計(jì)劃流程文件的撰寫(xiě)與調(diào)整程序文件

1、7/8程序文件流程文件的撰寫(xiě)與調(diào)整文 件 號(hào)版 次 編 制審 核批 準(zhǔn)共 頁(yè)第 1 頁(yè)日 期日 期日 期生效日期目的及適用范圍為了規(guī)范某對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司進(jìn)口業(yè)務(wù)操作程序，提高公司運(yùn)作的規(guī)范性、高效性，確保運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，促進(jìn)公司戰(zhàn)略打算的實(shí)現(xiàn)，特制定本制度。本制度適用于某對(duì)外經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司及下屬各公司。本制度由公司*部門(mén)負(fù)責(zé)擬定，其解釋權(quán)及修改權(quán)屬*部門(mén)。本制度從200 年 月 日起執(zhí)行。職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)制定新流程的建議進(jìn)行審批；對(duì)是否依照流程需要調(diào)整相關(guān)治理制度進(jìn)行決策；并對(duì)完稿的流程、程序文件及相關(guān)治理制度進(jìn)行審定。若有必要，聽(tīng)取法律及其他顧問(wèn)意見(jiàn)。某公司行政部負(fù)責(zé)對(duì)制定新流程的建議進(jìn)行初

2、審，向總經(jīng)理提供有關(guān)意見(jiàn)或建議。在總經(jīng)理授權(quán)下，組織相關(guān)部門(mén)人員就流程的制定開(kāi)展討論、撰寫(xiě)及修訂，并配合撰寫(xiě)程序文件。對(duì)經(jīng)總經(jīng)理審定的流程、程序文件及可能的治理制度修訂稿負(fù)責(zé)備份存檔。各流程總責(zé)任人負(fù)責(zé)組織流程調(diào)整的討論及相關(guān)流程、程序文件與治理制度的撰寫(xiě)或修正。在總經(jīng)理審定后，負(fù)責(zé)新流程的實(shí)施推廣。并在實(shí)施一段時(shí)刻后，向總經(jīng)理匯報(bào)流程執(zhí)行情況。各部門(mén)相關(guān)人員在行政部經(jīng)理或流程總責(zé)任人的組織下，積極參與流程制定或修改的討論及有關(guān)撰寫(xiě)工作，并認(rèn)真執(zhí)行新流程。流程撰寫(xiě)、修改的目的、原則及方法撰寫(xiě)或修改流程文件的緣故要緊有兩類(lèi)：1）新業(yè)務(wù)或新操作方式的出現(xiàn)；2）原有流程存在一定的缺陷。在選擇撰寫(xiě)新流

3、程或修改原有流程時(shí)，應(yīng)權(quán)衡成本效益，以較簡(jiǎn)單、有效的方式達(dá)到改善流程運(yùn)作效率及工作質(zhì)量的目的。流程的制定或修改應(yīng)本著重視效果、提高操作性與可控性原則。并注意盡量與現(xiàn)有治理制度不相沖突。流程的制定或修改采納民主與集中相結(jié)合的方法，流程相關(guān)部門(mén)及人員應(yīng)積極參與討論、制定工作，但必須服從總協(xié)調(diào)人（行政部經(jīng)理或流程總責(zé)任人）的指揮及安排，最后成果應(yīng)遞交總經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理審定后方能實(shí)施。流程文件的撰寫(xiě)或修改應(yīng)按公司統(tǒng)一的文件格式和寫(xiě)作規(guī)定進(jìn)行撰寫(xiě)。文件的編寫(xiě)應(yīng)分清層次與步驟：主流程及其相關(guān)的程序文件和核心治理制度文件先行編寫(xiě)，次級(jí)程序文件和治理制度再配合撰寫(xiě)。先完成流程的撰寫(xiě)或修改，再配合撰寫(xiě)或調(diào)整程

4、序文件。若發(fā)覺(jué)與現(xiàn)有治理制度相悖，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示調(diào)整治理制度。得到批準(zhǔn)后，對(duì)制度進(jìn)行修正。若被否決，則應(yīng)對(duì)流程及程序文件進(jìn)行修改，使之符合治理制度要求。 新流程文件的撰寫(xiě)程序公司職員在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中發(fā)覺(jué)流程問(wèn)題后，應(yīng)與流程相關(guān)人員就新流程的制定進(jìn)行討論，提出建議。相關(guān)人員依照討論結(jié)果，提出撰寫(xiě)新流程的書(shū)面建議，包括撰寫(xiě)目的、要緊環(huán)節(jié)、可能涉及的部門(mén)及人員等內(nèi)容，并交行政部初審。行政部經(jīng)理參照相關(guān)治理制度對(duì)建議的合理性及可行性進(jìn)行評(píng)判，提出書(shū)面初審意見(jiàn)，并一起交總經(jīng)理審批。若審批不通過(guò)，由行政部下有關(guān)人員傳達(dá)審批意見(jiàn)。如有必要，相關(guān)人員可提出調(diào)整性建議再次報(bào)總經(jīng)理審批。若審批通過(guò)，由行政部經(jīng)理負(fù)

