Word實(shí)戰(zhàn)技巧——長(zhǎng)文檔排版

1、以論文為代表的長(zhǎng)文檔 雖然格式并不是論文的決定性因素，但是通過(guò)Word中豐富的排版內(nèi)容和功能，就可以打造一篇在形式上很漂亮的論文。 論文由封面、目錄、插圖目錄、附表目錄、中文題目和摘要、關(guān)鍵詞以及英文題目、摘要、關(guān)鍵詞（英文）、正文、參考文獻(xiàn)、關(guān)鍵詞索引、致謝等構(gòu)成。 論文需要編寫目錄、插圖和表格，摘要需要單獨(dú)設(shè)置頁(yè)碼，正文各級(jí)標(biāo)題需要多級(jí)編號(hào)，頁(yè)眉頁(yè)腳需要單雙數(shù)不同，必然使用到分節(jié)的功能。參考文獻(xiàn)需要使用到腳注和尾注，圖和表標(biāo)題要用題注，設(shè)計(jì)的公式還要單獨(dú)錄入等。當(dāng)然，并不是所有的論文都包含所有的內(nèi)容，我們舉的這個(gè)例子盡量囊括一些可能涉及的元素，真正做到熟練使用，還需要實(shí)踐。注釋和參考文獻(xiàn)要

2、隨文首先完成（1） 注釋和參考文獻(xiàn)是論文中十分重要的部分，也讓論文這種嚴(yán)肅文體增加了很多信息量和可讀性。注釋就是指腳注和尾注，注釋依賴于文中的內(nèi)容，所以中工作最好在論文撰寫過(guò)程中就逐步完成。 腳注用于文章的注解，參考文獻(xiàn)的編排可以使用尾注。注釋和參考文獻(xiàn)要隨文首先完成（2） 1、修改腳注或尾注分隔符、修改腳注或尾注分隔符 在實(shí)際應(yīng)用中涉及最多的問(wèn)題，就是腳注的格式修改。被問(wèn)得最多的一個(gè)問(wèn)題就是：腳注這條線怎么刪不掉?。?在文檔中的腳注分隔線，是一個(gè)既無(wú)法選中，也無(wú)法刪除的東西，有時(shí)候它還“空兩格”，可是卻無(wú)法調(diào)整，有時(shí)候腳注的內(nèi)容距離分隔符很遠(yuǎn)，也無(wú)法調(diào)整。這是怎么回事呢？ 腳注或者尾注是一個(gè)

3、很特殊的元素，它們也是頁(yè)面中被整體插入的元素，這個(gè)元素的修改要在特定的方式下進(jìn)行。 注釋和參考文獻(xiàn)要隨文首先完成（3） 1、修改腳注或尾注分隔符（續(xù)）、修改腳注或尾注分隔符（續(xù)） 操作方法：操作方法： 步驟一：步驟一：定位光標(biāo)到腳注位置【頁(yè)面視圖】選項(xiàng)卡【文檔視圖】功能組【草稿視圖】按鈕 步驟二：步驟二：【引用】選項(xiàng)卡【腳注】功能組單擊【顯示備注】按鈕。 步驟三：步驟三：右側(cè)下方窗口【腳注】下拉列表中選擇“腳注分隔符”，即可選中腳注分隔符進(jìn)行刪除或刪除多余空行和空格。 這時(shí)，不論是腳注內(nèi)容，還是分隔符的格式，都可以像修改普這時(shí)，不論是腳注內(nèi)容，還是分隔符的格式，都可以像修改普通段落內(nèi)容那樣修改

4、它們的各種屬性。所以上面提到的間距過(guò)大，通段落內(nèi)容那樣修改它們的各種屬性。所以上面提到的間距過(guò)大，多半是腳注分隔符段前段后間距國(guó)產(chǎn)，甚至有多余的行造成的，多半是腳注分隔符段前段后間距國(guó)產(chǎn)，甚至有多余的行造成的，只要將它們?nèi)コ纯?。只要將它們?nèi)コ纯伞Ｗ⑨尯蛥⒖嘉墨I(xiàn)要隨文首先完成（4） 2、修改參考文獻(xiàn)的編號(hào)格式、修改參考文獻(xiàn)的編號(hào)格式 尾注會(huì)集中顯示在文檔末尾，并且按照設(shè)置的格式排序顯示，除了內(nèi)容外，序號(hào)部分不允許在頁(yè)面視圖中修改。 我們常見(jiàn)到的問(wèn)題是，怎么將編號(hào)格式修改為1，2，的形式。1,2,3，很好辦，外面的就不好辦了。Word提供的編號(hào)格式中沒(méi)有這樣的形式。如果數(shù)量不多的話，那么就手動(dòng)

