供應(yīng)商審核的要點(diǎn)及其方法

1、精品文檔供應(yīng)商審核的要點(diǎn)及其方法有經(jīng)驗(yàn)的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進(jìn)入了審核狀態(tài)。比如：去機(jī)場(chǎng)或火車站接你的司機(jī)，就是你的信息來(lái)源，聊天是最好 的審核方式。企業(yè)的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動(dòng)等，司機(jī)天天接來(lái)送往，本身就是個(gè)情報(bào)站，從他們嘴里可以了解企業(yè)的 經(jīng)營(yíng)狀態(tài)。如果去接你的人還有供應(yīng)商對(duì)口部門的人（如質(zhì)量部）， 在車上聊公司的經(jīng)營(yíng)狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近 雙方的距離。我曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“車上和飯桌上，是審核開始的第一現(xiàn)場(chǎng)，客戶的經(jīng)營(yíng) 狀況與管理行為關(guān)系密切。業(yè)績(jī)好的時(shí)候會(huì)掩蓋一些問(wèn)題，而業(yè)績(jī)差 的時(shí)候暴露出來(lái)的問(wèn)題會(huì)很多。”1 1 審核前準(zhǔn)備在審核前最好向?qū)Ψ教?/p>

2、供審核計(jì)劃（但與前面提到的審核計(jì)劃不是一 回事，這是指對(duì)某個(gè)供應(yīng)商的審核安排），讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人， 做好審核現(xiàn)場(chǎng)的接待工作。在審核計(jì)劃中主要包含的信息有：時(shí)間、 部門、關(guān)注的活動(dòng)、相關(guān)人員等。2 2 首次會(huì)議一般來(lái)講在審核計(jì)劃中，都會(huì)有“首次會(huì)議”的要求。我認(rèn)為首次會(huì)議意義重大，因?yàn)閰⒓诱甙ü?yīng)商的管理層、 各個(gè)部 門的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助引導(dǎo)人員等。它是審核組（員）與供應(yīng)商關(guān)于 本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動(dòng)。我建議在審核計(jì)劃中一定要標(biāo)明被審核方的總經(jīng)理要出席， 如果有事 請(qǐng)要提精品文檔前告知審核組。我發(fā)現(xiàn)由于許多審核員沒有做過(guò)管理工作， 或只做過(guò)基層管理者， 他 們沒有與總經(jīng)理

3、打交道的經(jīng)驗(yàn)， 遇到后心里發(fā)怵。 當(dāng)對(duì)方提到總經(jīng)理 有事參加不了首次會(huì)議時(shí)， 自己往往如釋重負(fù)。 殊不知質(zhì)量管理屬于 經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門經(jīng)理的事情。中國(guó)引進(jìn) IS09001IS09001 差不多有 2020 年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒有理解這 個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的精髓？ 我認(rèn)為主要是審核員的切入點(diǎn)讓老板們有一個(gè)錯(cuò)覺：ISO9001ISO9001 就是為 了拿到一張證書， 而非提高管理效率的工具。 記得有一年我在東莞的 一家食品企業(yè)審核， 這家企業(yè)已經(jīng)在同行業(yè)中 銷量排名第二 。老板家 住深圳，每天到公司的時(shí)間基本上是 1 1 0 0 點(diǎn)以后。 我在寫審核計(jì)劃時(shí)，要求總經(jīng)理參加 首次會(huì)議 。老板

4、的秘書告訴我， 以前老板從不出席這樣的 首次會(huì)議 ，這次是否 必須 要參加？我告訴 她：“老板如果確實(shí)有其他重要的事情參加不了，請(qǐng)他寫 請(qǐng)假條 ?！?這次審核非常成功。因?yàn)樵谑状螘?huì)議上，老板聽我介紹了本次 審核的目的、方式 ，以及我 對(duì)審核過(guò)的企業(yè)的一般性分析后， 這位老板第一句話就是： “以前為 什么不通知我參加這樣的會(huì)？”在質(zhì)量體系推動(dòng)方面， 老板的權(quán)重最大， 我用數(shù)字比喻為占 50%50%以上。 因此，審核員一定要利用各種機(jī)會(huì)讓老板知道質(zhì)量、 食品安全管理體 系的推動(dòng)是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。會(huì)議內(nèi)容 首次會(huì)議的時(shí)間控制在 3030 分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組（員）

