大學(xué)人文科技學(xué)院公文處理辦法模版

1、人文科技學(xué)院公文處理辦法第一章總則第一條為使學(xué)校公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例（中辦發(fā)199614號）和國家行政機關(guān)公文處理辦法（國發(fā)200023號）及關(guān)于公文處理工作的幾項規(guī)定（湘辦200152號）等有關(guān)文件精神，結(jié)合我校實際，特制訂此辦法。第二條學(xué)校公文是學(xué)校在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是學(xué)校依法治校和進行教育教學(xué)活動的重要工具。第三條學(xué)校公文處理是指學(xué)校公文的辦理、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其

2、他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密安全。第六條學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各單位（部門）黨政主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法。第七條學(xué)校辦公室是公文處理的管理機構(gòu)，主管學(xué)校公文處理工作并指導(dǎo)其他各單位（部門）的公文處理工作。第八條學(xué)校辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。第二章公文種類第九條學(xué)校常用的公文種類主要有：（一）決定適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷學(xué)校各單位（部門）不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。（二）通告適用于向社會或教職員工公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。（三）通知適用于批轉(zhuǎn)學(xué)校內(nèi)設(shè)機構(gòu)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬相關(guān)的公文，傳達學(xué)校要求有關(guān)單位（部門）辦理和需要有關(guān)單位

3、（部門）周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（四）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（五）報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。（六）請示適用于向上級機關(guān)請求指示，批準(zhǔn)。（七）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（八）批復(fù)適用于答復(fù)學(xué)校內(nèi)設(shè)單位（部門）及有關(guān)教職員工個人的請求事項。（九）函適用于學(xué)校與其他不相隸屬單位之間或?qū)W校內(nèi)設(shè)各單位（部門）之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。（十）會議紀(jì)要適用于記載、傳達學(xué)校黨政重要會議或?qū)ｎ}會議情況和議定事項。第三章公文格式第十條學(xué)校公文一般由發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件

4、說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)單位等構(gòu)成，必要時還要標(biāo)明保密期限、緊密程度。（一）發(fā)文單位標(biāo)識由學(xué)校或單位（部門）全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；聯(lián)合行文、主辦部門排列在前。標(biāo)識使用紅色小標(biāo)宋體，字號要醒目美觀，但應(yīng)小于22mm（寬）15mm（高）。（二）發(fā)文字號由學(xué)?；騿挝唬ú块T）代字、年份、序號組成，一般位于標(biāo)識之下，紅色反線之上，正中位置（上報公文發(fā)文字號靠左空1字），用3號仿宋體。（三）上報公文應(yīng)當(dāng)在紅色反線之上靠右空1字用3號仿宋體和3號楷體分別注明“簽發(fā)人”和簽發(fā)人姓名，簽發(fā)人與簽發(fā)人姓名之間用全角冒號隔開。如果有2個以上簽發(fā)人則簽發(fā)人姓名上下平行排列。

5、（四）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明文種，位于紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，分一行或多行居中排列，公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。（五）主送機關(guān)要使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，位于標(biāo)題下第2行頂格，用3號仿宋字，主送機關(guān)過多，可移至主題詞下。（六）正文位于主送機關(guān)下1行，每自然段左空2字，回行頂格，數(shù)字、年份不回行，用3號仿宋體。（七）公文如有附件，應(yīng)在正文之后空1行左空2字用3號仿宋字注明“附件”及順序、名稱，附件首頁左上角要注明附件順序號，并與主件裝訂在一起。（八）成文日期一般以學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，用3號仿宋體漢字，“零”寫成“0”。1個單位發(fā)文，成

