M308物資驗(yàn)收倉儲管理制度教學(xué)提綱

1、Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。M308物資驗(yàn)收倉儲管理制度-MEMORANDUM公函致送：歐總吳總?cè)掌冢?013年3月5日發(fā)出：全朝雄先生-財(cái)務(wù)顧問編號：FIN-QCX-M0308-2013事宜：物資驗(yàn)收倉儲管理制度頁數(shù)：第-1-頁共4頁緊急保密呈批知會酒店的經(jīng)營物資包括酒水飲料、食品原料、物料用品、布件、工程維修材料、固定資產(chǎn)及低值易耗品等。加強(qiáng)酒店物資驗(yàn)收倉儲管理是降低經(jīng)營成本，提高酒店經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。酒店購進(jìn)的所有物資都應(yīng)經(jīng)過倉庫驗(yàn)收，因經(jīng)營管理需要有一定數(shù)量儲備的物資一律存放到倉庫保管，然后才能發(fā)放、領(lǐng)用到使用部門。第一

2、章物資驗(yàn)收制度為規(guī)范酒店物資驗(yàn)收行為，確保采購物資的數(shù)量、質(zhì)量，對購進(jìn)物資驗(yàn)收作出以下規(guī)定：1、驗(yàn)收時(shí)間要求申購物資到店后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收，盡量縮短入庫待驗(yàn)時(shí)間，鮮活食品、危險(xiǎn)物品、貴重物品應(yīng)隨到隨驗(yàn)。2、物資驗(yàn)收的依據(jù)所有進(jìn)入酒店的物資必須有合法依據(jù)才能驗(yàn)收。合法依據(jù)是指：酒店與對方簽訂的經(jīng)濟(jì)合同或協(xié)議、手續(xù)齊全的申購單或直撥原材料申購計(jì)劃表，沒有以上依據(jù)的物資原則上不予驗(yàn)收，確屬特殊情況必須呈報(bào)酒店負(fù)責(zé)采購的領(lǐng)導(dǎo)決定收貨與否，決定驗(yàn)收的應(yīng)由酒店領(lǐng)導(dǎo)在驗(yàn)收單上簽字。3、物資驗(yàn)收的基本要素物資驗(yàn)收的基本要素包括數(shù)量、質(zhì)量、等級、規(guī)格、品種、品牌、單價(jià)、金額以及其它要求，訂貨前提供了貨物樣品的必須

3、封樣并按樣品驗(yàn)收。4、各類物資驗(yàn)收重點(diǎn)食品及原材料鮮活類物資：主要包括水果、蔬菜、肉食、雞鴨、水產(chǎn)、海鮮、野味等，這類物資除了驗(yàn)收基本要素外，還要檢驗(yàn)質(zhì)量等級和品種與定價(jià)時(shí)的等級和品種是否相符，不能以次充好，肉食、雞鴨、野味、海鮮、禽類等要嚴(yán)防注水。凍品類食品必須注意含冰量，抽查化凍后的出成率；含冰量過多的要適當(dāng)扣除。干貨類物資：主要包括糧食、輔料、調(diào)料、油料、副食等，這類物資除了驗(yàn)收基本要素外還必須查驗(yàn)生產(chǎn)廠家、出廠日期、包裝、生產(chǎn)許可證、干濕狀況等。煙、酒、茶及飲料主要包括各種香煙、茶葉、白酒、紅酒、洋酒、飲料等，必須查驗(yàn)生產(chǎn)廠家、出廠日期及保質(zhì)期、批號、包裝是否完好、防偽標(biāo)志、生產(chǎn)許可證

