會議管理培訓(xùn)資料

1、會議(huy)管理培訓(xùn)共十八頁前 言在許多人看來，開會是一件不愿做而又不得不做之事。我們常有這樣的看法：“哦不，不要再開會了！開會浪費時間”開會沒有結(jié)果不理想，或沒有結(jié)果。一個企業(yè)(qy)固定的會議有哪些？共十八頁第一章 開會(ki hu)的重要性一、為什么要開會？1、解決問題最有效的方式2、交流信息的最佳方式3、激發(fā)(jf)創(chuàng)造性4、波紋效應(yīng)開會能直接影響群體成員的歸屬感影響他們對決策的參與程度影響他們的團隊工作效果和個人工作成績共十八頁第一章 開會(ki hu)的重要性結(jié) 論1、群體的整體力量總是大于其各個部分力量2、一個群體能夠集體開發(fā)(kif)出成員個人所不能得到的問題解決方案。共十八

2、頁第一章 開會(ki hu)的重要性二、開會對我們的影響1、心理上的原因：群體感和團隊感的需要信任感和歸屬感的需要擺脫孤獨、減輕壓力和增強責(zé)任感的需要甚至是推卸責(zé)任的需要2、開會可以使他人參與問題解決和決策要讓某人接受和支持一個問題解決方案，讓他參與該方案的開發(fā)和選擇(xunz)過程是最有效的方法。結(jié)論：社會生活的相互依存性的結(jié)果共十八頁第一章 開會(ki hu)的重要性三、判斷會議成功的方法1、看會議的結(jié)果是否達到預(yù)期目的(md)、完成了什么任務(wù)、解決了什么問題、作出什么決策、方案或決策有無創(chuàng)新、會議的結(jié)果直接影響著組織或群體的動作影響著組織或群體實現(xiàn)任務(wù)目標的能力2、看會議的過程問題是怎么

3、樣解決的、決策是如何做出的、開會愉快有意思嘛、是集思廣益還是一言堂、你得到激勵或鞭策了嘛、人們對會議的感覺如何、大家是機會均等地參與會議還是某個人操縱會議、共十八頁第二章 開會(ki hu)的誤區(qū)一、多頭怪物綜合癥現(xiàn)象：大家同時都朝各自的方向用力，各說各話，各行其是。案例：在某個城市，一個家長教師聯(lián)誼會會議正在舉行。聯(lián)誼會主席首先發(fā)言：晚上好！校長今天給我打電話，說因為脫不開身，不能參加今晚的會議了，但他要求我們提一提本校存在哪些問題，并列成一單子，誰先提？布朗夫人(f rn)提出一個問題：樓道打架問題。埃略特夫人接話：我想要解決這個問題就要增加監(jiān)管老師。瓊斯先生嘲諷地說：去年他們就試過這種方

4、法，沒有用。埃略特夫人生氣地說：我想這個做法可行，他們試的時間太短。布朗夫人又提出一個問題：校園里有人吸毒。弗蘭克夫人突然插入：就在上個星期，我兒子約翰回家時滿鼻子都是血。.共十八頁第二章 開會(ki hu)的誤區(qū)避免的方法：1、一個時間只談一件事2、區(qū)分“什么”與“如何”“什么”是內(nèi)容，問題、話題、議項“如何”是過程，方式、方法、程序列舉、評價和解決是過程列舉的問題、做出的評價和解決的方案是內(nèi)容結(jié)論：開會時，組織必須在共同內(nèi)容和共同過程上取得(qd)一致，否則就會受到多頭怪物綜合癥的侵擾。共十八頁第二章 開會(ki hu)的誤區(qū)二、群體攻擊綜合癥現(xiàn)象：1、“交通擁擠”2、提出的建議受到他人(

5、trn)的攻擊避免方法：會議需要“交通警”：多于四到五人的會議需要會議的引導(dǎo)者，由他來維護一個開放而平衡的會場環(huán)境，保護每個人及其言論不受人身攻擊共十八頁第二章 開會(ki hu)的誤區(qū)三、不明確自己的角色現(xiàn)象：“是你作決定還是我們表決？”、“你是專家我還要提意見嘛？”、“會議議題引導(dǎo)者是誰？”、“怎么突然變主題了，不是應(yīng)該(ynggi)先解決那件事嘛？”四、其它開會問題的現(xiàn)象信息超載：一時間腦子里要記的東西太多，記不住，過后就忘記了。車轱轆話一再重復(fù)：說過的東西一遍又一遍的再說。目的與期望不分：為什么開會？會上大家應(yīng)該作什么？權(quán)力問題懸而未決：我們有權(quán)力作這項決定嗎？回避問題：一切都很好、這

