電子檔案與紙質(zhì)檔案的融合芻議2500字

1、電子檔案與紙質(zhì)檔案的交融芻議2500字 隨著信息技術(shù)與辦公自動化程度的提升，電子檔案的應(yīng)用范圍也越來越廣泛。但由于當(dāng)前客觀因素與自身局限性的影響決定了電子檔案在短期內(nèi)并不能完全取代紙質(zhì)檔案。本文分別對兩者的各自特點進展了簡單闡述，分析兩者交融并存的必要性，并提出了相應(yīng)的工作對策。 畢業(yè) /2/view-12022554.htm電子檔案 紙質(zhì)檔案 交融紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指將檔案內(nèi)容信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式，以數(shù)字方式保存文獻的內(nèi)容信息，將數(shù)字拷貝提供應(yīng)用戶，而原件那么保存在適宜的環(huán)境中。紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化是適應(yīng)信息技術(shù)開展的必然趨勢。從目前的檔案管理理論來看，電子檔案也存在諸多局限性。首先，我國的

2、檔案管理在資金、技術(shù)、設(shè)備、人員裝備上存有缺乏，紙質(zhì)檔案完全數(shù)字化難以實現(xiàn)。其次，電子檔案在利用過程中如何確保資料真實性、如何保護檔案利用者的隱私權(quán)和信息權(quán)仍是一個值得考慮的問題。因此電子檔案與紙質(zhì)檔案的交融工作是現(xiàn)階段檔案管理工作的重點。一、電子檔案與紙質(zhì)檔案的各自特點一技術(shù)依賴電子檔案既然是信息技術(shù)的產(chǎn)物也就決定了自身對計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高度依賴。首先，模數(shù)轉(zhuǎn)換的方式對紙質(zhì)檔案具有更大的捕捉才能，不僅間接保護了檔案原件，還賦予了紙質(zhì)檔案更多的功能，更有利于信息的提供利用。其次，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化使范圍更廣、數(shù)量更多的人可以不受時間、地點限制利用檔案資料。電子檔案與紙質(zhì)檔案中需要立卷、歸檔、

3、分類不同，僅需要建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和設(shè)定檢索程序便可簡單快捷的處理檔案信息。二信息載體從載體功能來看，信息與載體可別離是電子檔案的特征之一，一方面賦予了電子檔案中信息可脫離記錄方式和載體的功能，檔案信息易于復(fù)制和傳輸，另一方面造成了電子檔案信息失真的弊端。紙質(zhì)檔案具有實體載體是與電子檔案最大的不同點，因此也就決定了紙質(zhì)檔案具有憑證價值的法律地位。從載體形式來看，電子檔案無論在多樣化還是便攜性上都更具優(yōu)勢，為檔案保存與存儲空間的矛盾提供理解決途徑。二、電子檔案與紙質(zhì)檔案交融的必要性與重要性一檔案的根本功能電子檔案與紙質(zhì)檔案分別滿足了檔案查閱與原始記錄的根本功能。在檔案管理理論中，電子檔案具有信息量

4、大、復(fù)用性強、資源網(wǎng)絡(luò)化、檢索自動化的優(yōu)勢，用戶可通過計算機提供的檢索程序在短時間內(nèi)查找到所需的資料。但是以字符方式輸入的電子檔案存在失真性，而目前數(shù)據(jù)庫中的電子文檔多以這一方式輸入，檔案的原始性難以保證降低了電子檔案的憑證價值。紙質(zhì)檔案具有真實、可靠、具有法律地位的特點，但是紙質(zhì)檔案存在管理工作量大和檢索復(fù)雜的缺點，特別是紙質(zhì)檔案容易因翻閱受到磨損和破壞，保存難度大。通過比擬兩者的優(yōu)劣不難看出，電子檔案與紙質(zhì)檔案交融的當(dāng)前檔案工作的必然需求，兩者高度交融的并存形式一方面能充分發(fā)揮檔案價值，另一方面又能極大進步檔案的檢索效率。二時代的開展趨勢隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)技術(shù)在各個領(lǐng)域的深化浸透，檔案利用者的信

