D3-02-01-16-法律、法規(guī)及其它要求和資料管理辦法1

1、 質(zhì)量及綜合管理資料 B/1(2015) 法律法規(guī)及其他要求和資料管理方法 2-1-16- 法律法規(guī)及其他要求和資料等管理方法（ZD-D3/02/01-16）為了加強(qiáng)公司的法律法規(guī)及其他要求等的管理，保證生產(chǎn)管理中所運(yùn)用的文件、資料（包括軟件）的有效性和剛好性，特制定本方法。一、獲得、選購、收集1、公司各部門可通過政府部門、行業(yè)信息、互聯(lián)網(wǎng)、報(bào)刊雜志、會(huì)議等渠道獲得和識別適用的法律法規(guī)及其他要求，部門負(fù)責(zé)人審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，以“信息溝通報(bào)告書”（ZDJ05-03）的形式報(bào)公司綜合管理部按文件管理程序執(zhí)行。屬受控文件的同時(shí)上受控文件清單，電子版并報(bào)綜合管理部進(jìn)行匯總和OA系統(tǒng)上發(fā)布。2、凡須

2、要購買的法律法規(guī)及其他要求等（包括軟件）、施工標(biāo)準(zhǔn)圖冊、施工工藝手冊、工程資料以及技術(shù)圖書等學(xué)習(xí)參考書籍，由相關(guān)部門提出申請，填寫“資料、軟件購買申請表”（D3-J-02-12），報(bào)綜合管理部審核，行政主管領(lǐng)導(dǎo)審批，再由綜合管理部資料員按要求，適時(shí)、適量進(jìn)行統(tǒng)一選購。對施工標(biāo)準(zhǔn)圖冊、施工工藝手冊等至少應(yīng)保存一套有效版本。分公司、項(xiàng)目部購買資料金額小于1000元時(shí)，可不經(jīng)申請干脆購買，但必需做好資料的臺(tái)帳登記工作。對1000元的則應(yīng)按上述程序進(jìn)行審批。3、各專業(yè)的雜志、刊物的訂購，每年由綜合管理部制定安排，填寫“資料、軟件購買申請表” ，經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核，公司行政分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由綜合管理部資

3、料員訂閱，資料室統(tǒng)一管理、分發(fā)。4、職工培訓(xùn)資料的選購，依據(jù)人力資源部提出的年度培訓(xùn)安排，分專業(yè)并依據(jù)培訓(xùn)人員的數(shù)量，人力資源部編寫“資料、軟件購買申請表”，經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核，行政主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由綜合管理部統(tǒng)一選購。5、對公司各部門人員參與上級部門組織的會(huì)議、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等所得到的文件、資料（包括軟件），應(yīng)剛好到綜合管理部登記，資料員按資料購進(jìn)程序登記后，再辦理發(fā)放、借閱等相應(yīng)手續(xù)。對集體參與培訓(xùn)所發(fā)的資料，則由組織部門派一人到綜合管理部辦理資料登記手續(xù)（附上資料發(fā)放簽字名單）。6、資料購進(jìn)程序：資料員依據(jù)手續(xù)完備的“資料、軟件購買申請表”選購回資料后，在資料的封面、扉頁和側(cè)面蓋上資料室印章

4、，如是受控文件還應(yīng)加蓋有效印章，然后在“購買資料記錄表（D3-J-02-23）上作登記。7、對招投標(biāo)文件、施工組織設(shè)計(jì)和施工質(zhì)量安排以及技術(shù)創(chuàng)新等技術(shù)文件，由工程技術(shù)部收集，并交資料室存檔。8、工程項(xiàng)目質(zhì)量記錄和其它技術(shù)資料（施工圖、加工圖、圖紙會(huì)審記錄、技術(shù)變更、新技術(shù)、新工藝、新材料的編制書、施工技術(shù)總結(jié)等），在工程竣工后各項(xiàng)目部應(yīng)剛好整理、審查簽字后，裝訂成冊，在工程正式交付前交工程技術(shù)部審核后，相關(guān)部門蓋章。正式竣工驗(yàn)收合格后，將手續(xù)齊全的竣工資料上交資料室存檔。9、對管理體系運(yùn)行文件中的音像制品、攝影圖片、電腦軟件，資料室應(yīng)主動(dòng)收集，分類存放、歸檔。10、對全部獲得、選購、收集的法律

5、法規(guī)及其他要求等（包括軟件），資料員均應(yīng)剛好進(jìn)行登記，做好記錄，并按要求加蓋印章，然后分類保存。二、發(fā)放、領(lǐng)用、借閱等1、發(fā)放：對須要下發(fā)的文件及法律、法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、資料、軟件統(tǒng)一由綜合管理部資料員負(fù)責(zé)發(fā)給相關(guān)部門的資料員，并填寫文件、資料發(fā)放記錄（ZD-J-01-03）。2、領(lǐng)用對施工驗(yàn)收規(guī)范、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)、工程預(yù)算定額、交工驗(yàn)收表格、操作技術(shù)規(guī)程、職工培訓(xùn)資料等需下發(fā)的文件、資料、軟件等，由職能部門、分公司、項(xiàng)目部資料員統(tǒng)一辦理領(lǐng)用手續(xù)；資料員對領(lǐng)用的文件、資料、軟件均應(yīng)作好登記，填寫“文件發(fā)放登記表（ZD-J-01-03）”；對分公司、項(xiàng)目部領(lǐng)用的外購文件、資料、軟件等，公司按