6、兒沒什么問題態(tài)度消極：沒有辦法能行，試有什么用？溝通障礙：不聽或聽不懂別人在說什么，或作錯誤推測人際沖突：缺乏坦誠和信任，關(guān)系緊張、種族歧視和性別歧視。共十八頁第二章 開會(ki hu)的誤區(qū)總結(jié)：現(xiàn)在為止，我們(w men)建立起了成功會議的五條基本原則：必須有一個共同的內(nèi)容注意點必須有一個共同的過程注意點必須有人負責(zé)維持一個開放而平衡的會議環(huán)境必須有人負責(zé)保護與會人員不受人身攻擊一般情況下，開會時每個人的角色必須分配明確，責(zé)任必須劃分清楚，并認真遵守。共十八頁第三章 會議角色(ju s)與職責(zé)一、主持人是會議的司機，是會場上的服務(wù)員。主持人要保持中立，不對會議內(nèi)容或他人議論發(fā)表評論，只負責(zé)

7、確保與會者用最有效的方式在最經(jīng)濟的時間內(nèi)完成會議任務(wù)。作用：1、組織角色與決策角色分開；2、保持會場秩序以及整體會議程序(chngx)上的一致性：與會人員同一時間針對同一問題向同一方向用力；3、保證會議的公平性、全員性；4、與會者和經(jīng)理要監(jiān)督主持人；共十八頁第三章 會議角色(ju s)與職責(zé)5、主持人不是調(diào)解人：不介入問題內(nèi)容，僅對問題解決方式提出建議。調(diào)解人像外交家，在爭執(zhí)雙方之間來回奔走，就如何解決問題提出建議。仲裁人則像法官，聽完雙方意見后做出最后裁決。主持人職責(zé)：1、會前：整理會議內(nèi)容、整理相應(yīng)文件(wnjin)和數(shù)據(jù)；2、提前做好會議申請、通知確認等會前工作；3、負責(zé)整個會議流程，控

8、制會議時間；共十八頁第三章 會議(huy)角色與職責(zé)二、記錄人也是一個會場中立的會場服務(wù)人員，其職責(zé)是記錄會議議題和大家發(fā)言的要點。記錄人必須記錄發(fā)言者的原話，不能隨意更改或曲解(qji)。記錄的目的不是把每句話都照錄下來，而是記錄發(fā)言中的要點，以備不時之需。共十八頁第三章 會議(huy)角色與職責(zé)三、與會者是會議的積極參與者。職責(zé)：1、會前準備好會議主題的相關(guān)資料、數(shù)據(jù)、方案；2、會議進行時，嚴格按照會議流程提供個人意見或方案，其原則：征求意見時，積極提供意見，知無不言；決策后，沒有(mi yu)借口，不折不扣，堅決執(zhí)行；3、與會者要監(jiān)督主持人和記錄人始終保持中立。共十八頁第三章 會議(hu

9、y)角色與職責(zé)四、經(jīng)理/主度經(jīng)理作為決策者，全力參與會議，提出個人觀點，設(shè)置組織規(guī)定，履行應(yīng)有的權(quán)力和責(zé)任。他擁有其他權(quán)力和職責(zé)：1、作最后決策，給會議提出有關(guān)要求或規(guī)定2、若對會議進展不滿可收回對會議的主導(dǎo)權(quán)3、要設(shè)定會議議程4、要為自己的觀點辯護5、要督促與會(y hu)人員接受任務(wù)和要求等等共十八頁第四章 會議(huy)管理制度本文件是保障會議內(nèi)容及議項有效落實，進一步做好上情下達、下情上報工作，實現(xiàn)公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞，并通過合理的分配使用，建立有序的會議規(guī)范，結(jié)合公司實際編制。條 規(guī)第一條 公司召開的員工大會、團隊活動等大型會議，及各項公司、部門召開的會議室會議，均屬