4、，洋酒還得驗(yàn)收進(jìn)口批文及檢驗(yàn)合格證明等，包裝物品在不能確認(rèn)其質(zhì)量的情況下還應(yīng)當(dāng)打開抽查其質(zhì)量。其它物資除食品原料、酒水飲料以外的物資，主要包括維修用品配件、工具、電器、低值易耗品等，這類物資必須根據(jù)合同標(biāo)準(zhǔn)或使用部門的有關(guān)要求進(jìn)行驗(yàn)收。5、驗(yàn)收參與人員食品由倉管員、使用部門代表共同驗(yàn)收；貴重餐料（如燕窩、鮑魚、魚翅、魚肚、海參、冬蟲夏草、雪哈、瑤柱、北極貝、鵝掌等）由倉管員、主管廚師、行政總廚、成本控制主管、酒店負(fù)責(zé)采購的領(lǐng)導(dǎo)共同驗(yàn)收。煙、酒、飲料、茶葉由倉管員、酒水主管共同驗(yàn)收。員工食堂直撥原料由倉管員、食堂管理員共同驗(yàn)貨。其它物資由倉管員、使用部門代表共同驗(yàn)收。購員必須經(jīng)常參與驗(yàn)貨，了解購

5、進(jìn)物資的質(zhì)量狀況。6、驗(yàn)收人員權(quán)限所有進(jìn)貨驗(yàn)收時(shí)如發(fā)現(xiàn)各項(xiàng)基本要素及驗(yàn)收重點(diǎn)與申購計(jì)劃或合同協(xié)議規(guī)定不符時(shí)，驗(yàn)收人員有權(quán)拒收，并向使用部門負(fù)責(zé)人、成本控制主管、經(jīng)辦采購員反饋。驗(yàn)收環(huán)節(jié)發(fā)生爭議時(shí)由酒店負(fù)責(zé)采購的領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人共同裁決。第二章倉庫收發(fā)存管理第一條基本要求1、倉庫管理的所有物資應(yīng)嚴(yán)格按照分類序列分別開單、建賬、分類存放。2、為保證賬實(shí)相符，成本資料準(zhǔn)確，進(jìn)貨驗(yàn)收后應(yīng)及時(shí)開具物資驗(yàn)收單或直撥原材料驗(yàn)收單，不得跨月補(bǔ)單；3、各部門應(yīng)憑部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的領(lǐng)料單指定專人領(lǐng)用物品，日常易耗品應(yīng)堅(jiān)持以舊換新，倉庫管理員按照實(shí)際發(fā)貨情況分類填寫出庫單，非經(jīng)營用品的領(lǐng)用應(yīng)經(jīng)成本控制會計(jì)審核視金額大

6、小報(bào)請總經(jīng)理批準(zhǔn)。4、倉管員按領(lǐng)料單上批準(zhǔn)的數(shù)量發(fā)料，由領(lǐng)料人在出庫單上簽字，庫存物資發(fā)放應(yīng)遵循先進(jìn)先出原則，盡可能杜絕過期變質(zhì)物品，減少庫存損耗。5、倉庫的各項(xiàng)單證必須清楚、完整、準(zhǔn)確，報(bào)送及時(shí)。每天應(yīng)將開出的驗(yàn)收單、出庫單，收到的采購申請單、領(lǐng)料單報(bào)送財(cái)務(wù)部，每月3日之前應(yīng)將上月的倉庫盤存報(bào)表以及全部的入庫單、領(lǐng)料單、出庫單報(bào)送財(cái)務(wù)部。6、凡供應(yīng)商贈送物品倉庫同樣需開物資驗(yàn)收單，但驗(yàn)收單上除標(biāo)明規(guī)格、數(shù)量外，單價(jià)、金額均為0，備注欄內(nèi)標(biāo)明贈送或贈品字樣；已入庫的物品如因質(zhì)量等問題需退回原供應(yīng)方，應(yīng)按原驗(yàn)收單開具的單價(jià)、退貨數(shù)量、金額開出退庫單，作為退貨憑據(jù)。7、倉庫應(yīng)根據(jù)營業(yè)情況的需要和自