5、而非供應(yīng)商。一般來(lái)講先由審核組（員）來(lái)介紹，審核人員的名字、審核安排、目 的等。然后才是供應(yīng)商介紹各個(gè)部門負(fù)責(zé)人和公司基本情況。精品文檔3 3 現(xiàn)場(chǎng)參觀 首次會(huì)議結(jié)束， 要有一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)參觀， 這個(gè)安排對(duì)整個(gè)審核的成功也是 非常重要的。1 1 現(xiàn)場(chǎng)參觀的兩個(gè)目的目的 1 1：管理細(xì)節(jié) 我一般安排的時(shí)間是 1 1 個(gè)小時(shí)甚至更長(zhǎng)的時(shí)間， 它的目的是對(duì)被審核 現(xiàn)場(chǎng)有一個(gè)大致的了解。 我在首次會(huì)議上常常開玩笑地對(duì)老板說(shuō)： “現(xiàn)場(chǎng)參觀完， 審核就可以 結(jié)束了?！币?yàn)槲疫x擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛(wèi)、倉(cāng)庫(kù)、污水站、垃圾房、維修間等，當(dāng)看到這些現(xiàn)場(chǎng)的人員，工作狀態(tài)非常 松懈的話，那生產(chǎn)車間管理的再好，我

6、也給整體得分打個(gè)大折。 管理的細(xì)節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車間，而是在門衛(wèi)、倉(cāng)庫(kù)、維修間、鍋 爐房、污水站等這些地方。 它們似乎與產(chǎn)品離著很遠(yuǎn)，但管理活動(dòng)的要求應(yīng)該是一樣的。想想看行政經(jīng)理的工資會(huì)比生產(chǎn)經(jīng)理或質(zhì)量經(jīng)理的工資低嗎？ 如果不低，那對(duì)管理能力的要求就應(yīng)該是一樣的。如果行政經(jīng)理、工 程經(jīng)理與生產(chǎn)經(jīng)理的能力一樣，而車間外的地方管理的一塌糊涂，那 你看到的生產(chǎn)車間內(nèi)的管理狀況，可能就是他們特意為你準(zhǔn)備的。 莊子在回答東郭子關(guān)于道的問(wèn)題時(shí)， 用“每下愈況”來(lái)解釋道無(wú)所不 在。如何判斷豬的肥瘦， 有經(jīng)驗(yàn)的屠夫是從豬腳向上摸。 如果豬腳肥， 那 么豬就肥。有經(jīng)驗(yàn)的審核員也是通過(guò)管理的細(xì)節(jié)， 來(lái)判斷供應(yīng)商

7、的管理水平和能 力的。目的 2 2：設(shè)計(jì)的優(yōu)劣 另外由于食品安全與工程設(shè)計(jì)有極大的關(guān)系， 它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對(duì) 食品安全設(shè)計(jì)的理解，所以現(xiàn)場(chǎng)參觀的另外一個(gè)目的就是看看圍墻、 門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP 要求。 在倉(cāng)庫(kù)參觀的時(shí)候， 可以看看到貨和發(fā)貨的情況， 在庫(kù)房?jī)?nèi)可以找一 個(gè) 1 1 周左右的產(chǎn)品做追溯演練。 在現(xiàn)場(chǎng)走一圈也可以順便檢查了蟲害 管理設(shè)施。 當(dāng)由多人組成的審核小組時(shí)， 現(xiàn)場(chǎng)參觀是唯一一次審核組 對(duì)某一管精品文檔理活動(dòng)，發(fā)表各自意見的機(jī)會(huì)。這對(duì)統(tǒng)一審核思路、理清審 核重點(diǎn)、做追溯信息的準(zhǔn)備都有很大幫助。2 2 現(xiàn)場(chǎng)參觀前的準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)參觀前要讓供應(yīng)商提供四張圖：1

8、 1、工廠布局圖 2 2、蟲害布局圖 3 3、監(jiān)控設(shè)施布局圖 4 4、倉(cāng)庫(kù)貨物布局 圖對(duì)這四張圖的要求，可以寫在審核計(jì)劃中?，F(xiàn)場(chǎng)參觀后，小組可以進(jìn)行 10-1510-15 分鐘的討論，確定審核重點(diǎn)和現(xiàn)場(chǎng) 取樣方式。4 4供應(yīng)商檢查表的設(shè)計(jì) 為了提醒審核員在參觀時(shí)注意的事項(xiàng)，在供應(yīng)商檢查表中對(duì)現(xiàn)場(chǎng) 參觀的內(nèi)容可以進(jìn)行如下描述：1.1. 大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡(luò)方式、車號(hào)；2.2. 監(jiān)視探頭布局：關(guān)鍵區(qū)域（露天存放成品 / / 原料、大門、成品庫(kù)門、 原料庫(kù)門）；3.3. 廠區(qū)道路、草坪；4.4. 污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；5.5. 蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；6.