6、文日期右空4字；2個單位聯(lián)合發(fā)文，成文日期居中，左右各空7字；3個以上單位聯(lián)合發(fā)文，成文日期右空2字。（九）公文均應(yīng)加蓋公章。如果是單一機關(guān)發(fā)文，不署發(fā)文單位名稱。當(dāng)印章下弧無文字時，印章中下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，印章中紅線壓在成文日期上。當(dāng)2個單位聯(lián)合行文需加蓋公章時，不署發(fā)文單位名稱，主辦機關(guān)印章在前，2個印章都應(yīng)壓在成文日期上，且不相切或相交。當(dāng)3個以上（含3個）單位聯(lián)合行文需加蓋公章時，要寫明發(fā)文單位（橫排排列），主辦機關(guān)印章在前，印章套在發(fā)文單位名稱上，每排最多排3個，余下居中。（十）“請示”應(yīng)當(dāng)在成文日期下1行居左空2字的附注處用3號仿宋體字加圓標(biāo)號注明聯(lián)系人的姓名

7、和電話。（十一）公文除會議紀(jì)要外應(yīng)當(dāng)按要求標(biāo)明主題詞?！爸黝}詞”三字用3號黑體居左頂格，詞目用3號小標(biāo)宋體字，每個詞目間空1字。（十二）公文如有抄送單位，應(yīng)在主題詞下1行左右各空1字用3號仿宋體逐一標(biāo)出。抄送單位間用逗號隔開，最后一個抄送單位后用句號，回行與第一個抄送單位對齊。（十三）公文應(yīng)在抄送單位之下（無抄送機關(guān)的在主題詞下）用3號仿宋體字標(biāo)明印發(fā)單位和印發(fā)日期，印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字，用阿拉伯?dāng)?shù)字。（十四）主題詞、抄送單位、印發(fā)單位與印發(fā)日期之間用黑色反線隔開。（十五）公文應(yīng)在版心下邊緣1行用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識頁碼。（十六）公文如需標(biāo)明秘密等級，則應(yīng)在文件首頁右上角第

8、1行頂右格用3號黑體字標(biāo)明密級與保密期限，密級與保密期限間用隔開，“機密級”以上公文還應(yīng)在文件首頁左上角第1行頂左格用3號黑體字標(biāo)明份數(shù)序號。（十七）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度在公文首頁右上角第2行頂格用3號黑體字標(biāo)明“特急”、“急件”。如沒有密級密限，則改置第1行。第十一條公文用紙一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂，張貼公文和紙標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)實際情況確定。第十二條公文中的數(shù)字除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組慣用語具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。公文中的結(jié)構(gòu)序數(shù)：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”

9、，公文應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。第四章行文規(guī)則第十三條行文要嚴(yán)格遵守國家規(guī)定的辦事程序和公文規(guī)范，壓減數(shù)量，提高質(zhì)量，凡屬下列情況之一的，均不得以學(xué)?；?qū)W校辦公室名義發(fā)文。（一）在較大范圍內(nèi)已開會布置了的事項（包括會議文件、紀(jì)要等確定的事項）。（二）單位（部門）職權(quán)范圍內(nèi)的工作安排，單位（部門）需要上級主管部門解決的有關(guān)業(yè)務(wù)問題。（三）照搬照套照轉(zhuǎn)的表態(tài)性文件。（四）已發(fā)過文，又無新內(nèi)容的文件。（五）各類領(lǐng)導(dǎo)小組的工作安排，一般性非長設(shè)性領(lǐng)導(dǎo)小組的成立及成員調(diào)整。第十四條除上級機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，不得以學(xué)校名義向上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人直接報送“請示”“報告”和“意見”；除學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)直接交辦

10、的事項外，學(xué)校內(nèi)設(shè)各單位、部門及教職員工個人的“請示”“報告”應(yīng)直接送交學(xué)校辦公室，不得直接送交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)個人。第十五條學(xué)校除辦公室外，其他單位（部門）不得對外正式行文。第十六條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)部門時應(yīng)用抄送，但不得抄送其下屬機關(guān)，“報告”不得夾帶請示事項。第十七條凡涉及學(xué)校全局性的重大政策、規(guī)定以及黨委、行政職責(zé)范圍內(nèi)所規(guī)定的事項或向上級部門報送的有關(guān)公文可以校黨委或校行政名義發(fā)文，凡涉及幾個部門又是學(xué)校全局性工作的公文，可以黨辦、校辦名義發(fā)文。屬于學(xué)校職能部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項應(yīng)當(dāng)由有關(guān)職能部門自行文，須學(xué)校黨委、行政審批的事項，經(jīng)黨委、行政同意，