5、加上去，并不是很費(fèi)事。如果數(shù)量多，就要使用工具來(lái)達(dá)到添加此格式的目的了。 使用合適的數(shù)字樣式將尾注填寫完畢后，采用上一節(jié)的方法將尾注分隔符去除，并在最前面添加一個(gè)分頁(yè)符，將“參考文獻(xiàn)”按照要求的樣式設(shè)置好。注釋和參考文獻(xiàn)要隨文首先完成（5） 操作方法操作方法： 步驟一：步驟一：【開(kāi)始】選項(xiàng)卡【編輯】功能組【查找/替換】按鈕打開(kāi)【查找和替換】對(duì)話框。 步驟二步驟二：?jiǎn)螕簟靖唷堪粹o，在【查找】中輸入內(nèi)容，這時(shí)請(qǐng)?jiān)凇咎厥飧袷健恐羞x擇“尾注標(biāo)記”，此時(shí)文本框內(nèi)自動(dòng)輸入了“e”，這就是尾注標(biāo)記的記號(hào)。 下面我們用查找和替換的方式將這個(gè)不符合要求的格式改過(guò)來(lái)。思路是：查找尾注中的數(shù)字，將查找到的數(shù)字放置

6、于“”之中并更改為需要的格式。注釋和參考文獻(xiàn)要隨文首先完成（6） 步驟三步驟三：在【替換】文本框內(nèi)輸入想要的序號(hào)符號(hào)“”，將光標(biāo)停留在“”內(nèi)，在【特殊格式】中選擇“查找內(nèi)容”，文本框內(nèi)自動(dòng)輸入了“&”，這個(gè)&就可以實(shí)現(xiàn)將查找到的數(shù)字放置于“”之中。 這時(shí)，尾注中的編號(hào)就全部變?yōu)榱伺c正文內(nèi)容相同的格式。使用樣式處理章節(jié)標(biāo)題（1） 論文的一個(gè)特點(diǎn)就是修改頻繁，而且相同類型內(nèi)容需要做到嚴(yán)格統(tǒng)一。這就要求一定要使用樣式來(lái)處理論文這種長(zhǎng)文檔。 1、根據(jù)要求修改樣式、根據(jù)要求修改樣式 論文中各級(jí)標(biāo)題中字體字號(hào)的描述就規(guī)定了樣式所包含的格式。對(duì)于已經(jīng)有明確格式要求的標(biāo)題級(jí)別，可以使用修改內(nèi)置

7、樣式的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求。 比如一級(jí)標(biāo)題是四號(hào)黑體，說(shuō)明中僅此兩個(gè)格式上的要求，直接修改標(biāo)題1的樣式中相應(yīng)的內(nèi)容即可。對(duì)于其他諸如行距、段前段后距等可先不予理會(huì)，待到文檔整體確定后根據(jù)美觀的原則再設(shè)定。其他級(jí)別的標(biāo)題樣式也照此設(shè)置。 但是有時(shí)快速樣式中并沒(méi)有更多的級(jí)別預(yù)覽，這時(shí)需要手動(dòng)將它們調(diào)出來(lái)方便修改。使用樣式處理章節(jié)標(biāo)題（2） 操作方法操作方法： 步驟一步驟一：【開(kāi)始】選項(xiàng)卡【樣式】功能組右下角【樣式】對(duì)話框按鈕 步驟二步驟二：【樣式】對(duì)話框右下角【選項(xiàng)】按鈕【樣式窗格選項(xiàng)】對(duì)話框設(shè)置“顯示所有樣式”，所有樣式的名稱就可以顯示在【樣式】對(duì)話框中。使用樣式處理章節(jié)標(biāo)題（3） 或者單擊下方第