9、6. 原料庫(kù)：蟲害管理、標(biāo)識(shí)、燈、門、窗、溫濕度、電線（無(wú)私拉）、 遮光、禁用區(qū)；7.7. 冷庫(kù)：溫度記錄方式（手工、自動(dòng)）；8.8. 成品庫(kù)：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名稱、規(guī)格、班次、批號(hào)、產(chǎn)品代號(hào)，物料管理用電子化（ERPERP 還是手工;9.9. 生產(chǎn)線（最好走參觀走廊）：更衣室 / /更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設(shè)施。 5 5 審精品文檔核小組的分工如果審核小組由三人及以上組成，可以分為 A A、B B、C C 三組。A A 組的審核地點(diǎn)在辦公室，主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品追溯，以檢查記錄和文件為 主，如：1.1. 入庫(kù)報(bào)告：產(chǎn)量、批號(hào)； 2.2.生產(chǎn)報(bào)告：產(chǎn)量、批號(hào)； 3.3. 本批號(hào)

10、成品檢驗(yàn)報(bào)告： 理化、微生物，化驗(yàn)人員名字、 化驗(yàn)人員資質(zhì)、 產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法/ / 規(guī)范、取樣計(jì)劃、留樣記錄； 4.4.過(guò)程檢驗(yàn)記錄： CCRCCR 重量記錄、指標(biāo)（質(zhì)量）、異常報(bào)告、衛(wèi)生記錄、設(shè)備清洗記 錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產(chǎn)用水（冰）檢驗(yàn)記錄； 5.5. 員工記錄：抽取當(dāng) 班 10-15%10-15%人員的健康證，并檢查當(dāng)班執(zhí)行清潔、CCRCCR 操作人員的培訓(xùn) 記錄；6.6. 本批號(hào)成品所使用原料檢驗(yàn)報(bào)告：原料種類、放行報(bào)告、各 個(gè)原料檢驗(yàn)記錄、化驗(yàn)人員名字、化驗(yàn)人員資質(zhì)、原料標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方 法/ /規(guī)范、取樣記錄； 7 7 設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄。注：A A 組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相關(guān)的所有

11、信息，即已經(jīng)發(fā)生過(guò)的管理活 動(dòng)。A A 組的審核路徑為：1 1）在成品庫(kù)中選擇已放行的產(chǎn)品，對(duì)外包裝箱 進(jìn)行照相，記錄批號(hào)和數(shù)量。 2 2）將成品帶回辦公室讓供應(yīng)商提供與 此批號(hào)產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。（見上）。B B 組B B 組負(fù)責(zé)文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和報(bào)告，如:1.1. HACCPHACCP 計(jì)劃：小組、產(chǎn)品描述、預(yù)期用途、流程圖、流程圖確 認(rèn)、危害分析、CCR/ORRCCR/ORR 控制措施；2.2. RRRRRR 目錄；3.3. 投訴管理;4.4. 內(nèi)審； 5.5. 管理評(píng)審； 6.6. 培訓(xùn)管理； 7.7. 設(shè)備維修、保養(yǎng) （包括安保設(shè)施）； 8.8. 不合格品控

12、制； 9.9. 糾正預(yù)防措施； 10.10. 設(shè)備儀器校驗(yàn)（包括生產(chǎn)線、實(shí)驗(yàn)室）； 11.11. 源頭（供應(yīng)商）管理； 12.12. 蟲害管理（合同、檢查精品文檔記錄、分析報(bào)告）； 13.13. 社會(huì)責(zé)任； 14.14. 產(chǎn) 品防護(hù)； 15.15.應(yīng)急管理（停電、火災(zāi)對(duì)產(chǎn)品的影響）； 16.16. 召回演練。C C 組C C 組主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)操作行為，包括生產(chǎn)車間、庫(kù)房和實(shí)驗(yàn)室，如:1.1.現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生；2.2.周（月）GMP/5SGMP/5S 僉查記錄；3.3.現(xiàn)場(chǎng)操作文件（SOPSOP 管理；4.4. 記錄管理（ CCPCCP、 OPROPR、P P 清潔、重量、質(zhì)量、蟲害、維修、 異物）；