7、身工作的特點(diǎn)規(guī)定適當(dāng)?shù)尿?yàn)收和發(fā)料時(shí)間；對于日常辦公及清潔衛(wèi)生用品等消耗物料，以部門為單位按酒店規(guī)定的審批權(quán)限及領(lǐng)用限額核準(zhǔn)、簽批，每星期或按月集中發(fā)放一次。8、代銷商品必須憑酒店負(fù)責(zé)采購的領(lǐng)導(dǎo)簽署的代銷商品合同才能辦理入庫驗(yàn)收手續(xù)，并在入庫單備注欄寫明“代銷”字樣。第二條倉庫設(shè)置酒店按物資的類別和不同屬性通?？煞志扑畟}、食品倉、原材料倉（冷庫）、總倉、工程倉共五個(gè)虛擬倉庫，實(shí)物存放陳設(shè)應(yīng)按上述五個(gè)虛擬倉庫分別存放，盤存報(bào)表亦按上述類別分別編制。第三條倉庫管理（一）、入庫：1、入庫物品須由倉管員對其類別、品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、金額等內(nèi)容與有關(guān)合同、送貨單及發(fā)票核對相符后，按實(shí)收數(shù)量填制驗(yàn)收入庫

8、單。如驗(yàn)收白酒、洋酒、香煙等貴重物資應(yīng)當(dāng)加貼酒店防偽標(biāo)識，還應(yīng)將該類物資的“批號/批次”抄錄在入庫單的備注欄內(nèi)；對質(zhì)量有問題的物品倉庫管理員有權(quán)拒絕驗(yàn)收入庫，并有責(zé)任向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)；未見實(shí)物或所購實(shí)物與相關(guān)單據(jù)內(nèi)容不符時(shí)倉庫管理員一律不得開具驗(yàn)收入庫單，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將作違紀(jì)處理，視情節(jié)輕重給予倉庫管理員相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。入庫單填寫完畢后將入庫單報(bào)賬聯(lián)與合同、發(fā)票或送貨單等單據(jù)退還經(jīng)辦人憑這些單據(jù)到財(cái)務(wù)報(bào)賬付款。2、酒店實(shí)行采購員與倉庫驗(yàn)收員分開的原則，兩者真誠合作，互相監(jiān)督。直撥原材料驗(yàn)收由廚房派出相關(guān)人員參與質(zhì)量把關(guān)驗(yàn)收，其它物品到貨時(shí)使用或申購部門應(yīng)參與質(zhì)量驗(yàn)收，并且要求在驗(yàn)收單上簽字。在驗(yàn)

9、收貨物時(shí)，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，不準(zhǔn)虛簽，更不準(zhǔn)不見物品而代簽，倉庫驗(yàn)收員和負(fù)責(zé)收貨的使用部門人員必須對購進(jìn)的原材料、食品、用品等商品實(shí)行驗(yàn)質(zhì)、檢斤、清點(diǎn)數(shù)量等驗(yàn)收程序，如質(zhì)量不符、短斤少兩、數(shù)目不足時(shí)，收貨人員有權(quán)拒收，特別是劣質(zhì)貨物，嚴(yán)禁接收入庫，倉庫驗(yàn)收員不得開具驗(yàn)收單，違者視情節(jié)給予處罰，所有在場驗(yàn)收人沒有簽字的單據(jù)不予報(bào)銷。3、驗(yàn)收入庫后的物資必須按類別、固定位置存放。倉管員要編制目錄，盡量三三定位，五五堆碼。注意留通道，檢查防火、防盜、防冒領(lǐng)、防騙貨、防蟲蛀、防鼠咬、防霉變等安全措施和衛(wèi)生工作是否落實(shí)，保證庫內(nèi)物品的完好無損。4、申購的物資入庫后倉庫管理員應(yīng)及時(shí)將到貨信息傳達(dá)給相關(guān)申購部

