煙臺萬華合成革集團(tuán)公文文書管理規(guī)章制度

1、17/19機(jī)密煙臺萬華合成革集團(tuán)公文文書治理制度北京新華信治理顧問有限公司2003年11月目 錄 TOC o 1-3 h z 第一章總 則1第二章公文文書種類1第三章公文文書格式2第四章 行文規(guī)則4第五章 公文文書起草、校核、簽發(fā)4第六章公文文書辦理和傳遞6第七章 公文文書立卷、留存、清退、銷毀7第八章 附 則8公文文書治理制度總 則為規(guī)范集團(tuán)公司公文文書處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，完善和規(guī)范集團(tuán)公司和權(quán)屬公司之間經(jīng)營治理相關(guān)文書資料傳遞工作，提高公文文書處理工作效率和質(zhì)量，特制定本方法。公文文書處理包括公文文書擬制、辦理、治理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文文書處理必須堅

2、持實事求是、精簡、高效的原則和準(zhǔn)確、及時、安全、保密。集團(tuán)公司行政治理部主管公司公文文書處理工作，并對公司下屬各單位的公文文書處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。受集團(tuán)公司外派董事、監(jiān)事統(tǒng)一托付，權(quán)屬公司召開董事會、監(jiān)事會會議前須將所有提案提交集團(tuán)公司行政治理部，由行政治理部轉(zhuǎn)交相關(guān)董事，依照提案內(nèi)容將相關(guān)提案轉(zhuǎn)交相關(guān)集團(tuán)公司職能部門并負(fù)責(zé)跟蹤協(xié)調(diào)工作。公司下屬各單位必須配備專職或兼職公文文書處理人員。公文文書處理人員應(yīng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。本制度中除專門注明之外，“集團(tuán)”是指萬華集團(tuán)，“集團(tuán)公司”是指萬華合成革集團(tuán)有限公司，“權(quán)屬公司”是指萬華合成革集團(tuán)有限公司擁有實際操縱權(quán)的對外投資企業(yè)。 公文文書

3、種類萬華集團(tuán)公文文書包括紅頭文件及專業(yè)性規(guī)范文書，要緊有以下種類：決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。決定 用于對重要事項作出決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員。意見 用于對重要問題提出見解和處理方法。通知 用于公布規(guī)章制度；任免、聘用(解聘)干部或治理者；傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文文書；批轉(zhuǎn)下屬單位的公文文書；公布要求下屬單位辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的事項。通報 用于表彰先進(jìn)、批判錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。報告 用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。請示 用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批轉(zhuǎn)。批復(fù) 用于答復(fù)下屬單位的請示。規(guī)定

4、、方法 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。函 用于不相隸屬的單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的事項等。會議紀(jì)要 用于記載會議要緊精神、傳達(dá)會議情況和議定事項。其他專業(yè)規(guī)范性文書：細(xì)則、規(guī)程、制度、章程、可行性研究報告、工作要點(diǎn)、決議、簡報、打算、規(guī)劃、總結(jié)、會議記錄、廣告宣傳方案等 公文文書格式集團(tuán)公司紅頭公文文書一般由文頭、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、印制單位、印發(fā)時刻和份數(shù)組成。部分公文還應(yīng)包括份號、密級、緊急程度、簽發(fā)人、引發(fā)傳達(dá)范圍、附注、抄送機(jī)關(guān)等內(nèi)容。文頭 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或

5、者規(guī)范化簡稱加“文件”二字或者加括號標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文文書首頁上部。 集團(tuán)公司使用的文頭：“中共煙臺萬華合成革集團(tuán)有限公司委員會文件”、“中共煙臺萬華合成革集團(tuán)有限公司委員會( )、“煙臺萬華合成革集團(tuán)有限公司文件”、“煙臺萬華合成革集團(tuán)有限公司( )”、“工作督查”、“會議紀(jì)要”、“中共煙臺萬華合成革集團(tuán)有限公司委員會辦公室文件”、“煙臺萬華合成革集團(tuán)有限公司行政治理部文件”。 各權(quán)屬公司使用的文頭應(yīng)報集團(tuán)公司行政治理部備案。份號 公文文書印制份數(shù)的順序號，標(biāo)注于公文文書首頁左上角。秘密公文文書應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號。密級 秘密公文文書應(yīng)按照密級劃分規(guī)定確定絕密”、“機(jī)密”、“秘密”