8、三個(gè)圖標(biāo)，啟動(dòng)【樣式管理】對(duì)話框修改未顯示的樣式。樣式未使用時(shí)是隱藏的，標(biāo)題級(jí)別都打上了“使用前隱藏”標(biāo)記。單擊【修改】按鈕，就可以對(duì)該標(biāo)題樣式進(jìn)行修改。這又是一種進(jìn)入樣式修改的方式。使用樣式處理章節(jié)標(biāo)題（4） 除了為各級(jí)標(biāo)題設(shè)置級(jí)別外，正文樣式也需要按照要求進(jìn)行更改；“表題、圖題”的格式可以使用題注樣式來(lái)完成。設(shè)置的原則就是，內(nèi)置樣式能用即用，不必要認(rèn)為創(chuàng)作很多新樣式。 這樣做的好處在于，例如使用內(nèi)置的題注樣式，對(duì)圖或者表進(jìn)行編號(hào)、寫表題，當(dāng)為圖標(biāo)插入題注后，這部分內(nèi)容會(huì)自動(dòng)根據(jù)樣式進(jìn)行更改，也即“一勞永逸”。如果單獨(dú)為此設(shè)立一個(gè)新樣式，添加完題注后，還必須有一個(gè)應(yīng)用的過(guò)程，這就多了一個(gè)步驟

9、。 對(duì)于個(gè)別需要做到全篇統(tǒng)一的元素，例如某些文檔中一些特定組織的稱謂，可以為其臨時(shí)設(shè)立一個(gè)樣式，不必使用現(xiàn)有樣式來(lái)修改。將文字部分設(shè)置好后，在右鍵菜單或者【樣式】功能組的快速樣式下拉菜單中選擇【將所選內(nèi)容保存為新快速樣式】，命名后，這個(gè)樣式就會(huì)出現(xiàn)在快速樣式窗格，方便下次使用。使用樣式處理章節(jié)標(biāo)題（5）單級(jí)和多級(jí)編號(hào)的編排（1） 這是一個(gè)比較麻煩的內(nèi)容，但是論文的層次離不了多級(jí)編號(hào)，除非決定手動(dòng)添加。 在我們對(duì)段落進(jìn)行格式化的時(shí)候，涉及編號(hào)部分一共有三個(gè)選擇，分別是【項(xiàng)目符號(hào)】、【普通編號(hào)】和多級(jí)編號(hào)，在【開(kāi)始】選項(xiàng)卡的【段落】組。單級(jí)和多級(jí)編號(hào)的編排（2） 1、單級(jí)項(xiàng)目符號(hào)的添加和項(xiàng)目、單級(jí)

10、項(xiàng)目符號(hào)的添加和項(xiàng)目符號(hào)字符修改符號(hào)字符修改 為段落的起始部分添加一個(gè)項(xiàng)目符號(hào)，這樣看起來(lái)很有條理的樣子。這樣，論文中羅列性質(zhì)的文本，如果還不夠使用表格來(lái)處理的程度，都可以使用項(xiàng)目符號(hào)。 Word項(xiàng)目符號(hào)庫(kù)內(nèi)置了很多“項(xiàng)目符號(hào)字符”，只要選中需要添加的段落列表后就可以直接應(yīng)用，段落項(xiàng)目符號(hào)屬于段落標(biāo)志范疇，所以可以使用格式刷應(yīng)用項(xiàng)目符號(hào)，十分方便。單級(jí)和多級(jí)編號(hào)的編排（3） 1、單級(jí)項(xiàng)目符號(hào)的添加和項(xiàng)目符號(hào)字符修改（續(xù)、單級(jí)項(xiàng)目符號(hào)的添加和項(xiàng)目符號(hào)字符修改（續(xù)1） 如果不滿意內(nèi)置的“項(xiàng)目符號(hào)字符”，可以自己添加“新的樣式”，可以成為項(xiàng)目符號(hào)的有符號(hào)和圖片兩種形式。單級(jí)和多級(jí)編號(hào)的編排（4） 1

11、、單級(jí)項(xiàng)目符號(hào)的添加和項(xiàng)目符號(hào)字符修改（續(xù)、單級(jí)項(xiàng)目符號(hào)的添加和項(xiàng)目符號(hào)字符修改（續(xù)2） （1）單擊【符號(hào)】按鈕，可以在彈出的符號(hào)對(duì)話框中選擇各式各樣的符號(hào)。符號(hào)也有字體之分，所以在選擇符號(hào)字符之前需要留意一下字體。 （2）如果對(duì)內(nèi)置的符號(hào)不滿意，可以自己選擇圖片作為項(xiàng)目符號(hào)字符，成為“圖片項(xiàng)目符號(hào)”。 （3）也可以使用導(dǎo)入功能將自己電腦中的圖片作為項(xiàng)目符號(hào)字符。Word會(huì)自動(dòng)調(diào)整導(dǎo)入的圖片的大小以適應(yīng)項(xiàng)目符號(hào)的要求。 單級(jí)和多級(jí)編號(hào)的編排（5） 2、為段落編寫單級(jí)編號(hào)和編號(hào)格式修改、為段落編寫單級(jí)編號(hào)和編號(hào)格式修改 如果僅僅使用項(xiàng)目符號(hào)，還不能完全滿足段落格式要求。例如涉及描述操作步驟等內(nèi)容