13、 5.5. 標(biāo)識(shí)管理: 化學(xué)品、 半成品、原料、成品； 6.6. 人員培訓(xùn) （關(guān) 鍵崗位+ +一般崗位）；7.7. 設(shè)施、設(shè)備衛(wèi)生設(shè)計(jì)； 8.8. 交叉污染防護(hù)、潤(rùn) 滑油等級(jí)； 9.9. 原料/ /成品倉(cāng)庫(kù)衛(wèi)生； 10.10. 物品標(biāo)識(shí)； 11.FIFO11.FIFO （先入先 出）； 12.12. 化學(xué)品庫(kù)； 13.13. 實(shí)驗(yàn)室:安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風(fēng) 櫥、化學(xué)品臺(tái)賬、強(qiáng)酸（堿）存放、試劑標(biāo)識(shí)（名稱、日期）、僉測(cè) 儀器內(nèi)部校驗(yàn)計(jì)劃、僉測(cè)方法管理、僉測(cè)結(jié)果管理（簽字 + +日期）、 僉測(cè)記錄管理、僉測(cè)人員資質(zhì)、微生物實(shí)驗(yàn)室（培養(yǎng)基+ +消毒 + +空白試 驗(yàn)+ +培養(yǎng)箱溫度校驗(yàn)）。6

14、 6 審核過(guò)程中的配合在審核過(guò)程中，需要三組進(jìn)行 信息傳遞，如：1A1A 組需要將部分信息 傳遞給 B B組（體系文件）可追溯信息的完整性與召回報(bào)告（證據(jù)對(duì)比） 成品、原料 僉驗(yàn)方法 管理僉驗(yàn) 人員資質(zhì) 管理 產(chǎn)品、原料 技術(shù)規(guī)范 管 理- -記錄管理（CCCCP P清潔、產(chǎn)品檢驗(yàn)、原料檢驗(yàn)） 環(huán)境監(jiān)控計(jì)劃- -糾 正預(yù)防措施設(shè)備維修、保養(yǎng)計(jì)劃 2C2C 組需要將部分信息傳遞給 B B 組（現(xiàn) 場(chǎng)評(píng)估）- -本批號(hào)成品所有原料是否有 拒用？原料倉(cāng)庫(kù)的 FIFOFIFO （先 進(jìn)先出） 臺(tái)賬與批號(hào)是否符合情況？ 標(biāo)識(shí)管理（批號(hào)、數(shù)量、入庫(kù) 日期 狀態(tài)管理（待檢、放行、拒用、銷毀）6 6 審核原則

15、精品文檔這樣的審核安排基于以下幾個(gè)原則：1.1. 所有管理活動(dòng)已經(jīng)發(fā)生；2.2. 所有管理活動(dòng)需要符合規(guī)范要求；3 3 所有管理活動(dòng)的信息不得缺失；4.4. 通過(guò)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的產(chǎn)品， 連接起人、機(jī)、料、法、環(huán)的所有管理信息。7 7 審核流程和重點(diǎn)質(zhì)量管理體系 （包括食品安全管理體系） 所管理的活動(dòng)， 可以通過(guò)一 個(gè)已經(jīng)生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品進(jìn)行追溯 （如下圖）。在倉(cāng)庫(kù)中剛剛生產(chǎn) 1 1 周左右的產(chǎn)品，可能還沒有到消費(fèi)者手中， 或者即使到了消費(fèi)者手中， 還沒有發(fā)生（或沒有得到） 投訴報(bào)告 。因此對(duì)投訴管理的驗(yàn)證，需要用 更早批次的產(chǎn)品進(jìn)行。1A1A 組審核員 的審核流程與重點(diǎn) A A 組審核員在現(xiàn)場(chǎng)參觀時(shí)，