6、，標(biāo)注于左上角份號下方。緊急程度 緊急公文文書應(yīng)當(dāng)分不標(biāo)明“特急”、“加急”，標(biāo)注于公文文書首頁右上角。發(fā)文字號 由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于文頭下方居中或左下方。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文年號一律用公元紀(jì)年全稱，括于方括號內(nèi)，置機(jī)關(guān)代字之后發(fā)文序號之前。簽發(fā)人 上報公文文書應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人：X X X”。標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文文書主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。主送機(jī)關(guān) 要緊受理公文文書的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文下方，頂格排印。正文 公文文書的主體

7、，用來表述公文文書的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機(jī)關(guān)下方。附件 公文文書附件，應(yīng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名 應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。 成文日期 一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期。需兩位以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文文書署最后簽發(fā)時刻。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，標(biāo)注在正文之后右下方。決議、決定、規(guī)定、方法等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文文書，成文日期加圓括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置?！皶h紀(jì)要”、“工作督查”成文日期標(biāo)注于文頭右下方。印章 除“會議紀(jì)要”、“工作督查”外，其它公文文書應(yīng)加蓋印章。印章蓋在成文日期的中上方，上沿不壓正文，底邊在成

8、文日期之下，不再落款。如成文日期在前，印章可蓋在正文右下方空檔處；正文末頁無空檔，將正文內(nèi)容擴(kuò)大、縮小行距使印章頁有正文內(nèi)容。印發(fā)傳達(dá)范圍 加圓括號標(biāo)注于成文日期左下方。主題詞 主題詞由反映文件要緊內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組和文種組成，標(biāo)注在文件末頁下部、抄送機(jī)關(guān)之上。抄送機(jī)關(guān) 指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文文書內(nèi)容的上級、平級、下級和不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注于主題詞之下、制發(fā)機(jī)關(guān)之上。印制單位、印發(fā)時刻 標(biāo)注于抄送機(jī)關(guān)之下。打字者、校對者、份數(shù) 標(biāo)注于印制單位、印發(fā)時刻之下。其他專業(yè)性規(guī)范文書依照各自文書樣例制作。公文文書文字一律從左至右橫排。標(biāo)題用2號宋體，正文用3號仿宋體。打印每頁

9、22行，每行285字。公文文書用紙一般采納國際標(biāo)準(zhǔn)A4開型(長297毫米、寬210毫米)，左側(cè)裝訂。 第四章 行文規(guī)則行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實效，堅持少、短、精。公文文書處理應(yīng)貫徹黨政分開的原則。確因工作需要，黨政能夠聯(lián)合行文，黨辦編號印發(fā)。各級黨政部門應(yīng)依照各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。集團(tuán)公司各職能部門不直接對公司內(nèi)外發(fā)文。各權(quán)屬公司依照需要能夠?qū)?nèi)外發(fā)文，在集團(tuán)內(nèi)能夠發(fā)上行文或函，在公司內(nèi)發(fā)下行文。各職能部門需發(fā)文，應(yīng)以公司黨委或行政的名義上報或下發(fā)?！罢埵尽惫奈臅鴳?yīng)一文一事。一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，以便批復(fù)。如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 “請示”應(yīng)當(dāng)送上級機(jī)關(guān)的文書處理