10、門和領(lǐng)用人。（二）、出庫：1、庫存物品的出庫，須先由領(lǐng)用人持填寫完整的領(lǐng)料單按酒店規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)，由倉管員對領(lǐng)料單上填寫的物品種類、規(guī)格、數(shù)量、經(jīng)辦人及領(lǐng)導(dǎo)簽字等內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)證后，由倉管員填寫出庫單，領(lǐng)用人核對簽字后，領(lǐng)用物品方能出庫。任何物品搬離酒店須經(jīng)部門經(jīng)理、分管酒店領(lǐng)導(dǎo)共同簽字后方可放行。2、倉庫對任何部門及個(gè)人均應(yīng)按正規(guī)程序發(fā)貨，嚴(yán)禁先出庫后補(bǔ)手續(xù)，嚴(yán)禁白條發(fā)貨。3、物資領(lǐng)用后，因質(zhì)量、規(guī)格不符或積壓過多導(dǎo)致浪費(fèi)，領(lǐng)用部門要求退貨的，應(yīng)填寫紅字領(lǐng)料單，并說明原因，經(jīng)領(lǐng)用部門主管級以上管理人員、成本控制會計(jì)會簽后，準(zhǔn)予退庫，倉庫管理員開出回倉單平賬。4、倉庫發(fā)貨時(shí)必須遵循誰申購誰領(lǐng)

11、用的原則，同樣的物品按申購時(shí)間先后順序發(fā)放；倉庫管理員不嚴(yán)格遵守造成領(lǐng)用混亂按工作過失論處。（三）、賬務(wù)處理及單據(jù)傳遞1、倉庫辦理出入庫業(yè)務(wù)后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，所有實(shí)物增減數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確錄入倉庫管理系統(tǒng)；2、每天下班前倉管員要對經(jīng)手的單據(jù)進(jìn)行審核，并將當(dāng)日發(fā)生變動的物資實(shí)地清查一遍，發(fā)現(xiàn)有誤的應(yīng)及時(shí)更正；3、為方便實(shí)物管理和核算，要求倉管員按酒水倉、食品倉、原材料倉（冷庫）、總倉、工程倉共五個(gè)虛擬倉庫以及實(shí)物的類別、品種、規(guī)格設(shè)置數(shù)量金額式明細(xì)賬，序時(shí)錄入收、發(fā)、存的數(shù)量和金額。4、每天下班前倉管員應(yīng)將當(dāng)天經(jīng)辦的物資收發(fā)存單據(jù)（如入庫單、直撥單、出庫單、領(lǐng)料單等）的記賬聯(lián)報(bào)送到財(cái)務(wù)部，不得遺漏和

12、拖延；每月末按要求軋賬后，倉管員應(yīng)打印一份庫存物資收發(fā)存明細(xì)表交成本會計(jì)跟有關(guān)資料核對，為實(shí)地盤點(diǎn)作準(zhǔn)備。（四）、盤存及期末處理1、每月末財(cái)務(wù)部要對庫存物資進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，盤點(diǎn)期間倉庫停止發(fā)放物品，各使用部門應(yīng)提前做好相應(yīng)準(zhǔn)備；2、實(shí)地盤點(diǎn)完成后，財(cái)務(wù)部應(yīng)將實(shí)存數(shù)跟賬存數(shù)進(jìn)行對比分析，如發(fā)生盤盈、盤虧、腐爛變質(zhì)等情況，要會同倉管員查明原因，視情況作出處理建議報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批；3、經(jīng)過調(diào)賬處理，確保所有庫存數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤后，成本會計(jì)要對系統(tǒng)中的庫存數(shù)據(jù)進(jìn)行期末處理，以準(zhǔn)確的庫存數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)下期。（五）、其它規(guī)定1、物資進(jìn)出倉庫時(shí)必須輕拿輕放，分類碼放整齊有序，杜絕意外損耗，否則須追究相關(guān)人員責(zé)任。2、購進(jìn)大宗酒水飲料時(shí)為減少破損和搬運(yùn)工作量，可以指定供應(yīng)商直接送到各酒水吧臺，但必須通知倉庫管理員到現(xiàn)場共同驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后當(dāng)場填寫入庫單同時(shí)開具等量出庫單。3、倉管員對于常用物品、物料要合理編制最低庫存量的申購計(jì)劃，做到合理庫存，不積壓資金。4、倉庫貯存物資要實(shí)行分類存放，食品跟用品必須存放在