16、已經(jīng)用相機(jī)拍攝了追溯 產(chǎn)品的“品名、規(guī)格、生產(chǎn)批號(hào)”等信息（在包裝箱外側(cè)就有這些信 息）?；氐睫k公室，向 供應(yīng)商 提出要求，提供與這個(gè)產(chǎn)品相關(guān)的信息 （見供應(yīng)商管理（ 7 7）供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核（中）。建議 A A 組審核員將與這個(gè)批次產(chǎn)品相關(guān)的所有信息按照生產(chǎn)流程順 序，讓客戶放置在桌子上。2 2，B B 組審核員的審核流程與重點(diǎn) A A 組審核員在對(duì)信息的完整性進(jìn)行確認(rèn)時(shí)，B B 組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報(bào)告相關(guān)的管理依據(jù)。邏輯是：找產(chǎn)品 - 找記錄 - 找依據(jù) - 找疏漏 - 找問(wèn)題 - 找 風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)來(lái)講對(duì) B B 組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對(duì)幾個(gè)非 常重要精品文檔的

17、報(bào)告進(jìn)行確認(rèn)和驗(yàn)證：1 1 管理評(píng)審報(bào)告 如果在 ISO9001ISO9001（20002000 版）中，選出哪個(gè)條款最重要 的話，那我就選 “管理評(píng)審” 。先看一看參加管理評(píng)審的都是哪些 人？最高管理者、各個(gè)部門的一把手。再看一看都討論哪些問(wèn)題？方針、目標(biāo)、未來(lái)方向。 最后想一想管理評(píng)審輸出是什么？分責(zé)任、分任務(wù)、分錢。 凡是與分錢相關(guān)的事， 就是企業(yè)最大的事。有人可能說(shuō)不對(duì)， 分責(zé)任、 分任務(wù)、定目標(biāo)應(yīng)該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無(wú)米 之炊，沒錢干個(gè)屁事。所以當(dāng)我看管理評(píng)審報(bào)告時(shí)， 我先看看 總經(jīng)理是否出席 ，然后看 各位 部門總監(jiān)都說(shuō)了些什么問(wèn)題 ，最后就是 行動(dòng)計(jì)劃是否有預(yù)

18、算 。 有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）： 凡是將 管理評(píng)審作為認(rèn)證活動(dòng)而非經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的企業(yè)， 它所運(yùn)行的管理體系本 身就會(huì)給經(jīng)營(yíng)帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn) 。就如同一個(gè)國(guó)家的人大會(huì)議， 成為一出鬧劇時(shí)， 這個(gè)國(guó)家一定處于極 大的風(fēng)險(xiǎn)之中。因此，幾頁(yè)紙的管理評(píng)審報(bào)告， 已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質(zhì)量、 食品安 全管理體系的策劃、運(yùn)行、檢查、改進(jìn)的水平了 看管理評(píng)審報(bào)告 不要只看當(dāng)年的，一定要看 過(guò)去三年的報(bào)告 。做縱向 比較 ，看這家供應(yīng)商管理體系的發(fā)展歷程和轉(zhuǎn)折。2 2 內(nèi)審報(bào)告 內(nèi)審報(bào)告是管理評(píng)審報(bào)告的部分輸入。 但目前許多企業(yè)內(nèi)審流于形式， 審核員仍然處在 “手中有劍， 心中無(wú) 劍”的水平

19、。為管理層提供的報(bào)告，只是糾纏于某一個(gè)操作行為，而 非對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，這顯然是管理層不感興趣的問(wèn)題。 如何改變這樣的局面？ 可以在組織設(shè)計(jì)中進(jìn)行策劃， 讓各個(gè)部門的總 監(jiān)成為內(nèi)審員。 每次審核的時(shí)候， 由總監(jiān)擔(dān)任各個(gè)審核組的組長(zhǎng)。精品文檔在審核中試圖拋開檢查表，到一個(gè)業(yè)務(wù)部門可以從這幾個(gè)問(wèn)題問(wèn)起。? 為什么需要這個(gè)部門？? 為什么需要這個(gè)崗位？? 這個(gè)部門的主要業(yè)務(wù)流程是什么？? 這個(gè)部門或崗位的主要責(zé)任是什么？? 影響到你部門工作效率的原因是什么？? 你與其他部門發(fā)生的主要沖突是什么？? 你如何解決沖突并開始有實(shí)施計(jì)劃？ 當(dāng)你將這些問(wèn)題告訴總經(jīng)理時(shí)， 我猜想他會(huì)樂(lè)瘋了。 因?yàn)檫@是他的 痛 點(diǎn)，是他天天睡不