5、責(zé)召集新流程可能涉及的部門(mén)及人員討論流程方案。討論時(shí)應(yīng)明確步驟并統(tǒng)籌安排：確定流程總責(zé)任人、要緊環(huán)節(jié)及負(fù)責(zé)人；各環(huán)節(jié)的具體運(yùn)作程序、要求、涉及的表單或信息源等；依照討論結(jié)果，由總責(zé)任人負(fù)責(zé)撰寫(xiě)流程，交相關(guān)人員傳閱，并作修改。若新流程與公司現(xiàn)有治理制度中原則性要求有所不符向總經(jīng)理提出書(shū)面請(qǐng)示，講明要緊問(wèn)題、緣故及可能的調(diào)整方案?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后，由流程總責(zé)任人負(fù)責(zé)撰寫(xiě)程序文件，并修改相關(guān)治理制度。若總經(jīng)理否決，則流程相關(guān)人員需再次討論調(diào)整流程，并將修改結(jié)果交總經(jīng)理審批，直至獲得許可。若新流程完全符合公司現(xiàn)有治理制度，則由流程總責(zé)任人負(fù)責(zé)撰寫(xiě)程序文件。新流程、相關(guān)程序文件及可能修訂的治理制度統(tǒng)一交總經(jīng)

6、理批閱，總經(jīng)理可視具體情況聽(tīng)取法律顧問(wèn)或其他顧問(wèn)的意見(jiàn)。總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部負(fù)責(zé)存檔，并向流程相關(guān)部門(mén)提供文件副本。若總經(jīng)理提出修改意見(jiàn)，由流程總責(zé)任人負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行修正，并再次交總經(jīng)理審批。直至獲得批準(zhǔn)。流程文件撰寫(xiě)完成后，需試運(yùn)行一個(gè)月，由總責(zé)任人負(fù)責(zé)督導(dǎo)執(zhí)行。試運(yùn)行期間微調(diào)由總責(zé)任人負(fù)責(zé)實(shí)施。試運(yùn)行結(jié)束后，總責(zé)任人向總經(jīng)理匯報(bào)執(zhí)行及微調(diào)情況?？偨?jīng)理確認(rèn)簽字后，行政部對(duì)文件統(tǒng)一編號(hào)，并作為正式制度歸檔。同時(shí)向相關(guān)部門(mén)提供制度副本。并下達(dá)流程制度正式執(zhí)行通知。流程文件的修改程序公司職員在實(shí)際運(yùn)作過(guò)程中發(fā)覺(jué)現(xiàn)有流程的問(wèn)題后，應(yīng)與流程相關(guān)人員進(jìn)行討論，提出改善建議。相關(guān)人員依照討論結(jié)果，提

7、出修改流程的書(shū)面建議，包括撰寫(xiě)緣故、要緊修改內(nèi)容、可能涉及的部門(mén)及人員等內(nèi)容，并交流程總責(zé)任人審批。若流程總責(zé)任人否決修改建議，則執(zhí)行原有流程。若流程總責(zé)任人提出修改建議，可在與相關(guān)人員討論后，直接確定是否進(jìn)行修改。決定修改現(xiàn)有流程后，由流程總責(zé)任人負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員討論，確定具體修改方案，并完成流程的撰寫(xiě)。若修改后的流程與公司現(xiàn)有治理制度中原則性要求有所不符向總經(jīng)理提出書(shū)面請(qǐng)示，講明要緊問(wèn)題、緣故及可能的調(diào)整方案?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后，由流程總責(zé)任人負(fù)責(zé)調(diào)整程序文件，并修改相關(guān)治理制度。若總經(jīng)理否決，則流程總責(zé)任人再次組織討論與修改，并將修改結(jié)果交總經(jīng)理審批，直至獲得許可。若新流程完全符合公司現(xiàn)有治理制度，則由流程總責(zé)任人負(fù)責(zé)撰寫(xiě)程序文件。修改后的流程、相關(guān)程序文件及可能修訂的治理制度統(tǒng)一交總經(jīng)理批閱，總經(jīng)理可視具體情況聽(tīng)取法律顧問(wèn)或其他顧問(wèn)的意見(jiàn)?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部對(duì)文件統(tǒng)一編號(hào)及歸檔，并向流程相關(guān)部