11、也可部門行文，文中注明“經(jīng)校黨委或校行政同意”字樣。第十八條擬稿、審稿、簽發(fā)必須用碳素墨水或藍黑墨水鋼筆，送審稿必須用打印稿。第五章發(fā)文辦理第十九條發(fā)文辦理指制發(fā)公文的過程，包括草擬、會稿、審核、領(lǐng)導(dǎo)審簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。（一）草擬（擬稿）凡以校黨委、校行政名義或黨辦、校辦名義上報或下發(fā)的公文，屬全面性或綜合性的公文，由黨辦、校辦擬稿，屬某一職能部門主辦的應(yīng)由該部門負(fù)責(zé)擬稿。擬稿必須充分體現(xiàn)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)指示、意圖、要求，要層次清楚，內(nèi)容準(zhǔn)確，符合政策、法規(guī)或規(guī)定，文字工整，擬稿后要貼上發(fā)文審簽單，并填好相關(guān)欄目。（二）會稿凡內(nèi)容涉及到2個以上職能部門職權(quán)范圍的公文，擬

12、稿部門擬稿前應(yīng)主動與相關(guān)部門認(rèn)真協(xié)商，盡可能取得一致意見。公文擬稿后，主辦部門負(fù)責(zé)人要進行初審并在發(fā)文審簽單上相應(yīng)欄內(nèi)簽署意見和姓名，初審后的文稿由擬稿部門送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會稿，會稿部門負(fù)責(zé)人在發(fā)文審簽單上相應(yīng)欄內(nèi)簽署意見和姓名。對于涉及到國家有關(guān)政策法律法規(guī)的公文，擬稿部門還應(yīng)送學(xué)校法律顧問對公文的合法性進行會稿。（三）審核（核稿）以學(xué)校或辦公室名義行文，擬稿主辦部門不得直接交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，而先要送學(xué)校辦公室核稿，核稿由分管文秘工作副主任或辦公室主任負(fù)責(zé)，審核的內(nèi)容包括：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法規(guī)定等。審核人審核完畢后在發(fā)文

13、簽發(fā)單相應(yīng)欄內(nèi)簽署意見和姓名、日期，再送有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審簽和簽發(fā)。對于可發(fā)可不發(fā)的公文，辦公室有權(quán)拒絕發(fā)文，對于修改幅度較大的公文，辦公室應(yīng)退回主辦單位重新擬稿。（四）簽發(fā)公文簽發(fā)人應(yīng)當(dāng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地履行簽發(fā)職責(zé)，對公文在政治上、內(nèi)容上、文字上的正確性負(fù)完全責(zé)任。以部門名義發(fā)文，由分管校領(lǐng)導(dǎo)或部門主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以黨辦、校辦函頭（不編號）發(fā)文，分別由黨辦、校辦主任簽發(fā)；以黨辦、校辦文頭（編號）發(fā)文，分別由書記、校長或書記、校長委托的副校級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以校黨委、校行政函頭（不編號）發(fā)文，分別由書記、校長或書記、校長委托的副校級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；以校黨委、校行政文頭（編號）發(fā)文，分別由書記、校長簽發(fā)，特殊情況可分

