jìn)行修改的方式3、選擇要分配的學(xué)生，或是全選，批量分配答辯委員會(huì)成員，2、輸入答辯委員會(huì)成員，1、點(diǎn)擊“批量分配答辯成員”圖 3-221、點(diǎn)擊已經(jīng)分配答辯委員會(huì)成員的學(xué)生姓名，顯示答辯委員會(huì)成員，可以對(duì)成員進(jìn)行修改2、選擇要分配的學(xué)生，點(diǎn)擊批量提交圖 3-238、導(dǎo)師審查學(xué)生答辯信息圖 3-24登陸系

14、統(tǒng)，在“學(xué)位信息管理”菜單中選擇“審查學(xué)生學(xué)位信息”，看到如下頁(yè)面。1、 選擇入學(xué)年份、學(xué)生類型等條件，提交查詢學(xué)生；或者直接輸入學(xué)號(hào)或姓名，提交查詢學(xué)生；或者直接點(diǎn)擊“提交”，查詢?cè)摻處煹乃袑W(xué)生；3、查看學(xué)生基本信息、發(fā)表的論文、評(píng)議書匯總材料等信息；2、點(diǎn)擊學(xué)號(hào)，出現(xiàn)右側(cè)操作項(xiàng)目圖 3-25選擇入學(xué)年份、學(xué)生類型等查詢條件，查找符合條件的學(xué)生，或者直接輸入學(xué)號(hào)或姓名，查找學(xué)生，或者直接點(diǎn)擊“提交”按鈕，可以查詢?cè)摻處熦?fù)責(zé)的所有學(xué)生。點(diǎn)擊左側(cè)框中的學(xué)號(hào)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行操作，在本環(huán)節(jié)中，導(dǎo)師需要對(duì)學(xué)生的基本信息、發(fā)表論文、科技成果、專利成果等信息進(jìn)行檢查，同時(shí)錄入答辯秘書（可由學(xué)生在基本信息中帶

15、為錄入）。答辯秘書錄入的具體操作可以參考本手冊(cè)的第8頁(yè)圖3-9。在成員下拉框中選擇“秘書”，錄入答辯秘書信息4、點(diǎn)擊“答辯委員會(huì)”點(diǎn)擊“查詢”在彈出窗口中模糊查詢答辯秘書編號(hào)圖 3-265、導(dǎo)師審查答辯資格：在窗口中錄入具體信息，點(diǎn)擊“提交”圖 3-279、分委會(huì)秘書審查答辯資格在頁(yè)面中選擇“學(xué)位管理”下拉菜單中“學(xué)位信息管理”，進(jìn)入如下頁(yè)面。分委會(huì)處理學(xué)生答辯信息有兩種方式：其一，輸入學(xué)生學(xué)號(hào)或姓名，點(diǎn)擊提交，在左下方學(xué)生列表中顯示該學(xué)生學(xué)號(hào)和姓名。點(diǎn)擊學(xué)生學(xué)號(hào)，右側(cè)顯示操作菜單。點(diǎn)擊“分委會(huì)意見”，在文本框中錄入意見后提交，完成對(duì)單個(gè)學(xué)生答辯信息審查的操作。其二，在選擇框中選擇學(xué)生類型、入

16、學(xué)年份、分委會(huì)、答辯日期、審查標(biāo)志等信息后，點(diǎn)擊“提交”按鈕，左下方學(xué)生列表中將顯示符合條件的全部學(xué)生，勾選同意答辯的學(xué)生或者勾選“全部選中”后，點(diǎn)擊“批量審查學(xué)生答辯信息”，則完成所有已經(jīng)選擇的學(xué)生答辯信息審查操作。1、查找符合條件的學(xué)生或是直接輸入學(xué)號(hào)、姓名3、單獨(dú)處理某個(gè)學(xué)生的答辯信息，選擇“分委會(huì)答辯意見”，在下表中輸入信息，提交。2、選擇學(xué)生，“批量審查學(xué)生答辯信息”圖 3-2810、學(xué)位辦審查答辯資格 選擇“學(xué)位信息管理”，進(jìn)入如下頁(yè)面，對(duì)學(xué)生答辯資格進(jìn)行審查。3、錄入答辯辦理時(shí)間及備注信息4、批量審查學(xué)生答辯信息，默認(rèn)答辯辦理時(shí)間為當(dāng)前時(shí)間2、選擇“全部同意”，或直接錄入意見1、