10、部門按規(guī)定程序處理不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不應(yīng)同時抄送下級機(jī)關(guān)?！皥蟾妗惫奈臅胁坏脢A帶請示事項。不相隸屬單位之間一般用函行文。原則上不應(yīng)越級行文。 第五章 公文文書起草、校核、簽發(fā)公文文書起草、校核、簽發(fā)的差不多順序是起草審核會簽校核簽發(fā)。起草、校核、簽發(fā)公文文書，應(yīng)依照檔案治理要求一律使用鋼筆(不得用純藍(lán)墨水)、簽字筆或毛筆。起草公文文書首頁一律用“中共煙臺萬華合成革集團(tuán)有限公司委員會擬稿紙”或“煙臺萬華合成革集團(tuán)有限公司擬稿紙”，第二頁起一律用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型或同型號稿紙。應(yīng)做到： 符合黨的路線、方針、政策和遵守國家的法律、法規(guī)及集團(tuán)、集團(tuán)公司章程，上級機(jī)關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)

11、關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文文書要求相銜接。情況確實，觀點(diǎn)明確，條理清晰，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。公文文書應(yīng)幸免采納過多的層次結(jié)構(gòu)。文種、格式使用正確。用詞用字要準(zhǔn)確、規(guī)范，文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡稱。必須使用國家法定計量單位。公文文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞詞組、慣用語、省略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。正確擬定公文文書密級，需定密級的公文文書，擬稿人應(yīng)在擬稿紙密級欄內(nèi)注明。公司綜合性的公文文書

12、一般由行政治理部負(fù)責(zé)草擬，各專業(yè)性文書由各職能部門草擬，個不專門內(nèi)容的文書也可有權(quán)屬公司草擬。草擬的文稿由起草部門負(fù)責(zé)人審稿、擬定密級。需要會簽的，由擬文稿部門組織會簽。集團(tuán)公司職能部門或權(quán)屬公司代擬的文稿，應(yīng)當(dāng)首先送集團(tuán)公司行政治理部文秘校核。不應(yīng)將代擬文稿直接送公司領(lǐng)導(dǎo)個人。未經(jīng)集團(tuán)公司行政治理部文秘校核的文稿，公司領(lǐng)導(dǎo)原則上不予受理、簽發(fā)。公文文書校核的要緊內(nèi)容是：是否確需行文。文件指導(dǎo)思想是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)以及公司決議、決定精神，所提措施和方法是否切實可行。是否符合第七條、第十六條、第二十條、第二十一條、第二十二條、第二十三條的要求。公文文書文稿如需作較大修改，應(yīng)

13、當(dāng)與原起草部門協(xié)商或請其修改。經(jīng)集團(tuán)公司行政治理部文秘校核后的文稿應(yīng)及時送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，依照公文文書內(nèi)容由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：黨、政聯(lián)合行文由公司黨、政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文文書，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和時刻。若圈閱，須署明圈閱時刻，視為同意。 公文文書辦理和傳遞公文文書辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理包括公文文書的簽收、拆封、登記、擬辦、請辦、傳閱、承辦和催辦等程序。發(fā)文辦理包括公文文書的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。簽收 收到公文文書應(yīng)以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文文書應(yīng)注明時刻(急件應(yīng)注明簽收的年、月、日、時)并逐件清點(diǎn)，如發(fā)覺問題，應(yīng)及時向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢，并采取相

14、應(yīng)的處理措施。拆封 公文文書拆封必須由專兼職文管人員負(fù)責(zé)。 寫明“領(lǐng)導(dǎo)同志親收”的公文文書，由領(lǐng)導(dǎo)同志本人或其指定的人員拆封。登記 公文文書登記應(yīng)實行分類分薄登記。要將收文日期、公文文書標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、份數(shù)、發(fā)文字號、密級等逐項填寫清晰、公文文書右上角同時加蓋收文專章并逐項填寫清晰。擬辦 文管人員將收到的文件填寫“批辦文件專用紙”或“文件閱辦單”(急件應(yīng)加蓋“特急”或“加急”印章)后，送交行政治理部經(jīng)理或副經(jīng)理擬定處理意見。請辦 文管人員依照行政治理部經(jīng)理或副經(jīng)理擬定的處理意見，及時送公司分管領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)主管部門研辦，對需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。傳閱 公文文書傳閱由文管人員統(tǒng)一