6、成本價(jià)收取費(fèi)用，每月底資料員填寫“資料領(lǐng)用匯總結(jié)算表（D3-J-02-24）”，并由分公司、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，交財(cái)務(wù)部統(tǒng)一扣款。3、借閱對技術(shù)圖書、施工標(biāo)準(zhǔn)圖冊、設(shè)備材料手冊、軟件等，可辦理借閱手續(xù)。借閱文件、資料必需辦理借閱登記手續(xù)（填寫“借閱登記表ZD-J-01-08”）。資料借閱應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)歸還，對于分公司、項(xiàng)目部借閱的資料如到期不還的，將轉(zhuǎn)為領(lǐng)用程序，按第2條之款執(zhí)行。文件、資料的查閱和復(fù)制：對公司的專項(xiàng)施工技術(shù)和工藝資料、文件，已交工的驗(yàn)收證明資料、施工組織設(shè)計(jì)、工程質(zhì)量安排等技術(shù)文件以及外來的施工指導(dǎo)書，各施工專業(yè)的雜志、刊物、有保密要求的文件和檔案資料，一般只能在資料室內(nèi)進(jìn)

7、行查閱。對于必需外借的，經(jīng)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)（在借閱記錄的備注欄簽字）后，由資料員辦理借閱手續(xù)；對資料室存檔的資料、文件或軟件、音像制品等，如需復(fù)制、拷貝的，辦理相關(guān)的手續(xù)（同前）。4、凡在資料室通過發(fā)放、領(lǐng)用和借閱的文件、資料等，員工在離開公司時(shí)均應(yīng)辦理清退、歸還手續(xù)。對不能如數(shù)清退、歸還的則按資料原價(jià)辦理賠付手續(xù)。5、須要傳閱的文件資料，資料員應(yīng)剛好進(jìn)行傳閱，并填寫“文件批辦傳閱單ZD-J-01-06”。6、須要由綜合管理部回收的過期、無效的法律法規(guī)及其他要求等，資料員應(yīng)督促剛好收回，并審核回收的文件、資料是否相符，再按文件資料的保存和銷毀規(guī)定進(jìn)行分類處理。 7、資料員對資料室的記錄臺(tái)帳應(yīng)

8、進(jìn)行常常性清理。三、存放1、資料室所保存的文件資料都應(yīng)標(biāo)明狀態(tài)，是否有效，對有密級要求的還應(yīng)標(biāo)明保密程度。2、全部文件、資料都應(yīng)分類按指定位置存放，所存放的文件的品種應(yīng)與文件資料記錄表中的一樣；3、文件資料存放的位置應(yīng)便于查找、翻閱、存放，且要求資料室環(huán)境通風(fēng)干燥，配置滅火器，預(yù)防火災(zāi)事故的發(fā)生，保證文件資料保存的完整性。四、清理、銷毀1、資料員應(yīng)每年對各類文件資料（包括軟件）、表格等進(jìn)行清理。2、對舊版本和無效文件，列出清單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報(bào)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，統(tǒng)一銷毀，對需留作參考的文件、資料應(yīng)加蓋“參考留用”印章，并分開保存。五、本方法自文件批準(zhǔn)下發(fā)之日起生效，公司原B/0（2013

9、）版同時(shí)作廢。 六、記錄 文件發(fā)放登記表 ZD-J-01-03（借用）借閱登記表 ZD-J-01-08（借用）信息溝通報(bào)告書 ZDJ05-03（借用）資料、軟件購買申請表 D3-J-02-12購買資料記錄表 D3-J-02-23資料領(lǐng)用匯總結(jié)算表 D3-J-02-24七、流程圖7.1法律、法規(guī)及其它要求和機(jī)關(guān)資料的獲得流程圖本文件編寫： 年 月 日審核： 年 月 日批準(zhǔn)： 年 月 日附：7.1法律、法規(guī)及其它要求和機(jī)關(guān)資料的獲得流程圖資料信息 購買各部門通過政府、行業(yè)、互聯(lián)網(wǎng)、報(bào)刊雜志、詢問機(jī)構(gòu)等干脆獲得專業(yè)雜志、刊物的訂閱，由綜合管理部制定安排，填寫D3-J-02-12干脆購買的提出申請，填寫D3-J-02-12會(huì)議、培訓(xùn)中獲得的資料主管領(lǐng)導(dǎo)審核通知，總經(jīng)理批準(zhǔn)N信息獲得部門剛好將信息傳遞給綜合管理部 綜合管理部經(jīng)理審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)N綜合管理部識別并確認(rèn)其有效性，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批N Y機(jī)關(guān)人員