14、別由書記、校長委托副校級領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；凡以校黨委、校行政名義上報的公文須經(jīng)書記、校長簽發(fā)。簽發(fā)公文時，簽發(fā)人應(yīng)簽署明確意見，并寫好姓名和審批時間。以學(xué)校或辦公室名義發(fā)文，未經(jīng)辦公室審核，校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)拒絕簽發(fā)。（五）復(fù)核公文由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，交辦公室復(fù)核，復(fù)核內(nèi)容包括：審定簽發(fā)手續(xù)是否齊全，審定簽發(fā)人改動情況，編文號、標(biāo)明印刷份數(shù)等。編號分為：“校字年號流水號”主要用于黨委、行政向上級匯報工作、請求事項；“校黨發(fā)年號流水號”主要用于黨委的重要決議、決策出臺、任命黨內(nèi)干部等事項；“校政發(fā)年號流水號”主要用于行政的重要決議、決策出臺、任命行政干部等事項；“校黨辦發(fā)年號流水號”主要用于落實黨委重要決議、決策、工作

15、事項、安排黨群工作活動或黨群臨時性、機動性、日常性工作；“校辦發(fā)年號流水號”主要用于落實行政的重要決議、重大決策、工作事項、安排行政重要活動；“校通年號流水號”主要用于學(xué)校臨時性、機動性、日常性工作安排。“校函年號流水號”主要用于學(xué)校與其他不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。學(xué)校各黨群部門、行政單位文件編號可參照執(zhí)行。（六）繕印文稿編號后，送機要打字室打印和校對。校對時須以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)為依據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯誤要及時與相關(guān)部門和簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系。機要打字室必須在校對員對打印清樣進行認(rèn)真細(xì)致、準(zhǔn)確無誤的核對后方可印刷。打印應(yīng)遵循先急件后緩件，先學(xué)校后部門，先文件后資料的原則。（七）

16、用印公文印刷完畢后，由機要打字室負(fù)責(zé)裝訂，并送辦公室用印，用印由辦公室專人負(fù)責(zé)，并做好記錄。（八）分發(fā)公文用印后，由辦公室專人通過辦公自動化系統(tǒng)向各單位（部門）負(fù)責(zé)發(fā)放電子文稿，特別重要文稿或緊急文稿發(fā)放必須同時發(fā)放電子稿和紙質(zhì)稿，并履行接發(fā)登記手續(xù)，需要向外寄的公文由主辦單位負(fù)責(zé)寄送。（九）歸檔按以上程序處理完畢的公文，辦公室應(yīng)將簽發(fā)的原稿連同印制件按文書要求送學(xué)校檔案館立卷歸檔。第六章收文辦理第二十條收文辦理指收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。（一）簽收指對來文進行鑒別、清點、核對、檢查并在收文單上簽字蓋章。（二）登記指對來文逐個進行登記，包括來文時間

17、、來文機關(guān)、來文份數(shù)等并貼寫來文處理單。（三）審核主要指對下級上報的需要辦理的公文進行審核，審核內(nèi)容與發(fā)文程序中核稿內(nèi)容大致一樣。（四）擬辦指對來文如何處理提出建議性處置意見并送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示或有關(guān)部門辦理，擬辦一般由部門負(fù)責(zé)人完成。（五）批辦指學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)職權(quán)范圍對來文辦理提出處置意見，批辦人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。（六）承辦經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批辦后的公文，文秘人員應(yīng)及時通知有關(guān)部門或有關(guān)人員辦理，承辦部門承辦人收到交辦的公文后應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批辦意見予以落實，不得延誤、推諉，對于不屬于本單位（本人）職權(quán)范圍辦理的應(yīng)當(dāng)及時退回交辦部門（交辦人）并說明理由。（七）催辦對于送負(fù)責(zé)人批示或有關(guān)部門（人員）辦理的公文，交辦部門（交辦人）應(yīng)根據(jù)承辦時限和有關(guān)要求及時督查，負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。第二十一條凡封皮標(biāo)有學(xué)校名稱、學(xué)校負(fù)責(zé)人字樣的所有文件、公函、信件均由辦公室專職文秘人員負(fù)責(zé)簽收、啟封、登記，其他人不得任意啟封，文秘人員必須把信件當(dāng)天