17、輸入學(xué)號(hào)，查找學(xué)生圖 3-2911、答辯秘書錄入答辯決議1、點(diǎn)擊提交，查詢所有負(fù)責(zé)的學(xué)生，或者直接輸入學(xué)號(hào)、姓名查詢 學(xué)生答辯后，答辯秘書登陸系統(tǒng)，選擇“答辯信息管理”菜單下的“答辯秘書錄入答辯決議”，看到如下頁(yè)面：2、點(diǎn)擊學(xué)號(hào)，選擇學(xué)生，出現(xiàn)右側(cè)操作菜單3、答辯秘書需要完成：錄入答辯決議、錄入學(xué)位審查信息、打印報(bào)表；圖 3-30 答辯秘書需在此環(huán)節(jié)中錄入答辯決議及答辯結(jié)果。1、點(diǎn)擊“答辯決議”2、錄入答辯委員會(huì)表決結(jié)果及答辯記錄等信息，提交圖 3-314、選擇答辯結(jié)果類型：通過、重新答辯、不通過3、點(diǎn)擊答辯結(jié)果，錄入圖 3-3212、分委會(huì)秘書篩選上會(huì)、打印分委會(huì)投票、錄入分委會(huì)決議12.1

18、 上會(huì) 分委會(huì)秘書（教學(xué)秘書）登陸后，選擇“學(xué)位管理”菜單下的“上分委會(huì)”菜單，看到如下頁(yè)面，1、選擇“學(xué)位管理”，“上分委會(huì)”，圖 3-33 在下面的頁(yè)面中，直接點(diǎn)擊“提交”，可以查詢所有答辯通過，可以上會(huì)的學(xué)生列表，對(duì)該列表進(jìn)行操作；也可以輸入學(xué)生類型、入學(xué)年份等查詢條件，查找該范圍內(nèi)的學(xué)生進(jìn)行操作；對(duì)查找到的學(xué)生，可以勾選“全選”框，選擇全部允許上會(huì)的學(xué)生，也可以單獨(dú)勾選每個(gè)允許上會(huì)的學(xué)生，同時(shí)輸入分委會(huì)會(huì)次，提交即可。4、錄入分委會(huì)會(huì)次，提交 3、選擇學(xué)生，單選或是全選，2、查詢符合條件的學(xué)生圖 3-34 12.2 打印表決票在“學(xué)位管理”菜單中，選擇“分委會(huì)表決票”菜單，看到如下頁(yè)面

19、，1、選擇“分委會(huì)表決票”圖 3-35 輸入分委會(huì)會(huì)次、院系、學(xué)生類型等條件，按“打印，打印本次會(huì)的表決票。2、輸入會(huì)次，選擇學(xué)生類型，打印圖 3-3612.3 錄入分委會(huì)決議分委會(huì)會(huì)議后，分委會(huì)秘書需要錄入分委會(huì)決議，選擇“學(xué)位管理”菜單下的“學(xué)位信息管理”，輸入會(huì)次以及“同意上分委會(huì)”，查找符合條件的學(xué)生，錄入分委會(huì)決議，同時(shí)對(duì)允許上報(bào)校學(xué)位會(huì)的學(xué)生，點(diǎn)擊“同意上報(bào)校學(xué)位會(huì)”。對(duì)于分委會(huì)表決結(jié)果，可以在對(duì)某個(gè)學(xué)生錄入投票數(shù)據(jù)后，選擇“復(fù)制人數(shù)”，然后在對(duì)下一個(gè)學(xué)生錄入數(shù)據(jù)時(shí)，直接選擇“粘貼人數(shù)”，就可以直接將前一個(gè)學(xué)生的投票結(jié)果復(fù)制過來。關(guān)于論文評(píng)分，可以直接錄入總分。錄入數(shù)據(jù)后，選擇“復(fù)制人數(shù)”，在下一個(gè)學(xué)生的“分委會(huì)表決結(jié)果”中，選擇“粘貼人數(shù)”即可可以將前一個(gè)學(xué)生的投票進(jìn)行復(fù)制，然后粘貼到下一個(gè)學(xué)生2、點(diǎn)擊學(xué)號(hào)，選擇“分委會(huì)結(jié)果”,錄入分委會(huì)表決結(jié)果3、選擇是否“同意上報(bào)校學(xué)委會(huì)”1、選擇“學(xué)位管理”，點(diǎn)擊“學(xué)位信息管理”，進(jìn)入，輸入會(huì)次，及“同意上分委員會(huì)”，提交圖 3-3712.4 打印校學(xué)位會(huì)上會(huì)材料選擇“學(xué)位管理”菜單下的“校學(xué)位會(huì)上會(huì)材料”，看到如下頁(yè)面，