12、，需要順序性較強(qiáng)的符號(hào)作為提示，那么這就需要為段落添加【編號(hào)】。 編寫一個(gè)特殊格式的編號(hào)，可以在編號(hào)的下拉菜單中單擊【定義新編號(hào)格式】單級(jí)和多級(jí)編號(hào)的編排（6） 3、為文檔各級(jí)標(biāo)題添加多級(jí)列表和自定義多級(jí)列表 “多級(jí)列表”就是可以提現(xiàn)層次和級(jí)別的編號(hào)。如果對(duì)多級(jí)編號(hào)有不明白的地方，或者有編號(hào)設(shè)置混亂、不能做到分章節(jié)重新歸一等問(wèn)題，現(xiàn)在都不需要去尋找原因，先清除所有的編號(hào)格式，只需掌握比較順的設(shè)置步驟即可。 從右圖可以看出，我們需要為包含大綱級(jí)別的標(biāo)題樣式附加多級(jí)列表編號(hào)，所以為章節(jié)標(biāo)題添加編號(hào)的過(guò)程，就是將多級(jí)列表與標(biāo)題樣式建立聯(lián)系的過(guò)程。單級(jí)和多級(jí)編號(hào)的編排（7） 操作方法：操作方法： 步驟

13、一：步驟一：先設(shè)置各級(jí)標(biāo)題的樣式 步驟一：步驟一：【開(kāi)始】選項(xiàng)卡【段落】功能組【多級(jí)列表】按鈕 步驟二步驟二：在【多級(jí)列表】下拉列表中選擇【定義新的多級(jí)列表】打開(kāi)【定義新多級(jí)列表】對(duì)話框 步驟三步驟三：這時(shí)顯示的【定義新多級(jí)列表】是一個(gè)縮略窗格，需要單擊左下角的【更多】按鈕，顯示完整窗口。單級(jí)和多級(jí)編號(hào)的編排（7） 步驟四步驟四：選擇要設(shè)置的級(jí)別。這里的級(jí)別指的就是多級(jí)編號(hào)的級(jí)別。 步驟五步驟五：將級(jí)別與樣式鏈接起來(lái)，級(jí)別1鏈接標(biāo)題1，當(dāng)然也可以鏈接其他，不過(guò)那樣會(huì)有些亂，不對(duì)應(yīng)。這時(shí)在預(yù)覽窗格的編號(hào)1后面會(huì)出現(xiàn)標(biāo)題1的字樣。 步驟六：步驟六：同理依次設(shè)置其他級(jí)別與樣式的對(duì)應(yīng)。標(biāo)題位置的縮進(jìn)值

14、需進(jìn)一步設(shè)置用題注填寫圖表名稱 什么是題注？ 圖片的題注一般位于對(duì)象的下方，而表格的題注則位于表格的上方，多數(shù)科技論文對(duì)圖片、圖表和表格的要求也是這樣規(guī)定的。 嚴(yán)格來(lái)說(shuō)，并不是為一個(gè)圖片或者表格插入題注，也就是說(shuō)，題注實(shí)際上并不跟圖片或者表格等內(nèi)容發(fā)生關(guān)聯(lián)。題注，根本上講就是一個(gè)位置，即在文中的某個(gè)位置做一個(gè)標(biāo)記，并對(duì)這個(gè)標(biāo)記命名，方便在其他地方使用這個(gè)標(biāo)記。用題注填寫圖表名稱 操作方法：操作方法： 步驟一步驟一：選中圖片或者表格【引用】選項(xiàng)卡【題注】功能組單擊【插入題注】打開(kāi)【題注】對(duì)話框。 步驟二：步驟二：?jiǎn)螕簟拘陆?biāo)簽】按鈕輸入“圖”【確定】按鈕 步驟三步驟三：?jiǎn)螕簟揪幪?hào)】按鈕修改編號(hào)樣式 步驟四步驟四：在“題注”文本框中輸入文本即可。 “表”的題注