10、本文件管控范圍；第二條 凡公司召開的大型會議，總經(jīng)辦后勤管理辦須提前進行會場落實，備好茶水、獎品、紀念品等會前工作，參會全體員工，須穿指定工裝參加會議，并提前10分鐘達到會議場地簽到，按照指定位置入座；第三條 原則上公司召開的大型會議，司各部員工須全員參加，極特殊情況不能參加或延時參加的員工，在下發(fā)通知之日起，向本部門主管提出申請，統(tǒng)報人力資源部審批，大會開始前24小時內(nèi)不授理任何申請；第四條 本文件管控范圍內(nèi)會議，參會人員須遵守會場紀律，嚴禁竊竊私語、萎靡瞌睡等影響聽會質(zhì)量及影響他人的個人行為；第五條 本文件管控范圍內(nèi)會議，會議期間召開期間，手機調(diào)整靜音或關(guān)閉手機，會議期間參會人員須保持會議

11、進行秩序，未經(jīng)會議主持人許可，嚴禁擅自離席；第六條 公司外派參加培訓(xùn)、交訪等會議的人員，須時刻維護公司形象，嚴格遵守會議日程及出席時間，并認真出席參加會議、學(xué)習(xí)課程內(nèi)容；第七條 大型會議涉及公司內(nèi)部信息等內(nèi)容，禁止在公司以外范圍宣講，會議室會議涉及保密內(nèi)容，參會人員須嚴格保守會議秘密，禁止在參會人員以外范圍泄露會議內(nèi)容；第八條 部級會議由組織者負責(zé)組織、主持；司級會議設(shè)立專職主持人，一般經(jīng)理不作為主持人人選；第九條 專職主持人要保持中立，不對會議內(nèi)容或他人議論發(fā)表評論，只負責(zé)確保與會者用最有效的方式在最經(jīng)濟的時間內(nèi)完成會議任務(wù)；第十條 會議室是各項常務(wù)會議的會務(wù)場所，使用會議室需在OA辦公系統(tǒng)

12、中申請，并遞交至?xí)h室管理員審批，申請時須說明使用時間、參會人員名單、議題內(nèi)容，由管理員審核批準；第十一條 會議室會議，參會人員須提前5分鐘到會議室，如特殊情況不能出席，需與會議組織人提前申請，經(jīng)批準后，他人代席或其它方式轉(zhuǎn)達會議內(nèi)容；第十二條 會議室的使用時間發(fā)生抵觸時，由管理員負責(zé)調(diào)配，調(diào)配降次排序為：部級會議、總經(jīng)理辦公室臨時會議、司級會議、，同時原則上臨時會議應(yīng)避讓常規(guī)會議，特殊情況可經(jīng)管理員審批后使用；第十三條 會議室使用期間，參會人員須保護室內(nèi)設(shè)施，并保持室內(nèi)衛(wèi)生環(huán)境，會議室使用結(jié)束，須關(guān)閉電源、空調(diào)及會議室辦公設(shè)備，并通知會議管理員檢查會議室使用情況，鎖好門窗，會議主持人有監(jiān)督職

13、責(zé)；第十四條 自2011年2月中旬，各部門重新按照公司要求設(shè)立早晚例會，并且每日必須進行，各部門負責(zé)人每日負責(zé)記錄日常會議記錄，公司副總、人力資源部主管不定期到各部門檢查相關(guān)會議開展情況，檢查結(jié)果作為年底優(yōu)秀部門評比條件之一；第十五條 司級會議，召集人需提前準備議程表，并發(fā)送給與會(y hu)人員，明確會議主題，與會(y hu)人員根據(jù)會議主題準備相應(yīng)文件、方案等各類數(shù)據(jù)；第十六條 會議主持人須提前整理會議內(nèi)容及整理相應(yīng)文件、數(shù)據(jù)，并提前做好會議申請、通知確認等會前工作，避免會議時間延長，如需延長會議室使用時間，需與會議管理員申請協(xié)調(diào)；第十七條 各項會議中，司級會議由總經(jīng)理助理負責(zé)會議記錄，部級會議由主持人指定專人進行會議記錄，同時，在會議結(jié)束后，會議記錄員須填寫會議備忘錄，填寫完畢須在會議結(jié)束次日遞交至人力資源部。第十八條 會議原則：會前溝通，個別醞釀，發(fā)表意見，民主集中。共十八頁內(nèi)容摘要會議管理培訓(xùn)