15、掌握，應(yīng)按公司分管領(lǐng)導(dǎo)批示及時將公文文書送或轉(zhuǎn)有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)閱知或主辦部門承辦。傳閱公文文書應(yīng)嚴(yán)格履行閱文簽字手續(xù)。承辦 主管部門對需要辦理的公文文書進(jìn)行辦理。由幾個承辦部門共同辦理的公文文書，主辦部門應(yīng)主動與協(xié)辦部門研究辦理。公文文書辦結(jié)后，主辦部門應(yīng)簽署承辦結(jié)果并將公文文書退交行政治理部注銷。催辦 行政治理部文秘對公文文書的承辦情況進(jìn)行督促檢查。對緊急或者重要公文文書應(yīng)及時催辦，對一般公文文書應(yīng)定期催辦，并隨時或定期向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。核發(fā) 行政治理部文秘在公文文書正式印發(fā)前，對公文文書的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號、上報或下發(fā)單位和印制份數(shù)，集團(tuán)公司印發(fā)的公文

16、文書原則上只發(fā)到職能部門及權(quán)屬公司。印制 打印公文文書應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時、規(guī)范、安全、保密。秘密公文文書應(yīng)由機(jī)要打印員打印。分發(fā) 上報公文文書一般由主辦部門郵寄或直接呈送受文部門；下發(fā)公文文書由各單位專、兼職文管人員到行政治理部文管人員簽字后領(lǐng)取，專門情況可在會前簽字后直接分發(fā)，各級領(lǐng)導(dǎo)或其他人員參加上級機(jī)關(guān)會議所領(lǐng)取的公文文書(含領(lǐng)導(dǎo)講話)或者上級機(jī)關(guān)直接郵寄給各職能部門的公文文書(舍領(lǐng)導(dǎo)講話)，應(yīng)送行政治理部文秘，按收文程序辦理。公司各類會議上下發(fā)公文文書，與會人員應(yīng)交本單位文管人員。公文文書處理過程中，應(yīng)當(dāng)使用符合存檔要求的書寫材料。具有存檔價值的傳真件，應(yīng)復(fù)制后再辦理。公文文書處理過程中

17、必須嚴(yán)格遵守中華人民共和國保守國家秘密法，確保黨和國家秘密的安全。機(jī)構(gòu)合并或撤銷，其所收的公文文書全部退交行政治理部文秘。人員調(diào)整或更換文管人員時，要嚴(yán)格履行文件交接手續(xù)。 第七章 公文文書立卷、留存、清退、銷毀公文文書辦理完畢后，行政治理部文秘應(yīng)及時將公文文書定稿、正本和有關(guān)材料收集齊全，于次年上半年進(jìn)行公文文書立卷并移交檔案治理歸檔，歸檔的公文文書應(yīng)在收文或發(fā)文登記簿上注明。集團(tuán)公司印發(fā)的公文文書，權(quán)屬公司可依照需要留存，并填寫留存文件總目錄，行政治理部核查蓋留存印后留存，以便備查，個人不得私存公文文書。不需留存的公文文書應(yīng)退回發(fā)文機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)發(fā)給公司的公文文書，由行政治理部按上級文管部門要求清退。集團(tuán)公司印發(fā)的公文文書由權(quán)屬公司于每年春節(jié)后清退。需銷毀的公文文書，由行政治理部文秘填寫銷毀文件登記表，經(jīng)行政治理部主任鑒不批準(zhǔn)后，送指定地點(diǎn)銷毀，秘密公文文書由2人監(jiān)銷，任何單位或個人不得向廢品收購部門出售公文文書，非專門情況下，個人不得銷毀公文文書。各集團(tuán)公司各職能部門與權(quán)屬公司在公文文書辦