工程資料管理作業(yè)指引

1、工程資料管理作業(yè)指引目的規(guī)范公司各項目公司現(xiàn)場文件資料的管理，保證文件資料的完整性、有效性和可追溯性。范圍適用于項目公司現(xiàn)場文件資料的接收、登記、歸檔、傳遞、移交、銷毀等管理。定義現(xiàn)場文件資料：自施工準(zhǔn)備階段起，至項目維保階段結(jié)束止，由項目公司現(xiàn)場產(chǎn)生的文件資料；及經(jīng)項目公司流轉(zhuǎn)的文件資料。城建檔案：城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種類別和不同載體文件材料的總稱。建設(shè)項目檔案：在整個建設(shè)項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)（使用）的全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件，包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)

2、試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計劃材料、聲像材料形式與載體的文件材料；在工程設(shè)計、施工、管理的全部建設(shè)活動中逐步產(chǎn)生形成的建設(shè)活動的直接成果。它是反映工程對象的本身運(yùn)動、變化的，因此，建設(shè)項目竣工檔案的形成應(yīng)與建設(shè)活動的各個階段同步進(jìn)行。建設(shè)工程檔案：在工程建設(shè)活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱工程檔案。建設(shè)工程文件：在工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。工程準(zhǔn)備階段文件：工程開工以前，在立頂、審批、征地、勘察、設(shè)計、

3、招投標(biāo)等工程準(zhǔn)備階段形成的文件。監(jiān)理文件：監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。施工文件：施工單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件?？⒐D：工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣。竣工驗收文件：建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件。職責(zé)項目公司負(fù)責(zé)公司內(nèi)外部傳遞至項目公司文件資料的簽收、登記；負(fù)責(zé)將項目公司簽署意見的文件資料傳遞至相關(guān)單位、部門，并做好登記、歸檔；負(fù)責(zé)定期與監(jiān)理單位核對現(xiàn)場文件資料的傳遞情況；負(fù)責(zé)項目公司現(xiàn)場文件資料的整理、登記、歸檔、移交，并協(xié)助完成工程竣工檔案驗收、移交等事務(wù)。負(fù)責(zé)辦理工程竣工檔案資料向城建檔案管理部門的移交備案工作,。人力行政中

4、心：為新開工項目統(tǒng)一配備資料管理設(shè)備、用品；管理公司檔案室。內(nèi)容資料管理基本配備人員：項目公司成立時即配置資料員 1 名。硬件：依據(jù)項目公司現(xiàn)場信息管理需要，財務(wù)管理中心須為新開工項目統(tǒng)一配備資料管理設(shè)備、用品（如電腦若干、打印機(jī) 1 臺、復(fù)印機(jī) 1 臺、傳真機(jī) 1 臺、掃描儀 1 臺、數(shù)碼相機(jī) 1 臺、檔案盒若干、文件柜若干、圖紙柜若干）。項目公司現(xiàn)場文件資料分類公司內(nèi)部往來文件：包括與公司各職能部門、物業(yè)公司等往來的文件。公司外部往來文件：在與我司有合約關(guān)系的單位之間往來的文件，包括監(jiān)理單位、承包商等。與政府部門之間往來的文件。項目公司文件傳遞項目內(nèi)部，所有進(jìn)入項目公司的文件資料都須先由項

5、目資料員在文件收（發(fā)）登記表中登記，由項目資料員轉(zhuǎn)給項目總經(jīng)理，由項目總經(jīng)理做出判斷傳遞路徑、簽署意見后統(tǒng)一交到項目資料員處登記歸檔、傳出項目公司。項目外部，給監(jiān)理、承包商、材料供應(yīng)商的文件都由項目資料員傳遞給監(jiān)理單位，由監(jiān)理轉(zhuǎn)發(fā)至各收件單位。項目公司現(xiàn)場圖紙管理藍(lán)圖，項目公司現(xiàn)場應(yīng)備有藍(lán)圖兩份，一份放于圖紙閱覽區(qū)供各專業(yè)人員查閱，一份交項目資料員備案保存。白圖，按照各項目專業(yè)人員配備印制白圖，由各專業(yè)工程師保管。設(shè)計變更：項目公司收到設(shè)計變更通知單后，應(yīng)將確認(rèn)的設(shè)計變更在藍(lán)圖上標(biāo)注， 包括設(shè)計變更通知單編號、日期、變更內(nèi)容等。圖紙更換，項目公司收到新版圖紙后，按原發(fā)放范圍發(fā)放，同時收回作廢圖

6、紙，作廢圖紙統(tǒng)一上交設(shè)計管理部，對于外部單位不能收回的作廢圖紙項目公司資料員應(yīng)做記錄明細(xì)。項目公司現(xiàn)場文件資料的歸檔要求項目公司現(xiàn)場文件資料應(yīng)按照工程項目檔案歸檔要求及保管期限表中要求立卷保存（含電子版文件）。項目公司必須在工程正式開工前，按項目文檔目錄編制大綱對項目公司現(xiàn)場文件進(jìn)行分類、整理、存檔。文件的移交項目結(jié)案后三個月內(nèi)，項目資料員負(fù)責(zé)根據(jù)地方主管部門的文件歸檔與管理規(guī)定的相關(guān)要求收集、整理項目運(yùn)行期間所發(fā)生的文件資料，并向檔案室歸檔。依據(jù)政府要求項目公司按時向城建檔案管理部門移交工程竣工檔案資料，包括文字資料、竣工圖紙及竣工圖電子光盤。完成向城建檔案管理部門檔案移交后，將檔案移交證明、移交資料目錄、竣工圖電子光盤(復(fù)印件加蓋檔案接受單位印章，一式五份)移交檔案室。按照公司【