工程局有限公司榮譽檔案管理辦法

1、第七章 工程局有限公司榮譽檔案管理辦法一、 總則第一條 為加強公司對榮譽檔案管理，充分發(fā)揮榮譽檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理活動中起重要的憑證作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條 榮譽檔案是企業(yè)和個人在社會實踐活動中形成的，是人們從事社會活動并取得一定成績的憑證，是以實物為主要反映方式并輔以文字記述的歷史記錄。第三條 本辦法規(guī)定了公司榮譽檔案的收集、歸檔、整理、保管、利用及歸檔要求等內(nèi)容。第四條 本辦法適用于公司及所屬各單位。二、榮譽檔案的收集第五條 公司及所屬單位（ 部門） 在公務(wù)活動中獲得的國家、省 （ 市 ） 、部級等以上各類實物檔案（ 證書、獎狀、狀牌、獎杯及相關(guān)文件） ，由相關(guān)部門負

2、責收集, 將獲得獎項及時向檔案部門移交，公司及所屬各單位榮譽檔案（ 實物 ） 實行集中統(tǒng)一管理的原則, 不得隨意將實物私存、轉(zhuǎn)送他人或拒絕歸檔。第六條 以公司名義獲得國家、 省 （ 市 ） 、部級等各類榮譽獎項的，獎品原件由公司總部檔案部門負責接收保管，有關(guān)單位 （ 個人 ） 可保存復制件；以公司所屬單位名義獲得以上獎項的，獲獎單位保存原件，并及時將重要獎項照片（ 電子版 ） 按照相關(guān)要求向公司總部報送，以充實完善公司內(nèi)、外網(wǎng)站榮譽查詢服務(wù)。第七條凡個人獲得國家、?。?市 ） 、部級以上的重要獎項，檔案部門掃描后保存電子版，原件個人保存。第八條公司及所屬單位負責歸檔人員，應(yīng)熟悉了解歸檔的相關(guān)要

3、求，主動、及時地將所獲得獎項向檔案管理部門移交， 并負責做好各類榮譽獎項的登記、辦理移交歸檔工作。第九條 公司及所屬單位檔案部門負責對榮譽檔案進行 驗收、登記、整理、保管和提供利用等工作。三、 榮譽檔案的歸檔第十條 歸檔范圍反映本單位主要職能活動和工作成果，獲得國家及省（ 市 ） 、部級以上的各類獎項。主要包括：榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等；獲贈重要的紀念品及反映企業(yè)不同發(fā)展階段的實物樣品，如：科研成果、設(shè)備等物品，應(yīng)作實物檔案歸檔保存。國家及?。?市 ） 、部級等領(lǐng)導人視察本單位時的題詞、贈送的紀念品，以及相關(guān)照片、錄像帶等。本單位對外進行國際、國內(nèi)間交往時，接受贈予本單位的禮品或交換

4、的紀念品。本單位工作人員在公務(wù)活動中獲得國家、?。ㄊ校⒉考壱陨系臉s譽證書等（ 復制件 ） 。能反映本單位歷史面貌和其它有保存價值的榮譽獎項及實物等。第十一條歸檔時間及要求公司及所屬單位（ 部門 ） ，應(yīng)在工作結(jié)束后及時向檔案部門移交歸檔。辦理歸檔單位（ 部門 ） 需填寫歸檔簽證單、獲獎項目及簡介一式二份，經(jīng)部門負責人、經(jīng)辦人簽字，并蓋本部門的印章，經(jīng)檔案人員核查無誤后方可辦理歸檔手續(xù)。按照檔案實行雙套制管理的要求，每件榮譽獎項在歸檔前，需由歸檔單位（ 部門 ） 對實物進行拍照（ 掃描 ） ，形成一套完整的電子版照片后與實物檔案一同移交，同時要注明文件名照片獲獎單位、獲獎年度、獲獎內(nèi)容等。如：

5、中交第一航局第五工程有限公司獲2012年度中國交通建設(shè)股份有限公司優(yōu)秀企業(yè)管理銀獎證書（ 獎牌） 。榮譽檔案歸檔應(yīng)保持實物整潔、無破損。榮譽檔案的整理第十二條榮譽檔案的分類編號分為四大類，即： 1. 獎品類紀念品類交換品類其他類其具體保管種類可分為：獎狀、獎牌（ 獎?wù)?） 、獎杯、錦旗、證書、墨跡、異型品等七種。第十三條本單位在從事社會各項活動中獲得國家、省市 ） 、部級和中交股份、中交一航局等單位頒發(fā)的獎品，需按分類序列編排整理。第十四條榮譽 （ 實物 ） 檔案的保管期限國家級的獎品、紀念品為永久。省、部級獎品重要的為永久，一般為長期。局級、市級、公司級獎品一般為短期。第十五條榮譽檔案的編目

6、與整理編制總目錄。按歸檔時間的先后順序逐項登記，并輸入到檔案管理系統(tǒng)。編制分類目錄。要按類別，以歸檔時間的先后順序為依據(jù)。一個獲獎項目分別獲得不同等級或幾種不同類型的獎品時，應(yīng)逐件編號。分類目錄與局域網(wǎng)鏈接可在檔案管理網(wǎng)頁上公布, 將獲得重要獎項照片鏈接提供信息服務(wù)。榮譽檔案的編號即保管項目序號，編制時應(yīng)按照歸檔時間的先后順序和保管項目類型進行編號。保管項目分類序號用阿拉伯數(shù)字表示：即： 1- 獎 品 類2- 紀念品類3- 交換品類4- 其 他 類保管單位類型用漢字表示：狀 -狀證書 -證獎 牌 -牌獎杯 -杯錦 旗 -旗墨跡 -墨異型品-異（六）編號形式如下:紀念品類異型品交換品類其他類 五、榮譽檔案的保管第十六條榮譽檔案庫房的管理，按照公司檔案庫房 管理辦法執(zhí)行。第十七條榮譽（實物）檔案應(yīng)專庫或?qū)９?，擺放有序陳 列保管；對新歸檔的獎品展柜要及時進行調(diào)整。第十八條 榮譽檔案庫房應(yīng)保持整潔，定期除塵、清點 展品，避免褪色，確保實物檔案完好無損。第十九條 存放獎狀、證書、錦旗等易蟲蛀的櫥柜，要 投放防蟲劑。六、榮譽檔案的利用第二十條 獎狀、證書類榮譽檔案原件，根據(jù)工作需要 可以提供利用，檔案