5、息需求同樣發(fā)生著深化變化。過去檔案利用者必須花費大量的時間和精力才能在檔案館查閱到自己所需的信息。這一查找形式已不符合當(dāng)前人們對高效率的追求。同時屢次反復(fù)的查閱檔案會加速紙張的受損程度，不利于原始數(shù)據(jù)的保存。電子檔案的出現(xiàn)那么給檔案利用者提供了一種檔案查閱的新途徑，使得全文檢索和異地查閱成為現(xiàn)實。三檔案意識的不斷增強檔案人員的檔案意識不斷增強促使了電子檔案與紙質(zhì)檔案的交融。在檔案管理理論中，工作人員很快發(fā)現(xiàn)電子檔案并不能完全代替紙質(zhì)檔案，一方面紙質(zhì)文獻的信息并非全部都能轉(zhuǎn)換到其他載體上，另一方面文獻在轉(zhuǎn)換過程中容易造成其他信息內(nèi)容的損失。三、電子檔案紙質(zhì)與紙質(zhì)檔案交融管理方法探究一建立相應(yīng)的管

6、理系統(tǒng)電子檔案與紙質(zhì)檔案的自身特點和差異性決定了兩者在存儲、保護、利用等方面不盡一樣，這就要求須根據(jù)兩者的信息存儲特點建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，采用區(qū)別管理形式。同時兩者的管理系統(tǒng)要建立起聯(lián)絡(luò)通道，真正實現(xiàn)兩者交融。無論對于何種檔案，檔案人員都應(yīng)衡量檔案資料是否到達完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，只有滿足所有應(yīng)歸檔材料的類項必須齊全、檔案資料中文字、數(shù)字、圖形準(zhǔn)確的根本條件才能滿足所有歸檔的文件材料互相保持有機聯(lián)絡(luò)的要求。二健全科學(xué)合理的管理制度由于電子檔案的可修改性和信息易失性，容易出現(xiàn)人為破壞或自然事故造成的信息喪失，因此一套科學(xué)健全的電子檔案保護制度顯得尤為重要。首先，應(yīng)當(dāng)嚴格按照操作規(guī)定進展檔案讀取

7、，未經(jīng)培訓(xùn)人員制止上機，防止因人為失誤造成局部信息甚至整個信息損壞，以此保證電子檔案的完好性。其次，紙質(zhì)檔案和電子檔案應(yīng)同時歸檔，其中檔案的內(nèi)容、相關(guān)說明及描繪應(yīng)保持一致。紙質(zhì)檔案作為原件歸檔，電子檔案作為復(fù)制品提供利用。最后，對于某些具有永久保存價值的電子檔案應(yīng)制作一份紙質(zhì)文件或縮微品，在歸檔時同時保存電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。三實行互通互聯(lián)的管理方式首先在實行紙質(zhì)檔案數(shù)字化時嚴格遵循標(biāo)準(zhǔn)性、平安性、效益性、價值性的原那么，在紙質(zhì)檔案的借還、整理、掃描、處理、存儲的環(huán)節(jié)中確保資料的完好性和準(zhǔn)確性，做好目錄建庫與數(shù)據(jù)掛接工作。同時要注重數(shù)據(jù)備份工作，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)做三套備份，一套加以封存，一套用標(biāo)準(zhǔn)光盤保存，一套作異地保存。其次，電子檔案應(yīng)及時歸檔，并按檔案管理要求的格式存儲到符合保管期限的脫機載體上。兩者通過標(biāo)注完好的著錄標(biāo)引便能查找各自的存放位置，實現(xiàn)信息的互通互聯(lián)。四、完畢語綜上所述，電子檔案與紙質(zhì)檔案由于自身的特點在檔案管理中發(fā)揮積極作用的同時也具有應(yīng)用局限性。因此現(xiàn)階段檔案工作者要認識到兩